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Configuration des types de congé et d’absence

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Important

Tout ou partie de la fonctionnalité décrite dans cet article est accessible dans le cadre d’une version préliminaire. Le contenu et la fonctionnalité peuvent faire l’objet de modifications. Pour plus d’informations sur les préversions, voir FAQ sur les mises à jour de service à une version.

S’applique aux applications Dynamics 365 suivantes :
Ressources humaines

Les types de congés dans Dynamics 365 Human Resources définissent les différents types d’absences que les collaborateurs peuvent signaler. Vous pouvez adapter les types de congés en fonction des besoins de votre organisation. Voici des exemples de types de congés :

  • Congés payés
  • Congés non payés
  • Congés payés
  • Congé maladie
  • Congés maladie
  • Congés parentaux
  • Invalidité à court terme
  • Congé de deuil

Ajouter un type de congé

  1. Dans l’espace de travail Plans de congé et d’absence, sélectionnez l’onglet Liens.

  2. Sous Configuration, sélectionnez Types de congé et d’absence.

  3. Cliquez sur Nouveau.

  4. Entrez un nom pour le type de congé sous Type, entrez une description sous Description, puis sélectionnez un flux de travail dans le champ ID du flux de travail. En fonction du type de congé, sélectionnez un type de demande dans le champ Type de demande. Par exemple, sélectionnez Absence ou Congé.

  5. Dans Général, sélectionnez Aucun, Planifié, ou non planifié dans me menu déroulant Catégorie.

  6. Sélectionnez un code de rémunération dans le menu déroulant Code de rémunération.

  7. Sous Code motif obligatoire, sélectionnez si vous souhaitez exiger un code de motif. Si vous souhaitez exiger des codes de motif, vous devrez peut-être les ajouter. Sous Codes motif, sélectionnez Ajouter, sélectionnez un code de motif, puis cochez la case Activé à côté.

  8. Si le type de demande est Congé, procédez comme suit :

    1. Sous Durée indéterminée, indiquez si les utilisateurs doivent pouvoir créer des congés à durée indéterminée.
    2. Si l’option Durée indéterminéeest activée, vous pouvez sélectionner si les collaborateurs doivent soumettre un avis de retour au travail lorsqu’ils reviennent d’un congé.
    3. Si les collaborateurs doivent soumettre un avis de retour au travail, vous pouvez activer Activer l’avis de retour au travail. Si Activer l’avis de retour au travail est activé, l’option Pièce jointe requise est automatiquement activée et ne peut pas être désactivée.

  9. Si les utilisateurs doivent télécharger des documents lorsqu’ils créent ou mettent à jour des demandes de congé, vous pouvez activer Pièce jointe obligatoire.

  10. Sous Restreindre l’accès aux rôles sélectionnés, sélectionnez si vous souhaitez restreindre l’accès. Sélectionnez ensuite les rôles de sécurité sous Rôles de sécurité pour ce type de congé. Les rôles de sécurité sont définis dans le workflow que vous avez sélectionné sous ID du flux de travailplus tôt dans cette procédure.

  11. Sous Couleur du calendrier, sélectionnez la couleur à afficher sur les calendriers de congé et d’absence pour ce type de congé.

  12. Sous Relations de suspension, sélectionnez si vous souhaitez que ce type de congé suspende un autre type de congé ou soit suspendu par un autre type de congé. Lorsqu’une demande de congé est soumise pour le type de congé suspendu, une suspension de congé est automatiquement créée pour le type de congé suspendu.

  13. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les règles de type de congé

  1. Définissez les options d’arrondi pour le type de Plan de congé et d’absence. Les options incluent Aucun, Haut, Bas et Le plus proche. Vous pouvez également définir la précision d’arrondi pour le type de congé.

  2. Définissez Correction des congés pour le type de congés. Lorsque vous sélectionnez cette option, le nombre de congés qui tombent un jour ouvrable est utilisé pour déterminer comment cumuler des congés pour le type de congé. Par exemple, si le jour de Noël tombe un lundi, Human Resources soustraira un jour du type de congé lors du traitement des régularisations.

    Vous définissez des congés dans le calendrier du temps de travail. Pour plus d’informations, voir Création d’un calendrier du temps de travail.

  3. Définissez Report de type de congé pour le type de congé. Lorsque vous sélectionnez cette option, tous les soldes de report seront transférés vers le type de congé spécifié. Le report de type de congé doit également être inclus dans le plan de congé et d’absence.

  4. Définissez Règles d’expiration pour le type de congé. Lorsque vous configurez cette option, vous pouvez choisir l’unité jours ou mois et définir la durée de l’expiration. La date d’effet de la règle d’expiration est utilisée pour déterminer quand démarrer l’exécution du traitement par lots qui traite l’expiration du congé, ou la date à laquelle la règle entre en vigueur. L’expiration elle-même se produira toujours à la date de début de la période de régularisation. Par exemple, si la date de début de la période de régularisation est le 3 août 2021 et que la règle d’expiration a été fixée à 6 mois, la règle sera traitée en fonction du décalage de l’expiration par rapport à la date de début de la période de régularisation ; elle sera donc exécutée le 3 février 2022. Tout solde de congé existant au moment de l’expiration sera soustrait du type de congé et sera reflété dans le solde de congé.

Configurer la pièce jointe requise par type de congé

Note

Pour utiliser le champ Pièce jointe requise, vous devez d’abord activer la fonctionnalité Configurer la pièce jointe requise pour les demandes de congé dans la Gestion des fonctionnalités. Pour plus d’informations sur l’activation des fonctionnalités, voir Gestion des fonctionnalités.

  1. Sur la page Congés et absences, sur l’onglet Liens, sous Paramétrage, sélectionnez Types de congés et d’absences.

  2. Sélectionnez un Type de congé et d’absence dans la liste. Dans la section Général, utilisez le champ Pièce jointe obligatoire pour spécifier si une pièce jointe doit être chargée lorsqu’un collaborateur soumet une nouvelle demande de congé pour le type de congé sélectionné.

  3. Si la Pièce jointe requise est sélectionnée en fonction du Type de demande, trois champs supplémentaires s’affichent pour offrir une flexibilité dans les obligations de pièce jointe :

    • Lors de la création d’une demande de congé : nécessite que les utilisateurs téléchargent une pièce jointe lors de la création d’une demande de congé.
    • Lors de la mise à jour d’une demande de congé : nécessite que les utilisateurs téléchargent une pièce jointe lors de la mise à jour d’une demande de congé.
    • Lors de l’annulation d’une demande de congé : nécessite que les utilisateurs téléchargent une pièce jointe lors de l’annulation d’une demande de congé.

    Note

    Les champs mentionnés ci-dessus sont disponibles après la version 10.0.32 de Dynamics 365 Human Resources.

  4. Si le Type de demande est Congé, le champ Pièce jointe requise a deux options :

    • Lors de la création d’une demande de congé
    • Lors de la mise à jour d’une demande de congé

    Note

    Pour les demandes de congé, les pièces jointes ne sont pas obligatoires pour l’annulation. Pour plus d’informations sur l’annulation des demandes de congé, voir Annuler les demandes de congé.

  5. Si le Type de demande est Congé, il y a trois options :

    • Lors de la création d’une demande de congé
    • Lors de la mise à jour d’une demande de congé
    • Lors de l’annulation de la demande de congé

  6. Si une pièce jointe est obligatoire pour mettre à jour une demande de congé et que Mettre à jour la période de congés est sélectionné : si le Montant est 0, une pièce jointe doit être téléchargée. Si une pièce jointe n’est pas requise dans ce cas, utilisez Annuler les congés.

Les collaborateurs doivent charger une pièce jointe lorsqu’ils soumettent une nouvelle demande de congé d’un type où le champ Pièce jointe obligatoire est activé. Pour afficher la pièce jointe qui a été chargée dans le cadre d’une demande de congé, les approbateurs de la demande de congé peuvent utiliser l’option Pièces jointes pour les éléments de travail qui leur sont affectés. Si une demande de congé est consultée à l’aide de l’application Human Resources dans Microsoft Teams, l’option Afficher les détails de la demande de congé peut être utilisée pour afficher ses détails et ses éventuelles pièces jointes.

Configurer les unités de congé (heures/jours) par type de congé

Note

Pour utiliser la fonctionnalité d’unités de congé par type de congé, vous devez d’abord activer la fonctionnalité Configurer les unités de congé par type de congé dans la Gestion des fonctionnalités. Pour plus d’informations sur l’activation des fonctionnalités, voir Gestion des fonctionnalités.

Important

Par défaut, les types de congé d’une entité juridique utilisent les unités de congé de la configuration des paramètres de congé au niveau de l’entité juridique.

L’unité de congé d’un type de congé et d’absence ne peut être modifiée que s’il n’y a pas de transactions de congé pour ce type de congé.

La fonctionnalité ne peut pas être désactivée une fois qu’elle a été activée.

  1. Sur la page Congés et absences, sur l’onglet Liens, sous Paramétrage, sélectionnez Types de congés et d’absences.
  2. Sélectionnez un type de congé et d’absence dans la liste. Ensuite, dans la section Général, dans le champ Unité, sélectionnez l’unité de congé. Vous pouvez sélectionner Heures ou Jours.
  3. Facultatif : si vous avez sélectionné Heures dans le champ Unité, vous pouvez utiliser le champ Activer la définition d’une demi-journée pour spécifier si les collaborateurs peuvent sélectionner la première demi-journée ou la deuxième demi-journée de congé s’ils demandent une demi-journée de congé.

Les collaborateurs qui soumettent une nouvelle demande de congé peuvent sélectionner différents types de congés pour construire leur demande de congé. Cependant, tous les types de congés sélectionnés dans le cadre d’une seule demande de congé doivent avoir la même unité de congé. Les collaborateurs peuvent afficher l’unité de congé pour chaque type de congé sur la page Demander un congé.

Masquer les soldes de congé

Remarque

L’option Masquer le solde des congés est disponible dans la version préliminaire de la version 10.0.32. Pour l’utiliser, vous devez activer la fonctionnalité Masquer le solde des congés dans Gestion des fonctionnalités. Pour plus d’informations sur l’activation des fonctionnalités, voir Gestion des fonctionnalités.

Par défaut, les soldes de congés sont affichés pour les types de congés. Cependant, les organisations peuvent souhaiter que le solde des congés pour des types de congés spécifiques soit masqué pour les collaborateurs. Dans ce cas, elles peuvent utiliser l’option Masquer le solde des congés pour masquer les soldes des congés. D’autres détails, tels que l’octroi de congés et les détails de régularisation, sont également masqués pour un type de congé spécifique.

Pour masquer le solde des congés pour un type de congé, suivez ces étapes.

  1. Sur la page Congés et absences, sur l’onglet Liens, sous Paramétrage, sélectionnez Types de congés et d’absences.
  2. Sélectionnez un type de congé et d’absence dans la liste.
  3. Dans la section Général, sélectionnez Masquer le solde des congés.

Une fois l’option Masquer le solde des congés activée pour un type de congé, les collaborateurs de l’organisation ne pourront pas voir le solde des congés pour ce type de congé. À la place, ils verront un tiret (-). Cependant, les administrateurs RH, les responsables et les gestionnaires des absences pourront voir le solde des congés de leurs collaborateurs.

Important

Lorsque l’option Masquer le solde des congés est activée, la valeur des champs BalanceAvailable et TotalThisYear dans l’entité EssLeaveBalanceEntity est définie sur 0 (zéro) pour les intégrations et est représentée par un tiret (-) dans l’interface utilisateur (IU).

Inclure les week-ends et les vacances

Remarque

La fonctionnalité Inclure les week-ends et jours fériés est disponible dans la version 10.0.32 de Dynamics 365 Human Resources. Pour l’utiliser, vous devez activer les fonctionnalités Configurer les unités de congé par type de congé et Inclusion des week-ends et des jours fériés pour les congés et les absences dans Gestion des fonctionnalités. Pour plus d’informations sur l’activation des fonctionnalités, voir Gestion des fonctionnalités.

Les types de congés ont des jours fermés qui sont exclus. En d’autres termes, les week-ends et les jours fériés ne sont pas inclus dans les calculs des quantités de demandes de congé. Cependant, les organisations peuvent souhaiter inclure les week-ends et les jours fériés pour des types de congés spécifiques. L’option Inclure les week-ends et les jours fériés aide l’organisation à distinguer si les jours civils ou les jours ouvrables doivent être pris en compte pour des types de congés spécifiques.

Pour inclure les week-ends et les jours fériés pour un type de congé, suivez ces étapes.

  1. Sur la page Congés et absences, sur l’onglet Liens, sous Paramétrage, sélectionnez Types de congés et d’absences.
  2. Sélectionnez un type de congé et d’absence dans la liste.
  3. Dans la section Général , sélectionnez Inclure les week-ends et les jours fériés.

Remarque

Si l’unité du type de congé est définie sur Heures, une fois que l’option Inclure les week-ends et les jours fériés est activée, un champ supplémentaire nommé Jour fermé standard en heures devient disponible. Vous pouvez utiliser ce champ pour définir le nombre total d’heures qui composent un jour fermé. La valeur doit être supérieure à 0 (zéro) et inférieure à 24.

Une fois que l’option Inclure les week-ends et les jours fériés est activée pour un type de congé, lorsque les collaborateurs de l’organisation demandent ce type de congé, tous les jours fermés sont également inclus dans le calcul du montant. Par conséquent, le nombre total de congés demandé est égal au nombre total de jours civils, et non au nombre de jours ouvrables réels. Par exemple, un collaborateur d’une organisation demande un type de congé spécifique entre le 2 janvier 2023 et le 10 janvier 2023. Si l’option Inclure les week-ends et les jours fériés est activée, le nombre total de congés demandé est de neuf jours civils. Toutefois, si l’option Inclure les week-ends et les jours fériés est désactivée, le nombre total de congés demandé est de sept jours ouvrables.

Remarque

Si des demandes de congé incluant des jours fermés sont créées alors que l’option Inclure les week-ends et jours fériés est activée, elles ne peuvent être annulées que si l’option est activée. Les jours fermés ne peuvent pas être annulés si l’option est désactivée.

Voir également :