7 façons de soutenir l’adoption de votre solution PPM, après l’implémentation

Project et les outils de gestion de portefeuille (PPM) provoquent presque toujours un changement majeur dans la façon dont les projets sont gérés, suivis et signalés au sein de l’organisation. Toutefois, il n’est pas nécessaire que les organisations se concentrent autant sur l’adoption continue que sur l’implémentation des outils. Dans ce livre blanc, nous allons examiner certains des domaines clés sur qui vous pouvez vous concentrer pour soutenir l’adoption après l’implémentation jusqu’à ce que l’utilisation des nouveaux outils PPM s’inscrit dans la culture organisationnelle.

Pour télécharger la version Word de cet article, voir 7 méthodes pour soutenir l’adoption de votre solution PPM, post-implémentation : livre blanc.

Pour plus d’articles, consultez les livres blancs « À partir des sables».

7 façons de soutenir l’adoption de votre solution PPM, après l’implémentation

Introduction

Avez-vous déjà été impliqué dans un projet où la nouvelle idée ou l’innovation semble être la meilleure chose suivante, où vous avez obtenu un support solide dans tout le monde, qui est exécuté, puis dans les quelques mois suivant sa mise en œuvre, personne ne l’utilise plus ? Si vous avez répondu oui, vous serez également d’accord avec moi sur le fait que, dans ces projets, il n’y a pas eu de dréssage des efforts de gestion des changements, des efforts de formation, etc. Pourquoi les personnes arrêtent-elles d’utiliser certains outils, qui étaient les idées les plus importantes au moment de l’implémentation ?

Il peut y avoir de nombreuses réponses à la question ci-dessus. Il se peut que l’outil soit obsolète en raison des conditions de marché ou que la stratégie organisationnelle ait changé. Toutefois, si vous regardez attentivement, le plus souvent, la raison réelle est qu’aucun effort n’a été effectué pour soutenir l’adoption qui a été obtenue lors de l’implémentation du projet. Il ne suffit pas de gérer les changements pendant le cycle de vie du projet . la modification doit également être gérée au-delà de la fermeture du projet. Cela s’applique à n’importe quel projet, mais plus encore dans le contexte de l’implémentation de la solution PPM, car les outils PPM provoquent presque toujours un changement majeur dans la façon dont les projets sont gérés, suivis et signalés au sein de l’organisation.

Dans ce livre blanc, nous allons examiner certains des domaines clés sur qui vous pouvez vous concentrer pour soutenir l’adoption post-implémentation et ne pas laisser passer la limitation tant que l’utilisation du nouvel outil PPM ne fait pas partie de la culture organisationnelle.

7 méthodes pour soutenir l’adoption

Supposons que votre organisation va implémenter la solution PPM (ou mettre à niveau vers une version plus récente) prochainement. Supposons également qu’une prise en charge complète de la formation et de la gestion des changements soit disponible pendant le cycle de vie du projet. Dans ce contexte, voici les domaines clés qui doivent être véritablement mis en avant une fois l’implémentation terminée.

1) Établir des objectifs de 30-60-90 jours

Avant de déployer la solution PPM, vous devez d’abord déterminer les objectifs de 30-60-90 jours pour votre implémentation. Vous lisez cela correctement. Cette mise à jour doit être effectuée AVANT le déploiement et non après. Commencez par des éléments simples à mesurer, comme % des feuilles de temps envoyées à l’heure ou au nombre de projets créés, et mesurez-les de manière cohérente et créez des rapports sur ces derniers. Ces « objectifs » vous aideront comme suit :

  • Tout d’abord, les objectifs et les mesures vous indiquent l’utilisation de l’outil. Si les mesures semblent mauvaises, vous pouvez immédiatement passer à l’action et fournir la prise en charge nécessaire pour augmenter l’utilisation de l’outil.

  • Les objectifs vous donnent des éléments spécifiques à travailler, au lieu d’être génériques sur la réussite ou l’échec du projet. Ils vous aideront à montrer la valeur de la solution PPM à la gestion.

    Enfin, cela vous aidera à faire la fête des petites entreprises. Bien que la solution PPM puisse avoir été implémentée pour apporter des changements majeurs au sein de l’organisation, il est important d’obtenir des gains rapides et de les mettre en avant, afin de conserver l’intérêt et la sensibilité autour de la solution.

Par ailleurs, ne vous arrêtez pas aux objectifs de 30-60-90 jours. Veillez également à établir certains objectifs à long terme et à les surveiller.

2) Affichez-leur la valeur !

Avant l’implémentée de la solution PPM, il est presque garanti qu’une analyse des avantages a été effectuée, qui a répertorié un suivi et une maintenance de projet plus simples, une collaboration améliorée, une meilleure visibilité et un meilleur contrôle, etc. Toutefois, la grande tâche dans la salle dont personne ne parle est que tout cela n’est possible que si tous les utilisateurs de la solution PPM font le travail nécessaire pour générer et gérer les données. Par conséquent, l’utilisateur final n’a aucune idée de la valeur qu’il apporte à l’organisation simplement en envoyant ses feuilles de temps à temps, ou en quoi un gestionnaire de ressources peut vous aider en surveillant leurs allocations de ressources.

Si vous souhaitez une adoption réelle à long terme par les utilisateurs, le premier objectif doit être de montrer à chaque utilisateur la valeur qu’il apporte à l’outil et à l’organisation. Affichez-leur les rapports et le tableau de bord générés. Utilisation des données qu’ils envoient dans l’outil. Impliquer les cadres supérieurs pour qu’ils utilisent réellement ces rapports et tableaux de bord et communiquent avec leurs groupes, quant à la valeur qu’ils apportent. De la même façon qu’une usine ne s’agrandit que lorsque la lumière du soleil s’y met, les utilisateurs finaux se sentent importants de l’outil, uniquement lorsqu’ils savent que les responsables de l’organisation se concentrent sur celui-ci.

3) Modifier vos méthodologies Learning de recherche

Réfléchissez-y. Lorsque vous êtes en voiture, à l’écoute de la radio, vous avez soudainement entendu une chanson que vous aimez vraiment en tant qu’enfant, mais que vous n’avez pas entendu depuis longtemps. Je peux parier que, même si vous ne vous souvenez peut-être pas exactement de l’histoire de la chanson, vous pouvez à peu près dire un morceau tout au long de la chanson. Pourquoi pensez-vous que c’est le cas ? Pour deux raisons :

  1. Vous avez entendu cette chanson plusieurs, plusieurs fois.

  2. Alors que le début était « information » (informations), l’air était attaché à l’air. En tant qu’êtres humains, nous avons tendance à nous souvenir d’une meilleure mémoire que d’une information.

Comment cela s’applique-t-il à notre discussion ici ?

La formation traditionnelle pour PPM solutions de formation a tendance à se concentrer sur l’adage d’un grand nombre de données ou d’informations dans des cours théoriques, des sessions de formation, des manuels, etc. Toutefois, il n’y a pas de sentiment ou d’attachement lié à ces informations, de sorte que les personnes ne les conservent pas une fois ces sessions terminés. En fait, vous devez supposer que les utilisateurs ne conserveront pas plus de 20 % de ce qu’ils apprennent pour la première fois. Comment résoudre ce problème ? Tout comme nous avons géré la chanson que nous avons aimé.

  • Fournir d’autres moyens pour obtenir une formation. Tous les utilisateurs ne comprennent pas les choses de la même manière. Certaines personnes sont plus à l’écoute du matériel de lecture, tandis que d’autres aiment regarder des vidéos. Assurez-vous donc que les personnes ont plusieurs façons d’obtenir des informations et une formation.

  • Autorisez les utilisateurs à joindre un sentiment aux informations. Cela peut inclure des éléments tels que l’regroupement d’utilisateurs dans des sessions de déjeuner et d’apprentissage en petit groupe, l’ouverture de forums de discussion, etc. Je suis presque sûr que vous vous souvenez toujours de ce qu’un intervenant particulier a dit en réponse à l’une de vos questions. Il en va de même pour tous vos utilisateurs.

  • Récompensez les bonnes idées, questions et participation. Le Project TechCenter et les forums en sont d’excellents exemples, où toutes les réponses correctes sont reconnues par la communauté elle-même, ce qui a pour effet de créer un partage plus actif de connaissances et d’expertises.

4) Réévaluer et reconfirmer

À un moment, lorsque je travaillais avec un client sur une implémentation PPM, nous avons décidé que toutes les rapports de la solution PPM seraient effectués à l’aide de cubes OLAP. Si vous n’êtes pas familiarisé avec les fonctionnalités des cubes OLAP, dans le cadre de cet article, comprenez que les données sont actualisées uniquement selon une planification prédéfinie. Dans notre cas, nous avons décidé qu’il s’agissait d’une journée. Toutefois, une fois la solution déployée, nous avons commencé à recevoir des réclamations indiquant que les rapports étaient incorrects et n’affichent pas les données pendant que les utilisateurs les entrent, et ainsi de suite. Lorsque nous avons approfondi le problème, nous avons découvert que les cadres regardaient les données presque toutes les heures (en attendant des données en temps réel) et que les utilisateurs mettaient à jour les données selon les besoins. Et comme les données OLAP étaient actualisées tous les soirs, les rapports n’ont évidemment pas été mis à jour. Par conséquent, après avoir évalué les options, nous avons revenir en arrière et réécrit ces rapports pour tirer directement des données de la base de données, ce qui les rend en temps réel.

Le sujet de l’article ? Ce que l’équipe du projet a pensé, trouvé, supposé et conçu pendant la phase de conception du projet peut ne pas toujours fonctionner dans le monde réel. Soyez donc ouvert pour apporter des modifications. Si vous constatez que l’implémentation initiale de votre solution ne correspond pas à ce que les utilisateurs font réellement dans leur travail quotidien, ne soyez pas rigoureux et forcez la conception sur les personnes. Il s’agit d’un moyen sûr de perdre l’intérêt de l’utilisateur.

5) Établir une gouvernance

L’établissement d’un modèle de gouvernance pour maintenir votre solution PPM, y compris les modifications, est, à mon avis, essentiel. Cette rubrique a été couverte en détail dans le livre blanc « Mettre en place la demi-vie » (t 1/2): Gouvernance de votre solution PPM, post-implémentation . Bien que la stratégie de gouvernance contribue à maintenir votre solution PPM elle-même, elle montre également aux utilisateurs qu’il n’est pas nécessaire d’aimer chaque aspect de l’implémentation. Il leur montre que demander une modification est OK. Cela apporte une ouverture au tableau, ce qui permet aux utilisateurs de devenir les pilotes. Il est préférable de parler activement de ce qui peut être amélioré au sujet de la solution pour l’adoption plutôt que de supposer que tout le monde est aligné sur ce qui a été implémenté.

6) Fournir un support technique

Ces jours-ci, il semble que vous pouvez obtenir un outil gratuit pour tout type de travail que vous souhaitez faire sur votre PC. Ne vous faites pas mal: j’aime absolument les choses gratuites. Toutefois, l’un des choses que je n’aime pas dans les outils gratuits est le manque de support. Si j’ai des problèmes, je suis seul pour rechercher et rechercher une solution, essayer plusieurs solutions et espérons qu’une solution fonctionne. Ne placez pas les utilisateurs de votre solution PPM dans cette situation.

À mon avis, nous devons tous prendre en charge nos utilisateurs, quelle que soit l’application ou le processus que nous supportons. Répondez toujours aussi rapidement que possible, même s’il ne s’agit pas toujours d’une solution. Une fois que l’utilisateur sait que quelqu’un est attentif à son problème, dans la plupart des cas, cela est suffisant pour les mettre à l’aise. Veillez également à suivre une solution ou, au moins, à la faire pointer vers la bonne direction. N’oubliez pas toujours que l’outil PPM que vous prend en charge est l’un des nombreux outils que l’utilisateur utilise chaque jour pour effectuer son travail, et plus vite vous pouvez faciliter sa vie en résolvant son problème, plus les utilisateurs sont satisfaits.

Faites-moi confiance . sans une prise en charge solide après l’implémentation, je peux vous garantir que l’implémentation PPM’implémentation se fera très rapidement. Soyez également intelligent sur le processus de prise en charge et de résolution. Lorsque vous fournissez des solutions aux utilisateurs, créez une base de connaissances afin que, pour de futurs problèmes, vous pouvez simplement rediriger les utilisateurs vers une solution autonome.

7) Le comportement qui est récompense sera répété !

Si vous avez des enfants, vous le comprendrez immédiatement : vous les récompensez d’un visage heureux lorsqu’ils font quelque chose, et ils continueront à le faire jusqu’à ce qu’il commence à se mettre en route. Le comportement que vous récompensez sera répété jusqu’à ce que vous le changez. Pour tous les utilisateurs insoignants que vous tentez d’attirer, au moins 3 autres utilisateurs précoces tentent d’apprendre, de comprendre et d’utiliser l’outil.

N’oubliez pas ces supporters non lésés. Ce sont eux qui adoptent le changement, utilisent l’outil et finalement dirigent d’autres personnes en les aidant. Fournissez-leur autant de support que possible. Reconnaître et reconnaître les choses qu’ils font afin qu’ils continuent à les faire, et que d’autres personnes peuvent en apprendre davantage. Faites-en des super utilisateurs et autorisez-les à rédiger des articles d’aide. En fin de compte, encouragez les comportements souhaitables afin qu’ils remplacent finalement les comportements indésirables.

Conclusion

Les techniques répertoriées ci-dessus ne sont pas les seules qui peuvent vous aider dans l’adoption par les utilisateurs finaux, et la liste peut certainement être ajoutée. Le point clé qui doit être compris est qu’il ne suffit pas de se concentrer uniquement sur l’adoption par les utilisateurs et la gestion des changements pendant l’implémentation, ou quelques mois après l’implémentation. Il s’agit d’un processus standard continu qui ne se termine jamais et qui a besoin d’un focus et d’une attention constants.

À propos de l’auteur

Praspé Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) est consultant senior Enterprise Project management (EPM) et formateur spécialisé sur les plateformes Microsoft Project, Microsoft Project Server et Microsoft SharePoint. Son objectif principal est de créer et d’activer des solutions d’entreprise pour aider les organisations à obtenir le meilleur retour sur investissement.

Il dispose également d’une grande expérience dans les projets de pointe de bout en bout dans un large éventail de domaines et de secteurs verticaux, notamment les services it, ERP (SAP), la fabrication, le développement d’applications, les services automobile et créatifs. Il est présentateur régulier de divers événements Project Server, EPM et SharePoint dans tout le pays, et collaborateur régulier des SharePoint et EPM Community.

Pras émission est un blog de blog régulier ( et exécute également un podcast bi-hebdomadaire ( principalement axé sur les solutions Microsoft Project et https://www.prasannaadavi.com) https://www.msprojectpodcast.com) Project Server. Prasmf est consultant senior avec EPMA ( https://www.epmainc.com) .