Luottamuksellisen sähköpostin salaaminen tai merkitseminen Microsoft 365 Business Premium

Tietosi ja tietosi ovat tärkeitä ja usein luottamuksellisia. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit suojata luottamuksellisia tietoja luottamuksellisuustunnisteiden avulla. Luottamuksellisuustunnisteiden avulla voit varmistaa, että sähköpostin vastaanottajat käsittelevät tietoja oikealla suojaustasolla.

Parhaat käytännöt

Ennen kuin henkilöt lähettävät luottamuksellisia tai luottamuksellisia tietoja sisältäviä sähköpostiviestejä, heidän kannattaa ottaa käyttöön seuraavat:

• Salaus: Voit salata sähköpostisi sähköpostin tietosuojan varmistamiseksi. Kun salaat sähköpostiviestin, se muunnetaan luettavasta vain teksti -tekstistä sekavaksi syfääritekstiksi. Vain vastaanottaja, jolla on viestin salaamiseen käytettyä julkista avainta vastaava yksityinen avain, voi tulkita viestin lukemista varten. Jokainen vastaanottaja, jolla ei ole vastaavaa yksityistä avainta, näkee kuitenkin tulkitsematonta tekstiä. Järjestelmänvalvojasi voi määrittää sääntöjä tiettyjen ehtojen täyttävän viestin automaattiseen salaamiseen. Järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi luoda säännön, joka salaa kaikki organisaatiosi ulkopuolelle lähetetyt viestit tai kaikki viestit, joissa mainitaan tiettyjä sanoja tai lauseita. Mitkä tahansa salaussäännöt otetaan käyttöön automaattisesti.

• Luottamuksellisuustunnisteet: Jos organisaatiosi edellyttää sitä, voit määrittää luottamuksellisuustunnisteet, joita käytät tiedostoissasi ja sähköpostissasi, jotta ne ovat yhteensopivia organisaatiosi tietosuojakäytäntöjen kanssa. Kun määrität selitteen, selite säilyy sähköpostiviestissäsi myös silloin, kun se lähetetään. Selite näkyy esimerkiksi viestin otsikkona.

  

Määrittäminen

Jos haluat salata viestin, joka ei ole ennalta määritetyn säännön mukainen tai jos järjestelmänvalvojasi ei ole määrittänyt sääntöjä, voit käyttää erilaisia salaussääntöjä ennen viestin lähettämistä. Jos haluat lähettää salatun viestin Outlook 2013:sta tai 2016:sta tai Outlook 2016 for Mac, valitse Asetukset > Käyttöoikeudet ja valitse sitten haluamasi suojausasetus. Voit myös lähettää salatun viestin valitsemalla Outlookin verkkoversio Suojaa-painikkeen. Lisätietoja on artikkelissa Lähetä, tarkastele ja vastaa salattuihin viesteihin Outlook for PC:ssä.

Hallinta asetukset

Saat lisätietoja sähköpostin salauksen määrittämisestä sähköpostin salauksesta Microsoft 365:ssä.

Sähköpostiviestien automaattinen salaus

Järjestelmänvalvojat voivat luoda postinkulun sääntöjä, jotka suojaavat automaattisesti sähköpostiviestejä, jotka lähetetään ja vastaanotetaan kampanjalta tai yritykseltä. Määritä säännöt, jotka salaavat lähtevät sähköpostiviestit ja poistavat salauksen organisaatiosi sisältä tulevista salatuista viesteistä tai organisaation lähettämien vastausten salattujen viestien salauksista.

Luot postinkulun säännöt sähköpostiviestien salaamiseksi Microsoft Purview -salaus. Määritä postinkulun säännöt viestin salauksen käynnistämiseksi Exchange-hallintakeskuksen (EAC) avulla.

1. Kirjaudu sisään verkkoselaimessa työpaikan tai oppilaitoksen tilillä, jolle on myönnetty yleiset järjestelmänvalvojan oikeudet.

2. Valitse Hallinta ruutu.

3. Valitse Hallinta keskuksessa Hallinta keskukset>Exchange.

Lisätietoja on artikkelissa Sähköpostiviestien salaamista varten määritettyjen postinkulkusääntöjen määrittäminen.

Salausviestien merkitseminen

Voit myös käyttää tuotemerkkiä mukauttaaksesi sähköpostiviestien ulkoasua ja tekstiä. Lisätietoja on artikkelissa Organisaation brändin lisääminen salattuihin viesteihin.

Seuraavat vaiheet

Opi tekemään yhteistyötä turvallisesti.