Microsoft Teamsin käyttäminen yhteistyön tekemiseen

Microsoft Teams on yhteistyösovellus, jonka avulla organisaation jäsenet voivat pysyä ajan tasalla ja keskustella millä tahansa laitteella. Microsoft Teamsin avulla voit keskustella välittömästi henkilökuntasi jäsenten tai organisaatiosi ulkopuolisten vieraiden kanssa. Voit myös soittaa puheluita, isännöidä kokouksia ja jakaa tiedostoja.

Parhaat käytännöt

1. Luo yksityisiä tiimejä luottamuksellisille tiedoille.

2. Luo organisaationlaajuinen tiimi viestintää varten kaikkien organisaatiosi jäsenten kanssa.

3. Luo tiimejä tietyille projekteille ja käytä oikeaa määrää suojausta sen perusteella, kuka tulee sisällyttää.

4. Luo tiettyjä tiimejä viestintää varten ulkoisten kumppanien kanssa, jotta he eivät ole yhteydessä mihinkään liiketoimintasi kannalta arkaluontoiseen asiaan.

Esimerkiksi yritys, lakiasiaintoimisto tai terveydenhuoltokäytäntö voivat luoda seuraavat tiimit:

1. Yrityksen, yrityksen tai käytännön laajuinen tiimi: Tämä on tarkoitettu kaikille, jotta he voivat käyttää päivittäistä viestintää ja tehdä työtä koko yrityksessä. Tämän ryhmän avulla voit julkaista ilmoituksia tai jakaa koko yritystäsi tai käytäntöäsi kiinnostavia tietoja.

2. Yksittäiset ryhmät: Määritä ryhmät pienemmille ryhmille, jotta voit tehdä yhteistyötä heidän päivittäisten työtensä parissa.

3. Ulkoinen viestintätiimi tai -tiimi: Koordinoi toimittajien, kumppaneiden tai asiakkaiden kanssa antamatta heille mitään arkaluontoista. Määritä eri kanavia tietyille ryhmille.

Kampanjat voivat myös luoda seuraavat ryhmät viestimään ja tekemään yhteistyötä turvallisesti:

1. Kampanjan liiditiimi: Määritä tämä yksityiseksi tiimiksi, jotta vain tärkeimmät kampanjasi jäsenet voivat käyttää sitä ja keskustella mahdollisesti arkaluonteisista huolenaiheista.

2. Yleinen kampanjatiimi: Tämä on kaikille tarkoitettu päivittäiseen viestintään ja työntekoon. Yksittäiset henkilöt, ryhmät tai komiteat voivat määrittää tämän ryhmän kanavia työnsä suorittamiseksi. Tapahtumasuunnittelun henkilöt voivat esimerkiksi määrittää kanavan kampanjatapahtumien logistiikan keskustelulle ja koordinoimiselle.

3. Kumppanitiimi: Koordinoi toimittajien, kumppaneiden tai vapaaehtoisten kanssa päästämättä heitä mihinkään arkaluontoisiin.

Kun luot tiimin, muita luodaan:

• Uusi Microsoft 365 -ryhmä

• SharePoint Online -sivusto ja -tiedostokirjasto työryhmätiedostojen tallentamista ja tallentamista

• Exchange Online jaettu postilaatikko ja kalenteri

• OneNote-muistikirja

• Siteet muihin Office 365 sovelluksiin, kuten Planneriin ja Power BI:hin

Microsoft Teamsissa on:

1. Joukkueet: Etsi omia kanavia tai luo omia kanavia. Kanavissa voit pitää tapaamisia paikan päällä, keskustella ja jakaa tiedostoja.

2. Kokoukset: Näet kaiken, mitä sinulla on jonossa päivän tai viikon ajan. Voit myös ajoittaa kokouksen. Tämä kalenteri synkronoidaan Outlook-kalenterin kanssa.

3. Puhelut: Joissakin tapauksissa, jos organisaatiosi on määrittänyt sen, voit soittaa kenelle tahansa Microsoft Teamsista, vaikka he eivät käyttäisi Microsoft Teamsia.

4. Toimintaa: Voit lukea kaikki lukemattomat viestit, @mentionsvastaukset ja paljon muuta.

Yläreunan komentoruudun avulla voit hakea tiettyjä kohteita tai henkilöitä, suorittaa pikatoimintoja ja käynnistää sovelluksia.

Määrittäminen

Luo yksityinen tiimi vain yrityksen omistajalle ja esimiehille tai kampanjapäällikölle ja ehdokkaalle.

Luo koko organisaation kattava tiimi, jonka avulla kaikki yrityksessä tai kampanjassa voivat viestiä ja jakaa tiedostoja.

Luo tiimi, jonka jaat organisaatiosi ulkopuolisten vieraiden kanssa, esimerkiksi mainontaa tai taloutta varten.

Lue lisää Microsoft Teamsista Microsoft Teamsin teknisessä dokumentaatiossa

Hallinta asetukset

Huomautus

Sinun on oltava järjestelmänvalvoja, jotta voit luoda koko organisaation laajuisen tiimin. Lisätietoja on artikkelissa Mikä on Hallinta Microsoft 365:ssä?.

Seuraavat vaiheet

Määritä kokoukset.