Vous souhaitez certains EPM avec ça ?

Cet article fait partie de notre collection « From the Premier pays ». Il traite de l’évolution des systèmes de gestion de projet, de l’utilisation de Enterprise Project Management et de l’importance de comprendre quelle solution de gestion de projet est la mieux adaptée à vos questions.

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Pour plus d’articles, consultez les livres blancs « À partir des sables».

Vous souhaitez certains EPM avec ça ?

Dans mon bureau, récemment, l’un de nos employés les plus expérimentés m’a demandé une question étrange.

« Comment savoir s’il s’agit d’un système de gestion de projet ? »

J’ai ouvert ma bouche pour répondre, puis je me suis mis en pause... pendant une longue période. La réponse n’est pas évidente.

Au début des années 1980, les premiers packages de planification des chemins d’accès critiques étaient disponibles pour les ordinateurs personnels. En fait, il est intéressant de noter que l’historique montre que les logiciels de planification de chemin critique ont été l’une des premières applications commerciales publiées dans chaque vague de calcul en commençant par les premières images principales commerciales dans les années 1960. Mon début dans l’industrie des logiciels de gestion de projet remonte au début des années 1980 et nous avons utilisé les termes « logiciel de gestion de projet » et « logiciel de planification de chemin critique » de manière synonyme.

En 1983, si quelqu’un m’avait montré autre chose qu’un système de planification de chemin critique et m’avait demandé s’il s’agissait d’un système de gestion de projet, j’ai probablement agité ma tête et j’ai dit non.

Microsoft Project est au cœur d’un système de planification de chemin critique et nous utilisons toujours les termes logiciels de gestion de projet pour le décrire. Ainsi, si quelqu’un me demandait s’il Microsoft Project de gestion de projet? Je me sentirais assez à l’aise pour répondre par l’affirmative.

Mais qu’en est-il des logiciels de comptabilité ? Plusieurs produits Dynamics sont responsables de la budgétation des projets et du suivi des coûts. S’agit-il de la gestion de projet ? Je dois dire que c’est le cas.

SharePoint vous permettent de gérer les documents et le flux de travail de documents et d’effectuer des listes de problèmes en attente. S’agit-il d’un logiciel de gestion de projet ? Cela ressemble vraiment à cela.

Microsoft Dynamics CRM vous permet d’associer des activités et des ressources à des initiatives clientes. N’est-ce pas la gestion de projet ? C’est certainement le cas.

Qu’en est-il de la gestion des contrats, de la gestion des feuilles de temps, de la planification du personnel, de la consommation de matériel et de la gestion de l’utilisation de l’équipement, et du suivi des valeurs de production ? Y a-t-il une de ces gestion de projet ? Oui. N’importe quel d’entre eux peut l’être.

Il y a des années, j’ai travaillé avec un spécialiste en gestion de projet de construction dont l’outil principal gérait le rythme de travail de plusieurs métiers simultanément. Ce rapport graphique unique a suivi les menuisiers, les raccordeurs et les électriques, ainsi que plusieurs autres métiers. Cette gestion de projet très expérimentée m’a montré comment la gestion du rythme du travail d’une équipe à une autre a permis d’éviter l’arrivée d’équipes électriques dans une zone avant que le mur ne soit détraité et que l’équipe de la direction ne soit pas en charge par l’équipe électrique. Ce rapport unique pour ce type particulier de projet a permis à ce responsable de projet d’être extrêmement efficace. S’agissait-il d’un système de gestion de projet ? Vous pariez que c’était le cas.

Pour rendre les choses plus complexes, nous avons à la fois des outils de gestion de projet qui rendent les responsables de projets individuels efficaces et d’autres outils plus appropriés à l’organisation. Entrez le logiciel Enterprise Project gestion des données. Pour être juste, le concept n’est pas si nouveau. Les premiers systèmes de gestion de projet dans les années 60 et 70 étaient tous des outils d’entreprise, bien que l’accès aux systèmes informatiques en général était beaucoup plus restreint que pour la plupart des organisations.

Comme tout bon point, Enterprise Project Management est résolu en un acronyme à trois lettres : EPM. Toutefois, si je recherche EPM sur Internet, il se peut que je trouve Enterprise Project gestion. Il se peut également que je trouve Enterprise gestion des performances, la gestion du personnel enrôlé, le moteur de l’Exchange, le gestionnaire d’autorisations ou l’une des 40 définitions de plus. Assurez-vous que vous recherchez la bonne moteur car il est peu probable qu’un moteur de course vous aide à planifier des projets.

Si nous avons des difficultés à définir un système de gestion de projet, il est certain que nous allons avoir encore plus de difficultés à définir ce qui fait d’un système de gestion de projet un système de gestion de projet « d’entreprise ».

Au final, est-ce important ?

Je dis depuis un certain temps que je préfère toujours définir le problème avant de commencer à chercher la solution. Notre bureau reçoit souvent des appels demandant de l’aide sur le déploiement d’un « système de gestion de projets d’entreprise » et, inévitablement, je dois me demander ce qu’ils signifient par « entreprise » et ce qu’ils signifient par « gestion de projet ». Il faut une minute ou deux pour que certains ne se retrouvent plus à s’expliquer eux-mêmes. Une fois que j’ai tous des connaissances en gestion de projet et qu’ils sont certains de savoir ce que signifient ces termes.

Parfois, je découvre que l'« entreprise » est en fait une poignée de personnes. Cela n’a aucun problème. Je dirige une petite entreprise moi-même et aucune taille n’est trop petite. Mais ne pas me demander peut-être que je recommande un logiciel conçu pour une entreprise de 1 000 personnes, et même si je suis sûr qu’il semblerait difficile, il s’agit d’une déconnexion complète entre les outils et les besoins. De plus, le retour sur investissement d’un tel déploiement serait probablement plus difficile à réaliser en raison de la difficulté à payer un investissement aussi important avec l’efficacité d’une petite équipe.

Si vous souhaitez donner des conseils sur la sélection d’outils, non seulement il est important d’obtenir la bonne échelle, mais il est essentiel de déterminer les défis de l’entreprise.

Il y a un certain nombre d’années, j’ai visité une très grande autorité de contrôle dans laquelle nous avions créé une bonne réputation pour aider à déployer des logiciels de gestion de projet. Au cours de cette visite, j’ai rencontré le responsable d’un nouveau service qui souhaitait déployer « un logiciel de gestion de projet d’entreprise ». Je l’ai rencontré et j’ai rencontré ses besoins.

« Combien de projets avez-vous ? » J’ai demandé.

« Dix à douze à la fois », répondit-il.

« Combien de tâches avez-vous dans ces projets ? » J’ai continué.

« C’est toujours la même chose. Six tâches », a-t-il répondu.

« Six », j’ai répété. « Nous parlons donc de 60 à 70 tâches à gérer à la fois ? »

« Oui, c’est exact. C’est très complexe », a-t-il dit.

« Je comprends », ai-je dit. « Et combien d’utilisateurs seront impliqués dans la gestion de ces tâches.

« Ce serait simplement moi », répondit-il.

Vous pouvez le voir, j’en suis sûr. Il n’y avait aucun chemin critique, aucune gestion des problèmes, aucune gestion des documents, aucun niivelage des ressources, aucune gestion des risques et aucune gestion des coûts n’était requise. Tout ce dont il avait besoin était un guide visible des tâches en suspens pour lui-même, de sorte qu’il n’a pas laissé quelque chose passer par inadvertance. Le montant de ces projets était en réalité considérable, en millions de dollars, mais le type unique de projet signifie que sa gestion était relativement simple.

« Pourquoi ne pas simplement les placer sur un tableau blanc dans votre cube ? J’ai suggéré. Vous pouvez utiliser une bande de marquage permanente pour effectuer des lignes pour, par exemple, 15 projets, puis utiliser des marqueurs secs colorés pour mettre à jour la planification et elle se trouverait juste en face de vous. Par exemple, vous pouvez utiliser un marqueur rouge pour noter les jalons importants et un marqueur vert pour les tâches avec un temps d’avance important. »

Il a eu l’air un peu perturbant et particulièrement insérable, même si je ne peux pas recommander un logiciel d’entreprise de grande taille pour gérer ses projets. Il a entendu d’autres personnes de l’entreprise dire qu’il y avait de excellents packages de gestion de projets d’entreprise et que j’ai été sûr de l’avoir rencontré avec une recommandation de déploiement.

La réunion s’est ouverte peu de temps après et j’ai été sûr d’avoir laissé un nouveau contact. À ma grande surprise, il a appelé mon téléphone portable une demi-heure plus tard alors que je retournais chez moi.

« Merci beaucoup pour la réunion », a-t-il commencé. « J’ai déjà commandé un tableau blanc au service d’approvisionnement du bureau, mais si vous pouviez vous en passer une minute, pourriez-vous revenir avec moi, quelle couleur dois-je utiliser pour quel type de tâche ? »

Quinze minutes plus tard, il avait pris de copieux notes et était satisfait.

C’était une excellente leçon pour moi, que j’ai portée à bien d’autres engagements. J’essaie de prendre cette minute supplémentaire plus tôt dans un engagement pour déterminer ce que signifient des termes qui semblent vraiment être un standard universel.

Project Les logiciels de gestion peuvent être représentés par de nombreuses catégories. Si nous commençons par les zones de Project gestion de l’Project Management Institute, nous finirons par :

  • Gestion de l’intégration

  • Gestion des coûts

  • Gestion des communications

  • Gestion des étendues

  • Gestion de la qualité

  • Gestion des risques

  • Gestion du temps

  • Gestion des ressources humaines

  • Gestion des achats

Il est facile d’imaginer une variété d’outils, de packages et de techniques pour gérer l’un de ces domaines et, en fonction de la situation particulière, l’une de ces catégories peut produire l’amélioration la plus significative de la gestion de projet ou de la gestion de projet au sein de l’entreprise.

Supposons qu’une organisation présente des défis en matière de communication de projet . Ses ressources sont peut-être réparties dans de nombreux fuseaux horaires, pays et même sociétés. Dans ce cas, il serait facile de voir comment déployer Lync et SharePoint pour améliorer énormément les communications.

Si une organisation traite avec de nombreux sous-traitants sur son projet ou si elle a un composant d’achat important dans son projet, une gestion d’approvisionnement forte avec un ERP Dynamics et un SharePoint peut faire la plus grande différence.

Si l’organisation est complexe ou de plus grande taille et que le défi du projet est la planification de la priorité et de la capacité des ressources, Project Server est peut-être le chemin d’accès le plus rapide à un retour sur investissement.

Souvenez-vous que le personnel vous demande comment savoir si un package particulier est un logiciel de gestion de projet ? Ma réponse était la question : « Est-ce logiciel ? S’applique-t-elle à la gestion des projets ? Il s’agit ensuite du logiciel de gestion de projet. Maintenant, revenir en arrière et découvrir ce qu’est le défi métier de gestion de projet du client. »

L’articul de votre défi de projet avant le déploiement de votre solution de projet produit toujours de meilleurs résultats.

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de Hms, hms Software basé au Canada, un microsoft certified Partner. Il dispose d’un degré d’économie de Mc Galerie University et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est membre de longue date de l’Project Management Institute (PMI) et a contribué à la recherche des chapitres Du groupe d’utilisateurs du Microsoft Project (MPUG) de Contrôle d’ensemble. Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Classement, Heavy Construction News, Computing Canada magazine et PMI’s PMNetwork, et il est régulièrement habitué à Project Times. Il enseigne la gestion avancée Project à l’Université Mc University et parle souvent dans les fonctions d’association de gestion de projet en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps orienté projet TimeControl et est un partenaire Microsoft Project solution depuis 1995.

Chris Vandersluis peut être contacté par courrier électronique à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca

Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à EPM par Chris Vandersluis, consultez le site d’aide EPM de HMS ( https://www.epmguidance.com/?page_id=39) .