Tiedostojen ja videoiden jakaminen turvallisessa ympäristössä

On tärkeää kiinnittää huomiota siihen, kuka voi tarkastella ja muokata tiedostoja ja mihin ne on tallennettu. Tiedostot on tallennettava suojattuun sijaintiin ja niihin on sovellettava asianmukaisia käyttöoikeuksia. Microsoft 365 Business Premium avulla käyttäjät voivat microsoft Teamsin avulla tallentaa ja jakaa tiedostoja. Vaihtoehtoisesti voit lähettää SharePoint-linkin. Lähettämällä linkin sähköpostiliitteen sijaan varmistat, että tiedät, kuka katselee tai muokkaa tiedostoja. Tiedostoja ei voi tarkastella tai muokata ilman käyttöoikeuksia, kun taas sähköpostiliitteet on helppo lähettää edelleen.

Microsoft Teamsin ja SharePointin tiedostojen avulla tiedostoja voidaan myös käsitellä ja tarkastella yhdessä, jopa seurata muutoksia tarvittaessa. Teamsissa tiedostot jaetaan yrityksen, käytännön tai kampanjan sisällä. Jos haluat jakaa ne ulkoisesti organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa, voit lisätä heidät vieraina tiimiin tai lähettää heille turvallisen SharePoint-linkin.

Parhaat käytännöt

Varmista, että käyttäjät käyttävät näitä menetelmiä tiedostojen ja videoiden turvalliseen jakamiseen:

1. Tallenna tiedostot Microsoft Teamsiin tai SharePointiin ja varmista, että ne ovat vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisten tiedostojen käyttöoikeudet.

2. Kun haluat jakaa sisältöä, älä liitä tiedostoja sähköpostiviestiin. Valitse sen sijaan Nouda linkki Microsoft Teamsista tai SharePointista ja lähetä linkki sähköpostitse.

3. Jos haluat jakaa tiedoston ulkoisesti, lisää käyttäjä vieraskäyttäjäksi työryhmääsi tai hanki suojattu linkki vain kyseisen tiedoston jakamiseen SharePointin avulla.

4. Microsoft Stream avulla voit isännöidä videoita, jotka haluat kampanjasi näkevän.

5. Microsoft Teamsin tai SharePointin avulla voit tallentaa videotiedostoja, joita tarvitset työryhmäsi kanssa yhteistyöhön tai jakamiseen.

Määritä

Organisaation jäsenet voivat luoda tiimin ja lisätä siihen vieraita, kuten mainostajia tai rahoituskumppaneita, seuraavien ohjeiden mukaisesti.

Jos haluat jakaa suojatun linkin vieraan kanssa käyttämättä Microsoft Teamsia, toimi seuraavasti.

Voit luoda ja jakaa videoita seuraavasti.

Lataa infograafi PDF-tiedostosta tai PowerPointista , niin saat nopean yleiskatsauksen tiedostojen jakamistavoista.

Seuraavat vaiheet

Kun tämä vaihe on suoritettu, luo viestintäsivusto työryhmällesi.