Outlookin automaattisen arkistoinnin ominaisuuden kuvaus

  • Artikkeli
  • Koskee seuraavia::
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Alkuperäinen KT-numero: 830119

Lisätietoja

Outlook-postilaatikkosi kasvaa, kun kohteita luodaan samalla tavalla kuin paperit kasaantuvat työpöydällesi. Paperipohjaisessa maailmassa voit toisinaan sekoilla asiakirjojen läpi ja tallentaa ne, jotka ovat tärkeitä, mutta joita käytetään harvoin. Voit hylätä vähemmän tärkeitä asiakirjoja, kuten sanomalehtiä ja lehtiä, ikänsä mukaan.

Voit suorittaa saman prosessin nopeasti Outlook 2003:ssa ja sitä uudemmissa versioissa. Voit siirtää vanhoja kohteita manuaalisesti tallennustiedostoon valitsemalla Tiedosto-valikostaArkisto. Voit myös siirtää vanhat kohteet automaattisesti automaattisen arkistoinnin avulla. Kohteita pidetään vanhoina, kun ne saavuttavat määrittämäsi iän. Automaattisen arkistoinnin avulla voit joko poistaa tai siirtää vanhoja kohteita. Outlook voi arkistoida kaikenlaisia kohteita, mutta se voi etsiä vain tiedostoja, jotka on tallennettu sähköpostikansioon, kuten Microsoft Excel -laskentataulukkoon tai Microsoft Word -asiakirjaan, joka on liitetty sähköpostiviestiin. Tiedostoa, jota ei ole tallennettu sähköpostikansioon, ei voi arkistoida.

Automaattisessa arkistoinnissa on kaksivaiheinen prosessi. Ota ensin automaattinen arkistointi käyttöön. Toiseksi määrität automaattisen arkistoinnin ominaisuudet kullekin arkistoidulle kansiolle.

Huomautus

Jos sinulla on useita Exchange-tilejä samassa Outlook-profiilissa, automaattinen arkistointi -oletusasetus koskee kaikkia tilejä. Voit välttää tämän määrittämällä kansiotason automaattisen arkistoinnin asetuksen.

Kansiotasolla voit määrittää arkistoitavat kohteet ja niiden arkistointitavan. Voit arkistoida yksittäisiä kansioita automaattisesti tai voit määrittää automaattisen arkistoinnin oletusasetuksen kaikille kansioille. Määritä sitten automaattisen arkistoinnin asetukset yksittäisille kansioille, joille et halua käyttää automaattisen arkistoinnin oletusasetuksia. Automaattinen arkistointitoiminto suoritetaan automaattisesti aina, kun käynnistät Outlookin. Outlook tarkistaa kunkin kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuudet päivämäärän mukaan ja siirtää vanhat kohteet arkistotiedostoon. Poistetut-kansioon siirretyt kohteet poistetaan.

Outlook 2003 ja Outlook 2007

Oletusarvoisesti useita Outlook-kansioita on määritetty niin, että automaattinen arkistointi on käytössä. Seuraavassa luettelossa ovat kansiot, joissa automaattinen arkistointi on käytössä, sekä kunkin kansion oletus vanhenemisjakso:

  • Kalenteri-kansio (kuusi kuukautta)
  • Tehtävät-kansio (kuusi kuukautta)
  • päiväkirja kansio (kuusi kuukautta)
  • Lähetetyt-kansio (kaksi kuukautta)
  • Poistetut-kansio (kaksi kuukautta)

Saapuneet-, Muistiinpanot-, Yhteystiedot- ja Luonnokset-kansioissa automaattinen arkistointi ei ole käytössä automaattisesti. Et voi käyttää automaattista arkistointitoimintoa Yhteystiedot-kansion kanssa, koska Yhteystiedot-kansiossa ei ole arkisto-ominaisuutta.

Outlook 2010 ja uudemmat versiot:

Automaattinen arkistointi on oletusarvoisesti poistettu käytöstä Outlook 2010:ssä ja sitä uudemmissa versioissa. Automaattinen arkistointi on käytössä Outlook 2003:ssa ja Outlook 2007:ssä oletusarvoisesti. Jos et poista käytöstä automaattista arkistointiominaisuutta Outlook 2003:ssa tai Outlook 2007:ssä ja päivitä Outlook 2010:een tai uudempaan versioon, automaattinen arkistointitoiminto pysyy käytössä.

Kohteiden arkistoinnin ja viennin ero

Kun arkistoit kohteita, voit arkistoida kohteet vain henkilökohtaiseen kansiotiedostoon (.pst). Kun viet kohteita, voit viedä kohteet moniin eri tiedostotyyppeihin, kuten .pst-tiedostoihin ja eroteltuihin tekstitiedostoihin. Kansiorakennettasi säilytetään uudessa arkistotiedostossa. Jos arkistoidun kansion yläpuolella on pääkansio, pääkansio luodaan arkistotiedostoon. Pääkansiossa olevia kohteita ei kuitenkaan arkistoida. Tällä tavalla arkistotiedoston ja postilaatikon välillä on sama kansiorakenne. Kansiot jäävät paikoilleen arkistoinnin jälkeen, vaikka ne olisivat tyhjiä. Voit arkistoida vain yhden tiedostotyypin, .pst-tiedoston.

Kun viet kohteita, alkuperäiset kohteet kopioidaan vientitiedostoon, mutta niitä ei poisteta nykyisestä kansiosta.

Automaattisen arkistoinnin ottaminen käyttöön

Outlook 2010 ja uudemmat versiot:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiedosto-valikon Asetukset-välilehti.
  2. Valitse Lisäasetukset-välilehti.
  3. Valitse Automaattisen arkistoinnin asetukset.
  4. Valitse Automaattinen arkistointi Jokainen -valintaruutu. Kirjoita Päivät-ruutuun numero, joka määrittää, kuinka usein automaattinen arkistointiprosessi suoritetaan.
  5. Jos haluat ilmoituksen ennen kohteiden arkistoinnia, valitse Kysy ennen automaattista arkistointia -valintaruutu.
  6. Kirjoita Oletusarkistotiedosto-ruutuun arkistoitujen kohteiden tiedostonimi tai valitse luettelosta Selaa .
  7. Valitse kaksi kertaa OK.

Outlook 2007 ja Outlook 2003:

  1. Valitse Työkalut-valikostaAsetukset ja valitse sitten Muu-välilehti .
  2. Valitse Automaattinen arkistointi.
  3. Valitse Automaattinen arkistointi Jokainen -valintaruutu ja määritä sitten, kuinka usein automaattinen arkistointiprosessi suoritetaan kirjoittamalla numero Päivät-ruutuun .
  4. Jos haluat ilmoituksen ennen kohteiden arkistoinnia, valitse Kysy ennen automaattista arkistointia -valintaruutu.
  5. Kirjoita Oletusarkistotiedosto-ruutuun arkistoitujen kohteiden tiedostonimi tai valitse luettelosta Selaa .
  6. Valitse kaksi kertaa OK.

Nyt kun olet ottanut automaattisen arkistoinnin käyttöön, sinun on määritettävä kunkin kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuudet.

Tärkeää

Oletusarkistotiedostoksi valitsemasi Outlookin datatiedoston (.pst) on sijaittava paikallisessa tietokoneessa. Verkko-.pst-tiedostojen käyttöä tuetaan vain Outlook 2010:ssä ja hyvin erityisin ehdoin. Lisätietoja .pst-tiedostojen käytön rajoituksista verkossa on kohdassa Henkilökohtaisten kansioiden (.pst) tiedostojen käyttö lähiverkossa ja WAN-linkeissä.

Kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuuksien määrittäminen

Outlook 2010 ja uudemmat versiot:

Tapa 1:

  1. Valitse kansio, jonka haluat arkistoinnin automaattisesti.
  2. Valitse Kansio-välilehti ja valitse sitten Automaattisen arkistoinnin asetukset.

Tapa 2:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat arkistoivan automaattisesti, ja valitse sitten Ominaisuudet.
  2. Valitse Automaattinen arkistointi -välilehti.
  3. Jos haluat määrittää tämän kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuudet, valitse Poista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin -valintaruutu.
  4. Jos haluat määrittää, milloin kohteet on siirrettävä arkistotiedostoon automaattisesti, kirjoita numero Kuukaudet-ruutuun .
  5. Jos haluat määrittää tiedoston arkistoiduille kohteille, valitse Siirrä vanhat kohteet.
  6. Kirjoita Siirrä vanhat kohteet ruutuun arkistoitujen kohteiden tiedostonimi. Voit myös valita luettelosta Selaa ja valita sitten OK.

Outlook 2007 ja Outlook 2003:

  1. Napsauta kansioluettelossa hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat arkistoivan automaattisesti, ja valitse sitten Ominaisuudet.
  2. Valitse Automaattinen arkistointi -välilehti.
  3. Jos haluat määrittää tämän kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuudet, valitse Poista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin.
  4. Jos haluat määrittää, milloin kohteet on siirrettävä arkistotiedostoon automaattisesti, kirjoita numero Kuukaudet-ruutuun .
  5. Jos haluat määrittää tiedoston arkistoiduille kohteille, valitse Siirrä vanhat kohteet.
  6. Kirjoita Siirrä vanhat kohteet ruutuun arkistoitujen kohteiden tiedostonimi. Voit myös valita luettelosta Selaa ja valita sitten OK.