Hankija arvete ülevaade

  • Artikkel

Oluline

Selles artiklis märgitud mõned või kõik funktsioonid on saadaval eelversiooni osana. Sisu ja funktsioonid võivad muutuda. Lisateavet eelväljaannete kohta vt teemast Teenusevärskenduste kättesaadavus.

Selles artiklis antakse üldteavet hankija arvete kohta. Hankija arved on maksetaotlused saadud toodete ja teenuste eest. Hankija arved võivad esindada kehtivate teenuste arvet või need võivad põhineda kindlate kaupade ja teenuste ostutellimustel.

Hankijaarved

Ostutellimuse hankija arve koostatakse toodete või teenuste vastuvõtmisel hankijale esitatud ostutellimuse põhjal. Hankijaarve sisaldab päist ning kaupade ja teenuste jaoks vähemalt üht rida. Hankijaarve viib lõpule tsükli ostutellimusest toote sissetulekuni ja omakorda hankijaarveni.

Kuigi mõned hankija arved on seotud ostutellimusega, võivad hankija arved sisaldada ka ridu, mis ei vasta ostutellimuse ridadele. Saate luua ka hankija arveid, mis ei ole seotud ühegi ostutellimusega. Need hankijaarved võivad esindada jooksvaid teenuseid, nt kommunaalarveid. Jooksva teenuse lisamisel ei pea te ostutellimusele viitama.

On mitmeid viise hankija arve sisestamiseks.

  • Hankijaarve register võimaldab teil kiiresti sisestada ostutellimusele mitteviitavaid arveid, et saaksite kulusid koondada. Hankijaarve kinnitamise töölehe kasutamisel saate need arved valida ja sisestada need juurdekasvu tühistamiseks hankijasaldosse.
  • Hankija arve töölehe abil saate sisestada kiiresti (ühe toiminguga) arveid, mis ei viita ostutellimusele.
  • Koos hankija arvete kaustaga võimaldab hankija arvete register kulude koondamiseks kiiresti arveid sisestada. Hiljem saate avada seotud ostutellimused arve sisestamiseks kulukonto suhtes.
  • Avatud hankijaarvete ja ootel hankijaarvete lehed lasevad teil luua hankijaarveid kinnitatud ostutellimustest.
  • Arve hõivamise lahendus loob automaatselt hankijaarved digitaalse arve piltidest. Lisateavet vt Arve hõivamine.

Järgmine arutelu annab lisateavet selle kohta, kuidas kasutada lehte Avatud hankija arved või Ootel hankija arved hankija arve loomiseks ostutellimusest.

Arve rea koguste teave

Kui avate hankija arve seotud ostutellimusest, loob süsteem ostutellimusest arve read. Vaikimisi võtab süsteem kogused toote sissetuleku koguselt. Kuid saate kasutada ka ühte järgmistest vaikekäitumistest.

  • Võta kogus vastu – kasutage seda valikut osaliste saadetiste puhul. Vaikeväärtus väljal Kogus seatakse ostutellimuse väljal Tarni kohe määratud kogusele.
  • Tellitud kogus – kasutage seda valikut lõpetatud saadetiste puhul. Vaikeväärtus väljal Kogus seatakse ostutellimuse väljal Tellitud määratud kogusele.
  • Registreeritud kogus – kasutage seda valikut, kui kaup vajab registreerimist, nagu on määratud kauba mudeligruppide lehel. Vaikeväärtus väljal Kogus on füüsiline uuenduskogus, mis on registreeritud.
  • Toote sissetuleku kogus – kasutage seda valikut, kui toote sissetulek on juba tellimuse jaoks vastu võetud. Vaikeväärtus väljal Kogus on saada tavate toote sissetulekute kogusumma.
  • Registreeritud kogus ja teenused – kasutage seda varianti, kui kogused on saabumiste töölehtedele registreeritud ladustatavate või veel ladustamata kaupade puhul. See võimalus hõlmab ka teenuseid, olenemata sellest, kas need on registreeritud.

Kui teie juriidiline isik kasutab arvete võrdlemist, saate vaadata koguste vastendamise tulemusi veerus Toote sissetuleku kogus. Saate koguste vastendamise tulemuste vaatamiseks kasutada ka toimingupaani vahekaardil Ülevaatus nuppu Ühtivad üksikasjad.

Ostutellimuselt puudunud rea lisamine

Saate hankija arvele lisada ostutellimuses puuduva rea. Peate valima kaubakoodi või hankekategooria. Seejärel saate lisada reale koguseid, hindu ja summasid. Rida kaasatakse ainult arve koondsummade vastavusseviimise põhimõtetesse.

Hankija arve esitamine läbivaatuseks

Teie organisatsioon võib kasutada töövoogusid, et hallata hankijaarvete läbivaatamise protsessi. Töövoo läbivaatamine võib olla vajalik ostuarve päise, arverea või mõlema jaoks. Töövoo juhtelemendid rakenduvad päisele või reale olenevalt sellest, mis on juhtelemendi valimise ajal aktiivne. Nupu Sisesta asemel saadetakse nupp Edasta hankija arve ülevaatusprotsessi kaudu.

Arve töövoogu edastamise takistamine

Järgnevalt on loetletud miteid viise, kuidas saate takistada arve esitamist töövoogu.

  • Arve kogusumma ja registreeritud kogusumma pole võrdsed. Arve esitanud kasutaja saab teate, et kogusummad ei ole võrdsed. See teatis annab kasutajale võimaluse saldosid parandada, enne kui nad taasesitavad arve töövoo süsteemile. See funktsioon on saadaval, kui suvand Keela töövoogu esitamine, kui arve kogusumma ja registreeritud arve kogusumma ei olefunktsioonihalduse lehel parameetriga võrdsed ja töövoo valik, kui arve kogusumma ja registreeritud kogusumma ei võrdu ostureskontro parameetrite lehel oleva parameetriga.
  • Arve sisaldab eraldamata tasusid. Arve esitanud kasutaja saab teate, et arvel on eraldamata tasud. Sel viisil saab kasutaja arve enne töövoo süsteemi uuesti saatmist parandada. See funktsioon on saadaval, kui lehel Funktsioonihaldus oleval hankija arve parameetril on jaotamata kulude ja töövoo suvandi keelamine, kui ostureskontro parameetrite lehel on jaotamata kulude parameeter sisse lülitatud.
  • Arve sisaldab sama arvenumbrit, mis teisel sisestatud arvel. Arve esitanud kasutaja saab teate, et leiti duplikaatnumbriga arve. Kasutaja saab duplikaatnumbrit parandada enne arve uuesti töövoo süsteemi saatmist. Kui ostureskontros kasutatava parameetri Kontrolli arve numbrit on seatud väärtusele Lükka duplikaat tagasi, kuvatakse teatis. See funktsioon on saadaval, kui keelake töövoogu esitamine, kui arve number on juba sisestatud arvel olemas ja teie süsteem ei ole seadistatud aktsepteerima arveandmete duplikaatparameetrit funktsioonihalduse lehel, mis on sisse lülitatud.
  • Arve sisaldab rida, kus arve kogus on väiksem kui sobitatud toote sissetuleku kogus. Kasutaja, kes esitab arve või proovib seda sisestada, saab teate, et kogused pole võrdsed. See teade annab kasutajale võimaluse väärtusi parandada, enne kui nad taasesitavad arve töövoo süsteemi. See funktsioon on saadaval , kui blokeerib sisestamise ja hankija arvete esitamise töövoo parameetrile lehel Funktsioonihaldus ja Blokeeri sisestamine ja töövoo parameetrisse esitamine ostureskontro parameetrite lehel lülitatakse sisse.

Hankijaarvete vastavusseviimine toote sissetulekutega

Saate sisestada ja salvestada hankijaarvete teavet ning vastendada arveread tootesissetuleku ridadega. Saate ka rea osalisi koguseid vastavusse viia.

Võite luua hankija arve, mis põhineb toote sissetuleku rea kaupadel, mis on vastu võetud praeguse kuupäevani, isegi kui konkreetse ostutellimuse kõik kaubad pole veel vastu võetud. Võite kasutada seda võimalust näiteks siis, kui hankija saadab ühe arve kuus, mis katab kõik saadetised, mis ta selle kuu jooksul lähetas. Iga toote sissetulek tähistab osalist väi täielikku ostutellimusel oleva kauba tarnet.

Kui arve on töövoos, saab kinnitaja uuendada arve koguseid nii, et need ühtiksid väärtusega väljal Toote sissetuleku kogusest vastendamiseks . Selleks valige funktsioonihalduse tööruumis suvand Värskenda arve kogused, et need ühtiksid toote sissetuleku kogustega töövoo funktsioonis ja valige suvand Luba. Kui töövoo protsessi kinnitaja on eemaldanud arve realt kõik toote sissetulekud, kustutatakse arve rida. Kui see funktsioon pole lubatud, siis arve koguseid töövoos arvete jaoks ei uuendata.

Arve sisestamisel uuendatakse iga kauba arve jääkkogus saadud kogustega valitud toote sissetulekutest. Kui nii arve jääkkogus kui ka ostutellimuse kõikide kaupade tarnejäägi kogus on 0 (null), muudetakse ostutellimuse olekuks Arveldatud. Kui arve jääkkogus pole 0, siis ostutellimuse olekut ei muudeta ja selle eest saab sisestada täiendavaid arveid.

See valik eeldab, et ostutellimuse kohta on sisestatud vähemalt üks toote sissetulek. Hankija arve aluseks on need toote sissetulekud ja arve näitab saatelehtedelt pärit koguseid. Finantsteave arve jaoks põhineb teabel, mis sisestatakse, kui sisestate arve.

Lisateavet vt jaotisest Hankija arve kirjendamine ja vastuvõetud kogusega sobitamine.

Hankija arve töövoole automatiseeritud ülesande konfigureerimine pakett-töö abil hankija arve sisestamiseks

Saate hankija arve töövoogu lisada automaatse sisestamise ülesande, nii et arveid töödeldakse partiis. Arvete sisestamine partiis võimaldab töövoo protsessi jätkata ilma, et peaksite ootama sisestuse lõpetamist, mis parandab kõigi ülesannete töövoogu esitamise üldist jõudlust.

Hankija arve pakett-tööna sisestamiseks lülitage funktsioonihalduse lehel sisse hankija arve partii sisestamise parameeter. Hankija arve töövood konfigureeritakse, kasutades ostureskontro seadistuse >> ostureskontro töövooge.

Te saate näha hankija arve sisestamist, kasutades töövoo redaktoris pakett-töö ülesannet, sõltumata sellest, kas funktsiooni parameeter Hankija arve pakett-sisestamine on lubatud. Kui funktsiooni parameeter pole lubatud, ei töödelda arvet, mis sisaldab hankija arvet pakett-töö abil, töövoos enne, kui parameeter on lubatud. Hankija arve sisestamist pakett-töö ülesande abil ei tohi kasutada samas töövoos kui ka hankija arvete sisestamise automatiseeritud ülesanne. Ka hankija arve sisestamine pakett-töö abil peaks olema viimane element töövoo konfiguratsioonis.

Saate määrata partiisse kaasatavad arved ja partii uuestiplantöötluseni ootamise tundide arvu, >>>> kui soovite, et valik oleks Ostureskontro seadistuse ostureskontro parameetrid Arve töövoog.

Mitme arvega töötamine

Saate töötada mitme arvega samal ajal ja pärast need kõik korraga sisestada. Kui peate looma mitu arvet, kasutage lehte Ootel hankija arved . Kui peate sisestama ja printima mitu hankijaarvet, kasutage arve kinnitamise töölehte. Kui kasutate arve kinnitamise töölehte, peab ostutellimuse jaoks olema sisestatud vähemalt üks toote sissetulek ja ostutellimuse arve tuleb sisestada arveregistrisse. Arve finantsiline teave tuleb arvelt, mis sisestati registrisse.

Kasutuses olevate hankija arvete taastamine

Kui hankija arve on kasutuses, ei saa teine kasutaja seda muuta. Siiski võib arve olek vahel näidata, et arvet kasutatakse, isegi kui seda aktiivselt ei muudeta. Näiteks võib rakendus olla peatunud arve muutmise ajal, või kasutaja võis arve kogemata rakenduses lahti jätta.

Saate kasutada lehte Hankija arvete taastamine või vabastada hankijaarved, mis on olnud kasutusel üle nelja tunni, nii et neid saab redigeerida. Saate selle lehe avada perioodilise ülesande navigeerimise kaudu või paanilt hankija arve sisestamise tööruumis . Pärast arve taastamist on see saadaval redigeerimiseks hankija arve lehel.

Saate juurdepääsu lehele Hankija arvete taastamine ainult siis , kui teile on määratud turbekohustuse ja privileegi kasutamiseks hankija arvete taastamine. Lisaks peab parameeter Luba hankija arve taaste olema lehel Ostureskontro parameetrid sisse lülitatud.

Vaikimisi finantsdimensioon hankija arve ridadel

Ostutellimusega seotud hankijaarvete puhul tuletatakse vaikimisi finantsdimensioon vastavatelt ostutellimuse ridadelt. 

Hankija arvete puhul, mis ei ole seostatud ühegi ostutellimusega, ühendab vaikefinantsdimensioon dimensiooni dimensiooni lingist, arve päisest, kaubast.  Kui sama dimensioon on määratletud dimensiooni lingil, arve päises ja kaubas, järgib arve rea dimensioon prioriteedijärjestust: dimensioonilingi > arvepäis Kaup >

Hankija arvete töövoo oleku lähtestamine olekult Parandamatu olekule Mustand

Parandamatu tõrke tõttu peatatud töövooeksemplari töövoo olek on Parandamatu. Kui hankija arve töövoo olek on parandamatu ,saate selle lähtestada olekusse Mustand, valides käsu Tagasikutsumine . Seejärel saate hankija arvet redigeerida. See funktsioon on saadaval, kui funktsioonihalduse lehel on hankija arvete töövoo oleku lähtestamine parandamatust mustandparameetriks sisse lülitatud.

Töövoo ajaloo lehte saate kasutada töövoo oleku lähtestamiseks olekusse Mustand. Selle lehe saate avada hankija arve või Ühiseid sisseostjatöövoo navigeerimise >> kaudu. Töövoo oleku lähtestamiseks olekusse Mustand valige Käsk Tagasikutsumine . Töövoo oleku saate lähtestada ka olekusse Mustand, valides lehel Hankija arve või Ootel hankija arved tegevuse Tagasikutsumine . Kui töövoo olek on lähtestatud olekusse Mustand, muutub see hankija arve lehel redigeerimiseks kättesaadavaks .

Arve kogusumma kuvamine lehel Ootel hankija arved

Saate vaadata arve kogusummat lehel Ootel hankija arved, lubadeslehe Ostureskontro parameetrid ootel hankija arvete loendi parameetri kuvamist.

Hankija avatud kannete aruanne

Hankija avatud kannete aruanne annab üksikasjalikku teavet iga hankija avatud kannete kohta teie määratud kuupäevaks. Seda aruannet kasutatakse sageli auditiprotseduuri ajal hankijaraamatu tehingute ja pearaamatukonto tehingute vaheliste saldode kontrollimiseks.

Iga tehingu kohta sisaldab aruanne järgmisi üksikasju:

  • Arve number
  • Kande kuupäev
  • Kande number
  • Tehingu summa tehingu- ja arvestusvaluutas
  • Krediidijääk tehingu- ja arvestusvaluutas
  • Deebetjääk tehingu- ja arvestusvaluutas
  • Kogusumma arvestusvaluutas
  • Makse tähtaeg

Aruande andmete filtreerimine

Hankija avatud kannete aruande loomisel on saadaval järgmised vaikeparameetrid. Saate neid kasutada aruandesse lisatavate andmete filtreerimiseks.

  • Välista tulevane tasakaalustus– märkige see ruut, et välistada kanded, mis tasakaalustatakse pärast kuupäeva, mis on sisestatud väljale Avatud kanded.
  • Avatud kanded kuupäeva kohta: sisestage kuupäev, et kaasata kanded, mis on avatud alates sellest kuupäevast. Kui te kuupäeva ei sisesta, määratakse sellele väljale maksimaalne kuupäev. (Suurim kuupäev on viimane kuupäev, mida süsteem aktsepteerib, 31. detsember 2154.) Vaikimisi seatakse aruande järgmisel käivitamisel selle välja väärtuseks viimane aruandesse sisestatud kuupäev.

Saate kasutada filtreid jaotises Kirje, et kaasata väli, et veelgi piirata kande andmeid, mis aruandesse kaasatakse.

Lisaressursid