Skannattujen tiedostojen laskujen automatisointi

Tässä artikkelissa kerrotaan tietoyksiköistä, joita voidaan käyttää toimittajalaskujen päästä päähän -automatisointiin. Tämä koskee myös laskuja, jotka sisältävät liitteitä.

Organisaatiot, jotka haluavat helpottaa ostoreskontran prosessejaan, määrittelevät usein laskutusprosessin yhdeksi tärkeimmäksi tehostettavaksi prosessialueeksi. Usein nämä organisaatiot siirtävät paperilaskujen käsittelyn ulkoiselle optisten merkkien tunnistuksen (OCR) palveluntarjoajalle. Ne saavat koneellisesti luettavat laskun metatiedot ja jokaisen laskun skannatun kuvan. Automaation avuksi luodaan "viimeisen osuuden" ratkaisu, joka mahdollistaa näiden artefaktien käytön laskutusjärjestelmissä. Nyt tämä viimeisen osuuden automaatio on valmiiksi käytössä laskuautomaatioratkaisun avulla.

Ratkaisukonteksti

Laskuautomaatioratkaisu tuo käyttöön vakiokäyttöliittymän, joka sisällyttää laskun metatiedot laskun otsikkoon ja laskutusriveille sekä mahdolliset laskuliitteet. Mikä tahansa ulkoinen järjestelmä, joka voi luoda tämän käyttöliittymän kanssa yhteensopivia artefakteja, voi lähettää syötteen laskujen ja liitteiden automaattista käsittelyä varten.

Seuraavassa kuvassa on esimerkkitilanne integroinnista, jossa Contoso on tehnyt yhteistyötä OCR-palveluntarjoajan kanssa toimittajan laskun käsittelyä varten. Contoson palveluntarjoajat lähettävät laskuja palveluntarjoajalle sähköpostitse. Palveluntarjoajan luo OCR-käsittelyn avulla laskun metatiedot (otsikon ja/tai rivit) ja skannatun kuvan laskusta. Integrointitaso muuntaa sitten nämä artefaktit yhteensopivaan muotoon.

Edellisestä skenaariosta on useita mahdollisia versioita, jos laskun integrointi on pakollinen. Toinen käyttöliittymän käyttötapa on tietojen siirtäminen laskujen ja liitteiden luomiseksi.

Ratkaisukomponentit

Seuraavat komponentit sisältyvät kattavaan ratkaisuun:

• Laskuotsikon, laskurivien ja laskun liitteiden tietoyksiköt
• Laskujen poikkeusten käsittely
• Laskujen liitteiden rinnakkainen tarkastelu

Tämä artikkeli sisältää myös näiden ratkaisukomponenttien yksityiskohtaiset kuvaukset.

Tietoyksiköt

Datapaketti on työyksikkö, joka on lähetettävä, jotta laskujen otsikot, laskurivit ja laskujen liitteet voidaan luoda. Seuraavia tietoyksiköitä käytetään datapaketin muodostavien artefaktien luomiseen:

• Toimittajan laskun otsikko
• Toimittajan laskurivi
• Toimittajan laskun asiakirjaliite

Toimittajan laskun asiakirjaliite on uusi toiminnon osana esiteltävä tietoyksikkö. Toimittajan laskun otsikkoa on muokattu siten, että se tukee liitteitä. Toimittajan laskuriviyksikköä ei ole muutettu tämän toiminnon osalta.

Lisätietoja tietopaketeista on kohdassa Tietojen hallinnan yleiskatsaus. Lisätietoja tietopakettien luonnista tietojen hallinnan työtilassa on kohdassa Tietopakettien käsittely ja kuluttaminen Dynamics 365:n talous- ja toimintosovellusratkaisussa.

Noudata näitä vaiheita, kun haluat luoda nopeasti testitietoja, jotka sisältävät laskuja ja -liitteitä.

1. Kirjaudu sisään esiintymääsi.

2. Valitse Ostoreskontra>Laskut>Avoimet toimittajan laskut.

3. Luo laskuja, joissa on rivejä ja liitteitä.

   Muistiinpano

   Liitteiden on oltava otsikon liitteitä. Toimittajan laskun asiakirjaliiteyksiköt eivät tue tällä hetkellä riviliitteitä.

4. Avaa Tietojen hallinta -työtila.

5. Luo vientityö, joka sisältää toimittajan laskun otsikko-, toimittajan laskun rivi- ja toimittajan laskun asiakirjaliite -yksiköt.

6. Vie tiedot.

7. Lataa viedyt tiedot pakettina. Voit käyttää pakettia tietojen tuontiin kohde-esiintymiin testausta varten.

Yritys määrittäminen laskua varten

Tietopakettien kautta tuodut laskut voidaan liittää ne omistaviin yrityksiin kahdella tavalla:

• Laskuja käsittelevä tuontityö tuo sen samaan yritykseen, jossa työ oli ajoitettu Tietojen hallinta -työtilassa. Toisin sanoen työn yritys määrittää yrityksen, jolle lasku kuuluu.
• Jos laskuja sisältävä tietopaketti lähetetään Financeen, kutsuja (toisin sanoen integrointisovellus, joka suoritetaan Financen ulkopuolella) voi erikseen mainita yritystunnuksen HTTP-pyynnössä. Tässä tapauksessa yrityskonteksti, jossa käsittelytyö suoritetaan Financessa, sekä laskut tuodaan yritykseen, joka siirrettiin HTTP-pyynnön kautta.

Muistiinpano

Tämä on vakiotyyppinen tietojen hallintatoiminto. Tämä on selitetty laskujen yhteydessä vain kattavuuden vuoksi.

Poikkeuksen käsittely

Skenaarioissa, joissa toimittajalaskut tulevat talous- ja toimintasovelluksiin integroinnin kautta, ostoreskontratiimin jäsenellä on oltava helppo tapa käsitellä poikkeuksia tai epäonnistuneita laskuja ja keino luoda odottavia laskuja epäonnistuneista laskuista. Toimittajan laskujen poikkeusten käsittely on nyt osa talous- ja toimintasovelluksia.

Luettelosivulle tuonnissa epäonnistuneet toimittajan laskut

Uusi laskun poikkeusten luettelosivu on kohdassa Ostoreskontra>Laskut>Epäonnistuneet tuonnit>Toimittajan laskut, joiden tuonti epäonnistui. Tällä sivulla näkyvät kaikki toimittajalaskujen otsikkotietueet Toimittajan laskun otsikko ‑tietoyksikön väliaikaisesta taulukosta. Huomaa, että voit tarkastella samoja tietueita Tietojen hallinta -työtilassa. Tietojen hallinta -työtilassa voit myös suorittaa samat toiminnot, jotka ovat käytössä poikkeusten käsittelytoiminnossa. Poikkeusten käsittelytoiminto on optimoitu toiminnalliselle käyttäjälle, mikä helpottaa käyttöä.

Tämä luettelosivulta sisältää seuraavat kentät, jotka saadaan syötteen kautta:

• Yritys – Yritys, joka omistaa laskun

• Virhesanoma – Virhesanoma, jonka tiedonhallinta-sovelluskehys muodostaa selitykseksi, miksi laskua ei voitu luoda

• Numero – Laskunumero

• Laskutusasiakasnumero

• Nimi – Toimittajan nimi

• Toimittajanro

• Ostotilauksen numero – Ostotilauksen numero laskuun

• Kirjauspäivä

• Laskun päivämäärä

• Laskun kuvaus

• Valuutta

• Loki

• Riviviite – Tunnus, joka saadaan ulkoisesta järjestelmästä

  Muistiinpano

  Riviviite ei ole laskun tunnus.

Tällä luettelosivulta on myös esikatseluruutu, jota voit käyttää seuraavilla tavoilla:

• Tarkastele koko virhesanomaa laajentamatta taulukon Virhesanoma-saraketta.

Luettelosivun tukee seuraavia toimia:

• Muokkaa – Avaa poikkeustietue muokkaustilassa siten, että voit korjata ongelmia.
• Asetukset – Luettelosivuilla käytettävissä olevien vakiovaihtoehtojen tarkastelu. Voit käyttää Lisää työtilaan -asetusta ja kiinnittää työtilaasi poikkeusluettelosivun luettelona tai ruutuna.

Tietosivulle tuonnissa epäonnistuneet toimittajan laskut

Kun aloitat muokkaustilan, avautuu Tietosivulle tuonnissa epäonnistuneet toimittajan laskut laskulle, jossa on ongelmia. Jos liitteen sisältävässä laskussa on ongelmia, liite ei näy. Liite on liitettävä laskuun uudelleen.

Jos Tietosivulle tuonnissa epäonnistuneet toimittajan laskut -sivulla voit luoda odottavan laskun. Kun laskun ongelmat on korjattu poikkeuskäsittelyn yhteydessä, voit luoda odottavan laskun valitsemalla tämän Luo odottava lasku -painikkeen. Odottava lasku luodaan taustalle.

Jaettu palvelu vs. organisaatioperusteinen poikkeusten käsittely

Poikkeusluettelo-sivu tukee vakiotyyppisiä suojausrakenteita, joita Tietojen hallinta -työtila tukee väliaikaisten tiedostojen käsittelyssä. Laskun tuontityö voidaan suojata seuraavilla tavoilla:

• Käyttäjäroolikohtainen
• Käyttäjäkohtainen
• Yrityskohtainen

Jos suojaus on konfiguroitu laskun tuontityötä varten, poikkeusluettelosivu noudattaa kyseisiä asetuksia. Käyttäjät näkevät ainoastaan ne laskun poikkeustietueet, jotka tämä asetus sallii.

Esimerkiksi Contoso on päättänyt käsitellä laskun poikkeuksia yrityskohtaisesti. Siksi suojaus on määritetty laskun tuontityölle siten, että yrityksen A käyttäjä näkee ainoastaan laskun poikkeukset yrityksessä A ja yrityksen B käyttäjä näkee ainoastaan laskun poikkeukset yrityksessä B. Tämä asetus mahdollistaa tehtävien eriyttämisen laskun poikkeusten hallinnassa.

Contoso voi myös päättää ettei se pakota mitään suojausta, jotta samat käyttäjät voivat prosessoida laskun poikkeuksia kaikissa yrityksissä. Tämä asetus mahdollistaa jaetut palvelut -skenaarion laskun poikkeusten hallintaa varten.

Liitteiden rinnakkainen tarkastelu

Seuraavilla sivuilla, joita käytetään laskutusprosessiin, on nyt liitteiden tarkastelutoiminto toimittajan laskujen helppoa tarkastelua varten:

• Poikkeusten käsittely
• Odottavat toimittajan laskut -sivu (käytettävissä myös laskun tarkistusprosessissa)
• Laskukirjauskansio -kyselysivu (kirjatuille laskuille)

Liitteen tarkastelutoiminnon päätoiminto:

• Kaikkien liitetiedostotyyppien tarkastelu joita tiedostojen hallinta tukee (tiedostot, kuvat, URL-osoitteet ja huomautukset).
• Monisivuisten TIFF-tiedojen tarkastelu.
• Suorita seuraavat toiminnot kuvatiedostoille:
  • Korosta kuvan osia.
  • Estä kuvan osia.
  • Lisää huomautuksia kuvaan.
  • Suurenna ja pienennä kuvaa.
  • Panoroi kuvaa.
  • Peruuta toiminto ja tee se uudelleen.
  • Sovita kuvan koko.

Muistiinpano

Nämä toiminnot ovat käytettävissä vain kuvatiedostoille (JPEG TIFF, PNG jne.). Näillä toiminnoilla kuvaan tekemäsi muutokset tallennetaan kuvatiedostoon. Tällä hetkellä liitteen tarkastelutoiminto ei sisällä versionhallinta- tai tarkistusominaisuuksia.

Oletusliite

Jos toimittajalaskussa on useampia kuin yksi liite , voit määrittää yhden asiakirjan oletusliitteeksi Liitteet-sivulla. On oletusliite -asetus on tämän toiminnon osaksi lisätty uusi asetus. Tämä asetus on käytettävissä myös toimittajan laskujen asiakirjaliite -tietoyksikössä. Näin oletusliite voidaan määrittää integrointien avulla.

Ainoastaan yksi tiedosto voidaan määrittää oletusliitteeksi. Määritettyäsi asiakirjan oletusliitteeksi se näytetään automaattisesti liitteen katseluohjelmassa laskun avaamisen yhteydessä. Jos et määritä mitään asiakirjaa oletusliitteeksi, liitteen katseluohjelma ei näytetä automaattisesti mitään liitettä laskun avaamisen yhteydessä.

Näytä/piilota laskun liitteet

Uudella painikkeella, joka on käytettävissä Poikkeuksen käsittely, Odottava lasku ja Laskukirjauskansio -kyselysivuilla, voit näyttää tai piilottaa liitteiden tarkastelutoiminnon.

Suojaus

Seuraavia liitteen katseluohjelman toimintoja ohjataan roolipohjaisen suojauksen kautta:

• Korostus
• Esto
• Huomautus

Odottavat toimittajan laskut -sivu

Seuraavat oikeudet mahdollistavat vain luku -tyyppiset käyttöoikeudet tai luku-/kirjoitus-oikeudet liitteen katseluohjelmassa korostamis-, esto- ja huomautustoiminnoille:

• Ylläpidä toimittajan laskun kuvan – Tämä oikeus antaa luku-/kirjoitusoikeudet.
• Näytä toimittajan laskun kuva – Tämä oikeus antaa vain luku -oikeudet.

Seuraavat tehtävät antavat vain luku -oikeudet tai luku-/kirjoitusoikeudet liitteen katseluohjelmalle näissä toiminnoissa:

• Toimittajan laskujen ylläpito : Toimittajan laskujen kuvan ylläpito-oikeus on annettu tälle tehtävälle.
• Kohdista kyselyjä toimittajan laskujen tilaan : Toimittajan laskujen kuvan tarkasteluoikeus on annettu tälle tehtävälle.

Seuraavat roolit antavat vain luku -oikeudet tai luku-/kirjoitusoikeudet liitteen katseluohjelmalle näissä toiminnoissa:

• Ostoreskontra-assistentti ja Ostoreskontrapäällikkö: Toimittajan laskujen ylläpito -tehtävä on annettu näille rooleille.
• Ostoreskontra-assistentti, Ostoreskontrapäällikkö, Ostoreskontran keskitetty maksuliikenneassistentti ja Ostoreskontran maksuliikenneassistentti: Kohdista kyselyjä toimittajan laskujen tilaan -velvollisuus on liitetty näihin rooleihin.

Toimittajalaskun liite

Seuraavat oikeudet mahdollistavat vain luku -tyyppiset käyttöoikeudet tai luku-/kirjoitus-oikeudet liitteen katseluohjelmassa korostamis-, esto- ja huomautustoiminnoille.

Muistiinpano

Valmiiksi määritetyillä rooleilla, jotka mainitaan tässä osassa, on vain luku -oikeudet laskun kuviin liitteen katseluohjelmassa. Jos roolilla pitää olla myös kirjoitusoikeus kuviin, jos annat kirjoitusoikeudet kyseiselle roolille käyttämällä oikeuksia ja velvollisuuksia, jotka on kuvattu tässä.

• Ylläpidä toimittajan laskun otsikon yksikön kuvaa: Oikeus sisältää luku-/kirjoitusoikeudet laskun kuviin liitteen katseluohjelmassa.
• Tarkastele toimittajan laskun otsikon yksikön kuvaa: Oikeus sisältää vain luku -oikeudet laskun kuvaan liitteen katseluohjelmassa.

Seuraavat tehtävät antavat vain luku -oikeudet liitteen katseluohjelmalle näissä toiminnoissa:

• Toimittajan laskujen ylläpito : Toimittajan laskujen otsikko -yksikön kuvan ylläpito-oikeus on annettu tälle tehtävälle.

Seuraavat roolit antavat vain luku -oikeudet liitteen katseluohjelmalle näissä toiminnoissa:

• Ostoreskontra-assistentti ja Ostoreskontrapäällikkö: Toimittajan laskujen ylläpito -tehtävä on annettu näille rooleille.

Oletusarvoisesti jos käyttäjärooli antaa muokkausoikeudet mille tahansa sivulle, käyttäjällä on myös muokkausoikeudet liitteen katseluohjelmassa korostus-, esto- ja huomautustoimintojen osalta. Jos kuitenkin esiintyy skenaarioita, joissa tietyllä roolilla on oltava muokkausoikeudet sivulla mutta ei liitteen katseluohjelmassa, voidaan käyttää edellä olevassa luettelossa esitettyjä ja käyttötapaukseen soveltuvia oikeuksia.