Sincronizar y cumplir con los pedidos de ventas

Este artículo describe la configuración necesaria y los pasos que debe seguir para sincronizar y cumplir con los pedidos de ventas con Shopify en Business Central.

Configurar la importación de pedidos en la ficha de tienda Shopify

Introduzca un código de moneda si su tienda en línea utiliza una moneda diferente a la moneda local ($). La divisa especificada debe tener tipos de cambio configurados. Si su tienda en línea usa la misma divisa que Business Central, deje el campo vacío.

Puede obtener acceso a la divisa de la tienda en la configuración de Detalles de la tienda en su Administrador de Shopify. Shopify se puede configurar para aceptar diferentes divisas. Sin embargo, los pedidos importados a Business Central utilizan la divisa de la tienda.

Una orden regular de Shopify puede incluir costos adicionales al subtotal, como los gastos de envío o, si está activada la opción, las propinas. Estos importes se contabilizan directamente en la cuenta de contabilidad que se desea utilizar para los tipos de transacción específicos:

• Cta. cargos envío
• Cuenta de tarjeta de regalo vendida; obtenga más información en Tarjeta regalo
• Cuenta de propina

Habilite Crear pedidos automáticamente para crear automáticamente documentos de ventas en Business Central, una vez que se importe el pedido de Shopify.

Si desea liberar automáticamente un documento de ventas, active la opción Liberación automática de pedidos de venta.

Si no desea enviar confirmaciones de envío automáticas a los clientes, desactive la opción Enviar confirmación de envío. Desactivar la opción puede resultar útil si vende productos digitales o desea utilizar otro mecanismo de notificación.

Si selecciona el campo N.º de pedido de Shopify en línea de documento, Business Central inserta las líneas de ventas de tipo Comentario con número de pedido de Shopify.

Nota

El documento de ventas en Business Central se vincula al pedido de Shopify y puede agregar el número de pedido de Shopify . campo a la lista o páginas de tarjetas para órdenes de venta, facturas y envíos. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo, vaya a Empezar a personalizar utilizando el modo de personalización.

En el campo Prioridad de área fiscal, dé prioridad a cómo seleccionar el código de área fiscal en direcciones en pedidos. El pedido importado de Shopify contiene información sobre impuestos. Los impuestos se vuelven a calcular cuando crea documentos de ventas, por lo que es importante que la configuración de IVA o impuestos sea correcta en Business Central. Para obtener más información sobre impuestos, vaya a Configurar impuestos para la conexión Shopify.

Especifique cómo procesará las devoluciones y los reembolsos:

• En blanco especifica que no importa ni procesa devoluciones y reembolsos.
• Importar solo especifica que importa información, pero creará manualmente la nota de crédito correspondiente.
• Creación automática nota de crédito especifica que usted importa información y Business Central crea automáticamente las notas de crédito. Esta opción requiere que active la opción Crear pedido de venta automáticamente.

Especifique una ubicación para devoluciones y cuentas de contabilidad para reembolsos de artículos y otros reembolsos.

• Productos sin inventario de reembolso: especifica un n.º de cuenta para artículos en los que no desea tener una corrección de inventario.
• Cuenta de reembolso: especifica un número de cuenta de contabilidad para la diferencia entre el importe reembolsado total y el importe total de los productos.

Obtenga más información en Devoluciones y reembolsos

Asignación de método de envío

El Cód. Método de envío para documentos de venta importados desde Shopify se puede rellenar automáticamente. Necesita configurar la Asignación de método de envío.

1. Elija el icono , escriba Tiendas de Shopify y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione la tienda para la que desea definir una asignación para abrir la página Ficha de tienda de Shopify.
3. Elija la acción Asignación de método de envío. Esto crea automáticamente registros de los métodos de envío definidos en la configuración de Envío del administrador de Shopify.
4. En el campo Nombre, puede ver el nombre del método de envío desde Shopify.
5. Escriba el Cód. Método de envío con el método de envío correspondiente en Business Central.

Nota

Si varios cargos de envío están asociados con un pedido de ventas, solo se seleccionará uno como Método de envío y se asignará al documento de ventas.

Asignación de ubicación

Se requiere la asignación de almacén para completar el Código de almacén para las líneas de documentos de ventas importadas desde Shopify. Esto es importante cuando el conmutador de alternancia Ubicación obligatoria está habilitado en la ficha Configuración de inventario, de lo contrario no podrá crear documentos de ventas.

1. Elija el icono , escriba Tiendas de Shopify y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione la tienda para la que desea configurar la asignación de ubicaciones para abrir la página Ficha de tienda de Shopify.
3. Elija la acción Ubicaciones para abrir las Ubicaciones de tiendas de Shopify.
4. Elija la acción Obtener almacenes de Shopify para importar todos los almacenes definidos en Shopify. Puedes encontrarlas en la configuración de Ubicaciones, en el panel Administrador de Shopify.
5. Introduzca el Código de ubicación predeterminado con la ubicación correspondiente en Business Central.

Nota

La asignación de almacén también se utiliza para sincronizar el inventario. Para obtener más información, vaya a Sincronizar inventario a Shopify.

Ejecutar la sincronización de pedidos

El siguiente procedimiento describe cómo importar y actualizar pedidos de venta.

Nota

Los pedidos archivados en Shopify no se pueden importar Si necesita verificar el estado del pedido, ábralo desde la página pedidos del Panel de administración de Shopify y revise los detalles del pedido.

Desactive la opción Archivar automáticamente el pedido en la sección Procesamiento de pedidos de los ajustes de Finalizar compra del panel Administrador de Shopify para asegurarse de que todos los pedidos se importen a Business Central. Si necesita importar pedidos archivados, utilice la acción Desarchivar pedidos en la página Pedidos del panel Administrador de Shopify.

1. Elija el icono , escriba Tiendas de Shopify y luego elija el enlace relacionado.

2. Seleccione la tienda para la que desea importar pedidos para abrir la página Tarjeta de tienda de Shopify.

3. Seleccione la acción Pedidos.

4. Elija la acción Sincronizar usuarios desde Shopify.

5. Defina filtros en los pedidos según sea necesario. Por ejemplo, puede importar pedidos totalmente pagados o con bajo nivel de riesgo.

   Nota

   Al filtrar por etiqueta, debe usar tokens de filtro @ y *. Por ejemplo, si desea importar pedidos que contengan tag1, utilice @*tag1*. @ se asegurará de que el resultado no tenga en cuenta mayúsculas y minúsculas, mientras que * busca pedidos con varias etiquetas.

6. Elija el botón Aceptar.

Alternativamente, puede buscar el trabajo por lotes Sincronizar pedidos desde Shopify.

Puede programar la tarea para que se realice automáticamente. Obtenga más información en Programar tareas recurrentes.

Bajo el capó

El Shopify Connector importa pedidos en dos pasos:

1. Importa encabezados de pedidos a la tabla Órdenes para importar de Shopify cuando cumplen ciertas condiciones:

   • No se archivan. Esto significa que puede incluir o excluir pedidos de la sincronización archivándolos o desarchivándolos en el Administrador de Shopify.
   • SE crearon o modificaron después de la última sincronización. Esto significa que puede forzar la reimportación de un pedido específico si lo modifica, por ejemplo, añadiendo Notas o Etiqueta.

2. Importa pedidos de Shopify e información complementaria.

   • El conector de Shopify procesa todos los registros en la tabla Órdenes para importar de Shopify que coincidan con los criterios de filtro que definió en la página de solicitud Sincronizar órdenes de Shopify. Por ejemplo, etiquetas, canal o el estado del proceso de entrega. Si no ha especificado ningún filtro, procesa todos los registros.

   • Al importar un pedido de Shopify, el conector de Shopify solicita información adicional de Shopify:

     • Cabecera de pedido
     • Líneas de pedido
     • Información de envío y proceso de entrega
     • Transacciones
     • Devoluciones y reembolsos, si está configurado

La página de Pedidos de Shopify para importar es útil para solucionar problemas de importación de pedidos. Puedes evaluar los pedidos que hay disponibles y seguir los siguientes pasos:

• Compruebe si un error bloqueó la importación de un pedido específico y explore los detalles del error. Marque el campo Tiene error.
• Procesar solo pedidos específicos. Deberá completar el campo Código de tienda, seleccionar uno o más pedidos y luego elegir la acción Importar pedidos seleccionados.
• Elimine pedidos de la página Pedido a importar de Shopify para excluirlos de la sincronización.

Revisar pedidos importados

Una vez completada la importación, puede explorar la orden de Shopify y encontrar toda la información relacionada, como transacciones de pago, costos de envío, nivel de riesgo, atributos y etiquetas de órdenes o los cumplimientos, si la orden ya se cumplió en Shopify. También puede ver la confirmación de cualquier pedido que se haya enviado al cliente seleccionando la acción Página de estado de Shopify.

Nota

Puede navegar a la ventana Pedidos de Shopify directamente y podrá ver pedidos con estado abierto de todas las tiendas. Para revisar los pedidos completados, debe abrir la página Pedidos de Shopify desde la página Tarjeta de tienda de Shopify específica.

Antes de crear documentos de ventas en Business Central, puede usar la acción Sincronizar pedido desde Shopify en la página Pedido de Shopify para volver a importar pedidos específicos.

También puede marcar un pedido como pagado, lo cual resulta útil en un escenario B2B donde los pagos se procesan fuera del proceso de pago de Shopify. Elija la acción Marcar como pagado en la página Pedido de Shopify. Además, puede marcar un pedido como cancelado para iniciar el flujo de reembolso en Shopify. Elija la acción Cancelar pedido en la página Pedido de Shopify, complete los campos según sea necesario en la página Cancelar pedido de Shopify y pulse Aceptar. Deberá ejecutar la sincronización de pedidos para importar las actualizaciones a Business Central.

Crear documentos de ventas en Business Central

Si el conmutador de alternancia Crear pedidos automáticamente está habilitado en Tarjeta de tienda de Shopify, Business Central intenta crear un documento de ventas después de que se importa el pedido. Si se producen problemas, como la falta de un cliente o de un producto, tendrá que solucionarlos y volver a crear el pedido de venta.

Para crear documentos de venta

1. Elija el icono , escriba Tiendas de Shopify y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione la tienda para la que desea sincronizar pedidos para abrir la página Tarjeta de tienda de Shopify.
3. Seleccione la acción Pedidos.
4. Seleccione el pedido para el que desea crear un documento de ventas y elija la acción Crear documento de ventas.
5. Elija Sí.

Si el pedido de Shopify requiere proceso de entrega, se crea un Pedido de ventas. Para pedidos Shopify entregados, como aquellos pedidos que contienen solo una tarjeta de regalo o que ya se controlan en Shopify, se crea una Factura de venta.

Se crea un documento de ventas y se puede administrar utilizando la funcionalidad Business Central estándar.

Si desea recrear el documento de ventas, puede utilizar la acción Desvincular documentos procesados en la página Pedido de Shopify. Tenga en cuenta que esta acción no elimina el documento de ventas ya creado. Debe procesarlo manualmente.

Gestionar clientes perdidos

Si su configuración impide crear un cliente automáticamente y no se puede encontrar una coincidencia de cliente existente adecuada, deberá asignar un cliente al pedido de Shopify manualmente. Hay algunas formas de asignar clientes a los pedidos:

• Asignar el Venta a-N.º cliente y Nº de cliente de facturación directamente en la página Pedidos de Shopify, eligiendo un cliente de la lista de clientes existentes.
• Seleccionar una plantilla de cliente, crear y asignar el cliente a través de la acción Crear nuevo cliente en la página Pedidos de Shopify. El cliente de Shopify debe tener al menos una dirección. A los pedidos creados a través del canal de ventas Shopify PDV a menudo les faltan los detalles de la dirección.
• Puede asignar un cliente existente al Cliente de Shopify relacionado en la página Clientes de Shopify y luego elegir la acción Buscar asignación en la página Pedidos de Shopify.

Cómo el conector elige qué cliente usar

La función Importar pedido de Shopify intenta seleccionar los clientes en el siguiente orden:

1. Si el N.º de cliente genérico se define en la Plantilla de cliente de Shopify para el Cód. país/región dirección de envío, se usa el N.º de cliente genérico independientemente de los ajustes de los campos Importar cliente desde Shopify y Tipo de asignación de cliente. Más información en Plantilla de cliente por país.
2. Si Importar clientes desde Shopify está establecido en Ninguno y el N.º de cliente genérico se define en la página Shopify Tarjeta de tienda, luego el N.º de cliente genérico .

Los próximos pasos dependen del Tipo de asignación de cliente.

• Si es Tomar siempre el cliente predeterminado, el conector usa el cliente definido en el campo N.º de cliente predeterminado en la página Ficha de tienda de Shopify.
• Si es Por correo electrónico/teléfono, el conector intenta encontrar el cliente existente primero por id., luego por correo electrónico y luego por número de teléfono. Si no se encuentra el cliente, el conector crea un nuevo cliente.
• Si es Por información de dirección de facturación, el conector intenta encontrar el cliente existente primero por id. y luego por la información de dirección de facturación. Si no se encuentra el cliente, el conector crea un nuevo cliente.

Nota

El conector utiliza la información de la dirección de facturación y crea el cliente de facturación en Business Central. El cliente de venta es el mismo que el cliente de facturación.

Para pedidos B2B, el flujo es similar, aunque el conector usa los campos N.º de empresa predeterminada, Importación de la empresa desde Shopify, Tipo de asignación de empresa en la página Tarjeta de tienda de Shopify. Observe que no hay N.º de empresa predeterminada En la Plantilla de cliente de Shopify en cuanto al B2B se espera tener clientes nombrados.

Diferentes reglas de procesamiento para pedidos

Es posible que desee procesar los pedidos de manera diferente en función de una regla. Por ejemplo, los pedidos de un canal de ventas específico, como POS, deben usar el cliente predeterminado, pero usted desea que su tienda en línea tenga información real sobre el cliente.

Una forma de abordar este requisito es crear otra tarjeta de tienda de Shopify y usar filtros en la página de solicitud Sincronizar pedidos desde Shopify.

Ejemplo: tiene una tienda en línea y un POS de Shopify. Para su POS, usted desea utilizar un cliente fijo, pero para su tienda en línea desea crear clientes en Business Central. El siguiente procedimiento enumera los pasos de alto nivel. Para obtener más información, vaya a los artículos de ayuda correspondientes.

1. Cree una tienda de Shopify llamada TIENDA y vincúlela a su cuenta de Shopify.
2. Configure la sincronización de artículos/productos para que esta tienda gestione la información de productos.
3. Especifique que los clientes se importan con pedidos. El conector debe encontrar clientes buscando su dirección de correo electrónico. Si no encuentra una dirección, utiliza la plantilla de cliente para crear un nuevo cliente.
4. Cree una tienda de Shopify llamada POS y vincúlela a la misma cuenta de Shopify.
5. Asegúrese de que la sincronización de artículos/productos esté deshabilitada.
6. Seleccione el conector que utiliza el cliente predeterminado.
7. Cree una entrada de cola de trabajo periódica para el Informe 30104 Sincronizar pedidos desde Shopify. Seleccione TIENDA en el campo Código de tienda de Shopify y use filtros para capturar todos los pedidos excepto los que crea el canal de ventas POS. Por ejemplo, <>Punto de venta
8. Cree una entrada de cola de trabajo periódica para el Informe 30104 Sincronizar pedidos desde Shopify. Seleccione POS en el campo Código de tienda de Shopify y use filtros para capturar pedidos generados por el canal de ventas POS. Por ejemplo, Punto de venta.

Cada cola de trabajo importará y procesará pedidos dentro de los filtros definidos y utilizará las reglas de la tarjeta de tienda de Shopify correspondiente. Por ejemplo, crearán pedidos de punto de venta para el cliente predeterminado.

Importante

Para evitar conflictos al procesar pedidos, use la misma categoría de cola de trabajos para ambas entradas de la cola de trabajos.

Impacto de las modificaciones de pedidos

En Shopify:

Editar	Impacto en pedidos de Shopify aún no procesados en Business Central	Impacto en pedidos de Shopify ya procesados en Business Central
Cambiar la ubicación de proceso de entrega	La ubicación de proceso de entrega está sincronizada con Business Central.	La ubicación de proceso de entrega está sincronizada con Business Central.
Editar un pedido y aumentar la cantidad	El pedido importado usará una nueva cantidad.	Connector detectará cambios y marcará pedidos.
Editar un pedido y disminuir la cantidad	El pedido importado usará una nueva cantidad. Se importará un reembolso de Shopify con monto 0 que no se puede convertir en nota de crédito.	Connector detectará cambios y marcará pedidos.
Editar un pedido y eliminar un producto existente	El elemento eliminado no se importará. Se importará un reembolso de Shopify con monto 0 que no se puede convertir en nota de crédito.	Connector detectará cambios y marcará pedidos.
Editar un pedido y agregar un nuevo artículo	Se importarán los elementos originales y añadidos.	Connector detectará cambios y marcará pedidos.
Procesar pedido: cumplir, actualizar información de pago	El encabezado del pedido se actualizará.	El encabezado del pedido se actualizará. El proceso de entrega no se sincronizará con Shopify.
Cancelar pedido pagado	El encabezado del pedido se actualizará y se procesará por separado	Connector detectará cambios y marcará pedidos.
Cancelar pedido no pagado	El elemento eliminado no se importará. Se importará un reembolso de Shopify con monto 0 que no se puede convertir en nota de crédito.	Connector detectará cambios y marcará pedidos.

En caso de que el pedido ya se haya procesado en Business Central el conector mostrará el siguiente mensaje de error: El pedido ya se ha procesado en Business Central, pero se ha recibido una edición de Shopify. Los cambios no se propagaron al pedido procesado en Business Central. Actualice los documentos procesados para que coincidan con los datos recibidos de Shopify. Si desea forzar la sincronización, utiliza la acción "Sincronizar pedido desde Shopify" en la página de la ficha Pedido de Shopify.

Dependiendo del estado del documento de ventas creado, puede realizar las siguientes acciones:

1. Eliminar documento de ventas creado
2. Elija la acción Desvincular documentos procesados para restablecer el indicador Procesado.
3. Elija la acción Sincronizar pedido desde Shopify para actualizar el pedido individual con datos recientes de Shopify.

En Business Central:

Editar	Impacto
Cambie la ubicación a otra ubicación. Registre la remisión.	El pedido se marcará como entregado. Se utilizará la ubicación de cumplimiento desde Shopify.
Disminuya la cantidad. Registre la remisión.	El pedido de Shopify se marcará como parcialmente entregado.
Incremente la cantidad. Registre la remisión.	El proceso de entrega no se sincronizará con Shopify. Lo mismo si el cumplimiento se dividiera en Shopify pero procesado como una línea en Business Central.
Agregue un artículo nuevo. Registre la remisión.	El pedido de Shopify se marcará como entregado. No se agregarán líneas nuevas.

Sincronizar envíos con Shopify

Cuando se envía una orden de venta que se crea a partir de una orden de Shopify, puede sincronizar las remisiones con Shopify.

1. Elija el icono , escriba Sincronizar envíos con Shopify y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. Defina los filtros en los envíos según sea necesario. Por ejemplo, puede actualizar una remisión registrada en una fecha específica.
3. Elija el botón Aceptar.

El pedido de Shopify se marcará como cumplido. El cliente recibe automáticamente un aviso de envío por correo electrónico o mensaje de texto (SMS). Si se especifican un transportista y un código de seguimiento en el envío, la información de seguimiento se incluye en el correo electrónico.

Como alternativa, utilice la acción Sincronizar envíos en las órdenes de venta de Shopify o las páginas de la tienda Shopify.

Puede programar la tarea para que se realicen de forma automatizada. Obtenga más información en Programar tareas recurrentes.

Importante

La localidad, incluida la localidad en blanco, definida en la línea de remisión registrada, debe tener un registro coincidente en el almacén de Shopify. De lo contrario, esta línea no se devolverá a Shopify. Obtenga más información en Asignación de almacén.

Recuerde ejecutar Sincronizar pedidos desde Shopify para actualizar el estado de proceso de entrega de un pedido en Business Central. La funcionalidad del conector también archiva pedidos completamente pagados y procesados en Shopify y Business Central, siempre que se cumplan las condiciones.

Agentes de envío y URL de seguimiento

Si el documento Remisión de venta registrada incluye el Cód. transportista o el N.º seguimiento bulto, esta información se enviará a Shopify y al cliente final en el correo electrónico de confirmación de envío.

La empresa de seguimiento se rellena en el siguiente orden (de mayor a menor) según el registro de la agencia de transporte:

• Empresa de seguimiento de Shopify
• Nombre
• Código

Si el campo URL de seguimiento del paquete se rellena para el registro del agente de envío, luego la confirmación de envío también contendrá una URL de seguimiento.

Devoluciones y reembolsos

En una integración entre Shopify y Business Central, es importante poder sincronizar la mayor cantidad posible de datos empresariales. Eso hace que sea más fácil mantener actualizados sus niveles financieros y de inventario en Business Central. Los datos que puede sincronizar incluyen devoluciones y reembolsos que se registraron en el Administrador de Shopify o POS de Shopify.

Las devoluciones y los reembolsos se importan con sus pedidos relacionados si habilitó el tipo de procesamiento en la Tarjeta de tienda de Shopify.

Las devoluciones se importan solo con fines informativos. No hay una lógica de procesamiento asociada con ellos.

Las transacciones financieras y, si es necesario, de inventario se procesan mediante reembolsos. Los reembolsos pueden incluir productos o solo importes, por ejemplo, si un comerciante decide compensar los gastos de envío o algún otro importe.

Puede crear notas de crédito de venta para reembolsos. Las notas de crédito pueden tener los siguientes tipos de líneas:

Tipo	N.º	Comentario
Cuenta C/G	Cuenta de tarjeta regalo vendida	Úsela para reembolsos relacionados con tarjetas regalo.
Cuenta C/G	Sin stock de reembolso	Úsela para reembolsos relacionados con productos que no se reaprovisionaron.
Artículo	N.º artículo	Úsela para reembolsos relacionados con productos que se reaprovisionaron. Válida para reembolsos directos o reembolsos vinculados a reembolsos. El código de ubicación en la línea de abono adicional se establece en función del valor seleccionado para la ubicación de devolución.
Cuenta C/G	Cuenta de reembolso	Úsela para otros importes reembolsados que no estén relacionados con productos o tarjetas regalo. Por ejemplo, propinas, o si especificó manualmente una cantidad para reembolsar en Shopify.

Nota

Las ubicaciones de devolución, incluidas las ubicaciones en blanco, definidas en la Tarjeta de tienda de Shopify se utilizan en la nota de crédito creada. El sistema ignora las localidades originales de órdenes o envíos.

Tarjetas regalo

En la tienda Shopify puede vender tarjetas de regalo, que se pueden usar para pagar productos reales.

Cuando se trata de tarjetas de regalo, es importante introducir un valor en el campo Cuenta de tarjeta de regalo vendida, en la ventana Tarjeta de tienda de Shopify. La tarjeta de regalo vendida se sincronizará junto con los pedidos en línea. Una tarjeta de regalo aplicada también se importará con la orden, pero ahora como una transacción. Tenga en cuenta que la tarjeta de regalo no reduce el importe a facturar.

Para revisar las tarjetas de regalo emitidas y aplicadas, elija el icono , escriba Tarjetas regalo y luego elija el enlace relacionado.

Consulte también .

Introducción al conector para Shopify