Sähköpostin ER-kohteen tyyppi
Kun sähköisen raportoinnin (ER) muoto suoritetaan, voidaan luoda yksi tai useita lähteviä asiakirjoja. Kansi- tai Tiedosto-muotokomponentteja käytetään ER-muodoissa lähtevien tiedostojen rakenteen määrittämiseen. Voit määrittää sähköpostikohteen näille tyypeille lähettääksesi lähteviä dokumentteja sähköpostin liitteinä.
Voit määrittää sähköpostikohteen kullekin ER-muodon Kansio- tai Tiedosto-komponentille. Tällöin kukin lähtevä asiakirja lähetetään sähköpostitse yksitellen. Luotu asiakirja toimitetaan sähköpostiviestin liitteenä tämän kohdeasetuksen perusteella.
Muistiinpano
Jos asiakirjaa ei luoda, koska Käytössä-lauseke liittyvälle Tiedosto-komponentille on määritetty palauttamaan Epätosi totuusarvo, sähköpostia ei lähetetä, vaikka sähköpostikohde olisi määritetty ja käytössä komponentille.
Voit myös ryhmitellä useita Kansion- tai Tiedosto-komponentteja yhteen ja määrittää sitten sähköposti kohteen kaikille ryhmän sisältämille komponenteille. Tässä tapauksessa kaikki ryhmään kuuluvien komponenttien luomat lähtevät tiedostot lähetetään yhden sähköposti iestin useina liitteinä. Kukin luotu asiakirja toimitetaan yksittäisen sähköpostiviestin liitteenä tämän kohdeasetuksen perusteella.
Muistiinpano
Jos vähintään yhden asiakirjan on luonut komponenttiryhmässä Tiedosto-komponentti, sähköposti lähetetään. Jos ryhmitellyt komponentit eivät luo asiakirjaa, koska Käytössä-lauseke kullekin Tiedosto-komponentille on määritetty palauttamaan Epätosi totuusarvo, sähköpostia ei lähetetä, vaikka sähköpostikohde olisi määritetty ja käytössä kyseiselle komponenttiryhmälle.
Sähköposti on ainoa kohde, joka voidaan määrittää komponenttiryhmälle. Jos haluat toimittaa ryhmän sähköpostikohdeasetuksen perusteella lähetettävän asiakirjan, lisää kohdetietue, valitse haluamasi komponentti, ja määritä sitten toinen kohde tälle tietueelle.
Useita komponenttiryhmiä voidaan määrittää yksittäiselle ER-muodon määritykselle. Tällä tavoin voit määrittää sähköpostikohteen jokaiselle komponenttiryhmälle ja sähköpostikohteen jokaiselle komponentille.
Sähköpostikohteen ottaminen käyttöön
Yksi tulostiedosto tai useita tulostiedostoja voidaan lähettää sähköpostitse seuraavien ohjeiden mukaan.
- Valitse ruudukossa osa tai osaryhmä Sähköisen raportoinnin kohde -sivun Tiedostokohde-pikavälilehdessä.
- Valitse Asetukset ja määritä sitten Kohdeasetukset-valintaikkunan Sähköposti-välilehdessä Käytössä-asetukseksi Kyllä.
Sähköpostikohteen määrittäminen
Sähköpostiviestin sisältö
Sähköpostiviestin aihetta ja tekstiä on helppo muokata.
Kirjoita Aihe-kenttään sähköpostin aiheen teksti, joka näkyy suorituksen aikana luodun sähköisen viestin aihekentässä. Kirjoita Teksti-kenttään sähköpostin varsinainen teksti, joka näkyy suorituksen aikana luodun sähköisen viestin tekstikentässä. Sähköpostiviestin aiheen ja tekstinosan vakioteksti voidaan määrittää tai sähköpostitekstejä voidaan luoda dynaamisesti suorituksen aikana ER-kaavojen avulla. Määritetyn kaavan on palautettava Merkkijono-tyyppinen arvo.
Sähköpostin tekstiosassa käytetään TEXT- tai HTML-muotoa sähköpostiohjelman mukaan. Voit käyttää mitä tahansa asettelua, tyyliä ja brändäystä, joiden käytön HTML ja CSS-tyylisivut sallivat.
Muistiinpano
Sähköpostiohjelmissa on asettelu- ja tyylirajoituksia, jotka voivat edellyttää viestin tekstissä käytettävän HTML-koodin ja CSS-tyylisivujen muokkaamista. Tämän vuoksi kannattaa tutustua sellaisen HTML-koodin luomisen parhaisiin käytäntöihin, joita suositut sähköpostiohjelmat tukevat.
Toteuta rivinvaihto käyttämällä tekstiosan muotoilun mukaista koodausta. Lisätietoja on Merkkijono-tietotyypin määritelmässä.
Sähköpostiosoitteet
Sähköpostin lähettäjä ja sähköpostin vastaanottajat voidaan määrittää. Sähköposti lähetetään oletusarvoisesti nykyisen käyttäjän puolesta. Joku muu sähköpostin lähettäjä voidaan määrittää määrittämällä Lähettäjä-kenttä.
Muistiinpano
Kun sähköpostikohde määritetään, vain käyttäjät, joilla on ERFormatDestinationSenderEmailConfigure-suojausoikeus ER-muodon kohteiden lähettäjän sähköpostiosoitteen määrittäminen, näkevät Lähettäjä-kentän.
Kun sähköpostiosoite voidaan muokata suorituspalvelussa, vain käyttäjät, joilla on ERFormatDestinationSenderEmailMaintain-suojausoikeus ER-muodon kohteen lähettäjän sähköpostiosoitteen ylläpito, näkevät Lähettäjä-kentän.
Kun Lähettäjä-kenttä määritetään käyttämään muuta kuin nykyisen käyttäjän sähköpostiosoitetta, joko Lähetä käyttäjänä- tai Lähetä puolesta -oikeus on oltava oikein määritettynä ennakolta. Muussa tapauksessa suorituksen aikana annetaan virhe, jonka mukaan sähköpostia ei voida lähettää käyttäjänä <from email account> tililtä <current user account,> minkä vuoksi Lähetä käyttäjänä -oikeudet on tarkistettava tilillä <from email account>.
Lähettäjä-kenttä voidaan määrittää palauttamaan useampi kuin yksi sähköpostiosoite. Siinä tapauksessa luettelon ensimmäistä osoitetta käytetään sähköpostin lähettäjän osoitteena.
Sähköpostin vastaanottajat määritetään määrittämällä Vastaanottaja- ja Kopio (valinnainen) -kentät.
Voit määrittää sähköisen raportoinnin sähköpostiosoitteet kahdella tavalla. Määritys voidaan suorittaa loppuun samalla tavalla kuin tulostuksenhallinnassa tai sähköpostiosoite voidaan ratkaista käyttämällä suoraa viitettä ER-määritykseen kaavan kautta.
Sähköpostiosoitteen tyyppi
Jos Kohdeasetukset-valintaikkunan Lähettäjä-, Vastaanottaja- tai Kopio-kentän vieressä valitaan Muokkaa, soveltuva Sähköpostin lähettäjä-, Sähköpostin vastaanottoja- tai Sähköpostin kopio -valintaikkuna avautuu. Sähköpostin lähettäjä ja sähköpostin vastaanottajat voidaan sitten määrittää. Valitse Lisää ja valitse sitten, minkä tyyppistä sähköpostiosoitetta käytetään. Tällä hetkellä tuetaan kahta tyyppiä: Tulostuksenhallintasähköposti ja Määrityssähköposti.
Tulostuksenhallinnan sähköposti
Jos sähköpostiosoitteen tyypiksi valitaan Tulostuksenhallintasähköposti, kiinteät sähköpostiosoitteet voidaan antaa Sähköpostin lähettäjä-, Sähköpostin vastaanottaja- ja Sähköpostin kopio -valintaikkunassa määrittämällä seuraavat kentät:
- Valitse Sähköpostin lähde-kentässä Ei mikään.
- Syötä Lisäsähköpostiosoitteet eroteltuina merkillä ";" -kenttään kiinteät sähköpostiosoitteet.
Vaihtoehtoisesti voit hankkia sähköpostiosoitteita sen osapuolen yhteystiedoista, jolle luot lähtevän asiakirjan. Jos haluat käyttää muita kuin kiinteitä sähköpostiosoitteita, valitse Sähköpostin lähde -kentässä tiedoston kohteen rooli. Seuraavia rooleja tuetaan:
- Asiakas
- Toimittaja
- Prospekti
- Kontakti
- Kilpailija
- Työntekijä
- Hakija
- Mahdollinen toimittaja
- Ei-sallittu toimittaja
- Oikeushenkilö
Jos esimerkiksi haluat määrittää sähköpostikohteen toimittajamaksun käsittelyssä käytettävää ER-muotoa varten, valitse Toimittaja-rooli.
Kun olet valinnut haluamasi roolin, valitse Sido-painike (ketjusymboli) Sähköpostin lähdetili -kentän vierestä, jolloin Kaavasuunnittelija-sivu aukeaa. Tätä sivua voidaan sen jälkeen käyttää määrittämään kaava, joka palauttaa käsiteltävästä asiakirjasta sähköpostikohteeseen suorituksen aikana sen osapuolen tilinumeron, jolla on määritetty rooli.
Muistiinpano
Kaavat ovat ER-määrityskohtaisia.
Syötä Kaavasuunnittelija-sivun Kaava-kenttään asiakirjakohtainen viite tuettuun rooliin. Sen sijaan, että kirjoittaisit viitteen Tietolähde-ruutuun, hae ja valitse tietolähdesolmu, joka edustaa määritetyn roolin tiliä, ja valitse Lisää tietolähde kaavan päivittämiseksi. Jos esimerkiksi halutaan määrittää sähköpostikohde määritykselle ISO 20022 Credit Transfer, jota käytetään toimittajamaksujen käsittelyyn, toimittajatiliä edustava solmu on '$PaymentsForCoveringLetter'.Creditor.Identification.SourceID.
Jos määritetyn roolin tilinumerot ovat yksilöllisiä koko Microsoft Dynamics 365 Finance -esiintymässä, Sähköpostilähteen yritys -kenttä dialogi-ikkunassa Sähköposti vastaanottajalle voi jäädä tyhjäksi.
Voit myös joutua tilanteeseen, jossa Yleisen osoitekirjan eri osapuolet on rekisteröity eri yrityksiin (oikeushenkilöihin) siten, että ne kaikki käyttävät samaa tilinumeroa määritetyn roolin täyttämiseen. Tässä tapauksessa määritetyn roolin tilinumerot eivät ole yksilöiviä koko Finance-esiintymässä. Tämän vuoksi et voi eksplisiittisesti valita osapuolta vain tilinumeron perusteella. On myös määritettävä yritys, jolle osapuoli on rekisteröity määritetyn roolin täyttämiseksi. Valitse Sido -painike (ketjusymboli) Sähköpostin yritys -kentän vierestä Sähköposti vastaanottajalle -dialogi-ikkunassa avataksesi Kaavasuunnittelija-sivun. Voit sitten käyttää tätä sivua määrittääksesi kaavan, joka palauttaa suorituksen aikana sen yrityksen koodin, josta halutun lähteen on löydyttävä.
Vihje
Jos sinun on käytettävä yrityskoodia ER-muodon suorittamiseen, mutta ER-muoto ei anna mitään tietolähdettä, josta yrityskoodi voidaan hankkia, määritä GetCurrentCompany()-kaava käyttämällä sisäistä GETCURRENTCOMPANY ER-funktiota.
Muistiinpano
Kaavat ovat ER-määrityskohtaisia.
Suorituksen aika käytettävien sähköpostiosoitteiden tyyppi voidaan määrittää valitsemalla Sähköposti vastaanottajalle -dialogi-ikkunassa MuokkaaVastaanottaja-kentän vieressä Kohdenna sähköpostiosoite -pudotusvalikkodialogiruudun avaamiseksi. Määritä sitten seuraavat kentät:
- Valitse Tarkoitus-kentässä halutut tarkoitukset. Ohjelma käyttää vain valittujen tarkoitusten sähköpostiosoitteita löytyneen osapuolen yhteyshenkilöistä.
- Määritä Ensisijainen yhteyshenkilö -asetuksen arvoksi Kyllä, jos haluat käyttää löydetylle osapuolelle määritettyä sähköpostiosoitetta ensisijaisena sähköpostiosoitteena.
Muistiinpano
Jos tarkoitukset on valittu Tarkoitus-kentässä ja Ensisijainen yhteyshenkilö -asetukseksi on samanaikaisesti määritetty Kyllä, kaikkia vähintään yhden määritetyn ehdon täyttäviä sähköpostiviestejä käytetään suorituksen aikana.
Määrityssähköposti
Valitse sähköpostiosoitteen tyypiksi Määrityssähköposti, jos käytössä olevissa määrityksissä on tietolähteissä oleva solmu, joka palauttaa joko yhden sähköpostiosoitteen tai useita sähköpostisosoitteita, jotka erotetaan toisistaan puolipisteillä (;). Voit käyttää kaavasuunnittelijassa tietolähteitä ja funktioita saadaksesi oikein muotoillun sähköpostiosoitteen tai sähköpostiosoitteita, jotka on eroteltu puolipisteillä. Jos esimerkiksi käytät määritystä ISO 20022 Credit Transfer, toimittajan ensisijaista sähköpostiosoitetta toimittajan yhteystiedossa edustava solmu, johon saatekirje tulisi lähettää, on '$PaymentsForCoveringLetter'.Creditor.ContactDetails.Email.
Ryhmämuodon osat
Jos haluat määritellä komponenttien muotoja ryhmänä, valitse Sähköisen raportoinnin kohde -sivun Tiedostokohde-pikavälilehdellä komponentit ruudukosta ja valitse sitten Ryhmittele.
Sähköposti on ainoa aiemmin määritetty kohde, joka on edelleen käytettävissä valituissa komponenteissa. Muita aiemmin määritettyjä kohteita ei ole käytettävissä, koska niitä ei tueta komponenttiryhmälle. Sinulle ilmoitetaan näistä muutoksista tarpeen mukaan.
Aiemmin lisäämääsi tietuetta pidetään luotavan ryhmän otsikkona. Tämä otsikkotietue sisältää ryhmän sähköpostikohteen asetukset. Muut tietueet ovat ryhmän jäseniä, jotka käyttävät ryhmän otsikkotietueen sähköpostin kohdeasetuksia.
Voit purkaa muotokomponenttien ryhmittelyn valitsemalla Tiedostokohde-pikavälilehdellä tietueen, joka kuuluu ryhmään, ja valitsemalla sitten Pura ryhmittely.
- Jos valitset otsikkotietueen, koko ryhmä puretaan.
- Jos valitset jäsentietueen ja se on ryhmän viimeinen jäsentietue, koko ryhmä puretaan.
- Jos valitset jäsentietueen, joka ei ole ryhmän viimeinen jäsentietue, kyseinen tietue jätetään pois nykyisestä ryhmästä.
Seuraavassa kuvassa näkyy sellaisen ER-muodon rakenne, joka on määritetty tuottamaan zip-muotoinen lähtevä tiedosto, joka sisältää maksukehoitushuomautuksen ja asianmukaiset asiakaslaskut PDF-muodossa.
Seuraavassa kuvassa näkyy tässä artikkelissa kuvailtu prosessi yksittäisten komponenttien ryhmittelystä ja Sähköposti-kohteen ottamisesta käyttöön uudelle ryhmälle maksukehotushuomautuksen lähettämiseksi liittyvien asiakaslaskujen kanssa sähköpostin liitteinä.
