Kannattaako tämä prosessi automatisoida?

Nyt on aika pohtia, miten paljon työtä ratkaisun luominen vaatii, ja päättää, onko se perusteltua. Tämä tarkoittaa yrityksen arvon vertaamista prosessin automatisoinnin kustannuksiin. Liiketoiminnan arvo on liiketoiminnan saama jatkuva hyöty projektista.

Tekemättä jättämisen kulut

Jos haluat selvittää, kannattaako prosessin automatisoiminen, sinun on ensin ymmärrettävä ongelman ratkaisematta jättämisen kustannukset.

Liiketoiminnan arvon määrittämisessä Microsoft Power Platform -ratkaisulle tulisi hankkia tietoa siitä, kuinka paljon kustannuksia organisaatiolle koituu ongelman ratkaisemisesta nykyiseen tapaan. Toisin sanoen, mittaa tekemättä jättämisen kustannuksia.

Jos haluat laskea nykyiset kustannukset, määritä nykyisen prosessin suorittamiseen käytetty aika ja kerro sen suorittavien käyttäjien kustannuksilla. Voit mitata vuosittaiset kustannukset määrittämällä prosessin päästä päähän -toiminnon kertakustannukset ja kertomalla ne sitten sillä, kuinka monta kertaa prosessi suoritetaan vuodessa. Lisää muita kustannuksia, kuten ohjelmistolisenssejä, paperia, postituskuluja ja niin edelleen.

Esimerkki: nykyisen kuluprosessin kustannukset

Ensimmäinen asia, joka meidän on ymmärrettävä, on, paljonko organisaatiolle maksaa kuluraporttiprosessin jatkaminen manuaalisesti. Tämän saimme selville, kun puhuimme kollegoidemme kanssa:

• Saimme selville, että vie noin tunnin viikossa koota yhteen kaikki kuitit ja täytä manuaalinen kuluraportti. Abhay osoitti, että kuluraportteja on noin 140 viikossa. Olemme myös oppineet, että kunkin tiimin jäsenen täysin ladattu kustannus on noin $90/t.

  (140 kuluraporttia × 1 tunti/viikko) ×$90 = $12 600/viikko

  52 viikkoa ×$12 600 = $655 200 vuodessa

• Nick ei tarkastele tai hyväksy kuluraportteja. Se kaikki kuuluu Abhaylle ja ryhmälle. Koska Nick ei seuraa säännöllisesti ryhmän kuluja, tärkeä tilaisuus tarkistaa kulut, tarkkailla petoksia ja optimoida ryhmän kulutustottumuksia menetetään.

• Abhay kertoi, että ryhmä käyttää noin 15 minuuttia kuluraporttia kohden, vastaanottaa keskimäärin 140 raporttia viikossa ja lähettää 25 prosenttia niistä takaisin puuttuvien tietojen vuoksi.

  Ensimmäinen tarkistus: 140 kuluraporttia × 15 minuutin tarkistus = 35 tuntia

  Ensimmäinen tarkistus: 35 tuntia × $90 = $3 150 viikossa = $163 800/vuosi

  Uudelleentarkistus: 35 kuluraporttia × 15 minuutin tarkistus = 8,75 tuntia

  Uudelleentarkistus: 8,75 tuntia × $90/t = $787,50/viikko = $40 950/vuosi

  Viikkokustannukset yhteensä: $3 937,50

  Todelliset vuosikulut yhteensä: $204 750

• Kun kuluraportti on tarkistettu ja oikein, kestää noin 7 minuuttia kuluraporttia kohden hakea kunkin kululuokan kirjanpitokoodit ja kirjoittaa ne raportin jokaiselle kuluriville.

  140 kuluraporttia × 7 minuuttia koodausta = 16,5 tuntia/viikko = $1 485/viikko = $77 220/vuosi

• Kestää noin 10 minuuttia kuluraporttia kohden luoda maksukirjauskansio rahoitusjärjestelmässä maksua varten ja näkymään Charlotten talousraportissa.

  140 kuluraporttia × 10 minuuttia = 23,8 tuntia/viikko = $2 142/viikko = $111 384/vuosi

• Charlotte haluaisi tarkistaa budjetin viikoittain, mutta ei voi saada raporttia ennen kuin torstaina, kun Abhay on suorittanut tarkastelun ja saanut takaisin raportit, joista puuttui tietoja. (Vaikka tämä ei olekaan rahamääräinen kustannus, se vaikuttaa liiketoimintaan.)

Koko prosessi maksaa yritykselle:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554

Seuraava vaihe: liiketoiminnan arvon määrittäminen

Huomautus

Voitko kertoa meille dokumentaatiota koskevan kielimäärityksesi? Vastaa lyhyeen kyselyyn. (Huomaa, että tämä kysely on englanninkielinen.)

Kyselyyn vastaaminen kestää noin seitsemän minuuttia. Henkilökohtaisia tietoja ei kerätä (tietosuojatiedot).