Suojatun tiedostojen jakamisen ja yhteistyön määrittäminen Microsoft Teamsin avulla

Organisaation onnistumisen avain on se, että voit helposti jakaa tiedostoja ja tiedostoja oikeiden henkilöiden kanssa ja estää samalla ylijakamisen. Tämä sisältää mahdollisuuden jakaa luottamuksellisia tai muita arkaluonteisia tietoja turvallisesti vain niille, joilla on oltava niiden käyttöoikeus. Projektista riippuen tähän saattaa kuulua luottamuksellisten tietojen jakaminen organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Nämä ohjeet sisältävät osia, jotka auttavat sinua:

• Teamsin käyttöönotto oikean suojaustason avulla kullekin projektille
• Määritä ulkoinen jakaminen kunkin projektin asianmukaisten suojausasetusten avulla

Jos monipuolisia ja helppokäyttöisia tiedostojen yhteiskäyttötyökaluja ei ole saatavilla, käyttäjät tekevät usein yhteistyötä lähetämällä asiakirjoja sähköpostitse. Tämä on työläs ja virhealttiin yhteistyömenetelmä, ja se voi lisätä tietojen sopimattoman jakamisen riskiä. Jos tiedostojen jakaminen on ihmisten mielestä liian vaikeaa, he voivat palata käyttämään kuluttajatuotteita, joita IT-järjestelmä ei hallitse. Tämä voi aiheuttaa vielä suuremman riskin.

Microsoft 365:n avulla voit ottaa käyttöön Teamsin erilaisilla kokoonpanoilla, jotka auttavat:

• Immateriaalioikeuksien suojaaminen
• Helppokäyttöisen yhteistyön mahdollistaminen asiakirjojen ja muiden tiedostojen kanssa
• Luo tasapaino suojauksen ja käytettävyyden välille, mikä lisää käyttäjien tyytyväisyyttä ja vähentää varjo-IT:n riskiä

Useimmilla organisaatioilla on monenlaisia tietoja, joiden luottamuksellisuusaste on vaihteleva ja joilla on vaihteleva vaikutus liiketoimintaan, jos tietoja jaetaan virheellisesti. Tietyn tiedon arkaluontoisuudesta riippuen saatat haluta sallia jakamisen seuraavan kohteen kanssa:

• Kuka tahansa (todentamaton)
• Ihmiset organisaation sisällä
• Tietyt henkilöt organisaatiossa
• Tietyt henkilöt organisaation sisä- ja ulkopuolella

Markkinointiesitteen kaltaiset tiedot on tarkoitettu jaettavaksi laajasti organisaation ulkopuolella. Ruokalavalikoiden kaltaisia tietoja ei ole tarkoitettu ulkoiseen jakamiseen, mutta niillä ei olisi vaikutusta liiketoimintaan, jos ne jaettaisiin ulkoisesti. Tämäntyyppiset tiedot tarvitsevat vain vähän tai ei lainkaan suojausta.

Nämä samat markkinointiesitteet, vaikka ne ovat kehitteillä, voidaan jakaa vain organisaation sisällä. Tässä tapauksessa Teamsin oletusarvoiset jakamisasetukset saattavat olla riittävät.

Tietoja uudesta tuotteesta, joka on kehitteillä, voidaan pitää luottamuksellisina myös organisaatiossa. Suojan aste voi olla tässä tapauksessa tarkoituksenmukainen. Voit esimerkiksi rajoittaa näiden tietojen käytön tietyn ryhmän jäsenille. Projektista riippuen sinun on ehkä tehtävä yhteistyötä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden, kuten toimittajan tai kumppaniorganisaation, kanssa.

Tiedot, jotka ovat tärkeitä organisaatiosi onnistumisen kannalta tai joissa on tiukat suojaus- tai yhteensopivuusvaatimukset, saattavat vaatia entistä suurempia suojaustasoja.

Voit käyttää Teamsia tietojen tallentamiseen, jakamiseen ja yhteiskäyttöön kaikissa yllä mainituissa skenaarioissa.

Voit määrittää suojatun yhteistyön käyttämällä seuraavia Microsoft 365:n ominaisuuksia:

Tuote tai osa	Ominaisuus tai ominaisuus	Käyttöoikeudet
Microsoft Defender for Office 365	Turvalliset liitteet SharePointia, OneDrivea ja Microsoft Teamsia varten; Turvalliset asiakirjat; Teamsin turvalliset linkit	Microsoft 365 E1, E3 ja E5
SharePoint	Sivuston ja tiedostojen jakamiskäytännöt, sivuston jakamisoikeudet, jakamislinkit, käyttöoikeuspyynnöt, sivuston vieraskäyttäjien jakamisasetukset	Microsoft 365 E1, E3 ja E5
Microsoft Teams	Vieraskäyttö, yksityiset ryhmät, yksityiset kanavat, jaetut kanavat	Microsoft 365 E3 ja E5 Microsoft Teams Enterprise -käyttöoikeudella
Microsoft Purview	Luottamuksellisuusmerkinnät	Microsoft 365 E3 ja E5
Microsoft Syntex – SharePointin edistynyt hallinta	Sivuston käyttörajoitukset, sivustojen ehdolliset käyttöoikeuskäytännöt, kirjastojen oletusarvoiset luottamuksellisuustunnisteet	Microsoft Syntex – SharePointin edistynyt hallinta

Yhteistyön hallintakehys Teamsille ja Microsoft 365:lle

Microsoft 365 tarjoaa useita vaihtoehtoja yhteistyöratkaisusi hallitsemiseen. Suosittelemme, että käytät tätä käyttöönottosisältöä yhdessä yhteistyöhallintosisällön kanssa luodaksesi parhaan yhteistyöratkaisun organisaatiollesi.

Teamsin suojaaminen luottamuksellisille ja erittäin luottamuksellisille tiedoille

Hallitsemme eri herkkyyksien tietojen käyttöä kehittämällä kolme eri suojaustasoa Teamsille. Voit mukauttaa mitä tahansa näistä tasoista vastaamaan paremmin tarpeisiin tai liiketoimintaasi.

Nämä tasot – perustaso, arkaluontoinen ja erittäin herkkä – lisäävät asteittain suojausta, joka auttaa estämään ylijakamisen ja mahdolliset tietovuodot, kuten seuraavassa taulukossa esitetään.

-	Perusaikataulutaso	Herkkä taso	Erittäin herkkä taso
Julkinen tai yksityinen tiimi	Joko	Yksityiset	Yksityiset
Todentamaton jakaminen	Sallittuja	Estetty	Estetty
Tiedostojen jakaminen	Sallittuja	Sallittuja	Rajoitettu tiimin jäseniin.
Ryhmän jäsenyys	Kuka tahansa voi liittyä julkisiin tiimeihin. Ryhmän omistajan hyväksyntä vaaditaan yksityisiin tiimeihin liittymiseen.	Ryhmän omistajan hyväksyntä vaaditaan liittymiselle.	Ryhmän omistajan hyväksyntä vaaditaan liittymiselle.
Asiakirjan salaus			Käytettävissä luottamuksellisuustunnisteen kanssa
Vieraskäyttö	Sallittuja	Voidaan sallia tai estää	Voidaan sallia tai estää
Hallitsemattomat laitteet	Ei rajoitusta	Vain www-käyttöoikeus	Estetty

Näiden tasojen määrittämiseen liittyy:

• Teamsin asetusten määrittäminen vieraskäyttöä sekä yksityisiä ja jaettuja kanavia varten
• Ryhmän liittyvän SharePoint-sivuston asetusten määrittäminen sisäistä ja vieraskäyttöä, sivuston käyttöä ja linkkien jakamista varten
• Luottamuksellisille ja erittäin herkille tasoille luottamuksellisuustunnisteiden määrittäminen tiimien luokittelemista varten sekä vierasjaon jakamisen ja käytön hallinta hallitsemattomista laitteista
• Jos kyseessä on erittäin herkkä taso, luottamuksellisuustunnisteen määrittäminen salaamaan tiedostot, joihin se on käytössä

Aloita perustasolta ja lisää sitten tiimejä, jotka käyttävät arkaluontoisia ja erittäin arkaluontoisia tasoja tarpeen mukaan organisaatiosi tietojen suojaamiseksi. Tutustu seuraaviin resursseihin, joiden avulla pääset alkuun:

• Määritä ryhmät, joilla on perussuojaus
• Luottamuksellisten tietojen suojauksen määrittäminen tiimeille
• Erittäin luottamuksellisten tietojen suojauksen määrittäminen tiimeille

Jakaminen organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa

Sinun on ehkä jaettava luottamuksellisuustietoja organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Tämä voi vaihdella yksittäisen asiakirjan jakamisesta yksittäisen henkilön kanssa ja suuren projektin parissa työskentelystä suuren kumppaniorganisaation kanssa tai freelancerien kanssa eri puolilla maailmaa. Microsoft 365:ssä tämä ulkoisen jakamisen valikoima voidaan tehdä helposti ja asianmukaisin suojatoimin luottamuksellisten tietojesi suojaamiseksi.

Lue nämä artikkelit, joiden avulla voit aloittaa ympäristösi määrittämisen yhteistyötä varten organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa:

• Voit työstää tiedostoja yhdessä yksittäisten kansiotiedostojen jakamista varten.
• Tee yhteistyötä sivustossa, jotta voit tehdä yhteistyötä vieraiden kanssa SharePoint-sivustossa.
• Tee yhteistyötä tiiminä , jotta voit tehdä yhteistyötä vieraiden kanssa tiimissä.
• Tee yhteistyötä ulkoisten osallistujien kanssa kanavalla , jossa voit tehdä yhteistyötä organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa jaetussa kanavassa.

Jaettavien tietojen arkaluontoisuudesta riippuen voit lisätä suojatoimia, jotka auttavat estämään ylijakamisen. Lue nämä artikkelit, joiden avulla voit määrittää organisaatiollesi tarvitsemasi suojaukset:

• Tiedostojen ja kansioiden jakamisen parhaat käytännöt todentamattomien käyttäjien kanssa
• Rajoita vahingossa tiedostojen altistumista, kun jaat tietoja organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa
• Suojatun vieraskäyttöympäristön luominen

Jos sinulla on kumppaniorganisaation kanssa suuri projekti, voit käyttää joko jaettuja kanavia tai Azure-oikeuksien hallintaa organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden hallitsemiseen, joiden kanssa sinun on tehtävä yhteistyötä.

Järjestelmänvalvojien koulutus

Nämä Microsoft Learnin koulutusmoduulit voivat auttaa sinua oppimaan yhteistyön, hallinnon ja käyttäjätietojen ominaisuudet Teamsissa ja SharePointissa.

Tiimit

• MS-700 Ympäristön valmisteleminen Microsoft Teams -käyttöönottoa varten
• MS-700 Microsoft Teamsin hallinnan aloittaminen
• MS-700 Keskustelun, tiimien, kanavien ja sovellusten hallinta Microsoft Teamsissa

Käyttäjätiedot ja käyttöoikeudet

• Käyttäjätietojen ja käyttöoikeuksien hallinta Microsoft Entra ID
• Azure-järjestelmänvalvojien käyttäjätietojen ja hallinnan hallinta

Loppukäyttäjien koulutus

Nämä koulutusmoduulit voivat auttaa käyttäjiäsi käyttämään Teamsia, ryhmiä ja SharePointia yhteistyössä Microsoft 365:ssä.

Tiimit	SharePoint
Luo ryhmä mallien avulla	Luo ja jaa tiedostoja kirjastossa
Tiedostojen lataaminen ja jakaminen
Yhteistyö tiimeissä ja kanavissa

Kuvia

Nämä kuvat näyttävät, miten ryhmät ja tiimit ovat vuorovaikutuksessa muiden Microsoft 365 -palveluiden kanssa ja mitä hallinta- ja yhteensopivuusominaisuuksia on saatavilla, joiden avulla voit hallita näitä palveluita organisaatiossasi.

Ryhmät Microsoft 365 for IT-arkkitehdeille

Mitä IT-arkkitehtien on tiedettävä Microsoft 365:n ryhmistä

Kohde	Kuvaus
PDF |Visio Päivitetty elokuu 2023	Näissä kuvissa kerrotaan erityyppisistä ryhmistä, niiden luomisesta ja hallinnasta sekä muutamasta hallintosuosituksesta.

Microsoft Teams ja siihen liittyvät tuottavuuspalvelut Microsoft 365:ssä IT-arkkitehdeille

Microsoft 365:n tuottavuuspalveluiden looginen arkkitehtuuri, joka johtaa Microsoft Teamsin avulla.

Kohde	Kuvaus
PDF |Visio Päivitetty syyskuu 2023	Microsoft tarjoaa tuottavuuspalveluita, jotka yhdessä tarjoavat yhteistyökokemuksia tietojen hallinnan, suojauksen ja yhteensopivuusominaisuuksien avulla. Tämä kuvasarja tarjoaa näkymän yritysarkkitehtien tuottavuuspalveluiden loogiseen arkkitehtuuriin, joka johtaa Microsoft Teamsin avulla.

Seuraavat vaiheet

Kun olet valmis määrittämään suojatun yhteistyöympäristön, toimi seuraavasti:

1. Määritä Teamsin kolme eri suojaustasoa.
2. Määritä luottamuksellisuustietojen jakamisen asetukset organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Tutustu myös seuraaviin ohjeartikkeleihin:

Microsoft 365 -suojausdokumentaatio

Microsoft Purview -ohjeet

Tervetuloa Microsoft Teamsiin