Eelarve juhtimise ülevaade

Oluline

Selles artiklis märgitud mõned või kõik funktsioonid on saadaval eelversiooni osana. Sisu ja funktsioonid võivad muutuda. Lisateavet eelväljaannete kohta vt teemast Teenusevärskenduste kättesaadavus.

See artikkel tutvustab eelarve juhtimise funktsiooni ja annab teavet, mis aitab teil konfigureerida eelarve juhtimist, et optimeerida teie organisatsiooni finantsressursside haldamist.

Eelarve juhtimine toetab organisatsiooni finantsressursside haldamist kontoplaani, töövoogude, kasutajagruppide, lähtedokumentide ja töölehtede, saadaoleva raha konfigureeritava arvutamise, eelarvetsüklite ja lävede kaudu. Rakendatud juhtimisega saab organisatsioon plaanida, mõõta, hallata ja prognoosida oma rahalisi vahendeid kogu rahandusaasta jooksul.

Pärast eelarve heakskiitmist süsteemis saate kasutada eelarveplaane, et luua eelarve registrikandeid organisatsiooni kulude eelarve salvestamiseks. Teise võimalusena saate luua või importida eelarve registrikandeid kolmanda osapoole programmist, selle asemel, et kasutada eelarve planeerimise funktsiooni.

Kulusid saab salvestada põhikontode ja finantsdimensioonide abil. Saate konfigureerida kogukulude juhtimist vastavalt organisatsiooni poliitikatele ja nõuetele, grupeerides finantsdimensioonide ja põhikontode kombinatsioone.

Järgmisel skeemil näidatakse eelarve juhtimist tüüpilise eelarvetsükli etappides.

Saate konfigureerida eelarve juhtimist erinevate tegurite alusel.

• Finantsdimensioonid – milliseid finantsdimensioone tuleb kasutada eelarve ja tegelike aruanne ning millised finantsdimensioonid on vajalikud eelarvete juhtimiseks? Kas konkreetsed dimensioonikombinatsioonid või põhikontod vajavad erilist tähelepanu? Näiteks kas eelarve jälgimine tegelike summadega on kulukeskuse ja programmiga nõutav? Kas reisikulud vajavad erilist tähelepanu?
• Kellaaeg – millist ajavahemikku (rahandusperiood, rahandusperiood lõppkuupäev, lõppkuupäev) kasutatakse vabade eelarvefondide hindamiseks?
• Lähtedokumendid – milliseid lähtedokumente peab eelarve juhtimise jaoks hindama? Kas dokumente tuleks hinnata rea või dokumendi kohta?
• Saadaolevad vahendid kalkulatsioon – kas tuleks selliste dokumentide, nagu ostutaotlused (eelpandiõigused) ja ostutellimuste (pandiõigused) arvestamist vabade vahendite arvutamisel arvestada? Kas mustandi olekus dokumente tuleb arvutamisel arvestada?
• Lubade alistamine – kellel on luba saadaolevat eelarvet ületada?

Eelarve juhtimine on täielikult integreeritud rakendusega. Seetõttu saate hinnata saadaolevat eelarvet nii plaanitud kui ka tegelike ostude puhul. Saadaval on eelarve päringud ja aruanded. Seega saavad kasutajad eelarvet hinnata ja teha kõiki nõutavaid korrigeerimisi kogu eelarvetsükli jooksul eelarverevisjonide või ülekannete kujul. Eelarvehaldur saab eelarve ja tegelikud kulud ka Microsoft Excelisse eksportida, et vajaduse korral paremini analüüsida ning prognoosida.

Eelarve juhtimise konfigureerimine

Eelarvetsükli periood

Pärast eelarveplaanimise põhilist konfigureerimist saate eelarve planeerimiseks ja eelarve juhtimiseks määrata eelarvetsükli perioodi lehel aja või algus- ja lõppperioodid . Eelarvetsüklid vastavad sageli rahanduskalendritele, kuid võivad ulatuda rahandusaastateni.

Järgmised konfiguratsiooni etapid on lõpule viidud vahekaartitel, mis avatakse eelarve juhtimise konfiguratsioonilehe kaudu.

Parameetrite määratlemine

Eelarve puhul lubatud finantsdimensioonide põhjal saate eelarve juhtimiseks kasutada kõiki või alamkogumi finantsdimensioone.

Samuti saate määrata vaikeajaintervalli ( nt Rahandusaasta, Finantsaasta lõppkuupäev, Rahandusperiood või Kord kvartalis), mille eelarve juhtimist käitatakse seotud eelarveperioodi jooksul. Samuti saate määrata vaikimisi eelarvehalduri ja lävi, mida kasutatakse kasutajate teavitamiseks, kui lävi on saavutatud. Nende väljade väärtusi kasutatakse vaikeväärtusetan uue eelarve juhtimise reegli või eelarvegrupi loomisel. Siiski saab vaikeväärtusi üksikute gruppide või reeglite puhul muuta.

Eelarvete loomise ja eelarveregistrisse kirjendamise viis on abiks saadaolevate eelarvevahendite hindamisel valitavate ajavahemike määramisel. Dimensiooniväärtuse kombinatsiooni aastapõhise summa välja töötamisel ja kasutamisel võib olla mõistlik kasutada rahandusaasta või rahandusaasta kuupäevani lähenemist. Kui organisatsioon loob eelarveid rahandusperioodi järgi või eraldab need rahandusperioodideks ja soovib üksikasjalikumat juhtimist, võidakse kaaluda ajavahemikke rahandusperiood kuupäevani või kord kvartalis.

Lisaks aitab eelarvestamise ja eelarve juhtimisega seotud ettevõtte kultuur konfiguratsiooni määratleda.

Eelarve ületamise load

Seejärel saate vahekaardil Eelarve ülemine õigused määrata kasutajagrupid. Samuti saate määrata, kas grupi liikeks olevatel kasutajatel on luba eelarvet ületada. Saate takistada kasutajatel ületada eelarveläve, mis oli eelarve parameetrite lehel seadistatud, või saate takistada neil eelarve ületamist mis tahes summa võrra, sõltumata lävest. Olenevalt sellest, kui aktiivselt organisatsioon oma kulusid haldab, aitavad need load rahalisi vahendeid hallata.

Saadaolevad eelarvefondid

Seejärel saate saadaolevad eelarvefondid määratleda valemi, mida kasutatakse vabade eelarvefondide arvutamiseks. Olenevalt sellest, kui konservatiivselt organisatsioon oma rahalisi vahendeid haldab või olenevalt eeskirjadest või valdkonna nõuetest võidakse arvutamisse kaasata mustand või sisestamata dokumendid.

Paberraha

Kui kalkulatsiooni on eelarvetsükli jooksul muudetud, ei mõjuta muudatused ühtegi dokumenti, mis on eelnevalt läbinud eelarvekontrolli kontrollid ja need sisestati või lõpetati. Funktsioon, mille nimi on Ainult jälgige summasid saadaolevas eelarvefondide arvutuses, võimaldab teil muuta, milliseid andmeid BudgetSourceTracking tabelites jälgitakse. Kui see funktsioon on sisse lülitatud, talletatakse summad ainult siis, kui need on valitud kasutamiseks saadaoleva eelarvefondide arvutamisel. Lisateavet vt jaotisest Saadaolevad eelarvefondi.

Dokumendid ja töölehed

Vahekaardil Dokumendid ja töölehed saate valida, millised lähtedokumendid ja töölehed kuuluvad eelarve juhtimise kontrolli alla, ning kas tšekid toimuvad rea kirje või kogu dokumendi tasemel. Lisaks sisaldab uus eelarve juhtimise dokumendi filtreerimise täiustusfunktsioon, Microsoft Dynamics mis on saadaval alates 365 Finantsversioonist 10.0.27, iga eelarve juhtimisse kaasatud dokumendi päringupõhise filtri valiku. Seetõttu saate määrata eelarve juhtimise dokumentide eelarvekontrolli. Sel viisil võimaldab see funktsioon eelarvet kontrollida vaid dokumenditüübi alamkogumit. Näiteks saate kontrollida ainult ostutellimusi, mille välja Pool väärtuseks on seatud 01. Vahekaardile Dokumendid ja töölehed lisatud uus veerg näitab , kas valitud dokumenditüübi jaoks on päring määratletud. Lisaks sellele saate lisada kaks uut nuppe, mis on lisatud tööriistaribale dokumendi ruudustiku kohal, lisada, redigeerida või kustutada filtreerimist.

Peate valitud lähtedokumendid viima vastavusse saadaolevate eelarvevahendite arvutusse kaasatud saldode märkeruutudega. Näiteks kui valisite pandiõigustele eelarvereserveeringud, peaksite valima suvandi Ostutellimused . Kui osturea summade ja kontode puhul tehakse eelarve kontroll, on reserveeringule määratud eelarve juhtimise kategooria pandiõigused. Kui ostutaotlusel tehakse summade ja kontode eelarve kontroll, on reserveeringule määratud eelarve juhtimise kategooria eelpandiõigused.

Kui pandiõiguse ja/või eelpandiõiguse eelarvereserveeringud kaasatakse saadaoleva eelarvefondi arvutamisse ja tuleb kajastada pearaamatu sisestuste kaudu, peaksite need valikud märkima pearaamatu parameetrite lehel Kohustusarvestuse grupis .

Eelarvemudelite määramine

Seejärel määrake vahekaardil Eelarvemudelite määramine eelarvemudelid eelarvetsükli perioode, mis tuleb eelarve juhtimisse kaasata.

Eelarve juhtimise reeglite määratlemine

Seejärel peate vahekaardil Eelarve juhtimise reeglite määratlemine looma eelarve juhtimise jaoks lubatud finantsdimensioonide põhjal kindlad reeglid. Näiteks kui fookus on osakonna kulul või kulude vahemikul, saab neid kulusid määratleda ja hinnata sellel vahekaardil olevate sätetega. Iga eelarve juhtimise reegli puhul saab määratleda eri lävesid.

Oluline

Eelarve juhtimine lubatakse iga põhikonto jaoks, mille tüüp on Kasum ja kahjum, Kulu, Tulu, Bilanss, Kohustus, Omakapital või Varade tüüp. Kui vahekaart Määratle eelarve juhtimise reeglid sisaldab tühjade kriteeriumidega reeglit, lubatakse eelarve juhtimine kõigi finantsdimensiooni kombinatsioonide puhul, mis sisaldavad seda tüüpi põhikontosid. Seetõttu looge kindlasti eelarve juhtimise reeglid, mis määratlevad ainult finantsdimensiooni kombinatsioonide vahemikud, kus eelarve juhtimise sisselülitamine on oluline.

Põhikontode valimine

Kui põhikonto pole lehel Parameetrite määratlemine eelarve juhtimise dimensiooniks valitud, kuid spetsiifilisi kulusid hallatakse, saate need kulud valida vahekaardil Põhikontode valimine. Kui eelarvekontrolli dimensiooniks on valitud põhikonto, pole ühtegi kirjet vaja.

Eelarvegruppide määratlemine

Seejärel saate vahekaardil Eelarvegruppide määratlemine valikuliselt määrata kordumatud finantsdimensioonide kombinatsioonid, kus eelarveressursid on teiseseks eelarvekontrolliks koondatud. Saate luua ühe kirje, mis sisaldab kogu organisatsiooni või mitu gruppi üksikute osakondade või kulukeskuste tähistamiseks.

Määratle teatetasemed

Kui eelarve juhtimise hoiatusteated tuleks tõkestada mõne kasutajagrupi puhul, saate need grupid määrata lehel Teatetasemete määratlemine . Kasutajagruppide liikmed saavad jätkuvalt tõrketeateid, kui nad ületavad saadaolevaid eelarvefonde nende eelarve ületamise lubade põhjal.

Eelarve juhtimise aktiveerimine

Kui eelarve juhtimine on konfigureeritud, saate selle sisse lülitada ja aktiveerida vahekaardil Eelarve juhtimise aktiveerimine. Mustandi versioon jõustub seejärel.

Oluline

Kui eelarve juhtimine on sisse lülitatud ja aktiivne ning kanded on sisestatud, ei tohi seda aasta keskel välja lülitada. Kui eelarve juhtimine on välja lülitatud, siis tegevusi eelave juhtimise eesmärkidel ei salvestata ja eelarvet enam ei kontrollita. Seetõttu ei pruugi juba sisestatud dokumendid õigesti kajastada eelave juhtimisega seotud päringutes ja aruanntes olevaid vabastatavaid summasid või saldosid. See hõlmab eelarve juhtimise statistikat allavoolu kohta või dokumentide ja töölehtede korrigeerimist.

Pange tähele ka seda, et enne eelarve juhtimise sisselülitamist sisestatud kandeid, sh eelarveregistri kandeid, eelarve juhtimises ei arvestata. Seetõttu tasub eelarve juhtimine sisse lülitada ainult uue eelarvetsükli alguses. Veenduge, et eelarve juhtimise puhul eelarve algsaldosid sisaldavate eelarve registrikannete eelarvesaldosid värskendataks ainult siis, kui eelarve juhtimine on sisse lülitatud. Mis tahes avatud dokumenti (nt ostutellimust) kontrollitakse saadaolevate eelarvevahendite osas ja see saab eelarve juhtimise puhul eelarve reservatsiooni, kui kasutaja käivitab dokumendis käsitsi eelarve juhtimise kontrolli.

Eelarve juhtimise kasutamine

Kui eelarve juhtimine on sisse lülitatud, saate eelarve juhtimise osas konfigureeritud dokumentides ja töölehtedes hoiatus- ja tõrketeateid. Pidage meeles, et saate konfigureerida eelarve juhtimist nii, et kasutajaid hoiatatakse, kui nad ületavad eelarvefonde, kuid saavad siiski kandeid kinnitada või sisestada. Nurjunud eelarvekontrollide üksikasju saate vaadata eelarve juhtimise tõrgete ja hoiatuste lehel.

Kasutajad saavad minna süvitsi eelarve juhtimise statistikasse perioodi alusel, et vaadata eelarve saadavuse üksikasju ja reserveeringuid valitud eelarvekontrolli dimensiooni kombinatsiooni puhul. Kasutajad saavad minna süvitsi ka eelarve juhtimise statistika lehele, et vaadata eelarve saadavusi kõigi finantsdimensiooni kombinatsioonide puhul, mida kasutatakse eelarve juhtimises.

Kui eelarve juhtimine on ostutellimustele sisse lülitatud, saab eelarvehaldur kasutada pearaamatu eelarvete ja prognooside tööruumi, et üle vaadata kõigi kinnitamata ostutellimuste järjekorda, mille eelarvekontrolli hoiatused ja tõrked on. Kui eelarve halduril on eelarve ületamise load konfigureeritud, saab ostutellimused kinnitada otse tööruumis.