Yksi tosite

Tärkeä

Jotkin tai kaikki tässä artikkelissa mainitut toiminnot tulevat saataville esiversiojulkaisun osana. Sisältö ja toiminnot voivat muuttua. Lisätietoja ennakkojulkaisusta on kohdassa Palvelupäivitysten saatavuus.

Mikä on yhden tositteen toiminto?

Talouskirjauskansioiden joustavuuden ansiosta voit syöttää yhden tositteen, joka edustaa yhtä tapahtumaa mutta johon kuuluu useita asiakkaita, toimittajia, käyttöomaisuuseriä, projekteja tai pankkitilejä. Microsoft kutsuu tätä toimintoa yhden tositteen toiminnoksi. Yhden tositteen skenaariot eivät sisällä tapahtumia , jotka sisältävät vain kirjanpitotilejä. Nämä tapahtumat kirjataan kirjanpitoon, ei alareskontraan, kuten myyntireskontraan, käyttöomaisuuteen tai pankkiin.

Yhden tositteen esimerkkejä on kaksi luokkaa:

• Tosite sisältää useita tapahtumia, jotka on syötetty yhtenä tapahtumana. Seuraavassa on joitakin mahdollisia esimerkkejä:

  • Kullekin riville syötetään useita toimittajamaksuja (vastatiliä ei käytetä), ja pankkitilin maksun summan vastakirjaus syötetään yhdelle riville. Maksuyhteenvedon avulla pankin alareskontra päivitetään yhteenvetosummaksi, joka vastaa pankin tiliotetta. Jokainen toimittajatapahtuma kirjataan kuitenkin yksityiskohtaisesti ostoreskontran alareskontraan. Sama skenaario löytyy myös asiakkaan maksupuolelta.
  • Useita käyttöomaisuuseriä hankitaan yhdessä tositteessa. Tätä menetelmää käytetään usein, kun Käyttöomaisuuserät-moduulin alkusaldot syötetään.

• Tosite sisältää yhden tapahtuman, joka vaikuttaa useisiin muihin kuin kirjanpidon tilityyppeihin. Seuraavassa on joitakin mahdollisia esimerkkejä:

  • Pankkisiirrot
  • Toimittajan/asiakkaan (saman osapuolen) saldojen nettouttaminen
  • Saldojen siirtäminen asiakkaalta A asiakkaalle B
  • Toimittajan laskut, joilla on useita rivejä, jotka sisältävät käyttöomaisuuserät tai projektit

Kunkin luokan edelliset esimerkit edustavat kelvollisia liiketoimintavaatimuksia. Liiketoimintavaatimuksia ei aina voida täyttää millään muulla tavoin: organisaation on kirjoitettava tapahtumat yhtenä tositteena. Joskus taas on kuitenkin muita kelvollisia tapoja täyttää liiketoimintavaatimukset: tapahtumat voidaan syöttää eri tavalla tai niissä voidaan käyttää eri toimintoa.

Yhden tositteen toiminnallisuuden ongelmat

Yhden tositetoiminnon käyttäminen liiketoimintavaatimusten täyttämiseksi saattaa aiheuttaa ongelmia. Monet prosessit, tapahtuman peruutukset ja kyselyt/raportit edellyttävät tapahtumatietoja. Näitä tietoja ei voi määrittää nykyisestä tietomallista, jos yhteen tositteeseen lisätään yhteenvetona useita tapahtumia. Tietoja ei myöskään voi aina määrittää selkeästi, jos syötettävä tapahtumalaji on tuntematon. Tämä rajoitus johtuu joustavasta kirjauskansioiden rajoituksista erityisesti silloin, kun kirjauskansiot on suunniteltu uudelleen kirjauskansion kautta.

Jotkin skenaariot saattavat yhä toimia oikein organisaation asetusten mukaan. Voit kohdata ongelmia joillakin näistä alueista:

• Tilitys – Jos tositteella on useita toimittajia tai asiakkaita, selvityksen aikana luotu kirjanpito saattaa olla virheellisesti kohdistettu taloushallinnon dimensioihin. Lisätietoja selvityksen aikana ilmenevistä ongelmista on kohdassa Yksi tosite useille asiakas- tai toimittajatietueille.

• Veron laskenta – Jos tositteella on useita tositteita tai asiakkaita, veron laskenta saattaa olla virheellinen.

• Tapahtuman palautus – Jos tositteella on useita alareskontran tilityyppejä, kirjanpidon palautukseen voidaan kirjata virheellinen kirjanpitotapahtuma, kun yksi alareskontran tapahtuma palautetaan. Jos esimerkiksi hankit useita käyttöomaisuuseriä yhdestä tositteesta ja palautat sitten yhden käyttöomaisuuserän hankinnan, palautukset eivät ole oikein kirjanpitolaskennassa.

• Raportointi ja kyselyt – Jos tositteeseen sisältyy useita alareskontran tilityyppejä (esimerkiksi Toimittaja ja Asiakas), raportit/kyselyt näyttävät vain ensimmäisen löytyvän tilin arvon.

  Voit esimerkiksi kirjata seuraavan useita rivejä sisältävän toimittajan laskun. Se sisältää neljä projektia, jotka edustavat laskun rivejä. Tämä on yleinen liiketoimintavaatimus organisaatioille, jotka käyttävät kirjauskansioita runsaasti.

  

  Kolme neljästä projektista kirjataan samalle päätilille (601500). Jos avaat Kirjanpitolähteen hallinnan ja haluat tarkastella päätilin kirjattujen tapahtumien tietoja, huomaat, että kaikkien kolmen rivin projektitunnus on 000057. Tämä toiminta on yhden tositteen tiedossa oleva rajoitus. Tiedot eivät linkitä riviä oikein asianmukaiseen projektiin kirjauskansiossa. Sen sijaan ensimmäinen löydetty tiliarvo näkyy aina raporteissa ja kyselyissä.

  

Tapahtuman syöminen yhtenä tositteena

Jos haluat määrittää tapahtuman yhtenä tositteena, valitse Kirjanpito > Kirjanpidon asetukset > Kirjanpitoparametrit ja sitten Kirjanpito-välilehdessä aseta kohdan Salli useita tapahtumia yhdessä tositteessa -arvoksi Kyllä.

Voit lisätä yhden tositetapahtuman Kirjauskansioiden nimet -sivulle määrittämällä Uusi tosite -kentän arvoksi jokin seuraavista arvoista:

• Vain yksi tositenumero – Kaikki kirjauskansioon lisättävät rivit sisällytetään samaan tositteeseen, ja rivit sisältävät useita asiakkaita, toimittajia, pankkeja, käyttöomaisuuseriä tai projekteja.
• Kun tosite täsmää – Syötä monirivitosite, jossa ei ole vastatiliä, ja rivit sisältävät useamman kuin yhden asiakkaan, toimittajan, pankin, käyttöomaisuuserän tai projektin.
• Kun tosite täsmää – Syötä yksirivinen tosite, jossa sekä tili että vastatili sisältävät alareskontran tilityypin, kuten toimittaja/toimittaja, asiakas/asiakas, toimittaja/asiakas tai pankki/pankki.

Edellyttääkö liiketoimintaskenaarioni yhtä tositetta?

Seuraavat liiketoimintaskenaariot on määritetty skenaarioiksi, jossa asiakkaat käyttävät yhden tositteen toimintoa. Jotkin liiketoiminnan tarpeista voidaan toteuttaa vain käyttämällä yhtä tositetta. Monille muille vaihtoehdoille on kuitenkin käytettävissä vaihtoehtoja.

Skenaario	Kuvaus	Tarvitaanko yksi tosite?	Vaihtoehto
Toimittajan maksun yhteenveto	Organisaatio ilmoittaa toimittajien ja summien luettelon pankkiinsa. Tämän luettelon avulla pankki maksaa toimittajille organisaation puolesta. Jokainen toimittajamaksu on kirjattava yksityiskohtaisesti ostoreskontraan, mutta maksujen summa kirjataan pankkitilille yksittäisenä nostona.	En	Microsoft Dynamics 365 Finance -versiosta 10.0.32 alkaen mukana on ominaisuus Mahdollisuus kirjata yksityiskohtaiset toimittajan ja asiakkaan maksut mutta tehdä summista yhteenveto pankkitilille. Lisätietoja on kohdassa Kirjaa yksityiskohtaiset toimittajan ja asiakkaan maksut.
Asiakkaan maksun yhteenveto	Asiakasmaksut talletetaan pankkitilille kokonaissummana. Jokainen asiakasmaksu on kirjattava yksityiskohtaisesti myyntireskontraan, mutta maksujen summa kirjataan pankkitilille yksittäisenä talletuksena.	En	Dynamics 365 Finance -versiosta 10.0.32 alkaen mukana on ominaisuus Mahdollisuus kirjata yksityiskohtaiset toimittajan ja asiakkaan maksut mutta tehdä summista yhteenveto pankkitilille. Lisätietoja on kohdassa Kirjaa yksityiskohtaiset toimittajan ja asiakkaan maksut.
Toimittajan/asiakkaan lasku	Lasku syötetään yhdelle asiakkaalle tai toimittajalle, mutta lisärivit edustavat laskun rivejä ja niillä on useita käyttöomaisuuseriä tai projekteja.	Kyllä
Asiakkaan ennakkomaksun maksukirjauskansio, joka sisältää veroja useilla riveillä	Asiakas tekee tilauksen ennakkomaksun. Tilauksen riveillä on eri verot. Ennakkomaksun asiakasmaksun on sisällettävä asiakas usealla rivillä, jotta kullekin riville voidaan laskea verot.	Kyllä
Asiakkaan hyvitys	Jos hyvityksen kausittainen tehtävä suoritetaan myyntireskontrasta, se luo saldon siirtotapahtuman asiakkaalta toimittajalle. Toimittaja on sama osapuoli kuin asiakas.	Kyllä
Käyttöomaisuuden ylläpito: Poiston kertymä, käyttöomaisuuden jako ja poiston laskeminen luovutuksen yhteydessä	Poiston kertymää, käyttöomaisuuden jakoa ja käyttöomaisuuden poiston laskemista luovutuksen yhteydessä käytetään kaikkia yhden tositteen luomiseen.	En	Finance-versiosta 10.0.21 alkaen poiston kertymän, käyttöomaisuuden jaon ja poiston laskemisen käyttöomaisuustapahtumat luovutuksen yhteydessä luodaan käyttämällä eri tositenumeroita.
Vekselit ja velkakirjat	Vekselit ja velkakirjat siirtävät asiakkaan tai toimittajan saldon yhdeltä myyntireskontran/ostoreskontran kirjanpitotililtä toiselle maksun tilan perusteella. Koska tositteessa käytetään aina samaa asiakasta tai toimittajaa, raportointiin liittyviä ongelmia ei ole.	Kyllä
Nettoutus	Toimittajan ja asiakkaan saldot nettoutetaan toisiinsa, jos toimittaja ja asiakas kuuluvat samaan osapuoleen. Tämä vähentää organisaation ja asiakas- tai toimittajaosapuolen välillä tapahtuvaa rahan käsittelyä.	En	Versiosta Microsoft Dynamics 365 rahoitusversiosta 10.0.40 tulee käyttöön asiakkaiden ja toimittajien nettotustoiminto . Nettoutustoiminto luo automaattisesti kaksi erillistä tositetta toimittajalle ja asiakkaalle. Lisätietoja on kohdassa Nettotoimittaja - ja Asiakassaldot.
Siirrä saldot	Organisaation on ehkä siirrettävä saldo toimittajalta toiselle toimittajalle virheen vuoksi tai siksi, että toinen toimittaja on ottanut velan itselleen. Tämän tyyppisiä siirtoja voi tehdä myös tilityypeille, kuten Asiakas ja Pankki.	Kyllä/ei	Saldojen siirrot yhdeltä tililtä (esimerkiksi toimittaja, asiakas tai pankki) toiselle tilille voidaan tehdä erillisten tositteiden kautta. Siirtymän voi kirjata selvityksen kirjanpitotilille. Joissakin organisaatioissa tämä lähestymistapa edellyttää liikaa yleiskustannusta. Siksi he valitsevat yhden tositteen käytön.
Tilitä useita kirjaamattomia maksuja samaan laskuun	Tämä skenaariossa esiintyy yleensä organisaatioissa, joissa asiakkaat käyttävät ostojen maksamiseen useita maksutapoja. Tässä skenaariossa organisaation on voitava tallentaa useita kirjaamattomia maksuja ja tilittää ne myyntilaskua vastaan.	En	Uusi toiminto, joka lisättiin Financeen, mahdollistaa useiden kirjaamattomien maksujen tilityksen yhteen laskuun.
Maa-/aluekohtaiset ominaisuudet	Puolan SAD (Single Administrative Document) -toiminto edellyttää tällä hetkellä, että tapahtumat on ryhmitelty yhteen ja tositenumeroa käytetään tässä tarkoituksessa. Tietyt maa- tai aluekohtaiset ominaisuudet voivat edellyttää yhden tositteen toiminnon käyttöä.	Kyllä
Menetelmä, jonka avulla liiketoimintatapahtuman tapahtumat ryhmitellään	Organisaatiolla on yksi liiketoimintatapahtuma, joka käynnistää useita tapahtumia. Kirjanpito-osasto haluaa tarkastella kirjanpitotapahtumia yhdessä, jolloin tarkastettavuus on parempi kuin muuten. Vastaava skenaario on tilanne, jossa pankkitapahtumat kirjataan Financeen pankilta saadun tiedoston avulla. Organisaatiot haluavat usein ryhmitellä nämä tapahtumat tiedostossa olevan tiliotteen numeron avulla.	En	Vaikka tapahtumien ryhmittely yhdessä on mahdollista, tositenumeroa ei saa koskaan käyttää tähän tarkoitukseen. Tositteet edustavat aina yksittäisiä tapahtumia, ei koskaan tapahtumaryhmää. Tapahtumat voidaan ryhmitellä sen sijaan käyttämällä muita kenttiä, kuten kirjauskansion eränumeroa tai asiakirjanumeroa.
Anna alkusaldot	Organisaatiot syöttävät usein aloitussaldot alareskontran tileille (esimerkiksi toimittajat, asiakkaat ja käyttöomaisuus) yhden tositteen tapahtumana.	En	Kunkin alareskontran tilin alkusaldot on syötettävä erillisinä tositteena. Vastatili voidaan kirjata selvityskirjanpitotilille, jolle tehdään siirtymä kirjanpidon alkusaldolla.
Kirjatun tiedoston kirjanpitomerkinnän korjaus	Organisaation täytyy ehkä korjata kirjatun laskun myyntireskontran tai ostoreskontran kirjanpitotiliä. Koska lasku on oikein, sitä ei pidä peruuttaa.	Kyllä/ei	Jos myynti- tai ostoreskontran kirjanpitotiliin on tehtävä korjaus, oikaisu voidaan tehdä suoraan kirjanpitotiliin. Tämä edellyttää, että oikaisu tehdään käyttökatkon aikana, jotta kirjanpitotili sallii väliaikaisesti manuaalisen kirjauksen. Tällaisen toimintatavan huono puoli on se, että toimittajan/asiakkaan kirjanpidon täsmäytysraporteissa näkyy eroavaisuus. Nettosumma on 0 (nolla).
Kirjaaminen yhteenvetona kirjanpitoon	Organisaatiot haluavat usein kirjata kirjanpitoon yhteenvetomuodossa, jolloin tietojen määrä on pieni. Tällaiset organisaatiot kuitenkin yleensä edellyttävät, että tapahtuman tietoja ylläpidetään. Kun kirjaus tehdään yhteenvetomuodossa yhden tositteen kautta, tapahtuman tietoja ei tiedetä eikä niitä voida ylläpitää.	En	Koska tapahtumatiedot häviävät, organisaatiot eivät saa käyttää yhtä tositetta yhteenvetomuodossa kirjaamiseen, jos raportointi edellyttää tarkempia tietoja.
Mahdollista järjestelmässä"	Organisaatiot käyttävät usein yhden tositteen toiminnallisuutta vain, koska järjestelmä mahdollistaa sen käytön, vaikka toiminnallisuuden vaikutuksia ei tunneta.	En	Pelkästään se, että järjestelmä sallii toimintojen käytön, ei ole koskaan pätevä syy käytölle. Toimintoja tulee käyttää vain, jos niillä on täytettävä toinen liiketoimintavaatimus.

Yksi tosite jatkossa

Seuraavat vaihtoehdot ovat käytettävissä yhden tositteen käytön aiheuttamien ongelmien vuoksi:

• Uusia ominaisuuksia tulee lisää, jos on parempi tapa toteuttaa liiketoimintaskenaario. Esimerkiksi Finance-versiossa 10.0.32 käyttöön otettu toiminto mahdollistaa maksujen syöttämisen erillisinä tositteina, mutta pankkitili päivitetään edelleen yhteenvetona. Kun toimintoja lisätään, ne dokumentoitetaan kutakin liiketoimintaskenaariota varten edellisen taulukon vaihtoehtoisen sarakkeen avulla.
• Joitakin tapahtumia voi olla yhä syötetty kirjauskansion kautta yhtenä tositteena, mutta lisätietoja voidaan seurata tapahtumien tietojen tunnistamiseksi oikein.
• Uusien ominaisuuksien yhdistelmää voidaan käyttää, mutta liiketoimintaskenaarioiden tapahtumia voidaan vielä lisätä kirjauskansioon yhtä tositetta käyttäen.

Uusien ominaisuuksien käyttöönottamiseksi organisaation on arvioitava koko ajan, voidaanko Kirjanpidon parametri -sivulla poistaa Salli useita tapahtumia yhdessä tositteessa -vaihtoehto käytöstä. On suositeltavaa olla käyttämättä yhden tositteen käyttöä integrointien yhteydessä, ellei jokin dokumentoiduista toiminnallisista aukoista edellytä toiminnon käyttöä.

Kun toimintaaukkoja täytetään, Microsoft ilmoittaa uudet, yhden tositteen asemesta käytettävät toiminnot. Joissakin liiketoimintaskenaarioissa, esimerkiksi toimittajalaskussa, jossa on useita rivejä, käytetään edelleen yhtä tositetta, mutta sitä käytetään kuitenkin parannusten yhteydessä. Nämä parannukset lähetetään siitä ilmoittavat, kun ne toimitetaan.