Ostoreskontran määrittäminen – yleiskatsaus

Tässä artikkelissa käsitellään sivuja, joiden avulla määritetään perus- ja valinnaiset toiminnot ostoreskontrassa. Artikkelissa kerrotaan myös ennen ostoreskontran määrittämisen aloittamista suoritettavat asetusvaiheet.

Ostoreskontra-määrityksen edellytykset

Ennen ostoreskontran määrittämäistä, seuraavat asetukset on määritettävä:

• Kirjanpidossa:
  • Jos aiot käyttää maksukirjauskansioita, ne on ensin määritettävä.
  • Jos aiot suorittaa valuuttakurssioikaisuja, määritä valuuttakoodit Valuutat-sivulla, vaihtokurssin tyypit Vaihtokurssin tyypit -sivulla ja valuutan vaihtokurssit Valuutan vaihtokurssit -sivulla.
• Määritä Maksuliikenteen hallinta -kohdassa pankkitilit, joita käytetään maksutapojen yhteydessä.

Ostoreskontra-asetusten sivut

Voit määrittää seuraavilla sivuilla ostoreskontran perustoiminnot kullekin yritykselle. Sivut mainitaan suositeltavassa määritysjärjestyksessä. Voit helpottaa määritysprosessia luomalla ensimmäisistä tietueista malleja. Mallissa arvot yleensä annetaan useisiin sellaisiin kenttiin, joiden ominaisuuksia organisaatio haluaa käyttää tietyn toimittajatyypin yhteydessä.

1. Määritä Maksuehdot-sivulla maksuehdot, jotka haluat määrittää myyntitilauksiin, ostotilauksiin, asiakkaisiin ja toimittajiin ja joiden mukaan laskujen eräpäivät määräytyvät. Lisätietoja on ohjeaiheessa Toimittajan toimitusmaksujen määrittäminen.
2. Luo ja ylläpidä Maksutapa - Toimittajat -sivulla tiedot tavoista, joilla organisaatio maksaa toimittajille.
3. Luo ja ylläpidä Toimittajaryhmät-sivulla toimittajaryhmiä, joilla on samat tärkeät kirjaus-, tilitys-, maksu-, raportointi- ja ennusteparametrit.
4. Määritä Toimittajan kirjausprofiilit -sivulla kirjausprofiilit, jotka määrittävät, miten toimittajatapahtumat kirjataan kirjanpitoon.
5. Määritä Ostoreskontran parametrit -sivulla oletusasetukset, joita käytetään, jos tarkempaa asetusta ei ole määritetty, erilaisten toimintojen parametrit ja ostoreskontran erilaiset numerosarjat.
6. Määritä Lomakeasetukset-sivulla niiden erilaisten toimittajiin liittyvien asiakirjojen muoto, joilla organisaatio seuraa toimittajien vastaanottoja ja antaa syyt toimittajille maksettaville suorituksille.
7. Luo ja ylläpidä Toimittajat-sivulla toimittajatilejä sekä veroviranomaisia, joille organisaatio ilmoittaa arvonlisäveron.

Ostoreskontran valinnaiset asetussivut

Perustoimintojen lisäksi ostoreskontrassa voi määrittää muita toimintoja.

Lisäasetusten sivut on järjestetty toiminnon mukaan.

Käytännöt

• Määritä Toimittajan laskukäytäntö -sivulla toimittajan laskukäytännöt.

Laskun täsmäytys

• Määritä Laskusummien toleranssit -sivulla laskusummien toleranssit.
• Määriä Täsmäytyskäytäntö-sivulla kaksi- ja kolmisuuntaiset vastaavuuskäytännöt.
• Määritä Hintatoleranssit-sivulla yksikköhintojen toleranssit.
• Määritä Nimikkeiden hintatoleranssiryhmät -sivulla nimikehintojen toleranssiryhmät.
• Määritä Toimittajan hintatoleranssiryhmät -sivulla toimittajan hintojen toleranssiryhmät.
• Määritä Kulutoleranssit-sivulla kulujen toleranssit.

Työnkulku

• Määritä Ostoreskontran työnkulut -sivulla kirjauskansioiden hyväksyntä- ja ostoehdotustyönkulkujen määritykset.

Syyt

• Määritä syykoodit Toimittajan syyt -sivulla.

Kulut

• Määritä Kulujen koodi -sivulla ostotilauksessa käytettyjen kulujen koodit.
• Luo ja ylläpidä Toimittajan kulujen ryhmä -sivulla toimittajien kulujen ryhmiä.
• Luo ja ylläpidä Nimikkeen kuluryhmät -sivulla nimikkeiden kuluryhmiä.
• Määritä Automaattiset kulut -sivulla tilauksiin automaattisesti määritettävät kulut.

Lisänimikkeet

• Luo ja ylläpidä Täydennysnimikeryhmät - Toimittaja -sivulla toimittajien täydennysnimikeryhmiä.
• Luo ja ylläpidä Täydennysnimikeryhmät - Varasto -sivulla nimikkeiden täydennysnimikeryhmiä.

Toimitukset

• Luo ja ylläpidä Toimitusehdot-sivulla ehtoja, joiden mukaisesti nimike siirretään myyjältä ostajalle.
• Luo ja ylläpidä Toimitustavat-sivulla kuljetustavat, joilla tilaus toimitetaan myyjältä ostajalle.
• Luo ja ylläpidä Kohdekoodit-sivulla toimituskohteiden tunnuksia ja kuvauksia.

Lomakkeet

• Luo Lomakehuomautukset-sivulla eri sivulla näkyvä vakioteksti.
• Määritä Lomakkeen lajitteluparametrit -sivulla ehdotusten, vastaanottoluetteloiden, pakkausluetteloiden ja laskujen lajittelujärjestys.
• Määritä Tulostuksenhallinnan asetukset -sivulla alkuperäisten ja kopioitujen sivujen tulostuksenhallinnan tiedot.

Maksut

• Määritä käteisalennusten saantiehdot ja niitä Käteisalennukset-sivulla. Käteisalennuskoodit liitetään toimittajiin ja niitä käytetään ostotilauksissa.
• Määritä Maksusuunnitelmat-sivulla maksusuunnitelmat, joilla hallitaan toimittajille maksettavia maksuerämaksuja.
• Määritä Maksupäivät-sivulla eräpäivien laskennassa käytettävät maksupäivät ja määritä maksupäivät viikon tai kuukauden tietylle päivälle.
• Luo ja ylläpidä Toimitusmaksu-sivulla toimittajiin liittyviä toimitusmaksuja.
• Luo ja ylläpidä Maksuohje-sivulla maksuohjeita.

Tilastotiedot

• Määritä Erääntymiskausien määritykset -sivulla käyttäjän määrittämiä välejä toimittajatilien erääntymisjakauman analysointia varten.
• Luo Toimiala-sivulla toimittajille määritettäviä toimialakoodeja.

Vero 1099

• Vahvista ja päivitä 1099-kentät -sivulla vähimmäissummat, jotka on ilmoitettava Yhdysvaltain veroviranomaiselle (IRS) uusimpien IRS-vaatimusten perusteella.

Muiden moduulien valinnaiset asetukset

Organisaation hallinto

• Määritä Numerosarjat-sivulla laskunumeroiden numerosarjaryhmät.
• Määritä osoitetiedot seuraavilla sivuilla:
  • Osoitemääritys
  • NAF-koodit
  • Tuo postinumerot

Kirjanpito

• Määritä taloushallinnon dimensiot Taloushallinnon dimensiot -sivulla.
• Määritä verotiedot seuraavilla sivulla:
  • Arvonlisäverokoodit
  • Arvonlisäveroryhmät
  • Nimikkeiden arvonlisäveroryhmät
  • Tiliryhmä
  • Verottomuuskoodit
  • Arvonlisäveroviranomaiset
  • Alv-viranomaiset
  • Arvonlisäveron tilityskaudet

Maksuliikenteen hallinta

• Määritä Maksun tarkoituskoodit -sivulla Keskuspankin maksun tarkoituskoodit.