Importar cuentas, clientes potenciales u otros datos

Este artículo se aplica a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) versión 9.1 utilizando el cliente web heredado. Si está usando la Interfaz unificada, sus aplicaciones funcionan igual que la Interfaz unificada para modelos basados en Power Apps. Para la versión de Power Apps de este artículo, consulte: Importar datos

Tanto si sus datos están almacenados en hojas de cálculo, bases de datos o en otros sistemas, es probable que quiera importarlos en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) para poder realizar un seguimiento de toda la información del cliente en un solo lugar.

Puede importar cualquier tipo de información, como cuentas, clientes potenciales, oportunidades incluso actividades o casos. (Los distintos tipos de información se denominan "tipos de registro"). Los contactos vienen normalmente de un programa de correo electrónico. Puede leer sobre esto aquí: Más información: Importar contactos

Paso 1: Prepare el archivo de importación

Primero, necesitará incluir los datos en un archivo.

Asegúrese de que los datos sean lo más completos y precisos posible al crear el archivo de importación. Especifique la información que falte y compruebe que los nombres y el resto de información estén escritos correctamente.

Se admiten estos formatos de archivo:

• Valores separados por comas (.csv)

• Texto (.txt)

• Comprimido (.zip).

• Hoja de cálculo de Excel 2003 (.xml)

• Libro de Excel (.xlsx)

  El tamaño máximo de archivo permitido en los archivos .zip es de 32 MB. Para los otros formatos de archivo, tamaño máximo de archivo permitido es de 8 MB.

  Propina

  Si necesita importar una mayor cantidad de datos, consulte la documentación del desarrollador, Importar datos para obtener detalles adicionales.

  Puede agregar varios archivos de importación a un solo archivo .zip y, después, importar el archivo .zip para pasar todos los archivos a la vez. Por ejemplo, si varios comerciales entran clientes potenciales en una feria comercial en diferentes hojas de cálculo, puede recopilarlas en un archivo .zip para su importación.

  La importación generará un error si usa una plantilla que exportó desde Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), le agrega una nueva columna y ahora intenta importar los datos a Customer Engagement (on-premises).

Paso 2: ejecute el asistente para la importación de datos

Utilizará el asistente Importar datos para importar el archivo.

1. Vaya a Configuración>Administración de datos>Importaciones.

2. En una barra de comandos, seleccione Importar datos>Importar datos.

3. Vaya a la carpeta donde guardó el archivo que contiene el archivo de importación. Seleccione el archivo y, a continuación, seleccione Abrir. A continuación, seleccione Siguiente.

   Propina

   Sólo se puede importar un archivo a la vez. Para pasar varios archivos, ejecute el asistente nuevamente o agregue todos los archivos de importación en un archivo .zip único.

4. Revise el nombre de archivo y, si el archivo está en formato .xlsx, .xml, .csv, .txt o .zip, compruebe que los delimitadores de campos y datos son correctos. En la mayoría de los casos, puede aceptar los delimitadores predeterminados, siga este paso si desea comprobarlos:

   1. Haga clic en Configuración de delimitadores y luego seleccione los caracteres usados para separar los contenidos de los campos y los datos. (Estos caracteres se denominan "delimitadores").

      El delimitador predeterminado de campos es una coma (,). Los otros delimitadores de campos admitidos son los dos puntos (:), el punto y coma (;) y el carácter de tabulación (\t).

      Ejemplo de delimitador de campo:

      Nombre de la empresa, dirección, ciudad, estado

      El delimitador predeterminado para los datos es comillas dobles ("). Los otros delimitadores admitidos para los datos son comilla simple ('), y Ninguno.

      Ejemplos de delimitador de datos:

      Nombre y dirección de la empresa

      "Fabrikam, Inc.","150 A Street"

      Nota

      Como el archivo XML no usa delimitadores, si se carga un archivo en el formato de hoja de cálculo XML 2003, o un archivo .zip que contiene archivos en formato de hoja de cálculo XML 2003, no estará disponible la información sobre los delimitadores.

5. Seleccione Siguiente.

6. Seleccione cómo determina el asistente qué campos se utilizarán para los datos. Más información: Seleccionar una asignación de datos.

   • Seleccione Predeterminado (Asignación automática) si desea que el asistente determine los campos correspondientes en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) automáticamente. Si el asistente no puede encontrar un campo, tendrá la oportunidad de "asignarla" usted mismo.
     -- O bien --

   • Seleccione Para datos genéricos de contactos y cuentas si su archivo de importación contiene contactos y cuentas (y los contactos son el tipo de datos principal).
     O BIEN

   • Si está disponible para su organización, seleccione una asignación de datos personalizada. (Se mostrará en la lista si están disponibles para usted).

7. Seleccione Siguiente.

8. Si se le solicita, en la lista desplegable Tipos de registros de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) , seleccione el tipo de registro que va a importar, como Cuenta o Cliente potencial. A continuación, seleccione Siguiente.

9. Confirme que el asistente para la importación de datos ha asignado todos los tipos de información (denominados "campos") del archivo de importación a los campos correctos en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Es posible que deba desplazarse hacia abajo para ver todos los campos del archivo de importación. Para cualquier tipo de registro con un icono de alerta, asigne el campo del archivo de importación a un campo correspondiente en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

   Por ejemplo, un archivo de importación que contenga contactos puede tener un campo para nombre de pila, apellidos y puesto. Asegúrese de que esos campos se asignan correctamente a los campos correspondientes en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

   Para cualquier campo del archivo de importación que está marcado como Sin asignar, vaya a la lista desplegable Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)Tipos de campos y seleccione el nombre de campo que se usará en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Es posible que deba desplazarse hacia abajo para ver todos los campos disponibles.

10. Después de revisar la asignación de campo, seleccione Siguiente.

11. Revise el resumen y luego seleccione Siguiente.

12. Seleccione ajustes adicionales de la importación. Más información: Revisar la configuración e importar datos.

    • Si es aceptable que el asistente para la importación de datos importe registros duplicados, en la sección Permitir duplicados, seleccione Sí.

      Precaución

      En la mayoría de los casos, para evitar la importación de información duplicada debe mantener este conjunto de opciones en No.

    • Para establecer quién es el propietario de los registros importados, en la sección Seleccione el propietario para los registros importados, seleccione el botón Búsqueda. Seleccione Buscar más registros, escriba el nombre de la persona y, a continuación, seleccione Agregar.

      Nota

      ¿Cómo decide quién debe "poseer" los datos importados? Normalmente, el propietario es la persona responsable de llevar a cabo la acción en los datos. Aquí mostramos un ejemplo: Si su archivo de importación contiene los contactos que obtuvo en una feria comercial y desea asignar un usuario para realizar un seguimiento de estos contactos, seleccione a esa persona como propietario. Para asignar a una persona aparte de usted mismo como propietario de los registros importados, su rol de seguridad debe incluir permisos para crear registros para el usuario. Si no tiene permisos suficientes, el asistente le asignará como propietario de los registros importados de forma predeterminada.

    • Para guardar esta configuración de importación y poder usarla otra vez, especifique un nombre para la configuración (denominada "asignación de datos").

      La próxima vez que ejecute el asistente para la importación de datos, se mostrará la nueva asignación de datos mostrada en Mapas personalizados.

13. Seleccione Enviar.

14. Para comprobar que el asistente sesión ha funcionado correctamente, seleccione Importaciones y después revise el informe. En caso contrario, seleccione Finalizar.

15. Si es necesario, averigüe sobre quitar duplicados: Combinar registros duplicados para cuentas, contactos o clientes potenciales