Tietojen analysoiminen ja jakaminen Excel-mallien avulla

Excel sisältää tehokkaita tietojen analysointi- ja esittelytapoja. Excel-mallien avulla on helppo luoda ja jakaa mukautettuja analyyseja muiden organisaation jäsenten kanssa.

Käytä Excel-malleja seuraaviin:

• Myyntiennuste

• Putken hallinta

• Liidien pisteyttäminen

• Alueen suunnittelu

• Ja paljon muuta...

  Voit kokeilla asiakkaan aktivointisovelluksiin (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation), sisältyviä Excel-malleja saadaksesi nopeasti käsityksen siitä, millaiset analyysit ovat mahdollisia.

  

Luo uusi Excel-malli

Seuraavat ovat Excel-mallin luomisen vaiheita.

Vaihe 1: Uuden mallin luominen aiemmin luoduista tiedoista

Voit luoda Excel-mallin seuraavissa kahdessa paikassa:

• Asetukset-sivulta. Valitse Asetukset>Mallit>Asiakirjamallit>Uusi(). Sinulla pitää olla riittävät käyttöoikeudet päästäksesi Asetukset-sivuun, kuten järjestelmänvalvojan tai järjestelmän mukauttajan käyttöoikeudet.

• Tietueluettelosta Siirry esimerkiksi kohtaan Myynti>Mahdollisuudet>Omat avoimet mahdollisuudet. Valikkorivillä valitse Excel-mallit>Luo Excel-malli.

  

  Luo malli -sivu tulee näkyviin.

  

Valitse malliin sisällytettävät tiedot

1. Napsauta Excel-malli.

2. Valitse entiteetti (tietuetyyppi), joka sisältää kyseisen entiteetin tiedot. Seuraavassa kentässä valittavat näkymät määräytyvät valitun entiteetin mukaan.

3. Valitse näkymä.

4. Voit lisätä, poistaa ja muuttaa malliin sisällytettävien sarakkeiden ominaisuuksia valitsemalla Muokkaa sarakkeita .

5. Luo mallitiedosto valitsemalla Lataa tiedosto.

Varoitus

Voit myös ladata mallin, joka ei sisällä muita tietoja lukuun ottamatta tietuetyyppiin (entiteettiin) liittyvät sarakkeet kohdassa Asetukset>Tietojen hallinta>Tietojen tuontimallit. Lisätietoja on ohjeaiheessa: mallin lataaminen tietojen tuontia varten.

Tärkeä

Asiakirjamallia, joka on ladattu tietystä ympäristöstä, voi käyttää vain kyseisessä ympäristössä. Word- ja Excel-mallien ympäristöstä ympäristöön -siirtämistä ei tueta tällä hetkellä.

Excel-mallin luomisen aikana mallitiedostoon viedään enintään 50 tietuetta.

Vaihe 2: Tietojen muokkaus Excelissä

Avaa juuri luotu malli Excelin paikallisessa esiintymässä tietojen mukauttamista varten.

Tärkeä

Älä käytä Exceliä online-tilassa mallitietojen mukauttamiseen, koska muutoksia ei voi tallentaa. Kaikki Excel online -tilassa tehtyihin mallitietoihin tehdyt päivitykset menetetään, kun suljet välilehden.

Seuraavaksi käsitellään yksinkertainen esimerkki Excel-mallin mukauttamisesta näytetietojen avulla.

Esimerkki Mahdollisuudet-tietojen mukauttamisesta

1. Valitse Ota muokkaus käyttöön, jolla sallitaan Excel-laskentataulukon mukauttaminen.

2. Lisää uusi sarake ja anna sille nimeksi "Odotettu myyntituotto".

   

3. Luo kaava odotettua myyntituottoa varten. Älä viittaa soluihin niiden osoitteilla. Määritä nimet ja käytä niitä sen sijaan.

   

4. Luo pivot-taulukko ja kaavio. Nämä ja muut vaiheittaiset opastukset selitetään tämän aiheen tulevassa päivityksessä.

   Aseta käyttäjän lisäämä sisältö aiemmin luodun arvotaulukon yläpuolelle tai oikealle puolelle. Voit estää tällä tavoin sisällön korvaamisen, jos lisäät myöhemmin uusia tietoja ja luot uuden Excel-mallin. Lisätietoja on ohjeaiheessa: parhaat Excel-mallien käytön käytännöt.

   

5. Tallenna laskentataulukko.

   Voit nyt ladata Excel-mallin.

Vaihe 3: Lataa malli ja jaa se muiden kanssa

Kun sinulla on oma, haluamallasi tavalla mukautettu Excel-malli, voit ladata sen. Mallin lataussijainti määrää sen saatavuuden.

Järjestelmänvalvojat voivat ladata Excel-mallin Asetukset-sivulla. Asetuksissa ladattu malli on saatavilla kaikille käyttäjille.

Järjestelmänvalvojille: Lataa Excel-malli

1. Siirry kohtaan Asetukset>Mallit>Asiakirjamallit.

2. Valitse Siirrä malli.

3. Vedä Excel-tiedosto valintaikkunaan tai etsi ladattava tiedosto selaamalla.

   

4. Valitse Siirrä.

   Muille kuin järjestelmänvalvojat voivat ladata mallin omaan käyttöönsä tietueluettelosta.

Järjestelmänvalvojat tai muut jotka haluavat luoda oman mallin: Lataa Excel-malli

1. Avaa sivu, jossa on tietueluettelo, esimerkiksi Mahdollisuudet. Siirry kohtaan Myynti>Mahdollisuudet>Omat avoimet mahdollisuudet.

2. Valikkorivillä valitse Excel-mallit>Luo Excel-malli.

3. Valitse Excel-malli>Lataa.

   

4. Vedä tiedosto valintaikkunaan tai etsi ladattava tiedosto selaamalla.

5. Valitse Siirrä.

Vaihe 4: Valitse kuka voi käyttää uutta mallia

Juuri luodun Excel-mallin käyttöoikeudet riippuvat siitä, miten se on ladattu, ja käyttöoikeusroolille annetuista käyttöoikeuksista. Lisätietoja: Käyttöoikeusroolien käyttäminen mallien käyttöoikeuksien hallintaan

Jos latasit mallin Asetukset-sivulta

Ladatun Excel-mallin tietosivu näyttää seuraavalta.

Asetukset-sivulta ladatut mallit ovat saatavilla kaikille käyttäjille. Tässä vaiheessa sinun ei tarvitse tehdä mitään lisätoimia.

Jos olet ladannut mallin tietueluettelosta

Ladatun Excel-mallin tietosivu näyttää seuraavalta.

Tietueluettelosta ladatut mallit ovat käytettävissä käyttäjälle, joka latasi mallin. Voit jakaa mallin muiden kanssa seuraavasti:

1. Mallin tietosivulla valitse Jaa.

2. Jaa henkilökohtainen asiakirjamalli -sivulla voi jakaa Excel-mallin muiden käyttäjien kanssa ja määrittää oikeudet.

   

Vie ja analysoi tietoja uuden mallin avulla

Excel-mallin käyttöprosessi on seuraavanlainen.

Vaihe 1: Valitse analysoitava entiteetti

Valitse entiteetti (tietuetyyppi), jonka voit analysoida luodulla Excel-mallilla. Siirry esimerkiksi kohtaan Myynti>Mahdollisuudet>Omat avoimet mahdollisuudet. Kaksi uutta mahdollisuutta on lisätty mallin luomisen jälkeen.

Vaihe 2: Vie tiedot uuden Excel-mallin avulla

Valitse luotu Excel-malli.

Malli on luotu asetukset-sivulla, joten se näkyy valikon kohdassa Excel-mallit. Jos se luotiin tietueluettelosta, se näkyy kohdassa Henkilökohtaiset Excel-mallit.

Jos sinulla on Microsoft Excel Online , voit tarkastella tietoja paikoillaan Excel-ikkunassa asiakkaan aktivointisovelluksissa (kuten Dynamics 365 Sales ja Customer Service). Jos näin ei ole tai jos haluat mieluummin luoda Excel-tiedoston, valitse Lataa <mallin nimi>.

Vaihe 3: Analysoi tiedot Excelissä

Excel-laskentataulukon näkymä perustuu kahteen asiaan:

• Tietueet. Näkymä, jonka valitset vietäväksi, määrittää, mitä tietueita näkyy viedyssä Excel-tiedostossa. Esimerkiksi jos valitsit Suljetut mahdollisuudet, näet kyseiset tietueet, vaikka olisit käyttänyt Omat avoimet mahdollisuudet -kohdassa luotua mallia.

• Sarakkeet. Käytettävä malli määrittää, mitkä sarakkeet näkyvät viedyn Excel-tiedoston taulukossa. Esimerkiksi Suljetut mahdollisuudet -näkymässä on seuraavat sarakkeet: Mahdollinen asiakas, Tila, Todellinen myyntituotto ja Todellinen sulkemispäivä. Mutta jos käytetyn mallin perustana on Omat avoimet mahdollisuudet, näet sarakkeet, jotka liittyvät mallin luonnin yhteydessä tehtyyn näkymään ja sarakkeen suodatukseen.

Vaihe 4: Jaa tulokset muiden kanssa

Jos käytät Exceliä, tallenna kopio online-tilassa tai tietokoneeseen. Lähetä tiedosto toisille tarkistusten ja syötteiden tekemistä varten.

Kokeile Excel-esimerkkimalleja

Asiakkaan aktivointisovelluksissa on neljä Excel-mallia.

Excel-esimerkkimallit on luotu erityisen tietuetyypin (entiteetin) yhteydessä. Mallin voidaan käyttää vain saman tietuetyypin tietueiden kanssa.

Nimi	Entiteetti
Putken hallinta	Mahdollisuus (Myynti-alue)
Kampanjan yleiskatsaus	Kampanja (Markkinointi-alue)
Palvelupyyntöjen SLA-tila	Palvelupyyntö (Palvelu-alue)
Palvelupyyntöjen yhteenveto	Palvelupyyntö (Palvelu-alue)

Käytä Excel-esimerkkimallia

1. Avaa tietueluettelo, joka sisältää tietoja, entiteettityypille, joka vastaa esimerkkimallia. Avaa esimerkiksi myyntimahdollisuusluettelo, jota sovelletaan Putken hallinta -malliin.

2. Napsauta > Excel-mallit ja valitse sitten Excel-malleista näytemalli.

3. Lataa malli tai avaa se suoraan Excelissä.

Tippi

Voit viedä mallit, jotka kuuluvat asiakkaan aktivointisovelluksiin, muokata niitä ja sitten tuoda ne takaisin uusina malleina. Näin pääset nopeasti alkuun omien mukautettujen Excel-mallien luonnissa.

Excel-mallien käyttöön liittyvät parhaat käytännöt ja huomiot

Ota huomioon seuraavat kohdat luotaessa Excel-malleja, jotta saat niistä parhaan hyödyn.

Testaa Excel-mallisi

Excelissä on paljon ominaisuuksia. Mukautukset kannattaa testata, jotta voit olla varma, että kaikki Excel-ominaisuudet toimivat malleissa odotetusti.

Tietosuoja ja pivot-kaaviot

Oletusarvon mukaisia pivot-kaaviotietoja ei päivitetä, kun laskentataulukko avataan. Tämä voi aiheuttaa tietoturvaongelman, jos käyttäjät, joiden käyttöoikeudet eivät riitä, eivät saisi nähdä tiettyjä pivot-kaavion tietoja.

Esimerkkitilanne:

• Järjestelmänvalvoja luo luottamuksellisten tietojen pivot-kaavioiden mallin ja lataa mallin.

• Myyjä, jolla ei ole luottamuksellisten tietojen pivot-kaavioita, käyttää mallia luoman Excel-tiedoston tietojen analysointia varten.

  Lopputulos. Myyjä voi ehkä nähdä pivot-kaavion tiedot jotka järjestelmänvalvoja on ladannut, mukaan lukien pääsy näkymiin, joihin myyjillä ei ole oikeuksia.

  Lisätiedot. iOS ei tue pivot-tietojen ja pivot-kaavioiden päivittämistä, kun Excel-sovellusta käytetään iOS-laitteissa.

  Suositus. Luottamuksellisia tietoja ei pidä sisällyttää pivot-taulukoihin ja pivot-kaavioihin.

Määritä pivot-kaavion tietojen päivittäminen automaattisesti

Oletusarvoisesti pivot-kaaviotietoja ei päivitetä automaattisesti, kun avaat laskentataulukon. Tavalliset kaaviot päivitetään automaattisesti.

Napsauta pivot-kaaviota Excelissä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Pivot-kaavion asetukset>Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.

Uusien tietojen sijoittaminen

Jos haluat lisätä sisältöä Excel-malliin, sijoita tiedot aiemmin luotujen tietojen yläpuolelle tai oikealle puolelle. Toinen vaihtoehto on sijoittaa uutta sisältöä toiseen taulukkoon.

Excel-mallit, joissa on kuvia, voivat aiheuttaa virheen

Jos yrität analysoida Excel-mallia, johon on tallennettu kuva, näkyviin voi tulla seuraava virhe: "Virhe yritettäessä tallentaa työkirjaa, eikä työkirjaa tämän vuoksi tallennettu." Poista kuva mallista ja yritä ladata malli uudelleen.

Excel-mallit ja Office Mobile -sovellus Windows 8.1 -versiossa

Excel-mallit eivät avaudu Windows 8.1 -laitteissa, joissa on Office Mobile -sovellus. Avautuvan virhesanoman mukaan tiedosto on palautettu mahdollisimman hyvin, mutta sitä ei voi muokata. Sinua pyydetään korjaamaan ongelma yrittämällä avata tiedosto tietokoneessa korjattavaksi.

Tämä on tunnettu ongelma.

Käytä taulukon sarakkeiden nimiä ja alueiden nimiä kaavoissa

Älä käytä sarakkeiden otsikoita tai solunumeroita Excel-kaavoja luotaessa. Käytä sen sijaan taulukon sarakkeiden nimiä ja määritä solujen tai solualueiden nimet.

Käyttöoikeusroolien käyttäminen mallien käyttöoikeuksien hallintaan

Järjestelmänvalvojat voivat hallita Excel-mallien käyttöoikeuksia tietyt yksityiskohdat huomioiden. Esimerkiksi voit antaa myyjille luku- mutta ei kirjoitusoikeutta Excel-malliin.

1. Valitse Asetukset>Suojaus>Käyttöoikeusroolit.

2. Valitse rooli ja valitse sitten Yrityksen hallinta -välilehti.

3. Valitse Asiakirjamalli määrittääksesi koko organisaation käytössä olevat mallit. Valitse Henkilökohtainen asiakirjamalli jakaaksesi malleja yksittäisille käyttäjille.

4. Valitsemalla ympyröitä voit muuttaa käyttöoikeuksia.

   

Henkilökohtaisten asiakirjamallien näkymän tarkastelu ja poistaminen

Voit poistaa omat asiakirjamallit toimimalla seuraavasti:

1. Valitse Erikoishaku ().

2. Kohdassa Etsi valitse Henkilökohtaiset asiakirjamallit.

3. Valitse Tulokset(!).

4. Valitse ensin poistettava oma asiakirjamalli ja sitten Poista ().

Excel-malli ei lataudu Microsoft Edgeen

Jos oma Excel-malli ei lataudu käytettäessä Microsoft Edge -selainta, päivitä Microsoft Edge ja yritä uudelleen.

Tietosuojailmoitus

Jos käytät Microsoft Dynamics 365 (online)a, tietojen vieminen staattiseen laskentataulukkoon luo viedyistä tiedoista paikallisen kopion, joka tallennetaan tietokoneeseesi. Tiedot siirretään Dynamics 365 (online) -ympäristöstä tietokoneeseen käyttämällä suojattua SSL-yhteyttä, ja tämän paikallisen kopion ja Dynamics 365 (online) -ympäristön välillä ei ylläpidetä yhteyttä.

Kun viet tietoja dynaamiseen laskentataulukkoon tai Pivot-taulukkoon, Excel-laskentataulukon ja Dynamics 365 (online) -ympäristön välillä ylläpidetään linkkiä. Käyttäjä todennetaan Dynamics 365 (online) -ympäristössä käyttäjän tunnistetiedoilla aina dynaamisen laskentataulukon tai Pivot-taulukon päivityksen yhteydessä. Käyttäjä näkee vain ne tiedot, joiden tarkasteluoikeus hänellä on.

Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeusroolien avulla, onko organisaatioon kuuluvilla käyttäjillä oikeus viedä tietoja Exceliin.

Katso myös

Mallin lataaminen tietojen tuontia varten
Word-mallien käyttäminen