Importer des comptes, des prospects ou d’autres données

Cet article s’applique à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) version 9.1 utilisant le client Web hérité. Si vous utilisez Unified Interface, vos applications fonctionnent de la même manière que Unified Interface pour l’application Power Apps pilotée par modèle. Pour la version Power Apps de cet article, consultez : Importer des données

Si vos données sont stockées dans des feuilles de calcul, des bases de données, ou d’autres systèmes, vous souhaiterez probablement importer les données dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) afin de pouvoir gérer toutes vos informations client au même endroit.

Vous pouvez importer tout type d’informations, comme des comptes, des prospects, des opportunités – même des activités ou des incidents. (Les différents types d’informations sont appelés « types d’enregistrement ».) Les contacts proviennent généralement d’un programme de courrier électronique. Pour en savoir plus : Plus d’informations : Importer des contacts

Étape 1 : Préparez votre fichier d’importation

D’abord, vous devez obtenir vos données dans un fichier.

Vérifiez que vos données sont les plus complètes et exactes possible lorsque vous créez le fichier d’importation. Complétez tous les renseignements manquants, et vérifiez que les noms et autres informations sont correctement orthographiés.

Ces formats de fichiers sont pris en charge :

• Valeurs séparées par une virgule (.csv)

• Texte (.txt)

• Fichier compressé (.zip)

• Feuille de calcul Excel 2003 (.xml)

• Classeur Excel (.xlsx)

  La taille maximale autorisée des fichiers .zip est de 32 Mo. Pour les autres formats de fichiers, la taille de fichier maximale autorisée est de 8 Mo.

  Astuce

  Si vous devez importer un plus grand nombre de données, consultez la documentation pour développeurs, Importer des données pour obtenir des informations supplémentaires.

  Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers d’importation dans un fichier .zip unique, puis importer le fichier .zip pour importer tous les fichiers simultanément. Par exemple, si plusieurs vendeurs entrent des prospects d’un salon dans différentes feuilles de calcul, vous pouvez les regrouper dans un fichier .zip pour l’importation.

  L’importation échoue si vous utilisez un modèle que vous avez exporté de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) et si vous avez ensuite ajouté une nouvelle colonne et si vous réimportez les données dans Customer Engagement (on-premises).

Étape 2 : Exécutez l’Assistant Importation de données

Utilisez l’Assistant Importation de données pour importer le fichier.

1. Accédez à Paramètres>Gestion des données>Importations.

2. Sur la barre de commandes, sélectionnez Importer les données>Importer les données.

3. Accédez au dossier où vous avez enregistré le fichier contenant le fichier d’importation. Sélectionnez le fichier, puis sélectionnez Ouvrir. Ensuite, cliquez sur Suivant.

   Astuce

   Vous ne pouvez importer qu’un seul fichier à la fois. Pour importer plus de fichiers, réexécutez l’Assistant ultérieurement, ou ajoutez tous vos fichiers d’importation dans un fichier .zip unique.

4. Vérifiez le nom de fichier, et si le fichier est au format .xlsx, .xml, .csv, .txt ou .zip, vérifiez que le champ et les séparateurs de données sont corrects. Dans la plupart des cas, vous pouvez accepter les séparateurs par défaut, suivez cette étape si vous souhaitez les vérifier :

   1. Cliquez sur Paramètres du séparateur, puis sélectionnez les caractères utilisés pour séparer le contenu des champs et des éléments de données (Ces caractères sont appelés « séparateurs »).

      Le séparateur de champ par défaut est la virgule (,). Les autres séparateurs de champs pris en charge sont les deux points (:), le point-virgule (;) et la tabulation (/t).

      Exemple de délimiteur de champs :

      Nom de l’entreprise, adresse, ville, état

      Le séparateur par défaut des données correspond aux chevrons («»). Les autres séparateurs pris en charge pour les données sont les apostrophes (’) et Aucun.

      Exemples de délimiteur de données :

      Nom de société, Adresse

      « Fabrikam, Inc. », « 150 A Street »

      Note

      Comme un fichier XML n’utilise pas de séparateurs, si vous chargez un fichier au format Feuille de calcul XML 2003, ou un fichier .zip contenant des fichiers de type Feuille de calcul XML 2003, les informations relatives au séparateur ne sont pas disponibles.

5. Cliquez sur Suivant.

6. Sélectionnez comment l’Assistant détermine les champs à utiliser pour les données. Pour plus d’informations : Sélectionner un mappage de données.

   • Sélectionnez Par défaut (mappage automatique) si vous souhaitez que l’Assistant détermine les champs correspondants dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) automatiquement. Si l’Assistant ne parvient pas à trouver un champ, vous aurez l’opportunité de le « mapper » vous-même.
     -- OU --

   • Sélectionnez Données génériques de contact et de compte si votre fichier d’importation contient des contacts et des comptes (et que les contacts sont le type de données principal).
     -- OU --

   • Si cette option est disponible pour votre organisation, sélectionnez un mappage de données personnalisé. (Vous les verrez dans la liste s’ils sont à votre disposition.)

7. Cliquez sur Suivant.

8. Si vous y êtes invité, dans la liste déroulante Types d’enregistrements de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), sélectionnez le type d’enregistrement importé, par exemple Compte ou Prospect. Sélectionnez ensuite Suivant.

9. Vérifiez que l’Assistant Importation de données a mappé toutes les informations (appelées « champs ») du fichier d’importation avec les champs appropriés dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Vous devrez peut-être faire défiler pour voir tous les champs du fichier d’importation. Pour tout type d’enregistrement avec une icône d’alerte, mappez le champ de votre fichier d’importation avec un champ équivalent dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

   Par exemple, un fichier d’importation contenant des contacts peut avoir des champs pour le prénom, le nom et la fonction. Vérifiez que ces champs sont mappés correctement avec les champs correspondants dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

   Pour les champs du fichier d’importation qui sont marqués comme Non mappé, accédez à la liste déroulante Types de champ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) et sélectionnez le nom de champ à utiliser dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Vous devrez peut-être faire défiler pour voir tous les champs disponibles.

10. Après avoir vérifié le mappage de champs, sélectionnez Suivant.

11. Passez la synthèse en revue et sélectionnez Suivant.

12. Sélectionnez les paramètres d’importation supplémentaires. Plus d’informations : Vérifiez les paramètres et importez les données.

    • Si vous êtes d’accord pour que l’Assistant Importation de données importe les enregistrements en double, dans la section Autoriser les doublons, sélectionnez Oui.

      Avertissement

      Dans la plupart des cas, pour éviter d’importer des informations en double, vous devez conserver le groupe d’options sur Non.

    • Pour définir le propriétaire des enregistrements importés, dans la section Sélectionner le propriétaire des enregistrements importés, cliquez sur le bouton Recherche. Sélectionnez Rechercher d’autres enregistrements, tapez le nom de la personne, puis sélectionnez Ajouter.

      Note

      Comment décidez-vous qui devient « propriétaire » des données importées ? Généralement, le propriétaire est la personne responsable de la prise d’actions sur les données. Voici un exemple : si votre fichier d’importation contient les contacts que vous avez collectés à un salon et que vous souhaitez attribuer à un utilisateur le suivi de ces contacts, sélectionnez cette personne comme propriétaire. Pour attribuer un autre utilisateur que vous-même comme propriétaire des enregistrements importés, votre rôle de sécurité doit inclure les autorisations nécessaires pour créer des enregistrements pour l’utilisateur. Si vous n’avez pas d’autorisations suffisantes, l’Assistant vous désigne comme propriétaire des enregistrements importés par défaut.

    • Pour enregistrer ces paramètres d’importation afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement, entrez un nom pour les paramètres (appelés « mappage de données »).

      La prochaine fois que vous exécuterez l’Assistant Importation de données, vous verrez le nouveau mappage de données sous Mappages personnalisés.

13. Cliquez sur Soumettre.

14. Pour vérifier que l’Assistant a réussi, sélectionnez Importations, puis vérifiez le rapport. Sinon, sélectionnez Terminer.

15. Si nécessaire, découvrez comment supprimer les doublons : Fusionner des enregistrements en double pour les comptes, les contacts ou les prospects