Raporttien tarkasteleminen

  • Artikkeli

Tässä artikkelissa käsitellään talousraporttien tarkastelemista ja niihin perehtymistä. Artikkelissa on tietoja erilaisista vaihtoehdoista, joilla voit muuttaa talousraporttien ulkoasua ja niihin sisältyviä tietoja.

Taloushallinnon raportoinnin yleiskatsaus

Avaa taloudellinen raportti

Voit avata raportin valitsemalla raportin nimen. Kun raportti avataan ensimmäistä kertaa, se luodaan automaattisesti edelliselle kuukaudelle. Jos esimerkiksi avaat raportin ensimmäisen kerran elokuussa 2020, raportti luotiin päivämäärälle 31.7.2020. Kun raportti on avattu, voit aloittaa siihen perehtymisen porautumalla tiettyyn tietoon ja muuttamalla raporttiasetuksia.

Raportin tietoihin perehtyminen

Taloudelliset raportit voivat sisältää useita yksityiskohtaisia tasoja. Taloushallinnon taso on ensimmäinen taso jonka näet, kun avaat taloushallinnon raportin. Siirtyäksesi kirjanpitotasoon, valitse tiedot joihin haluat perehtyä. Esimerkiksi, tarkastellaksesi tilin myyntitietoja, valitse myyntitiedot, joita haluat tutkia. Kirjanpitotasolta, voit mennä alaspäin tarkastelemaan tapahtumia, joista tilin saldo muodostuu. Voit tarkastella tapahtumia kahdella tavalla: raportin tapahtumat ja tositetapahtumat.

  • Raportin tapahtumat – tapahtumat näkyvät muotoillussa näkymässä, joka kuuluu taloushallinnon raporttiin. Tarkastellaksesi tapahtumia muotoillussa näkymässä, valitse tieto johon haluat perehtyä ja valitse sitten Perehdy raportin tapahtumatasolle.
  • Tositetapahtumat – tositteen tapahtumakysely avautuu, jossa voit tarkastella tapahtumia. Voit tarkastella tositetapahtumakyselyn tapahtumia valitsemalla tiedon, johon haluat porautua, ja valitsemalla sitten Avoimet tilitapahtumat.

Jos tiedot ovat budjettitietoja, voit avata budjettitilimerkinnöt. Sulkeaksesi raportin tasoja ja palataksesi sinne mistä aloitit, voit painaa Esc-näppäintä tai klikata Sulje-painiketta (X) oikeassa yläkulmassa.

Muuta raporttiasetuksia

Voit lisätä ominaisuus- ja dimensiosuodattimia tai vaihtaa budjettisuunnitelmaa todellinen vs. budjetti -raportissa. Valitse toimintoruudussa Raportin asetukset ja noudata sitten jotakin seuraavista askelista:

  • Käyttääksesi raportissa ominaisuus suodattimia, valitse lisää ominaisuus suodatin. Valitse määrite, näppäile määritteen arvo ja klikkaa sitten OK. Esimerkiksi jos valitset tililuokka-määritteen, syötä myynti määritteen arvona. Poistaaksesi määritte-suodattimen, klikkaa poista.
  • Käyttääksesi raportissa dimensioiden suodattimia, valitse Lisää dimension suodatin. Valitse dimensio ja kirjoittaa joko dimensiotunnus tai valitse dimensio luettelosta. Poistaaksesi dimensiosuodattimen, klikkaa poista.
  • Muuttaaksesi skenaariota todellinen vs. budjetti -raportissa, valitse uusi skenaario ja valitse sitten OK. Jos valittu skenaario on eri tilikaudelle, tuloksia ei palauteta. Jos esimerkiksi raportti luodaan FY2015:lle ja nykyinen skenaario on FY2020 ja uusi valittu skenaario on FY2016, tuloksia ei palauteta. Jos tarvitaan uusi skenaario eri tilikaudelle, luo skenaarioon liittyvä uusi raportti tilikaudelle.

Kun klikkaat OK, kaikki valitsemasi vaihtoehdot käytetään raporttiin. Jos päätät, että et halua käyttää valittuja asetuksia, klikkaa peruuta.

Päivitä talousraportti

Voit päivittää (päivitys) talousraportin siten, että siinä näkyy kaikkein viimeisimmät tiedot sille vuodelle ja kaudelle, jolle raportti luotiin. Jos esimerkiksi päivität talousraportin, joka on luotu lokakuulle 2020, raportti sisältää kaikki uudet lokakuulle 2020 kirjatut tapahtumat. Päivitä raportti valitsemalla toimintoruudussa Päivitä. Päivitetty raportti on saatavissa vain sen päivittäneelle henkilölle. Raportti on julkaistava, jotta muut käyttäjät näkevät samat tiedot.

Julkaise talousraportti

Kun olet päivittänyt talousraportin, voit julkaista sen. Organisaation muut käyttäjät voivat sitten tarkastella sitä. Julkaistaksesi raportin toimintoruudussa, klikkaa julkaise.

Näytä talousraportti eri valuuttana

Talousraportti voidaan näyttää minä vain valuuttana milloin tahansa. Näyttääksesi raportin toisena valuuttana, toimintoruudussa, klikkaa valuutta ja valitse sitten valuutta. Raportti käännetään kyseiseksi valuutaksi ja tulokset näytetään. kaikki valuuttakoodit tai merkit, jotka sisällytetään raportin rakenteen osaksi, päivitetään vastaamaan uutta valuuttaa. Luettelossa näkyvät valuutat ovat raportoinnin valuuttoja, jotka on määritetty Financessa.

Näytä talousraportti yhteenvetona

Talousraportti voi sisältää erittelyrivejä ja yhteenveto-rivejä. Erittelyrivit ovat rivejä, joilla on päätilit tai dimensiot. Yhteenvetorivit ovat kuvaus-, summa- ja laskentarivejä. Näyttääksesi vain yhteenvetorivit raportissa, klikkaa näytä ja valitse sitten vain yhteenvetorivit. Raportti on tiivistetty ja näyttää vain yhteenvetorivit. Nähdäksesi yhteenvetorivit sekä erittelyrivit, klikkaa näytä ja valitse sitten vain yhteenvetorivit uudelleen.

Taloushallinnon raportin tulostaminen luo PDF-tiedoston, joka voidaan sitten tulostaa manuaalisesti. Luo tulostettava talousraportti valitsemalla toimintoruudussa Tulosta ja määritä sitten tulostusasetukset seuraavien ohjeiden mukaan:

  • Sisällyttääksesi yksityiskohtaisia tasoja tulostettavaan raporttiin, säädä liukusäätimellä kyllä tai ei. Jos raportissa käytetään raportointipuuta, voit valita kaikki raportointiyksiköt tai vain nykyisen raportointiyksikön.
  • Määrittääksesi sivun koon, valitse luettelosta sivun koko.
  • Määrittääksesi sivun asettelun, valitse sivun asettelu luettelosta. Jos haluat raportin sisällön mahtuvan leveyteen, jonka olet valinnut, aseta liukusäädin asentoon kyllä.
  • Määrittääksesi sivun varmuusmarginaalit, kirjoita ylä- ja alamarginaalin sekä vasemman ja oikean marginaalin koko tuumina.

Kun tulostusasetukset on määritetty, jatka valitsemalla Tulosta, jolloin kysytään, haluatko ladata tiedoston, tai tallennan tiedosto OneDriveen tai SharePointiin. Jos päätät, ettet halua jatkaa, valitse siinä tapauksessa Peruuta. Kun jatkat, raportin hahmonnus palvelimessa alkaa ja sinua pyydetään lataamaan raportti PDF-muodossa. Voit nyt tarkastella raporttia PDF-katseluohjelmassa sekä valita tulostimen, johon raportti lähetetään, sekä tehdä muutoksia tulostusasetuksiin.

Lähetä talousraportti

Lähettääksesi talousraportin. toimintoruudussa, klikkaa lähetä. Raportti lähetetään Microsoft Exceliin ja selaimesi kysyy, haluatko avata tai tallentaa vientitiedostoon. Vientiasetuksia, jotka on määritetty raportin suunnittelussa, käytetään vietävään raporttiin.

Lisäresurssit

Taloushallinnon raportointi