Yhteistyösuunnitelman luominen

  • Artikkeli

On aina parasta aloittaa siirtyminen Microsoft 365:een selkeällä visiolla:

  • Mitkä ovat tärkeimmät liiketoimintatavoitteesi?

  • Miten työkalut ja toiminnot antavat arvoa koko organisaatiolle ja yksittäisille työntekijöille?

  • Miten mittaat onnistumista?

Selkeä visio-lausunto tarjoaa kriittisiä ohjeita väistämättömiin päätöksentekoihin, joita sinun on tehtävä ajatellessasi hallintosuunnitelmaasi. Muodollisuuden ja syvyyden, johon sinun on dokumentoitava hallintosuunnitelma, pitäisi olla yhdenmukainen niiden tulosten kanssa, jotka haluat saavuttaa. Visio tarjoaa siten puitteet sekä asiayhteydelle että hallintoon tehtäviin investointeihin.

Microsoft 365 luo uusia paradigmia tekniikoille liiketoiminnan tukemiseksi. Nämä uudet parametrit muuttavat tapaa, jolla näitä teknologioita hyväksytään, hallinnoidaan ja hallinnoidaan.

Microsoft 365 -hallinnon tulee täydentää olemassa olevia käytäntöjä, jotka ohjaavat paikallisia ympäristöjä. Koska pilvipalvelu tarjoaa kuitenkin uusia mahdollisuuksia liiketoiminnan tukemiseen, on tärkeää ymmärtää nämä mahdollisuudet ja miettiä hallintotapaa, joka luo sopivan tasapainon käyttäjätavoitteiden, liiketoimintariskien sekä toimiala- ja sääntelyvaatimusten välille.

Kun ajattelet hallintoa ensin, aloitat Microsoft 365 -matkasi keskeisillä päätöksillä, jotta voit parhaiten sijoittaa kokonaismenestykseen. Näitä päätöksiä ovat muun muassa seuraavat:

Näihin kysymyksiin ei ole täydellistä vastausta – oikeat vastaukset tasapainottavat organisaation riskejä ja hyötyä.

Mitä hallinto tarkoittaa Microsoft 365:lle?

Microsoft 365:n hallintosuunnittelussa on kyse siitä, että suojaat tärkeät tietoresurssit ja minimoit riskit. Hallintoon kuuluu useita keskeisiä aloja, joista jokainen on suunniteltava, koordinoitava ja mukautettava vastaamaan organisaation muuttuvia tarpeita ja teknologian kehittymistä.

  • Operational Assurance – ympäristön pitäminen toiminnassa ja suorituskyvyn varmistaminen. Tämä on suurelta osin IT-tehtävä, johon kuuluu suurin osa Microsoftin tarjoamista töistä.

  • Tietojen valvonta – sisällön hallinta koko elinkaaren ajan, tietojen käsitteleminen voimavarana, mukaan lukien tietueiden hallinta, vaatimustenmukaisuus ja suojaus. Tietojen varmistus edellyttää liiketoimintatavoitteiden ja säädösten vaatimusten ymmärtämistä. Ihannetapauksessa haluat käyttää automatisoituja käytäntöjä, jotka estävät käyttäjiä tekemästä virheitä tai varoittavat niistä tilanteissa, joissa heidän on tehtävä tietoon perustuva päätös. Jos käytännön avulla ei ole mahdollista panna täytäntöön, sinun on suunniteltava opetusta ja koulutusta.

  • Results Assurance – ohjaa valtuutettuja sivustojen tai tiimien omistajia oikeaan suuntaan liiketoiminnan tulosten saavuttamiseksi. Tulosten varmistus koskee suurelta osin ohjeita sisällöntekijöille sekä sivustojen, ryhmien ja tiimien omistajille. Näin varmistetaan, että asianmukainen koulutus on saatavilla sen varmistamiseksi, että he osaavat tehdä hyviä valintoja saadakseen haluttuja tuloksia organisaation yleisissä standardeissa ja käytännöissä.

Hallinnon suunnittelun pitäisi olla etusijalla, mutta hallinnon on oltava jotain, jota palaat jatkuvasti toistuvassa prosessissa. Kun tietotilasi muuttuu ajan myötä, haluat palata hallintopäätöksiin, jotta voit sopeutua liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin ja ominaisuuksien käytettävyyteen. Saatat huomata, että vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi tarvitaan suurempaa valvontaa. Saatat huomata, että tarvitset vähemmän valvontaa kannustaaksesi luomaan luovempia ominaisuuksia. Saatat huomata, että roolit ja vastuut on päivitettävä, jotta ne vastaavat ratkaisun muutoksia tai muutoksia siihen, miten käyttäjät käyttävät eri sovelluksia.

Yksi Microsoft 365:n tärkeimmistä voimaominaisuuksista on esimerkiksi kyky työskennellä helposti yhteistyössä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Jotkin organisaatiot joillakin aloilla haluavat estää ulkoisen jakamisen. Toiset mahdollistavat ulkoisen jakamisen tietyissä tilanteissa tai tiettyjen organisaatioiden kanssa. Ulkoisen jakamisen suhteen ei ole oikeaa tai väärää hallintopäätöstä – ja on monia erilaisia skenaarioita, joissa voit ottaa käyttöön eri asetuksia Microsoft 365:ssä, jotta jakaminen voidaan sallia joissakin tapauksissa ja estää toisissa. Jos olet vasta aloittamassa matkaasi paikallisesta ympäristöstä pilvipalveluun, on tärkeää miettiä ulkoisia jakamispäätöksiä ja ymmärtää eri vaihtoehtoihin liittyvät edut ja riskit.

Mieti ensin hallintoa

Sijoituksesi Microsoft 365:een on vain yhtä hyvä kuin sallimasi sisällön ja käyttökokemusten arvo – joten kun ajattelet hallintoa matkan alussa, varmistat, ettet lukitse tai ota käyttöön liikaa, ennen kuin sinulla on ollut mahdollisuus ymmärtää ja arvioida kunkin päätöksen vaikutuksia. Microsoft 365:ssä on useita "numeerisia ja valitsimia". Tehokas hallintosuunnitelma on erittäin tärkeä liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi, mutta hallinnon on tasapainotettava riskejä ja etuja. Jos lukitsemme kaiken, ihmiset keksivät tavan kiertää sääntöjä, jos heidän on tehtävä niin saadakseen työt tehdyksi.

Kun ajattelet hallintoa ensin, voit tehdä näin:

  • Tasapainota riskit ja hyödyt. Tarkastellessaan hallintopäätöksiä huolellisesti käyttöönoton varhaisessa vaiheessa organisaatiot voivat ymmärtää koko ympäristöä – liiketoimintaa, sääntelyä, lainmukaisuutta, vaatimustenmukaisuutta – ja suunnitella ratkaisun, joka optimoi kaikki tulokset – tasapainottaa riskejä etujen kanssa – joskus hyväksyä riskin ja toisinaan päättää olla hyväksymättä riskiä. Jos teet tietoon perustuvia päätöksiä etukäteen, saat parempia tuloksia ilman rönsyilevää ja hallitsematonta sisältöä.

  • Sopeudu eri organisaatioihin ja erityyppisiin sisältöihin ja skenaarioihin. Hallintopäätökset ovat yksilöllisiä päätöksiä kullekin organisaatiolle – yksi koko ei sovi kaikille. Kullakin organisaatiolla ei ole ainoastaan erilaisia hallintotarpeita, vaan hallintopäätökset eivät useinkaan ole samoja kunkin Microsoft 365 -sisältötyypin kohdalla. Esimerkiksi tiimin sisällön hallinto voi erota intranetsisällön hallinnosta ja OneDriven yksittäisestä sisällöstä.

  • Kohdista liiketoiminnan prioriteetteihin. Aika alkaa ajatella hallintoa, kun tunnistat liiketoiminnan tärkeimmät prioriteetit ratkaisuille, jotka luot Microsoft 365:ssä. Nämä keskeiset liiketoimintatulokset määrittävät hallintosuunnittelun kontekstin. Tämä on tärkeää, koska liiketoimintatavoitteesi voivat auttaa sinua määrittämään, kuinka paljon aikaa ja energiaa sinun on investoitava hallintoon. Jos esimerkiksi sisällön löydettävyyden parantaminen koko organisaatiossa ei ole kovin tärkeää, sinun ei todennäköisesti tarvitse keskittyä liikaa tiedostojen nimeämiskäytäntöjen pakottamiseen tai suunnitteluun. Jos taas haluat auttaa vähentämään saman asiakirjan useiden versioiden esiintymiä eri säilöissä eri puolilla yritystä, hallintopäätöksesi tarvitsevat prosesseja ja käytäntöjä sekä koulutusta sen varmistamiseksi, että sisällön tekijät ymmärtävät, miten tiedostoja nimetään, ja noudattavat "yhden kopion asiakirjasta" -ohjeita varmistaakseen, että sisältö julkaistaan vain yhdessä sijainnissa. Se tarkoittaa myös sitä, että tarvitset prosessin varmistaaksesi, että et tarpeettomasti luo useampaa kuin yhtä sivustoa tai ryhmää samaan tarkoitukseen.

Miten meidän pitäisi kommunikoida hallinnosta?

Monet hallintopäätökset voidaan toteuttaa ottamalla käyttöön tai poistamalla käytöstä Ominaisuuksia Microsoft 365:ssä. Se voi auttaa valvomaan hallintostandardejasi, mutta se ei välttämättä auta organisaatiosi ihmisiä ymmärtämään, mitä heidän saatavillaan on ja miksi (tai miksi ei).

Perinteisesti hallintotiimit ovat luoneet pitkiä asiakirjoja, joissa hahmotellaan kaikki hallintopäätökset. Valitettavasti näitä pitkiä asiakirjoja luettiin harvoin – mikä tarkoitti, että hallintovaatimukset, jotka luottavat ihmisiin valvoakseen, toimivat harvoin. Pyri välttämään pitkien asiakirjojen luomista useille yleisöille, kun mietit, miten voit viestiä tärkeimmistä hallintopäätöksistäsi. Mieti sen sijaan näitä vaihtoehtoja:

  • Upota hallintopäätökset suoraan luontiratkaisuihin. Jos haluat varmistaa, että luottamukselliset tiedot suojataan kaikkialla Microsoft 365:ssä, ota luottamuksellisuustunnisteet käyttöön varmistaaksesi, että käyttäjät eivät paljasta vahingossa tietoja, joita heidän ei pitäisi paljastaa. Estä sovellukset, jos et voi tarjota asianmukaista suojausta. Lue lisätietoja luottamuksellisuustunnisteista.

  • Vahvistusta harjoittelulla. Mukauta ratkaisuja, kuten Microsoft 365 -oppimispolkuja , varmistaaksesi, että organisaatiokohtaiset odotuksesi vahvistuvat Microsoftin tarjoaman koulutuksen avulla.

  • Toimita sivustona, ei tiedostona. Luo oma Microsoft 365 -käyttöönottokeskus SharePoint-viestintäsivustoon varmistaaksesi, että sisällön tekijät sekä sivuston ja tiimin omistajat ymmärtävät paitsi "toimintatavan" myös "miten". Luo aihekohtaisia sivuja, jotka käsittelevät eri liiketoimintaskenaarioita. Ne tarjoavat sekä ohjeita että parhaita käytäntöjä eri ominaisuuksien käyttöön ottamiseksi SharePointissa, Teamsissa ja muissa sovelluksissa liiketoimintatulosten saavuttamiseksi. Tee näistä sivuista osa SharePointin intranetiä.

Mitkä ovat tärkeimmät menestystekijät?

Sisällytä nämä tärkeimmät onnistumistekijät microsoft 365:n onnistuneen hallintosuunnittelun varmistamiseksi.

Tunnista hallintosi ydintiimi

Hallinto on joukkuelaji. Varmista, että keskeisiin hallintosuunnittelutiimiin kuuluu edustajia sekä liiketoiminnasta että IT:stä. Tiimisi on todennäköisesti täytettävä useammin käyttöönoton alussa ja tarkistettava sitten säännöllisesti uusia ominaisuuksia ja uusia liiketoiminnan odotuksia.

Käsittele tärkeimpiä hallintopäätöksiä – mutta älä yritä tehdä jokaista päätöstä kerralla. Tee kriittiset valmistelua, nimeämistä ja ulkoista käyttöä koskevat päätökset ja käy sitten läpi jäljellä olevat päätökset.

Aiemmin kuvatun ulkoisen jakamisen lisäksi toinen tärkeä päätös jokaiselle organisaatiolle on sivustojen ja ryhmien valmistelu. Otetaan esimerkiksi seuraavat asiat:

  • Koska käyttäjien on niin helppo luoda Microsoft 365 -ryhmiä ja -tiimejä, haluat ehkä avata ryhmän ja tiimin luonnin niin, ettei IT-pyyntöihin hukuta pyyntöjä luoda niitä muiden puolesta. Voit välttää rönsyilyn luomalla mukautetun työnkulun, joka lähettää hallinto-, koulutus- ja muita tietoja sisältävän sähköpostiviestin ryhmien ja tiimien luojille. (Olet esimerkiksi juuri luonut sivuston/tiimin, yhteisön jne. -- tässä ovat vastuusi ja linkkisi koulutukseen...") Toisaalta yrityksesi mukaan haluat ehkä hallita sitä, kuka pystyy luomaan ryhmiä.

  • Jos haluat hallita SharePoint-sivustojen luomista, voit piilottaa Luo sivusto -linkin SharePointin aloitussivulla. Luo mukautettu lomake tai luo mukautettu sivustorakenne ja sivuston komentosarja, jotta voit automatisoida uusien modernien SharePoint-sivustojen valmistelun käyttämällä ennalta määritettyä sivustorakennetta, joka voi sisältää linkkejä hallintosi ja koulutuksen parhaisiin käytäntöihin.

Päätösten mukauttaminen liiketoiminnan tavoitteisiin

Liiketoiminnan tulosten tavoitteiden tulee olla hallintopäätösten ensisijainen tavoite:

  • Tutustu organisaatioosi vaikuttaviin sääntelyvaatimuksiin. Jotkin tärkeimmistä päätöksistäsi ja käyttöönottovaatimuksistasi on ehkä mukautettava toimintaympäristöön.

  • Yritä olla jäämättä loukkuun "Niin olemme aina tehneet". Pilvipalvelu ja monien organisaatioiden lisääntyvä globalisointi tuovat uusia mahdollisuuksia. Haasta oletukset, jos ne eivät vastaa liiketoiminnan tavoitteita. Voitko höllentää joidenkin skenaarioiden tai joidenkin ihmisten sääntöjä? Saatko saman liiketoimintatuloksen käyttämällä Microsoft 365:n ominaisuuksia sen sijaan, että estäisit toiminnan kokonaan?

  • Jos lukitset kaiken, ihmiset löytävät keinon. Yritä ymmärtää tärkeimmät liiketoimintaskenaariot, joita käyttäjäsi haluavat ottaa käyttöön, ja anna ohjeita ja koulutusta tarpeen mukaan.

  • Harkitse toimien sisällyttämistä tärkeimpien sivustojen ja toimintojen tarkistamiseksi varmistaaksesi, että sivuston ja tiimin omistajat noudattavat hallinto-ohjeitasi.

Roolien ja vastuiden määrittäminen

Hallintotiimisi lisäksi on olemassa useita muita avainrooleja tai tiimejä, jotka voivat auttaa organisaatiotasi menestymään Microsoft 365:ssä. Jotkin roolit voivat olla saman henkilön yhdistämiä tai täyttämiä, ja toiset eivät välttämättä sovellu kaikille organisaatioille. Useimmissa organisaatioissa on koko Microsoft 365:n johtajasponsori, joillakin on myös ohjauskomitea tai tiimi joko koko Microsoft 365:lle tai vain intranetille. Lue lisätietoja Microsoft 365:n kattavista järjestelmänvalvojarooleista ja käyttöoikeuksista.

Palaa liiketoiminnan ja teknologian muuttuessa

Microsoft 365:n hallinto ei ole "kerran ja valmis". Suunnittele, että pysyt ajan tasalla Microsoft 365:n muuttumisesta ja mukauta tarvittaessa hallinto-ohjeitasi. (Tämä on tärkeä syy siihen, miksi pitkän hallintoasiakirjan luominen ei ole hyvä ajatus. Yritykset ja teknologiat muuttuvat. Verkkosivun päivittäminen on helppoa. Asiakirjan päivittäminen ja jakaminen uudelleen on paljon vaikeampaa.)

Strategia hallintokäytäntöjen ja -ohjeiden välittämistä varten

Viime kädessä hallintosuunnittelun onnistuminen riippuu siitä, kuinka hyvin olet viestinyt odotuksista organisaatiosi jäsenille. Aiemmin kuvattujen ehdotusten lisäksi huomioi seuraavat asiat:

  • Voitko sisällyttää "miten" "miten" "miten" -koulutukseen? Toisin sanoen voit luoda Microsoft 365:lle käyttäjäresurssikeskuksen, jossa voit tarjota resursseja ja koulutusta, joiden avulla käyttäjät voivat ottaa Microsoft 365:n käyttöön tehokkaasti? Paras hallintosisältö tarjoaa ohjeita, jotka auttavat kaikkia käyttäjiä omaksumaan ja saamaan eniten arvoa Microsoft 365:ltä.

  • Pitäisikö sinun luoda sivuston ja tiimin omistajille sertifiointi ja uudelleensertifiointi?

  • Voitko luoda Organisaatiollesi Microsoft 365 Champions -ohjelman? Harkitse liittymistä maailmanlaajuiseen Microsoft 365 Champions -ohjelmaan saadaksesi ideoita ja lähestymistapoja omaa champions-ohjelmaasi varten ja saadaksesi yhteyden samanmielisiin ihmisiin ja ajatusjohtajiin Microsoftin sisältä ja sen ympäriltä.

Yhteistyön hallinnan suunnittelusuositukset

Azuren microsoft-pilvipalvelujen käyttöönottokehyksen hallinto

SharePoint-hallinnan yleiskatsaus

Organisaation ja elinkaaren hallinnan suunnitteleminen ryhmäpalveluille

Tiedostojen yhteiskäyttö SharePointissa Microsoft 365:lla