Työnkulkuprosessien avulla voit automatisoida liiketoimintaprosesseja, jotka ei edellytä käyttäjän toimia

Työnkulut automatisoivat liiketoimintaprosessit ilman käyttöliittymää. Ihmiset käyttävät yleensä työnkulkuprosesseja sellaisten automaattisten prosessien käynnistämiseksi, jotka eivät vaadi käyttäjän toimia.

Jokainen työnkulkuprosessi liittyy yhteen entiteettiin. Työnkulkujen määrittämisessä on huomioitava seuraavat neljä pääaluetta.

  • Milloin työnkulut käynnistetään?

  • Suoritetaanko työnkulut reaaliaikaisina työnkulkuina vai taustatyönkulkuina?

  • Mitä toimintoja työnkulkujen tulee suorittaa?

  • Millaisten ehtojen vallitessa toiminnot tulee suorittaa?

    Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, miten työnkulkuprosesseja etsitään, milloin ne käynnistetään ja tuleeko ne suorittaa reaaliaikaisina vai taustatyönkulkuina. Lisätietoja työnkulkujen suorittamista toiminnoista ja niiden ehdoista on ohjeaiheessa työnkulkujen määritys.

Missä työnkulkuprosessit mukautetaan?

Organisaation työnkulut löytyvät Oletusratkaisu-kohdan Prosessit-solmusta ja suodattamalla niiden prosessien mukaan, joiden luokka on Työnkulku.

Työnkulun suodattamat prosessit Dynamics 365 for Customer Engagementissa

Sovelluksen muodostustavan mukaan käyttäjät voivat luoda tai muokata työnkulkujaan sovelluksessa.

Kehittäjät voivat luoda työnkulkuja Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -kehittäjän oppaan tietojen avulla. Ostamasi ratkaisut voivat myös sisältää muokattavia työnkulkuja.

Työnkulun ominaisuudet

Valitse ratkaisunhallinnan Prosessit-kohta ja valitse sitten Uusi.

Kun luot työnkulun, Luo prosessi -valintaikkunaan on määritettävä kolme ominaisuutta, jotka ovat kaikilla prosesseilla.

Työnkulun luominen Dynamics 365 for Customer Engagementissa

Prosessin nimi
Työnkulkuprosessin nimen ei tarvitse olla yksilöllinen, mutta jos työnkulkuja tulee olemaan useita, kannattaa käyttää nimeämistapaa, jonka avulla prosessit voi erottaa toisistaan. Työnkulun nimessä kannattaa ehkä käyttää vakioetuliitteitä. Etuliite voi kuvata työnkulun toimintoa tai yrityksen osastoa. Näin samanlaiset kohteet voidaan ryhmitellä työnkulkuluetteloissa.

Luokka
Tämä ominaisuus kertoo, että kyseessä on työnkulkuprosessi.

Entiteetti
Jokainen työnkulkuprosessi on määritettävä yhteen entiteettiin. Entiteettiä ei voi muuttaa työnkulkuprosessin luonnin jälkeen.

Suorita tämä työnkulku taustalla (suositus)
Tämä vaihtoehto tulee näyttöön sen jälkeen, kun luokaksi on valittu työnkulku. Tämä asetus määrittää, onko työnkulku reaaliaikainen vai taustatyönkulku. Reaaliaikaiset työnkulut suoritetaan heti (synkronisesti) ja taustatyönkulut asynkronisesti. Käytettävissä olevat määritysvaihtoehdot riippuvat tämän asetuksen valinnasta. Taustatyönkuluissa voi käyttää odotusehtoja, jotka eivät ole käytettävissä reaaliaikaisissa työnkuluissa. Jos et käytä odotusehtoja, voit muuntaa taustatyönkulut reaaliaikaisiksi työnkuluiksi ja reaaliaikaiset työnkulut taustatyönkuluiksi. Saat lisätietoja odotusehdoista aiheesta työnkulkutoimintoja koskevien ehtojen määrittäminen.

Tyyppi-vaihtoehdon avulla voi määrittää, muodostetaanko uusi työnkulku kokonaan alusta vai käynnistetäänkö se olemassa olevasta mallista. Kun valitset Uusi prosessi olemassa olevasta mallista (valitse luettelosta) -kohdan, voit valita aiemmin prosessimalleiksi tallennetuista käytettävissä olevista työnkulkuprosesseista.

Työnkulun luomisen tai olemassa olevan mallin muokkaamisen jälkeen käytettävissä on seuraavat lisäominaisuudet:

Työnkulun yleinen välilehti

Aktivoi muodossa
Voit luoda muille malleille lisäaloituskohdan, kun valitset Prosessimalli-kohdan. Jos valitset tämän vaihtoehdon, työnkulkua ei oteta käyttöön sen aktivoinnin jälkeen, vaan se on valittavissa Luo prosessi -valintaikkunassa, jos valitset tyypiksi Uusi prosessi olemassa olevasta mallista (valitse luettelosta).

Prosessimalleja kannattaa käyttää, jos käytössä on useita samanlaisia työnkulkuprosesseja ja ne halutaan määrittää ilman saman logiikan kopioimista.

Huomautus

Prosessimallin muokkaaminen ei muuta muiden sellaisten työnkulkuprosessien toimintoja, joiden luomisessa on käytetty muutettavaa mallia. Mallin avulla luotu uusi työnkulku on mallin sisällön kopio.

Suoritettavissa
Tämä osa sisältää vaihtoehdot, joilla kuvataan, miten työnkulku voidaan suorittaa.

Suorita tämä työnkulku taustalla (suositus)
Tämä valintaruutu riippuu työnkulun luomisen aikana valitusta vaihtoehdosta. Tämä vaihtoehto ei ole käytössä, mutta voit muuttaa asetuksen Toiminnot-valikossa valitsemalla Muunna reaaliaikaiseksi työnkuluksi tai Muunna taustatyönkuluksi.

Tarvittaessa suoritettavana prosessina
Valitse tämä asetus, jos haluat antaa käyttäjille mahdollisuuden suorittaa tämä työnkulku manuaalisesti. Tarvittaessa suoritettavat prosessit löytyvät Flow-sovelluksen Suorita työnkulku -osasta.

suorita työnkulku

Aliprosessina
Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat mahdollistaa työnkulun käynnistyksen toisesta työnkulusta.

Työnkulkutyön säilytys
Tämä osa sisältää vaihtoehdon, jolla työnkulku voidaan poistaa sen jälkeen, kun työnkulku on toteutunut.

Poista valmiit työnkulkutyöt automaattisesti (levytilan säästämiseksi)
Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että valmis työnkulkutyön poistetaan automaattisesti.

Huomautus

Työnkulkutöitä ei poisteta heti valmistumisen jälkeen, vaan ne poistetaan pian sen jälkeen erissä.

Vaikutusalue
Käyttäjien omistamien entiteettien vaihtoehdot ovat Organisaatio, Ylätaso: aliliiketoimintayksiköt, Liiketoimintayksikkö ja Käyttäjä. Organisaation omistamien entiteettien ainoa vaihtoehto on Organisaatio.

Jos vaikutusalue on Organisaatio, työnkulkulogiikka voidaan ottaa käyttöön missä tahansa organisaation tietueessa. Muussa tapauksessa työnkulku voidaan ottaa käyttöön vain vaikutusalueeseen kuuluvien tietueiden alijoukossa.

Huomautus

Vaikutusalueen oletusarvo on Käyttäjä. Muista varmistaa, että vaikutusalueen arvo on sopiva, ennen kuin aktivoit työnkulun.

Aloita, kun
Tämän osan vaihtoehtojen avulla voit määrittää, milloin työnkulku käynnistyy automaattisesti. Voit määrittää reaaliaikaisen työnkulun suoritettavaksi ennen tiettyjä tapahtumia. Tämä on erittäin tehokas ominaisuus, koska työnkulku voi pysäyttää toiminnon ennen kuin se alkaa. Lisätietoja: Reaaliaikaisten työnkulkujen käyttäminen. Vaihtoehdot ovat seuraavat:

  • Tietueen luonti

  • Tietueen tilan muuttuminen

  • Tietueen delegointi

  • Tietueen kenttien muutos

  • Tietueen poisto

Huomautus

Muista, että työnkululle määrittämäsi toiminnot ja ehdot eivät tunnista, milloin työnkulku suoritetaan. Jos esimerkiksi määrität työnkulun päivittämään tietueen, reaaliaikainen työnkulku voi suorittaa toiminnon vasta tietueen luonnin jälkeen. Tietuetta, jota ei ole, ei voi päivittää. Vastaavasti taustatyönkulku ei voi päivittää tietuetta, joka on poistettu, vaikka tämä toiminto voidaan määrittää työnkululle. Jos määrität työnkulun suorittamaan toiminnon, jota ei voi suorittaa, toiminto ja samalla koko työnkulku epäonnistuu.

Suorita käyttäjänä
Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos poistit Suorita tämä työnkulku taustalla (suositus) -kohdan valinnan työnkulun luonnin yhteydessä tai jos muutit taustatyönkulun reaaliaikaiseksi työnkuluksi myöhemmin.

Työnkulkuprosessien käyttöoikeuskonteksti

Kun taustatyönkulku määritetään tarvittaessa suoritettavaksi prosessiksi, jonka käyttäjä käynnistää Suorita työnkulku -komennon avulla, työnkulun suorittamat toiminnot rajataan niihin, jotka käyttäjä voi suorittaa käyttäjätilille asetettujen käyttöoikeusroolien määrittämien oikeuksien ja käyttöoikeustasojen perusteella.

Kun taustatyönkulku käynnistyy tapahtuman perusteella, työnkulku toimii omistavan henkilön kontekstissa. Omistaja on yleensä työnkulun luonut henkilö.

Reaaliaikaisilla työnkuluilla on Suorita käyttäjänä -vaihtoehto. Voit valita työnkululle työnkulun omistajan tai tietueen muutokset tehneen käyttäjän käyttöoikeuskontekstin. Jos työnkulku sisältää toimintoja, joita kaikki käyttäjät eivät voi suorittaa käyttöoikeusrajoitusten vuoksi, työnkulku kannattaa suorittaa työnkulun omistajana.

Työnkulun aktivoiminen

Työnkulkuja voi muokata vain silloin, kun ne eivät ole aktiivisia. Työnkulku on aktivoitava, ennen kuin sitä voidaan käyttää manuaalisesti tai ennen kuin se voidaan ottaa käyttöön tapahtumien vuoksi. Työnkulussa on oltava vähintään yksi osavaihe, ennen kuin se voidaan aktivoida. Lisätietoja vaiheiden määrittämisestä on ohjeaiheessa työnkulun määrittäminen

Vain työnkulun omistaja tai Toimi toisen käyttäjän puolesta -oikeuden omaava käyttäjä, kuten järjestelmänvalvoja, voi aktivoida työnkulun tai poistaa sen aktivoinnin. Syy on se, että vilpillisessä mielessä toimiva käyttäjä voisi muokata toisen käyttäjän työnkulkua ilman, että tämä tietää muutoksesta. Voit delegoida omistamasi työnkulun uudelleen muuttamalla omistajaa. Tämä kenttä löytyy Hallinta-välilehdestä. Jos et ole järjestelmänvalvoja, mutta haluat muokata toisen käyttäjän omistamaa työnkulkua, työnkulun aktivointi on poistettava ja työnkulku on delegoitava sinulle. Kun työnkulun muokkaaminen on tehty, voit delegoida se takaisin entiselle omistajalle, jotta he voivat aktivoida sen.

Reaaliaikaisissa työnkuluissa käyttäjällä on oltava Aktivoi reaaliaikaiset prosessit -oikeus. Reaaliaikainen työnkulut on suurempi riski vaikuttaa järjestelmän suorituskykyyn, koska vain ne henkilöt voivat arvioida mahdollisia riskejä olisi annettava tämä oikeus.

Työnkulut tallennetaan aktivoinnin yhteydessä, joten niitä ei tarvitse tallentaa ennen aktivointia.

Katso myös

Määritä työnkulkuprosessit
Työnkulkuprosessien valvonta ja hallinta
Työnkulkuprosessien parhaat käytännöt