Meilleures pratiques pour le glossaire Microsoft Purview

Article
08/23/2023

Le glossaire métier est une définition de termes spécifiques à un domaine de connaissances couramment utilisé, communiqué et partagé dans les organisations au fur et à mesure qu’elles mènent des activités. Un glossaire métier courant (par exemple, le langage d’entreprise) est important, car il est essentiel pour améliorer la productivité et les performances globales d’une organisation. Vous observez dans la plupart des organisations que leur langage d’entreprise est codifié en fonction des transactions commerciales associées à :

Réunions professionnelles
Stand-Ups, projets et systèmes (ERP, CRM, SharePoint, etc.).
Plans d’entreprise et processus d’entreprise
Présentations
Règles de création de rapports et d’entreprise
Apprentissages (acquisition de connaissances)
Modèles d’entreprise
Stratégie et procédure

Il est important que le langage et le discours métier de votre organisation s’alignent sur un glossaire métier commun pour vous assurer que vos ressources de données organization sont correctement appliquées à la conduite des activités à la vitesse et à l’agilité à mesure que les besoins métier évoluent rapidement.

Cet article est destiné à fournir des conseils sur la façon d’établir et de régir le glossaire métier de vos organisations de A à Z des termes couramment utilisés et il vise à fournir des conseils supplémentaires pour vous assurer que vous êtes en mesure de vous concentrer sur la promotion d’une compréhension partagée pour la propriété de la gouvernance des données métier. L’adoption de ces considérations et recommandations aidera votre organization à réussir avec Microsoft Purview. L’adoption par votre organization du glossaire métier dépend de la promotion de l’utilisation cohérente d’un glossaire métier pour permettre à vos organization de mieux comprendre les significations de leurs termes métier qu’ils rencontrent quotidiennement lors de l’exécution de l’activité de l’organisation.

Pourquoi un glossaire métier commun est-il nécessaire ?

En l’absence d’un glossaire métier commun, les performances, la culture, les opérations et la stratégie d’un organization peuvent souvent nuire à l’entreprise. Vous observerez, dans cet obstacle, une condition dans laquelle des différences culturelles naissent fondée sur un langage commercial incohérent. Ces incohérences concernant le langage métier sont communiquées entre les membres de l’équipe et les empêchent d’utiliser leurs ressources de données pertinentes comme avantage concurrentiel. Vous observerez également lorsqu’il existe des obstacles linguistiques, dans lesquels la plupart des organisations passent plus de temps à poursuivre des activités non productives et noncolatives, car elles doivent s’appuyer sur des interactions plus détaillées pour atteindre la même signification et la même compréhension pour leurs ressources de données.

Recommandations pour l’implémentation de nouveaux termes de glossaire

La création de termes est nécessaire pour créer le vocabulaire métier et l’appliquer aux ressources dans Microsoft Purview. Lorsqu’un compte Microsoft Purview est créé, par défaut, il n’existe aucun terme intégré dans le compte.

Ce processus de création doit suivre des normes d’affectation de noms strictes pour s’assurer que le glossaire ne contient pas de termes dupliqués ou concurrents.

Établissez une hiérarchie stricte pour tous les termes métier de votre organization.
La hiérarchie peut être constituée d’un domaine d’activité tel que : Finance, Marketing, Sales, HR, etc.
Implémentez des normes de nommage pour tous les termes du glossaire qui incluent le respect de la casse. Dans Microsoft Purview, les termes respectent la casse.
Utilisez toujours la fonctionnalité Fournir des termes de glossaire de recherche avant d’ajouter un nouveau terme. Cela vous évitera d’ajouter des termes en double au glossaire.
Évitez de déployer des termes avec des noms dupliqués. Dans Microsoft Purview, des termes portant le même nom peuvent exister sous des termes parents différents. Cela peut entraîner une confusion et doit être bien pensé avant de créer votre glossaire métier pour éviter les termes dupliqués.

Les termes du glossaire dans Microsoft Purview respectent la casse et autorisent les espaces blancs. L’exemple suivant montre un exemple mal exécuté d’implémentation de termes de glossaire et illustre la confusion provoquée :

Comme bonne pratique, il est toujours préférable de planifier, de rechercher et de suivre strictement les normes. L’exemple suivant montre une approche mieux pensée et qui réduit considérablement la confusion entre les termes du glossaire :

Autre exemple de termes de glossaire dupliqués.

Recommandations pour le déploiement de modèles de termes de glossaire

Lorsque vous créez de nouveaux modèles de termes dans Microsoft Purview, passez en revue les considérations suivantes :

Les modèles de terme sont utilisés pour ajouter des attributs personnalisés aux termes du glossaire.
Par défaut, Microsoft Purview propose plusieurs attributs de terme prêtes à l’emploi , tels que Nom, Nom du nick, État, Définition, Acronyme, Ressources, Termes connexes, Synonymes, Stewards, Experts et Terme parent, qui se trouvent dans le modèle « Système par défaut ».
Les attributs par défaut ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.
Les attributs personnalisés s’étendent au-delà des attributs par défaut, ce qui permet aux conservateurs de données d’ajouter des détails plus descriptifs à chaque terme pour décrire complètement le terme dans le organization.
Pour rappel, Microsoft Purview stocke uniquement les métadonnées. Les attributs doivent décrire les métadonnées ; pas les données elles-mêmes.
Gardez la définition simple. S’il existe des métriques ou des formules personnalisées, celles-ci peuvent facilement être ajoutées en tant qu’attribut.
Un terme doit inclure au moins des attributs par défaut. Lorsque vous créez de nouveaux termes de glossaire si vous utilisez des modèles personnalisés, d’autres attributs inclus dans le modèle personnalisé sont attendus pour le terme donné.

Recommandations pour l’importation de termes de glossaire à partir de modèles de termes

Les termes peuvent être importés avec les modèles « Système par défaut » ou personnalisés.
Lors de l’importation de termes, utilisez l’exemple de fichier .CSV pour vous guider. Cela peut vous éviter des heures de frustration.
Lorsque vous importez des termes à partir d’un fichier .CSV, assurez-vous que les termes déjà existants dans Microsoft Purview sont destinés à être mis à jour. Lors de l’utilisation de la fonctionnalité d’importation, Microsoft Purview remplace les termes existants.
Avant d’importer des termes, testez l’importation dans un environnement lab pour vous assurer qu’aucun résultat inattendu ne se produit, par exemple des termes en double.
L’adresse e-mail des administrateurs et des experts doit être l’adresse principale de l’utilisateur du groupe Azure Active Directory. Les e-mails de remplacement, le nom d’utilisateur principal et les e-mails non Azure Active Directory ne sont pas encore pris en charge.
Les termes du glossaire fournissent quatre status : Brouillon, Approuvé, Expiré, Alerte. Le brouillon n’est pas officiellement implémenté, Approuvé est officiel/stand/approuvé pour la production, Les moyens expirés ne doivent plus être utilisés, l’alerte doit prêter plus d’attention. Pour plus d’informations, consultez l’article sur les termes du glossaire d’importation et d’exportation.

Recommandations pour l’exportation des termes du glossaire

L’exportation de termes peut être utile dans les scénarios de compte à compte, de sauvegarde ou de récupération d’urgence de compte Microsoft Purview.

Recommandations pour plusieurs glossaires

Microsoft Purview prend en charge la gestion de plusieurs glossaires métier dans Microsoft Purview. Envisagez d’utiliser plusieurs glossaires dans les cas suivants :

Le même terme a des significations différentes selon les régions/départements/organisations/équipes/etc.
Vous souhaitez donner la gestion du glossaire aux experts dans leurs régions/départements/organisations/équipes/etc.
Les termes et les besoins du glossaire sont différents et n’ont pas de chevauchement entre les régions/départements/organisations/équipes/etc.

Gestion des glossaires

Les termes associés sont bidirectionnels. Par exemple : si j’ai le terme A et le terme B. J’ajoute B comme terme connexe au terme A. Désormais, le terme B apparaît sous les termes connexes du terme A, et le terme A apparaît sous les termes connexes du terme B.

Recommandations pour l’attribution de conditions aux ressources

Bien que les classifications et les étiquettes de confidentialité soient appliquées automatiquement aux ressources par le système en fonction des règles de classification, les termes du glossaire ne sont pas appliqués automatiquement.
Comme pour les classifications, les termes du glossaire peuvent être mappés à des ressources au niveau de la ressource ou du schéma.
Dans Microsoft Purview, les termes peuvent être ajoutés aux ressources de différentes manières :
- Manuellement, à l’aide du portail de gouvernance Microsoft Purview.
- Utilisation du mode d’édition en bloc pour mettre à jour jusqu’à 25 ressources à l’aide du portail de gouvernance Microsoft Purview.
- Code organisé à l’aide de l’API Atlas.
Utilisez le mode d’édition en bloc lors de l’attribution manuelle de termes. Cette fonctionnalité permet à un conservateur d’affecter des termes de glossaire, des propriétaires, des experts, des classifications et des certifications en bloc en fonction des éléments sélectionnés à partir d’un résultat de recherche. Plusieurs recherches peuvent être chaînées en sélectionnant des objets dans les résultats. La modification en bloc s’applique à tous les objets sélectionnés. Veillez à effacer les sélections une fois la modification en bloc effectuée.
D’autres opérations de modification en bloc peuvent être effectuées à l’aide de l’API Atlas. Par exemple, vous pouvez utiliser l’API pour ajouter des descriptions ou d’autres propriétés personnalisées aux ressources en bloc par programmation.

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