Envoyer des documents et des courriels

Vous pouvez facilement partager des informations et des documents, tels que des documents de vente, des bons de commande et des factures, par courriel directement depuis Business Central, sans avoir à ouvrir une application de messagerie.

Vous pouvez envoyer presque tous les types de documents sous forme de pièces jointes PDF. Vous pouvez également configurer une présentation de rapport qui inclut les informations du document dans le texte du courriel, ainsi que du texte qui rend le courriel plus convivial, par exemple une salutation standard. Pour plus d'informations, voir Gestion des présentations de rapport et de document.

Lorsque vous envoyez des factures, vous pouvez faciliter la tâche des clients pour effectuer des paiements via un service de paiement, tel que PayPal, en ajoutant automatiquement des informations et un lien vers le service dans le courriel. Pour plus d'informations, voir Activer les paiements client via les services de paiement.

Pour activer les courriels au sein de Business Central, démarrez le guide de configuration assistée Configurer la messagerie. Pour plus d'informations, voir Configurer la messagerie.

Remarque

Business Central prend uniquement en charge les communications par courriel sortantes. Vous ne pouvez pas non plus recevoir de réponses depuis l’application.

Pour envoyer des documents par courriel

Cette procédure décrit comment joindre une facture vente reportée à un courriel sous forme de fichier PDF et avec un texte de courriel spécifique au document. Les étapes sont similaires pour les autres documents.

1. Sélectionnez l’icône entrez Factures vente reportées, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez la facture, sélectionnez l’action Imprimer/envoyer, puis sélectionnez Envoyer par courriel.

3. Dans le champ Courriel, choisissez Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres). Pour plus d'informations, reportez vous à Configurer des profils d'envoi de documents.

   Si le champ Courriel sur la page Envoyer le document à est défini sur Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres), la page Envoyer courriel s’affiche. Le champ À : est prérempli avec le contact et le document est joint sous forme de fichier PDF. Dans le champ Corps, vous pouvez saisir un texte manuellement ou faire en sorte que le champ contienne un corps de message spécifique au document que vous avez configuré.

4. Choisissez le bouton OK.

5. Dans le champ À :, entrez une adresse e-mail valide. La valeur par défaut est l'adresse de courriel du client.

6. Dans le champ Objet, saisissez un texte descriptif de l'objet. La valeur par défaut est le nom du client et le numéro de facture.

7. Dans le champ Pièce jointe, la facture générée est jointe par défaut en tant que fichier PDF.

8. Dans le champ Corps, entrez un message court au destinataire.

   Si le corps d’un courriel spécifique à un document est configuré sur la page Sélection des rapports : Ventes, le champ Corps est renseigné automatiquement. Pour plus d’informations, voir Configurer des textes et des présentations de courriel réutilisables.

9. Cliquez sur le bouton OK pour envoyer l'e-mail.

Remarque

Si vous ne souhaitez pas spécifier les paramètres de courriel chaque fois que vous envoyez un document par courriel, vous pouvez sélectionner l'option Oui (Utiliser les paramètres par défaut) dans le champ Courriel de la page Envoyer le document à. Dans ce cas, la page Envoyer courriel ne s'affiche pas. Reportez-vous à l'étape 4. Pour plus d'informations, reportez vous à Configurer des profils d'envoi de documents.

Pour rédiger et envoyer un courriel

Vous pouvez rapidement composer des courriels pour les contacts, les clients, les fournisseurs, les représentants/acheteurs et les comptes bancaires directement à partir des pages de ces entités. Il suffit de choisir Traiter, puis Envoyer un courriel pour ouvrir l’éditeur de courrier électronique. Pour les comptes bancaires, l’action Envoyer un courriel se trouve sous Actions.

Astuce

Si vous envoyez souvent des courriels de nature similaire ou si vous souhaitez envoyer une communication en masse, par exemple pour annoncer une promotion commerciale, l’utilisation de modèles Word avec courriel peut accélérer le processus. Vous pouvez créer un modèle pour des entités telles que des clients, des fournisseurs et des contacts, qui généreront le contenu d’un courriel pour vous, et même personnaliseront le contenu pour le destinataire en fonction des données contenues dans Business Central. Pour plus d’informations, voir Utiliser les modèles Word pour la communication en masse.

Joindre un document à un courriel

Il existe plusieurs façons de joindre des documents aux courriels.

Si vous êtes affecté à un scénario de courriel lié à l’entité à laquelle vous envoyez le courriel ou au document que vous envoyez, une pièce jointe peut être automatiquement ajoutée à votre message. En effet, une pièce jointe par défaut a été attribuée au scénario de courriel. Vous pouvez supprimer la pièce jointe si vous ne souhaitez pas l’envoyer avec votre message. Pour plus d’informations, consultez Attribuer des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

Pour joindre vous-même un fichier, dans l’éditeur de courriels, utilisez les actions suivantes :

• Choisissez Ajouter un fichier pour sélectionner un fichier.
• Choisissez Ajouter des fichiers à partir de la sélection par défaut pour ajouter manuellement un fichier associé au scénario de courriel.
• Choisissez Ajouter un fichier à partir du document source pour choisir un fichier joint au document sur lequel vous travaillez. Les fichiers sont soit attachés au document lui-même, soit à une ou plusieurs de ses lignes.

Documents marqués comme imprimés lors de leur envoi

Certains documents dans Business Central comportent un champ qui spécifie la fréquence d’impression du document. Le nombre dans ce champ est également mis à jour si vous envoyez le document par courriel, car un fichier PDF est généré pour celui-ci. Le numéro est mis à jour même si vous n’envoyez pas le courriel.

Courriels envoyés et votre boîte d’envoi

Business Central stocke les courriels que vous envoyez sur la page Éléments envoyés. Cela vous permet de renvoyer des courriels ou de les transférer à quelqu’un d’autre. Si vous ne trouvez pas de courriel dans vos éléments envoyés, recherchez-le sur la page Boîte d’envoi de courriels.

Remarque

En fonction de l’extension que votre compagnie utilise pour les courriels, les administrateurs peuvent voir une liste des messages que tout le monde a envoyés, mais pas le contenu des messages

La Boîte d’envoi de courriels est l’endroit où vous trouverez les courriels que vous avez enregistrés en tant que brouillons et les courriels qui n’ont pas pu être envoyés, par exemple, si l’adresse de courriel n’était pas valide. Pour les messages dont l’envoi a échoué, vous pouvez choisir Afficher erreur ou Enquêter sur une erreur pour résoudre le problème.

Voir aussi

Gestion des présentations de rapport et de document
Configurer la messagerie
Facturation des ventes
Utiliser Business Central

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