Kas selle protsessi automatiseerimine tasub end ära?

Nüüd on aeg kaaluda seda, kui palju on vaja lahenduse loomiseks pingutada, ja otsustada, kas see on põhjendatud. See hõlmab äriväärtuse võrdlemist protsessi automatiseerimise kuludega. Äriväärtus on kestev kasu, mida ettevõte projektist saab.

Mitte midagi tegemise kulu

Selleks, et teada saada, kas protsessi automatiseerimine tasub end ära, peate esmalt mõistma probleemi lahendamata jätmise kulu.

Osana äriväärtuse määratlemisest, mida te soovite Microsoft Power Platformi lahenduse abil saavutada, peate te paremini mõistma, kui palju teie organisatsioon kulutab probleemi lahendamiseks praegusel viisil. Teisisõnu, mõõtke mitte midagi tegemise kulu.

Praeguse kulu arvutamiseks tuvastage praeguse protsessi jaoks kuluv aeg ning korrutage see protsessis osalevate inimeste kuluga. Aastast kulu saate mõõta nii, et teete kindlaks protsessi täieliku käitamise kulu ja korrutate selle protsessi käitamise arvuga aastas. Lisage muud kulud, näiteks tarkvaralitsentsid, paber, postikulud jne.

Näide: praeguse kuluprotsessi kulu

Kõigepealt peame mõistma, kui palju organisatsioon kulutab kuluprotsessi käsitsi tegemisele. Oma kolleegidega rääkides avastasime järgmist.

• Avastasime, et neil kulub igal nädalal ligikaudu tund, et koguda kokku kõik oma kviitungid ja täita kuluaruanne käsitsi. Abhay ütles, et nädalas esitatakse umbes 140 kuluaruannet. Samuti saime teada, et iga meeskonnaliikme täiskulu on 90 $/t.

  (140 kuluaruannet × 1 tund nädalas) × 90 $ = 12 600 $ nädalas

  52 nädalat × 12 600 $ = 655 200 $ aastas

• Nick ei vaata kuluaruandeid üle ega kinnita neid; see kõik langeb Abhayle ja meeskonnale, et lõpetada. Kuna Nick ei jälgi regulaarselt meeskonna kulusid, jäetakse kasutamata oluline võimalus kulusid kontrollida, pettusi jälgida ja meeskonna kulutamisharjumusi optimeerida.

• Abhay jagas meiega, et meeskond kulutab kuluaruande kohta umbes 15 minutit, saab keskmiselt 140 aruannet nädalas ja saadab puuduva teabe tõttu tagasi 25  protsenti neist.

  Algne ülevaatus: 140 kuluaruannet × 15-minutiline ülevaatus = 35 tundi

  Algne ülevaatus: 35 tundi × 90 $ = 3150 $ = 163 800 $ aastas

  Ümbertegemise ülevaatus: 35 kuluaruannet × 15-minutiline ülevaatus = 8,75 tundi

  Ümbertegemise ülevaatus: 8,75 tundi × 90 $/t = 787,50 $ nädalas = 40 950 $ aastas

  Nädalane kogukulu: 3937,50 $

  Aastane kogukulu: 204 750 $

• Pärast seda, kui kuluaruande õigsust on kontrollitud, kulub iga kuluaruande kohta ligikaudu 7 minutit, et otsida iga kulukategooria jaoks üles pearaamatukood ja kirjutada see aruande kulureale.

  140 kuluaruannet × 7 minutit koodi kirjutamist = 16,5 tundi nädalas = 1485 $ nädalas = 77 220 $ nädalas

• Iga kuluaruande kohta kulub umbes 10 minutit, et luua finantssüsteemis maksete töötlemiseks maksete tööleht ja lisada see Charlotte'ile mõeldud finantsaruandesse.

  140 kuluaruannet × 10 minutit = 23,8 tundi nädalas = 2142 $ nädalas = 111 384 $ nädalas

• Charlotte tahaks eelarve igal nädalal üle vaadata, kuid ei saa aruannet enne neljapäeva, pärast seda, kui Abhay on ülevaatuse lõpetanud ja puuduva teabega aruanded tagasi saanud. (Kuigi see pole rahaline kulu, mõjutab see siiski ettevõtet.)

Kogu protsess läheb ettevõttele maksma nii palju.

655 200 $ + 204 750 $ + 77 220 $ + 111 384 $ = 1 048 554 $

Järgmine samm: äriväärtuse määramine

Märkus

Kas saaksite meile dokumentatsiooniga seotud keele-eelistustest teada anda? Osalege lühikeses uuringus. (Uuring on ingliskeelne.)

Uuringus osalemine võtab umbes seitse minutit. Isikuandmeid ei koguta (privaatsusavaldus).