Faire l’inventaire et l’ajuster à l’aide de documents

Vous pouvez effectuer l’inventaire d’un stock physique de vos articles à l’aide des documents Commande de stock physique et Enregistrement de stock physique. La page Commande de stock physique est utilisée pour organiser le projet d’inventaire complet, par exemple un par magasin. Utilisez la capture page Enregistrement de stock phys. pour communiquer et capturer le nombre réel d’articles. Vous pouvez créer plusieurs enregistrements pour une commande, par exemple, pour répartir les groupes d’articles vers différents employés.

Imprimez l’état Enregistrement de stock phys. depuis chaque enregistrement et contient des champs de quantité vides pour saisir l’inventaire. Quand vous avez terminé l’inventaire et quand les quantités sont saisies sur la page Enregistrement de stock phys., sélectionnez l’action Terminer. Cette action transfère les quantités vers les lignes concernées sur la page Enregistrement de stock physique. Business Central garantit que vous ne pouvez pas enregistrer deux fois un nombre d’éléments.

Notes

L’utilisation de documents pour effectuer un décompte inventaire offre un plus grand contrôle et prend en charge la répartition de l’inventaire vers plusieurs employés. Vous pouvez également utiliser les feuilles effectuer la tâche, les pages Feuilles inventaire et Feuilles inventaire entrepôt. Pour en savoir plus, Comptabiliser, ajuster et reclasser le stock avec les feuilles. Cet article décrit comment utiliser des documents pour effectuer un inventaire physique.

Si vous utilisez des zones dans votre Entrepôt, vous ne pouvez pas utiliser de commandes d’inventaire. À la place, utilisez la page Feuille inventaire entrepôt pour faire l’inventaire de vos écritures d’entrepôt avant de les synchroniser avec les écritures comptables d’article.

Réaliser l’inventaire à l’aide de documents se produit comme suit :

1. Créez une commande de stock physique avec les quantités d’articles prévus pré-remplies.
2. Générez un ou plusieurs enregistrements de stock physique depuis la commande.
3. Saisissez les quantités d’articles répertoriés sur les enregistrements, comme saisis sur les bordereaux, par exemple, puis sélectionnez le statut Terminé.
4. Exécutez et validez la commande de stock physique.

Pour créer une commande de stock physique

Une commande de stock physique est un document complet composé d’une en-tête de commande de stock physique et de lignes de commande. Les informations relatives à une en-tête de stock physique décrivent comment effectuer l’inventaire. Les lignes de commande contiennent les informations relatives aux articles et à leurs magasins.

Pour créer les lignes de commande de stock physique, vous utilisez généralement la action Calculer les lignes pour ajouter le stock actuel comme lignes de la commande. Vous pouvez aussi utiliser la action Copier du document pour remplir les lignes avec le contenu de toute autre commande de stock physique ouverte ou validée. La procédure suivante décrit uniquement comment utiliser la Action Calculer les lignes.

1. Sélectionnez saisissez Commandes de stock, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez l’action Nouveau.

3. Renseignez les champs requis du raccourci Général. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

4. Choisissez l’action Calculer les lignes.

5. Sélectionnez des options, le cas échéant.

6. Définissez les filtres, par exemple, pour inclure uniquement un sous-ensemble d’articles à comptabiliser avec le premier enregistrement.

   Conseil

   Pour planifier l’exécution de l’inventaire par plusieurs employés, définir différents filtres à chaque utilisation de l’action Calculer les lignes pour remplir la commande avec le sous-ensemble d’articles de l’inventaire qu’un utilisateur enregistrera. Ainsi, en générant plusieurs enregistrements de stock physique par plusieurs employés, vous réduisez le risque de comptabilisation de doublons d’articles. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Pour créer un enregistrement d’inventaire physique.

7. Cliquez sur le bouton OK.

Une ligne pour chaque article qui existe sur l’emplacement sélectionné et conformément aux filtres et options définis est ajoutée sur la commande. Pour les articles configurés pour le suivi des articles, la case à cocher Utiliser le suivi des articles est sélectionnée et les informations relatives à la quantité prévue des numéros de lot et de série est disponible en sélectionnant Lignes, puis Lignes de suivi des articles. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.

Vous pouvez désormais créant un ou plusieurs enregistrements, qui correspondent aux instructions données aux employés en charge du décompte.

Notes

Si vous utilisez le suivi spécifique aux colis, vous pouvez également utiliser des documents pour compter et ajuster l’inventaire avec les numéros de colis. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer Mise à jour des fonctionnalités : activer l’utilisation du suivi des colis dans les commandes d’inventaire physique dans la Gestion des fonctionnalités page. Les commandes d’inventaire physique existantes sont mises à jour, cependant, Business Central ne peuvent pas renseigner le numéro de colis. . Vous devez recréer ces lignes à l’aide de l’action Calculer les lignes sur la page Commande d’inventaire physique .

Vous pouvez saisir le numéro de colis pour les articles pour lesquels le suivi du colis est nécessaire sur le Phys. Page Lignes d’enregistrement des stocks . Choisissez Terminer pour finaliser l’enregistrement.

Après avoir choisi Terminer sur la page Ordre d’inventaire physique , Business Central calcule les différences par rapport au colis et à d’autres détails de suivi de l’article, et effectue des ajustements positifs ou négatifs.

Pour créer un enregistrement de stock physique

Pour chaque commande d’inventaire physique, vous pouvez créer un ou plusieurs documents d’enregistrement d’inventaire physique sur lesquels les salariés saisissent les quantités comptées. Les employés peuvent saisir les quantités soit manuellement, soit avec un appareil de numérisation.

Par défaut, un enregistrement est créé pour toutes les lignes sur la commande de stock physique. Pour éviter que deux employés comptent les mêmes articles si vous répartissez le comptage, remplissez progressivement l’ordre d’inventaire physique en définissant des filtres sur le traitement par lots Calculer les lignes . Créez ensuite l’enregistrement de l’inventaire physique en cochant la case Seules les lignes ne figurant pas dans les enregistrements . Ce paramètre veille à ce que chaque nouvel enregistrement contienne des articles différents de ceux des autres enregistrements.

Pour un décompte manuel, vous pouvez imprimer une liste, l’état Enregistrement de stock physique, sur lequel figure une colonne vide où les employés de l'entrepôt peuvent écrire les quantités comptabilisées. Une fois le décompte effectué, vous saisissez les quantités enregistrées sur les lignes concernées de la page Enregistrement de stock physique. Enfin, transférez les quantités enregistrées dans la commande de stock physique concernée en définissant le statut sur Terminé.

1. Sur une page Commande de stock physique qui contient des lignes pour les articles à comptabiliser dans un enregistrement, sélectionnez l’action Créer un enregistrement.
2. Sélectionnez les options et définissez les filtres, le cas échéant.
3. Cliquez sur le bouton OK.
4. Pour chaque ensemble d’article à comptabiliser, importez-les sur la commande de stock physique concernée et répétez les étapes 1 à 3 en veillant à bien cocher la case Uniquement les lignes qui ne figurent pas dans les enregistrements.
5. Sélectionnez l’action Enregistrements pour ouvrir la page Liste des enregistrements de stock physique.
6. Ouvrez l’enregistrement approprié.
7. Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
8. Pour les articles qui utilisent le suivi des articles, créez une ligne supplémentaire pour chaque numéro de lot ou code de numéro de série en sélectionnant l’action Fonctions, puis l’action Copier la ligne. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.
9. Choisissez l’action Imprimer pour préparer le document physique que les employés utilisent pour noter les quantités comptabilisées.

Pour finaliser un enregistrement de stock physique

Une fois que les employés ont compté les quantités, enregistrez les quantités dans Business Central.

1. Sur la page Liste des enregistrements de stock physique, sélectionnez l’enregistrement de stock physique que vous souhaitez terminer, puis sélectionnez l’action Modifier.

2. Sur le raccourci Lignes, renseignez la quantité comptabilisée réellement dans le champ Quantité pour chaque ligne.

3. Pour les articles avec des numéros de série ou de lot (la case Utiliser le suivi des articles est cochée), saisissez les quantités comptabilisées sur les lignes pour les numéros de lot et de série de l’article. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.

4. Sélectionnez la case à cocher Enregistrée sur chaque ligne.

5. Une fois que vous avez saisi toutes les données pour un enregistrement de stock physique, sélectionnez l’action Terminer. Vous observerez que toutes les lignes doivent avoir la case Enregistrée sélectionnée.

   Notes

   Lorsque vous avez terminé un enregistrement de stock physique, chaque ligne est transférée vers la ligne sur la commande de stock physique associée qui correspond exactement. Pour correspondre, les valeurs des champs N° article, Code variante, Code magasin et Code emplacement doivent être identiques sur l’enregistrement et les lignes de commande.>

   Si une ligne de commande de stock physique correspondante n’existe pas, et si la case Autoriser l’enregistrement sans commande est cochée, une nouvelle ligne est ajoutée et la case Enregistré sans commande sur la ligne de commande de stock physique concernée est sélectionnée. Sinon, un message d’erreur s’affiche et le processus est annulé.> Si plusieurs lignes d’enregistrement de stock physique correspondent à une ligne de commande de stock physique, un message s’affiche et le processus est annulé. Si, pour une raison ou une autre, deux lignes de stock physique identiques arrivent sur la commande de stock physique, vous pouvez utiliser une action pour résoudre le problème. Pour en savoir plus, Pour rechercher les doublons de lignes de commande de stock physique.

Pour finaliser une commande de stock physique

Après avoir terminé un enregistrement de stock physique, le champ Quantité enregistrée (base) sur la commande de stock physique associée est mis à jour avec les valeurs comptabilisées (enregistrées) et la case à cocher Lors de l’enregistrement est sélectionnée. Si une quantité comptabilisée diffère de la quantité prévue, les champs Qté positive (de base) et Qté négative (de base) affichent la différence.

Pour accéder les quantités prévues et toute différence enregistrée pour les articles avec le suivi des articles, sélectionnez l’action Lignes, puis choisissez Lignes de suivi des articles pour sélectionner différentes vues pour les numéros de lot et de série impliqués dans l’inventaire.

Vous pouvez aussi choisir l’action Diff. commande de stock physique pour visualiser les différences entre la quantité prévue et la quantité comptabilisé.

Pour rechercher les doublons de lignes de commande de stock physique

1. Sélectionnez l’icône saisissez Commandes de stock, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la commande de stock physique à afficher les doublons de lignes.
3. Choisissez l’action Afficher les doublons de lignes.

Tout doublon de ligne de commande de stock physique s’affiche de telle sorte que vous puissiez les supprimer et ne conserver qu’une ligne avec un ensemble de valeurs unique dans les champs N° article, Code variante, Code magasin et Code emplacement.

Pour valider une commande de stock physique

Après avoir effectué une commande de stock physique et modifié son statut sur Terminé, vous pouvez la valider. Vous pouvez définir uniquement le statut d’une commande de stock physique sur Terminé sous les conditions suivantes :

• Tous les enregistrements du stock physique concerné ont un statut défini sur Terminé.
• Chaque ligne de commande de stock physique est comptabilisée par au moins une ligne d’enregistrement de stock.
• Les cases à cocher Dans les lignes enregistrement et Qté prévue (calculée) sont sélectionnées pour toutes les lignes de commande de stock physique.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Commandes de stock, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez la commande de stock physique que vous souhaitez compléter, puis sélectionnez l’action Modifier.

   Sur la page Commande de stock physique, la quantité enregistrée s'affiche dans le champ Qté enregistrée (de base).

3. Sélectionnez l’action Terminer.

   La valeur du champ Statut est Terminé. Vous ne pouvez désormais modifier l’ordre qu’en choisissant l’action Rouvrir .

4. Pour valider la commande, sélectionnez l’action Valider, puis le bouton OK.

   Les écritures comptables des articles sont mises à jour ainsi que les écritures de suivi des articles concernées.

   Conseil

   Pour éviter les erreurs, utilisez l’action Aperçu compta. pour passer en revue les entrées que la validation va créer.

Pour afficher les commandes de stock physique validées

Après validation, la commande de stock physique est supprimée et vous pouvez afficher et évaluer le document en tant que commande de stock physique validée. La commande validée inclut ses enregistrements de stock physique et tout commentaire effectué

1. Sélectionnez saisissez Commandes de stock physique validées, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page Commandes de stock physique validées, sélectionnez la commande de stock validée à afficher, puis sélectionnez l’action Afficher.
3. Pour afficher une liste des enregistrements de stock physique concernés, sélectionnez l’action Enregistrements.

Gérer le suivi des articles lors de l’exécution de l’inventaire

Le suivi des articles concerne les numéros de lot ou de série attribués aux articles. Lorsque vous comptabilisez d’un article enregistré dans le stock, par exemple, 10 différents numéros de lot, l’employé doit être en mesure d’enregistrer quelles unités, et leur nombre, de chaque numéro de lot figurent en stock. Pour en savoir plus, voir Utiliser les numéros de lot et de série.

La case à cocher Utiliser le suivi des articles sur les lignes de commande de stock physique est automatiquement sélectionnée si un code de suivi des articles est configuré pour l’article. Vous pouvez la cocher ou la décocher manuellement.

Exemple : Préparer un enregistrement de stock physique pour un article suivi

Imaginons un stock physique pour l’article A, enregistré en stock sous la forme de dix différents numéros de série.

1. Sur la ligne d’enregistrement pour l’article, sélectionnez la case Utiliser le suivi des articles.

2. Sélectionnez le champ N° de série, sélectionnez le premier numéro de série existant dans le stock pour l’article, puis cliquez sur le bouton OK.

   Copiez la ligne pour le premier article suivi pour insérer des lignes supplémentaires correspondant au nombre de numéros de série enregistrés en stock.

3. Choisissez l’action Fonctions, puis Copier ligne.

4. Sur la page Copier la ligne enregistrement de stock physique, saisissez 9 dans le champ Nombre de copies, puis sélectionnez le bouton OK.

5. Sur la première ligne, sélectionnez le champ N° de série et sélectionnez le numéro de série suivant pour l’article.

6. Répétez l’étape 5 pour les huit numéros de série restants. Assurez-vous de ne pas sélectionner deux fois le même numéro.

7. Choisissez l’action Imprimer pour préparer le bordereau que les employés utilisent pour écrire les numéros de lot/de série et les articles comptabilisés.

Vous observerez que l’état Enregistrement de stock physique contient dix lignes pour l’article A, un pour chaque numéro de série.

Exemple : Enregistrer et valider les différences de numéro de lot comptabilisé

Un article suivi est enregistré en stock avec la souche de numéros « LOT ».

Stock prévu :

N° lot	Quantité
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Total	120

Quantités enregistrées :

N° lot	Quantité
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Total	112

Quantités à valider :

N° lot	Quantité prévue	Quantité enregistrée	Quantité à valider
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Total	120	112	-8

Sur la page Commande de stock physique, le champ Qté négative (de base) contient 8. Pour la ligne de commande, la page Liste traçabilité stock physique affiche les quantités positives ou négatives pour chaque n° de lot.

Documents d’inventaire

Les types de documents suivants sont utiles pour gérer votre entrepôt :

• Utilisez Réception d’inventaire pour enregistrer les ajustements positifs des articles en fonction de la qualité, de la quantité et du coût.
• Utilisez Expéditions d’inventaire pour radier les marchandises manquantes ou endommagées.

Vous pouvez imprimer ces documents à tout moment, les libérer et les rouvrir, et attribuer des valeurs communes, y compris des dimensions, dans l’en-tête. Pour réimprimer les documents après leur publication, utilisez les pages Réception d’inventaire validée et Expédition du stock validé.

Notes

Avant de pouvoir utiliser ces documents, vous devez spécifier une souche de numéros pour créer leurs identificateurs. Pour en savoir plus, accédez à Pour configurer la numérotation des documents d’inventaire.

Pour paramétrer la numérotation des documents de stock

La procédure suivante indique comment définir la numérotation des documents stock.

1. Sélectionnez l’icône saisissez Paramètres stock, puis choisissez le lien associé.

2. Sur le Raccourci Numérotation, spécifiez dans les champs suivants la souche de numéros pour les documents :

   • N° réception stock
   • N° réceptions stock validées
   • N° expédition stock
   • N° expédition stock validée

Pour créer et publier un document d’inventaire

La procédure suivante montre comment créer, imprimer et valider un reçu d’inventaire. La procédure est identique pour des expéditions de stock.

1. Sélectionnez l’icône entrez Réceptions de stock, puis choisissez le lien associé.
2. Dans l’en-tête de la page Réception de stock, choisissez l’emplacement dans le champ Code magasin, puis remplissez les champs restants si nécessaire.
3. Sur le Raccourci Lignes, dans le champ Article, choisissez l’article en stock. Dans le champ Quantité, saisissez le nombre d’articles à ajouter.
4. Pour imprimer un état Réception stock de la page Réception stock, choisissez l’action Imprimer.

Les fonctions suivantes sont disponibles sur la page Réception stock :

• Choisissez les actions Libérer ou Rouvrir pour définir le statut de la prochaine étape de traitement.

• Choisissez l’action Valider pour enregistrer la réception stock, ou choisissez Publier et imprimer pour valider la réception et imprimer le rapport de test.

  Conseil

  Pour éviter les erreurs, utilisez l’action Aperçu compta. pour passer en revue les entrées que la validation va créer.

Impression des documents stock

Vous pouvez spécifier les états à imprimer à différentes étapes en choisissant l’une des options suivantes dans le champ Utilisation de la page Sélection d’états – Stock :

• Réception stock
• Expédition stock
• Réception stock validée
• Expédition stock validée

Notes

Les rapports disponibles peuvent varier en fonction de la localisation de votre pays/région. L’application de base n’inclut aucune présentation.

Voir aussi

Comptabiliser, ajuster et reclasser le stock avec les feuilles
Utiliser les numéros de lot et de série
Stock
Vue d’ensemble de la gestion des entrepôts
Ventes
Procédure d’achat
Utiliser Business Central

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici