Vous souhaitez certains EPM avec ça ?
Cet article fait partie de notre collection « From the Trenches ». Il traite de l’évolution des systèmes de gestion de projet, de l’utilisation de la gestion de projets d’entreprise et de l’importance de comprendre la solution de gestion de projet qui vous convient le mieux.
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Vous souhaitez certains EPM avec ça ?
Dans mon bureau récemment, un de nos employés les plus expérimentés est venu me voir avec une question étrange.
« Comment savoir s’il s’agit d’un système de gestion de projet ? »
J’ai ouvert ma bouche pour répondre puis suspendu ... pendant longtemps. La réponse n’est pas évidente.
Au début des années 1980, les premiers packages de planification de chemin critique sont devenus disponibles pour les ordinateurs personnels. En fait, je trouve intéressant que l’histoire montre que les logiciels de planification de chemin critique ont été l’une des premières applications commerciales publiées dans chaque vague de calcul à partir des premiers mainframes commerciaux dans les années 1960. Mes débuts dans l’industrie des logiciels de gestion de projets remontent au début des années 80 cependant et nous aurions utilisé les termes « logiciel de gestion de projet » et « logiciel de planification de chemin critique » synonyme.
En 1983, si quelqu’un m’avait montré autre chose qu’un système de planification de chemin critique et m’avait demandé s’il s’agissait d’un système de gestion de projet, j’aurais probablement secoué la tête et dit non.
Microsoft Project est à la base un système de planification de chemin critique et nous utilisons toujours les termes logiciels de gestion de projet pour le décrire. Donc, si quelqu’un me demandait « Est-ce que le logiciel de gestion de projet Microsoft Project ? » Je me sentirais assez à l’aise de répondre par l’affirmative.
Mais qu’en est-il des logiciels de comptabilité ? Plusieurs produits Dynamics effectuent la budgétisation des projets et le suivi des coûts. S’agit-il d’une gestion de projet ? Je devrais dire que c’est le cas.
Les produits SharePoint vous permettent de gérer les documents et le flux de travail des documents et de faire la liste des problèmes en suspens. S’agit-il d’un logiciel de gestion de projet ? C’est sûr que ça ressemble à ça.
Microsoft Dynamics CRM vous permet d’attacher des activités et des ressources à des initiatives clientes. N’est-ce pas une gestion de projet ? C’est certainement possible.
Qu’en est-il de la gestion des contrats, de la gestion des feuilles de temps, de la planification de la main-d’œuvre, de la gestion de la consommation matérielle et de l’utilisation de l’équipement, et du suivi de la valeur de production ? Est-ce que l’un de ces projets est géré? Oui. N’importe lequel d’entre eux pourrait l’être.
Il y a des années, j’ai travaillé avec un spécialiste en gestion de projets de construction dont main outil était quelque chose qui gérait le rythme de travail de plusieurs métiers simultanément. Ce rapport graphique unique a suivi les charpentiers, plombiers et électriciens et plusieurs autres métiers. Cette gestion de projet très expérimentée m’a montré comment la gestion du rythme de travail d’une équipe à l’autre a évité aux équipes électriques d’arriver dans une zone avant la construction de la cloison sèche et a empêché l’équipe de plomberie de dépasser l’équipe électrique. Ce rapport unique pour ce type de projet particulier a permis à ce chef de projet d’être remarquablement efficace. S’agissait-il d’un système de gestion de projet? Vous pariez que c’était le cas.
Pour rendre les choses plus complexes, nous disposons à la fois d’outils de gestion de projet qui rendent les gestionnaires de projet efficaces et d’autres outils plus appropriés à la organization. Entrez le logiciel « Gestion de projets d’entreprise ». Pour être juste, le concept n’est pas si nouveau. Les premiers systèmes de gestion de projet dans les années 60 et 70 étaient tous des outils d’entreprise, bien que l’accès aux systèmes informatiques en général soit beaucoup plus restreint alors pour la plupart des organisations.
Comme toutes les bonnes choses, Enterprise Project Management se résout à un acronyme à trois lettres : EPM. Si je fais une recherche sur Internet pour EPM, cependant, je pourrais trouver gestion de projets d’entreprise. Je pourrais également trouver Enterprise Performance Management, Enlisted Personnel Management, Electric Propulsion Motor, Exchange Permission Manager ou l’une des 40 autres définitions. Assurez-vous que vous recherchez le bon, car il est peu probable qu’un moteur de propulsion vous aide dans la planification du projet.
Si nous avons des difficultés à définir un système de gestion de projet, il est certain que nous aurons encore plus de difficultés à définir ce qui fait d’un système de gestion de projet un système de gestion de projet « d’entreprise ».
En fin de compte, est-ce si important ?
Je suis connu pour dire depuis un certain temps que je préfère toujours définir le problème avant de commencer à chercher la solution. Notre bureau reçoit souvent des appels demandant de l’aide pour déployer un « système de gestion de projet d’entreprise » et inévitablement je dois demander à la fois ce qu’ils signifient par « entreprise » et ce qu’ils signifient par « gestion de projet ». Il faut une minute ou deux pour que certains s’expliquent. Après tout, j’ai une certaine expérience en gestion de projet et ils sont certains que je dois savoir ce que ces termes signifient.
Parfois, je découvre que l’entreprise est en fait une poignée de personnes. Il n’y a rien de mal à ça. Je dirige moi-même une petite entreprise et aucune taille n’est trop petite. Mais ne pas demander aurait pu me faire recommander un logiciel qui a été conçu pour une entreprise de 1000 personnes, et bien que je suis sûr qu’il serait beau, il serait une déconnexion complète entre les outils et les exigences. De plus, le retour sur investissement d’un tel déploiement serait probablement terrible en raison de la difficulté à rembourser un investissement aussi disproportionné avec l’efficacité d’une petite équipe.
Si vous souhaitez donner des conseils sur la sélection d’outils, non seulement il est important d’obtenir une mise à l’échelle appropriée, mais il est essentiel de déterminer quels sont les défis métier.
Il y a un certain nombre d’années, j’ai visité une très grande autorité d’énergie où nous avions bâti une bonne réputation pour aider à déployer des logiciels de gestion de projet. Au cours de cette visite, j’ai rencontré le chef d’un nouveau département qui souhaitait déployer des « logiciels de gestion de projets d’entreprise ». Je me suis assis avec lui et j’ai passé en revue ses exigences.
« Combien de projets avez-vous ? » J’ai demandé.
« Dix à douze à la fois », répondit-il.
« Et combien de tâches auriez-vous dans ces projets ? » J’ai continué.
« Oh, c’est toujours la même chose. Six tâches », répondit-il.
« Six, j’ai répété. « Nous parlons donc de 60 à 70 tâches à gérer à la fois ? »
« Oui, c’est vrai. C’est très complexe », a-t-il dit.
— Je comprends, dis-je. « Et combien d’utilisateurs seront impliqués dans la gestion de ces tâches.
— Ce serait juste moi, répondit-il.
Tu vois ça venir, j’en suis sûr. Il n’y avait aucun chemin critique, aucune gestion des problèmes, aucune gestion des documents, aucun nivellement des ressources, aucune gestion des risques et aucune gestion des coûts requise. Tout ce dont il avait besoin était un guide visible des tâches exceptionnelles pour lui-même afin qu’il n’ait pas laissé quelque chose tomber entre les fissures par inadvertance. La somme d’argent pour ces projets était en fait énorme, en millions de dollars, en fait, mais le type de projet unique signifiait que la gestion de ces projets était relativement simple.
« Pourquoi ne pas les mettre sur un tableau blanc ici dans votre cube? J’ai suggéré. Vous pouvez utiliser un ruban de marquage permanent pour créer des lignes pour, par exemple 15 projets, puis utiliser des marqueurs secs de couleur pour mettre à jour la planification et il serait juste devant vous. Vous pouvez utiliser un marqueur rouge, par exemple, pour prendre note des jalons importants et un marqueur vert pour les tâches avec un délai d’exécution long. »
Il semblait assez perturbé et bouleversé même que je ne pouvais pas recommander un gros logiciel d’entreprise pour gérer ses projets. Il avait entendu d’autres membres de l’entreprise qu’il y avait d’excellents packages de gestion de projet d’entreprise là-bas et était sûr que je lui aurais recommandé d’en déployer un.
La réunion s’est déroulée peu de temps après et j’étais sûr d’avoir laissé un nouveau contact malheureux derrière moi. À ma grande surprise, il a appelé mon téléphone portable une demi-heure plus tard alors que j’étais sur mon chemin du retour.
« Merci beaucoup pour la réunion », a-t-il commencé. « J’ai déjà commandé un tableau blanc auprès du service d’approvisionnement de bureau, mais si vous pouviez épargner une minute, pourriez-vous revenir avec moi quelle couleur je devrais utiliser pour quel genre de tâches? »
Quinze minutes plus tard, il avait pris d’abondantes notes et était un campeur heureux.
C’était une grande leçon pour moi que j’ai portée à bien d’autres engagements. J’essaie de prendre cette minute supplémentaire au début d’un engagement pour déterminer ce que l’on entend par des termes qui semblent faussement comme une norme universelle.
Les logiciels de gestion de projet peuvent être représentés par de nombreuses catégories. Si nous commençons simplement avec les domaines de connaissances de gestion de projet du Project Management Institute, nous serions avec :
Gestion de l’intégration
Gestion des coûts
Gestion des communications
Gestion de l’étendue
Gestion de la qualité
Gestion des risques
Gestion du temps
Gestion des ressources humaines
Gestion de l’approvisionnement
Il est facile d’imaginer une variété d’outils, de packages et de techniques pour gérer l’un de ces domaines, et, selon la situation particulière, l’une de ces catégories pourrait produire l’amélioration la plus significative de la gestion de projet ou de la gestion de projet dans l’entreprise.
Supposons qu’un organization a des problèmes de communication de projet; peut-être que ses ressources sont réparties sur de nombreux fuseaux horaires, pays/régions et même entreprises. Dans ce cas, il serait facile de voir comment déployer Lync et SharePoint pour améliorer énormément les communications.
Si un organization traite avec de nombreux sous-traitants sur son projet ou s’il a un composant d’achat important dans son projet, une gestion des achats forte avec dynamics ERP et SharePoint peut faire la plus grande différence.
Si le organization est complexe ou de plus grande taille et que le défi du projet est la définition des priorités et la planification de la capacité des ressources, project Server est peut-être le chemin le plus rapide vers un retour sur investissement.
Rappelez-vous cette personne du personnel qui vous demande comment savoir si un package particulier est un logiciel de gestion de projet ? Ma réponse a été la suivante : « Est-ce un logiciel ? S’applique-t-elle à la gestion de projets ? Ensuite, il s’agit d’un logiciel de gestion de projet. À présent, revenez en arrière et découvrez ce qu’est le défi métier de gestion de projet du client.
L’articulation de votre défi de projet avant de déployer votre solution de projet génère toujours de meilleurs résultats.
À propos de l’auteur
Chris Vandersluis est le président et fondateur de HMS Software, basé à Montréal, au Canada, un partenaire certifié Microsoft. Il a un diplôme en économie de l’Université McGill et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est un membre de longue date du Project Management Institute (PMI) et a participé à la création des sections de Montréal, Toronto et Québec du Microsoft Project Users Group (MPUG). Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Fortune, Heavy Construction News, le magazine Informatique Canada et PMNetwork de PMI, et il est un chroniqueur régulier pour Project Times. Il enseigne la gestion avancée de projets à l’Université McGill et intervient souvent dans des fonctions d’association de gestion de projets dans Amérique du Nord et partout dans le monde. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps timecontrol orienté projet et est partenaire de solution Microsoft Project depuis 1995.
Chris Vandersluis peut être contacté par e-mail à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca
Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à L’EPM de Chris Vandersluis, consultez le site d’aide sur l’EPM de HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).