Varaston sulkeminen

Osana prosessia, jossa varasto-ottotapahtumat selvitetään vastaanottotapahtumia vasten, voit myös valita, että tehdyt oikaisut päivitetään pääkirjanpitoon.

Varaston sulkemisprosessi selvittää varasto-ottotapahtumat vastaanottotapahtumia vasten nimikkeen nimikemalliryhmässä valitun varastonarvostusmenetelmän perusteella. Selvitysprosessin yhteydessä voit määrittää, että pääkirjanpito päivitetään, jotta se vastaa tehtyjä oikaisuja. Varaston sulkemisen tai uudelleenlaskennan suorittamiseen saakka varasto-ottotapahtumat kirjataan kuitenkin lasketun juoksevan keskiarvon kustannushinnan mukaan.

Varaston sulkemisen jälkeen et voi enää tehdä kirjauksia asettamillesi varaston sulkemispäivämäärää edeltäville kausille, ellet peruuta valmista varaston sulkuprosessia. Jos varaston sulkeminen suoritetaan esimerkiksi kaudelle, joka päättyy 31. tammikuuta, et voi kirjata tapahtumia, joiden päivämäärä on aikaisempi kuin 31. tammikuuta.

Varaston nimikkeille määritetään jompikumpi kahdesta varastotyypistä: nimike tai palvelu. Varaston sulkeminen suorittaa samaa toimet molemmille tyypeille. Palvelunimikkeille varaston sulkeminen selvittää varasto-otot edelleen vastaanottojen kanssa.

Varaston sulkemisprosessin suoritustiheys vaihtelee eri yrityksissä. Tapahtumien määrä auttaa kuitenkin määrittämään, kuinka usein varaston sulkeminen tulisi suorittaa. Useimmat yritykset suorittavat varaston sulkemisen tavallisesti sulkemis- ja täsmäytystoimien yhteydessä joka kuukauden päätteeksi.

Varaston uudelleenlaskenta ja kirjanpito

Jos varastoon ja kirjanpitoon on tarpeen tehdä oikaisuja kuukauden tai muun varastokauden aikana, voit suorittaa varaston uudelleenlaskennan varaston sulkemisen asemesta. Varaston uudelleenlaskennassa varastotapahtumiin tehdään oikaisuja, mutta selvityksiä ei tehdä.

Varaston uudelleenlaskennan aikana oikaistaan käytettävissä oleva varasto ja varastotapahtumat. Lisäksi suoritetaan varaston uudelleenlaskennat ja varaston sulkemiset. Nämä tehtävät vaikuttavat niihin kirjanpitotileihin, jotka on linkitetty alkuperäiseen varastotapahtumaan.

Esimerkki

Kun luot ostotilauksen myyntitilauksesta, päivitetään alkuperäisen myyntitilauksen kirjanpitotilit. Vaikka tälle nimikkeelle määritetyn nimikeryhmän kirjanpitotilit olisivat vaihtuneet myyntitilauksen kirjaamisen jälkeen ja varaston uudelleenlaskenta olisi luonut oikaisusumman, tämä oikaisusumma kirjataan alkuperäiselle kirjanpitotilille. Oikaistua summaa ei kirjata nimikkeen uusille kirjanpitotileille.

Kun päivitys on valmis, voit tarkastella jonkin näistä tehtävistä seurauksena kirjattua kirjanpitotositetta.

1. Valitse tarkistettava päivitys Sulkeminen ja oikaisu ‑sivun Yhteenveto -välilehdessä.
2. Valitse Tiedot ja sitten Tosite.

Varaston sulkemisprosessin vaikutukset kirjanpitoon

Useat Sulkeminen ja oikaisu ‑sivulla suorittamasi tehtävät päivittävät kirjanpitoa. Kirjanpito päivittyy esimerkiksi silloin, kun teet oikaisuja varaston käytettävissä olevaan määrään tai varastotapahtumiin tai suoritat varaston uudelleenlaskennan tai varaston sulkemisen.

Näiden tehtävien vuoksi päivitettävät kirjanpitotilit on linkitetty alkuperäiseen varastotapahtumaan. Jos esimerkiksi myyntitilaus selvitetään ostotilausta vasten, alkuperäisessä myyntitilauksessa käytettyjä kirjanpitotilejä oikaistaan. Näin tapahtuu, vaikka tähän nimikkeeseen määritetyn nimikeryhmän kirjanpitotilit olisivat muuttuneet myyntitilauksen kirjaamisen jälkeen. Kun varaston sulkeminen on luonut tilityssumman, tilityssumma kirjataan alkuperäisiin kirjanpitotileihin, ei nimikkeelle määritettyihin uusiin kirjanpitotileihin. Kirjanpito voidaan myös päivittää, jos peruutat varaston sulkemisen.

Huomautus

• Varaston sulkeminen on pakollinen vaihe kaikkien varastomallien kuukauden lopun sulkemismenettelyssä liukuvaa keskiarvoa lukuun ottamatta. Varoitus annetaan, jos tilikausi yritetään sulkea ennen varaston sulkemista kauden päättymispäivänä.
• Ennen sulkemismenettelyn suorittamista voit tarkastella luetteloa nimikkeistä, joita ei voi selvittää päivityksen aikana.
• Varaston sulkeminen kannattaa ajoittaa aikaan, jona kuormitus ei ole huipussaan, jotta tietojenkäsittelyresurssit voidaan hajauttaa tasaisemmin.

Varaston sulkemisloki

Varaston sulkemisen valmistuttua viestikeskuksessa voidaan ilmoittaa, että yksikön kustannushinta on virheellinen, koska tapahtumaa ei voitu täysin selvittää.

Ennen kuin tämä sanoma tulee näyttöön, järjestelmä ilmoittaa nimikenumeron sekä tapahtuman, johon tilanne vaikuttaa. Sanoma kertoo, että tapahtumassa käytettävää kustannussummaa ei päivitetty varaston sulkemisen takia. Sanoma tulee näyttöön, kun varasto-ottotapahtumaa ei voida selvittää.

Järjestelmä tarkistaa varaston sulkemisprosessin yhteydessä jokaisesta taloushallinnon dimensiosta, onko varasto-ottoja enemmän kuin vastaanottoja määritettyyn sulkemispäivämäärään mennessä. Tällainen epätasapainotilanne voi aiheutua, kun ostotilauksen varastotapahtumaa ei kirjata kokonaan, koska toimittajan laskua ei ole vastaanotettu, tai kun tuotannon ylätason tuoterakennekomponentteja ei kirjata kirjanpitoon. (Osatuotannolle ei ole tehty kustannuslaskentaa.) Tällöin seuraava sulkeminen ei oikaise kaikkiin varasto-ottoihin oikeaa kustannushintaa, sillä kaikkia tarvittavia vastaanottotietoja ei ole käytettävissä.

Järjestelmä ilmoittaa jokaisen sulkemismenettelyn suorituksen osalta, onko varoitukset sisältävä lokitiedosto tallennettu ja voiko sitä tarkastella.

Jos sanoma sisältää useita varoituksia, on suositeltavaa suorittaa seuraavat toimenpiteet:

• Päivitä vastaanotot taloudellisesti.
• Siirrä sulkemispäivää eteenpäin.
• Arvioi liiketoimintaprosessit uudelleen.

Joissakin tapauksissa et voi ehkä tehdä mitään varoitusten suhteen. Kun esimerkiksi käytetään merkintää, ja merkityn ostotilauksen kirjanpitopäivämäärä on sulkemispäivämäärän jälkeen, sulkemispäivämäärää ei voida muuttaa.

Valmiin varaston sulkemisen peruuttaminen

Saatat joskus joutua peruuttamaan valmiin varaston sulkemisen ja palauttamaan selvitykset tilaan, jossa ne olivat ennen oikaisujen tekemistä. Kun valmis varaston sulkeminen peruutetaan, varasto myös avataan uudelleen, ja kirjaukset kyseisellä kaudella ovat taas mahdollisia. Asiaan liittyvät muutokset voidaan myös tehdä pääkirjanpitoon. Kun olet tehnyt haluamasi oikaisut, voit suorittaa varaston sulkemisen uudelleen kaudelle, jota käsittelet.

Huomautus

Vain viimeisin suljettu varastokausi voidaan avata uudelleen. Jos haluat peruuttaa aiemman varaston sulkemisen, jokainen seuraava varaston sulkeminen on peruutettava yksi kerrallaan uusimmasta sulkemisesta alkaen.