Yleisen kirjauskansion käsittely

Tässä artikkelissa kerrotaan ominaisuuksista, joiden avulla yleisen kirjauskansion käsittely on helpompaa ja jonka avulla voidaan myös varmistaa, että kerättävät tiedot ovat oikeita eikä sisäisessä tarkistuksessa ole ongelmia.

Kirjauskansioiden nimet

Kirjauskansioiden nimet on yksi tärkeimmistä määritettävistä alueista. On hyvä ajatus määrittää määrätyt kirjauskansionimet kullekin tarkoitukselle, kuten konsernin sisäinen, jaksotusoikaisut ja virheiden korjaus. Voit räätälöidä kunkin kirjauskansion nimen niin, että tietojen lisäys kullekin tarkoitukselle on helppoa ja turvallista.

Kirjauskansioiden nimet-sivulla voit määrittää seuraavat:

• Työnkulun hyväksyntä – Sisäisen valvonnan parantamiseksi määritä kirjauskansion työnkulkuja, jotka muodostavat oleelliset rajat tarkastus- ja hyväksyntävaiheille perustuen ehtoihin, kuten veloituksen kokonaissummaan. Voit määrittää työnkulkuja yleisille kirjauskansioille Kirjanpidon työnkulut -sivulla.
• Oletusarvot – Valitse oletusarvo vastatileille, valuutoille ja taloushallinnon dimensioille.
• Kirjauskansion hallinta – Voit määrittää yritystä, tilityyppiä ja segmenttiarvoja koskevia rajoituksia.

Esimerkkejä

Kirjauskansion nimeä voidaan käyttää vain oikaisuihin. Tässä tapauksessa voit määrittää, että vain Kirjanpito-tilityyppi on kelvollinen kaikissa yhtiöissä.

Kirjauskansion nimeä voidaan käyttää vain määrätylle segmentille tai päätilien alueelle.

Automaattinen peruutus on saatavilla yleisissä kirjauskansioissa. Sinulla voi esimerkiksi alla näkyvän esimerkin mukaisesti olla jaksotusoikaisu, jossa itse tiedostoa ei ole vielä käsitelty.

Microsoft Excelin lisäosa kirjauskansiovientejä varten tarjoaa lisäautomaatiota ja tekee tietojen syötöstä helpompaa. Toiminto Avaa rivit Excelissä on saatavilla Yleinen kirjauskansio- ja Kirjaustosite -sivuilla.

Voit määrittää toistuvia kirjauskansioita Kausikirjauskansiot-sivulla ja siten automatisoida kirjauskansion käsittelyn.

Voit käyttää tositemalleja milloin tahansa. Valitse Yleiset kirjauskansiot -sivulla kirjauskansion tosite -sivu, Tallenna ja Valitse tositemalli -toiminnot ovat käytettävissä kohdassa Toiminnot tositeriveille.

Liittyvät asetukset

Seuraavat asetukset eivät koske pelkästään yleisiä kirjauskansioita vaan auttavat takaamaan, että oikeat tiedot tulevat kirjatuiksi ja että kirjaaminen on helppoa.

Päätili

Päätilin asetukset tarjoaa useita vaihtoehtoja yleisen kirjauskansion käsittelyyn:

• Veloitus-/Hyvitystarve – Käytä tätä vaihtoehtoa, jos päätili on rajoitettu debet- tai kredit-tapahtumiin. Asetukset tarkistetaan, kun kirjauskansio vahvistetaan tai kirjataan.

• Oletusvastatili

• Keskeytetty – Keskeytä päätilille tehtävä tietojen kirjaaminen kaikkien tai tiettyjen yhtiöiden osalta.

• Älä salli manuaalista täyttämistä – Estä käyttäjiä täyttämästä manuaalisesti tilin arvo kirjauskansioissa.

• Oletusvaluutta/valuutan vahvistaminen

• Yrityksen ohitukset – Nämä asetukset liittyvät kiinteästi määriteltyyn yritykseen:

  • Arvonlisäveron oletusarvo/vahvistaminen
  • Oletusdimensio – Ei määritetty tai Kiinteä arvo. Kiinteä arvo auttaa varmistamaan, että kaikki tälle päätilille tehtävät kirjaukset käyttävät aina dimensioarvoa, jonka tilaksi on määritetty Kiinteä.

• Kirjauksen oikeellisuustarkistus

  • Käyttäjän oikeellisuustarkistus – Tällä vaihtoehdolla valvotaan, millä käyttäjillä on oikeus tehdä kirjauksia päätilille.
  • Kirjaustyypin oikeellisuustarkistus – Tällä vaihtoehdolla valvotaan, mitkä kirjaustyypit ovat sallittuja päätilillä.

Kirjanpitorakenteet ja lisäsääntöjen rakenteet

Kirjanpitorakenteet ja lisäsääntöjen rakenteet ovat erittäin tärkeitä sen varmistamisessa, että taloushallinnon raportoinnissa ja suorituskyvyn mittaamisessa tarvittavat tiedot ja asiakirjat kerätään kirjauskansion käsittelyn ja muun dokumentaation yhteydessä. Kirjanpitorakenteiden ja lisäsääntöjen rakenteiden ansiosta voit räätälöidä tietojen syöttörutiinin. Voit sallia tietojen syötön vain kussakin tilanteessa asianmukaisille taloushallinnon dimensioille sekä määrätä vaatimuksen siitä, että kerätään aina vaadittuja ja oikeita tietoja.

Lisätietoja on seuraavissa aiheissa:

• Tilikartan suunnittelu
• Luo kirjauskansioiden lisäsäännöt
• Kirjauskansioviennin luonti mallin avulla
• Luo ja vahvista kirjauskansiot
• Kausittaisten kirjauskansioiden kirjaaminen
• Käsittele kirjanpidon kohdistuskirjauskansio

Yleiset kirjauskansiot

Yleiset kirjauskansiot sallii kirjauskansion kirjaamisen mihin tahansa ympäristössäsi määritettyyn yritykseen ilman, että yritystä täytyy vaihtaa ennen kirjauskansion luomista. Yleiset kirjauskansiot -sivun yläosassa Uusi kirjauskansio -painikkeen avulla voit valita kirjauskansion yrityksen ja määrittää sitten kirjauskansion, jota varten haluat syöttää tietoja. Kun napsautat luodun kirjauskansion rivejä, ohjelma avaa kirjauskansion vakiorivien sivun, joka on sama kuin jos se avataan Kirjauskansio-sivulta.

Seteli

Dynamics 365 Financen versiossa 10.0.34 on uusi ominaisuus Ota yleinen kirjauskansiosivu käyttöön, kun haluat valita useita yrityksiä kirjausta varten, joka mahdollistaa useiden kirjauskansioiden valitsemisen kirjattavaksi missä tahansa yrityksessä. Kirjausprosessi luo yhden erätyön kutakin yritystä kohden kirjausta varten.

Kirjauksen simulointi

Löydät Kirjauksen simulointi -kohdan useimpien kirjauskansioiden Vahvista-valikosta. Kun vahvistat kirjauskansion Vahvista-toiminnon avulla, kirjauskansio testataan tiettyjen virhetilanteiden varalta. Jos käytät Kirjauksen simulointi -toimintoa, suoritetaan kaikki samat prosessit, jotka suoritetaan kirjauksen aikana kirjauskansiota kirjaamatta. Voit siten tarkastella näytettyjä kirjausviestejä, korjata mahdollisesti löytämäsi virheet ja kirjata sitten kirjauskansion avaamalla Kirjaa.

Kirjauksen simulointi ei ole käytettävissä eräkäsittelyä varten. Käytettävissä on kuitenkin koodi, jonka avulla voidaan simuloida eräkirjausta, ja kehittäjät voivat ulottaa koodin lisäämään tämän toiminnon.

Poista kirjauskansion lukitus

Kirjauskansiosivulla on painike, jonka avulla voit vapauttaa kirjauskansion, jonka Järjestelmän lukitsema -tilan arvo on Kyllä. Tämän lukituksen poiston voi suorittaa sen järjestelmän järjestelmänvalvoja, joka on analysoinut kaikki suoritettavat erätyöt ja vahvistanut, että tätä kirjauskansiota ei enää käsittele aktiivinen erätyö. Tämä painikkeen mahdollistaa Kirjauskansion lukituksen poiston painike -ominaisuus Ominaisuuksien hallinta -sivulla.

Työnkulun peruutus

Mahdollisuus palauttaa kirjauskansio työn kulussa, jonka tila on "peruuttamaton", on käytössä käyttämällä kirjauskansion ja Työnkulkuhistoria -sivun Työnkulku-painiketta. Tämän toiminnon ottaa käyttöön Kirjauskansion työnkulun tilan palautus -ominaisuus Ominaisuuksien hallinta -sivulla.

Poista kirjauskansion rivit

Dynamics 365 Financen versiossa 10.0.34 on käytettävissä uusi Poista kirjauskansion suorituskyky käyttämällä eräajoa -ominaisuus. Tämä ominaisuus mahdollistaa kirjaamattomien kirjauskansioiden poistamisprosessin ajoituksen. Tällöin käyttäjät voivat jatkaa muita töitä sen sijaan, että he odottaisivat poiston käsittelyn valmistumista.

Voit poistaa kirjauskansion kaikki rivit nopeasti siirtymällä kohtaan Toiminnot>Poista kirjauskansion rivit. Tämä toiminto vaikuttaa laajennuksiin LedgerJournalTrans-taulukossa. Se on Poista-menetelmä. Rivijoukko poistetaan kutsumatta jokaisen rivin Poista-menetelmää.

Huomautus

Dynamics 365:n talous- ja toimintosovellukset eivät mahdollista kirjattujen tapahtumien poistamista.