Affecter et effectuer des actions d’amélioration dans le Gestionnaire de conformitéAssign and complete improvement actions in Compliance Manager

Dans cet article : Cet article explique comment gérer votre flux de travail de conformité avec des actions d’amélioration.In this article: This article explains how to manage your compliance workflow with improvement actions. Découvrez comment affecter des actions d’amélioration pour l’implémentation et le test, gérer les mises à jour et exporter des rapports.Learn how to assign improvement actions for implementation and testing, manage updates, and export reports.

Gérer les flux de travail de conformité avec des actions d’améliorationManage compliance workflows with improvement actions

Les actions d’amélioration centralisent vos activités de conformité.Improvement actions centralize your compliance activities. Chaque action d’amélioration fournit des instructions de mise en œuvre détaillées pour vous aider à vous aligner sur les réglementations et normes en matière de protection des données.Each improvement action gives detailed implementation guidance to help you align with data protection regulations and standards. Des actions peuvent être affectées aux utilisateurs de votre organisation pour effectuer des tâches d’implémentation et de test.Actions can be assigned to users in your organization to perform implementation and testing work. Vous pouvez également stocker de la documentation, des notes et enregistrer des mises à jour d’état au sein de l’action.You can also store documentation, notes, and record status updates within the action.

Toutes vos actions d’amélioration sont répertoriées sur la page Actions d’amélioration.All of your improvement actions are listed on the improvement actions page. En savoir plus sur l’affichage de vos actions d’amélioration.Learn more about viewing your improvement actions.

Page détails des actions d’améliorationImprovement actions details page

Chaque action d’amélioration possède une page de détails indiquant son état actuel, les normes et exigences réglementaires associées, ainsi que les recommandations d’implémentation recommandées.Each improvement action has a details page showing its current status, the related standards and regulatory requirements, and recommended implementation guidance. Les actions techniques incluent un lien Lancer maintenant qui vous permet d’obtenir la solution appropriée pour l’implémentation.Technical actions include a Launch now link that takes you to the appropriate solution for implementation. Vous pouvez joindre la documentation d’implémentation et de test directement dans la page de détails d’une action d’amélioration.You can attach implementation and testing documentation directly into an improvement action’s details page.

Pour afficher la page de détails d’une action d’amélioration :To view an improvement action’s details page:

  1. Go to your improvement actions page.Go to your improvement actions page.
  2. Sélectionnez la ligne de l’action d’amélioration prévue, qui ouvre sa page de détails.Select the row of your intended improvement action, which opens its details page.

Vous pouvez facilement afficher l’action d’amélioration suivante ou précédente dans la liste en sélectionnant la flèche vers le haut ou vers le bas dans le coin supérieur droit de l’écran.You can easily view the next or previous improvement action in the list by selecting the up or down arrow in the upper-right corner of the screen. Si vous avez filtré votre liste sur la page Actions d’amélioration, le déplacement vers le haut ou vers le bas vous permet d’passer à l’élément suivant dans cette liste filtrée.If you filtered your list on the improvement actions page, moving up or down takes you to the next item within that filtered list.

Affecter des actions d’améliorationAssign improvement actions

Pour commencer le travail d’implémentation d’une action d’amélioration, vous pouvez le faire vous-même ou l’affecter à un autre utilisateur.To begin implementation work on an improvement action, you can do the work yourself or assign it to another user. La personne affectée peut être :The assigned person could be:

  • Le propriétaire d’une stratégie d’entrepriseA business policy owner
  • Un ingénieur informatiqueAn IT implementer
  • Un autre employé chargé d’effectuer la tâcheAnother employee with responsibility to perform the task

Une fois que vous avez identifié la personne appropriée, assurez-vous qu’elle a un rôle de Gestionnaire de conformité suffisant pour effectuer le travail.Once you identify the appropriate assignee, be sure they hold a sufficient Compliance Manager role to perform the work. Suivez ensuite les étapes ci-dessous pour affecter l’action d’amélioration :Then follow the steps below to assign the improvement action:

  1. Dans la page détails des actions d’amélioration, sélectionnez Modifier l’état dans la section supérieure gauche de l’écran.From the improvement actions details page, select Edit status near the upper-left section of the screen.

  2. Dans le volet volant Modifier l’état, sélectionnez la zone Affecté à pour afficher une liste de personnes suggérées d’utilisateurs. In the edit status flyout pane, select the Assigned to box to show a Suggested people list of users. Vous pouvez sélectionner l’utilisateur dans la liste ou taper l’adresse de messagerie de la personne à qui vous souhaitez l’affecter.You can select the user from the list, or type the email address of the person you want to assign it to.

  3. Sélectionnez Enregistrer et fermer.Select Save and close. L’utilisateur affecté reçoit un e-mail expliquant que l’action d’amélioration lui a été affectée, avec un lien direct vers l’action d’amélioration.The assigned user will receive an email explaining that the improvement action has been assigned to them, with a direct link to the improvement action. (Remarque : GCC (US Government Community) Les clients élevés ne reçoivent pas de courrier électronique lorsque des actions leur sont affectées.)(Note: US Government Community (GCC) High customers won't receive an email when actions are assigned to them.)

L’utilisateur affecté peut ensuite effectuer les actions recommandées.The assigned user can then perform the recommended actions.

Affecter plusieurs actions d’amélioration à un seul utilisateurAssign multiple improvement actions to a single user

Vous pouvez affecter plusieurs actions d’amélioration à un utilisateur en suivant les étapes suivantes :You can assign multiple improvement actions to one user by following these steps:

  1. Go to your Improvement actions page.Go to your Improvement actions page.
  2. Sélectionnez la zone à gauche du nom de l’action d’amélioration.Select the area to the left of the improvement action's name. Une icône de vérification arrondie s’affiche indiquant que vous avez sélectionné cette action.A round check icon will appear indicating you've selected that action. Vérifiez toutes les actions que vous souhaitez affecter.Check all the actions you want to assign.
  3. Sélectionnez le lien Affecter à l’utilisateur en haut du tableau des actions d’amélioration.Select the Assign to user link at the top of the improvement actions table.
  4. Une fenêtre contextuelle apparaît.A pop-up window appears. Dans le champ Affecter à, commencez à taper le nom de la personne à qui vous souhaitez affecter les actions.In the Assign to field, start typing the name of the person you want to assign the actions to. Vous pouvez également choisir dans la liste des personnes suggérées.You can also select from the list of suggested people.
  5. Une fois que vous avez rempli le champ Affecter à avec le nom de la personne assignée, sélectionnez Affecter.After you populate the Assign to field with the assignee's name, select Assign.
  6. Vous verrez ensuite votre page d’actions d’amélioration avec la nouvelle personne affectée répertoriée pour les actions que vous avez affectées.You'll then see your Improvement actions page with the new assignee listed for the actions you just assigned.

Effectuer des travaux et stocker de la documentationPerform work and store documentation

Vous pouvez télécharger des fichiers et des notes relatifs à l’implémentation et au test de travail directement dans la section Notes et documentation.You can upload files and notes related to implementation and testing work directly to the Notes and documentation section. Cet environnement est un référentiel sécurisé et centralisé pour vous aider à démontrer la satisfaction des contrôles pour répondre aux normes et réglementations de conformité.This environment is a secure, centralized repository to help you demonstrate satisfaction of controls to meet compliance standards and regulations. Tout utilisateur ayant un accès en lecture seule peut lire le contenu de cette section.Any user with read-only access can read content in this section. Seuls les utilisateurs ayant des droits d’édition peuvent télécharger des fichiers et entrer ou modifier des notes.Only users with editing rights can upload and download files and enter or edit notes.

La section Notes et documentation contient des champs pour les documents téléchargés, les notes d’implémentation, les notes de test et les notes supplémentaires.The Notes and documentation section contains fields for uploaded documents, implementation notes, test notes, and additional notes.

Documents téléchargésUploaded documents

  • Sélectionnez Gérer les documents pour télécharger les fichiers appropriés.Select Manage documents to upload any relevant files.
  • Lorsque le volet volant Gérer les documents s’ouvre, sélectionnez Ajouter un document, puis sélectionnez votre fichier à partir de votre système.When the manage documents flyout pane opens, select Add document, then select your file from your system. Types de fichiers acceptés :Accepted file types:
    • Documents (.doc, .xls, .ppt, .txt, .pdf)Documents (.doc, .xls, .ppt, .txt, .pdf)
    • Images (.jpg, .png)Images (.jpg, .png)
    • Vidéo (.mkv)Video (.mkv)
    • Fichiers compressés (.zip, .rar)Compressed files (.zip, .rar)
  • Une fois votre fichier résolu dans le volet, sélectionnez Fermer, qui enregistre automatiquement la pièce jointe du fichier.Once your file resolves in the pane select Close, which automatically saves the file attachment. Vous verrez ensuite le fichier répertorié sous les documents téléchargés.You'll then see the file listed underneath Uploaded documents.
  • Pour télécharger ou supprimer le document, sélectionnez Gérer les documents sous la liste des documents.To download or delete the document, select Manage documents from underneath the list of documents. Dans le volet volant, sélectionnez la ligne du document pour la mettre en surbrillon, puis sélectionnez Télécharger ou Supprimer.On the flyout pane, select the document row to highlight it, then select Download or Delete.

Notes d’implémentation, notes de test et notes supplémentairesImplementation notes, test notes, and additional notes

  • Pour ajouter des notes dans l’un de ces trois champs, sélectionnez Modifier les notes d’implémentation sous l’un de ces champs.To add notes in any of these three fields, select Edit implementation notes underneath any of these fields.
  • Lorsque le volet volant s’ouvre, entrez des notes dans le champ de texte, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.When the flyout pane opens, enter notes in the text field, then select Save and close.
  • Pour modifier des notes, sélectionnez Modifier les notes d’implémentation, a apporter vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.To edit notes, select Edit implementation notes, make your edits, then select Save and close.

Il n’existe aucune limite de caractères dans les champs de notes.There's no character limit in the notes fields. Nous vous recommandons de garder les notes brèves afin de pouvoir facilement les afficher et les modifier à partir de la page de détails des actions d’amélioration.We recommend keeping notes brief so that you can easily view and edit them from the improvement actions details page.

État de l’action d’amélioration des changementsChange improvement action status

Vous pouvez enregistrer l’état et la date d’implémentation, ainsi que l’état et la date du test pour chaque action d’amélioration.You can record the implementation status and date, and the test status and date, for each improvement action. Les champs d’implémentation et d’état de test peuvent être modifiés par n’importe quel utilisateur ayant des autorisations de modification, pas seulement par la personne affectée.The implementation and test status fields can be edited by any user with editing permissions, not just by the assigned person.

Pour modifier l’état d’une action d’amélioration, sélectionnez Modifier l’état dans la section supérieure gauche de la page de détails.To edit an improvement action’s status, select Edit status on the upper-left section of the details page. Vous trouverez ci-dessous les champs disponibles et les options d’état :Below are the available fields and status options:

  • État de l’implémentationImplementation status
    • Non implémenté - action pas encore implémentéeNot implemented - action not yet implemented
    • Implémenté - action implémentéeImplemented - action implemented
    • Implémentation alternative : sélectionnez cette option si vous avez utilisé d’autres outils tiers ou pris d’autres actions non incluses dans les recommandations de MicrosoftAlternative implementation - select this option if you used other third-party tools or took other actions not included in Microsoft recommendations
    • Planifié : l’action est planifiée pour l’implémentationPlanned - action is planned for implementation
    • Hors de portée : l’action n’est pas pertinente pour votre organisation et ne contribue pas à votre scoreOut of scope – action isn’t relevant to your organization and doesn’t contribute to your score
  • Date d’implémentation: disponible pour sélectionner le moment où l’état d’implémentation est « implémenté » ou « implémentation alternative »Implementation date: available to select when implementation status is "implemented" or "alternative implementation"
  • État du test : disponible pour sélectionner le moment où l’état d’implémentation est « implémenté » ou « implémentation alternative » :Test status: available to select when implementation status is "implemented" or "alternative implementation":
    • Non évalué : l’action n’a pas été testéeNot assessed – action hasn't been tested
    • Réussi : l’implémentation a été vérifiée par un évaluateurPassed - implementation has been verified by an assessor
    • Échec du risque faible : échec du test, faible risqueFailed low risk - testing failed, low risk
    • Échec du risque moyen : échec du test, risque moyenFailed medium risk - testing failed, medium risk
    • Échec d’un risque élevé : échec du test, risque élevéFailed high risk – testing failed, high risk
    • Hors de portée : l’action n’est pas étendue pour l’évaluation et ne contribue pas à votre scoreOut of scope – the action is out of scope for the assessment and doesn’t contribute to your score
  • Date de test: basculez dans la fenêtre pop-up du calendrier pour sélectionner la dateTest date: toggle through the calendar pop-up to select the date

Les actions courantes sont synchronisées entre les groupes.Common actions synch across groups. Lorsque deux évaluations différentes dans le même groupe partagent des actions d’amélioration qui sont gérées par vous, les mises à jour apportées aux détails ou à l’état d’implémentation d’une action se synchronisent automatiquement avec la même action dans toute autre évaluation du groupe.When two different assessments in the same group share improvement actions that are managed by you, any updates you make to an action's implementation details or status will automatically synchronize to the same action in any other assessment in the group. Cette synchronisation vous permet d’implémenter une action d’amélioration et de répondre à plusieurs exigences dans plusieurs réglementations.This synchronization allows you to implement one improvement action and meet several requirements across multiple regulations.

Affecter une action d’amélioration à l’évaluateur pour l’achèvementAssign improvement action to assessor for completion

Une fois que vous avez terminé le travail, effectué des tests et chargé des preuves, l’étape suivante consiste à affecter l’action d’amélioration à un évaluateur pour validation.After you complete the work, conduct testing, and upload evidence, the next step is to assign the improvement action to an assessor for validation. L’évaluateur valide le travail, examine la documentation et sélectionne l’état de test approprié.The assessor validates the work and examines the documentation, and selects the appropriate test status.

Si l’état du test est « Réussi» : l’action est terminée et les points obtenus indiquent le nombre maximal de points obtenus.If test status is set to “Passed”: the action is complete and the points achieved shows the maximum points achieved. Les points sont ensuite comptabilisés dans votre score de conformité global.The points are then counted toward your overall compliance score.

Si l’état du test est « Échec » : l’action ne répond pas aux exigences et l’évaluateur peut l’affecter à l’utilisateur approprié pour un travail supplémentaire.If test status is set to “Failed”: the action doesn't meet the requirements, and the assessor can assign it back to the appropriate user for additional work.

Acceptation des mises à jour pour les actions d’améliorationAccepting updates to improvement actions

Lorsqu’une mise à jour est disponible pour une action d’amélioration, vous verrez une notification en regard de son nom.When an update is available for an improvement action, you’ll see a notification next to its name. Vous pouvez accepter la mise à jour ou la différer pour une période ultérieure.You can either accept the update or defer it for a later time.

Causes d’une mise à jourWhat causes an update

Une mise à jour se produit lorsqu’il existe des modifications liées à l’score, à l’automatisation ou à l’étendue.An update occurs when there are changes related to scoring, automation, or scope. Les modifications peuvent impliquer de nouvelles instructions pour les actions d’amélioration basées sur les modifications réglementaires, ou peuvent être dues à des modifications apportées aux produits.Changes may involve new guidance for improvement actions based on regulatory changes, or could be because of product changes. Seules les actions d’amélioration gérées par vos organisations reçoivent des notifications de mise à jour.Only the improvement actions managed by your organizations receive update notifications.

Où vous verrez les notifications de mise à jour de l’évaluationWhere you’ll see assessment update notifications

Lorsqu’une action d’amélioration est mise à jour, vous verrez une étiquette de mise à jour en attente en regard de son nom sur la page actions d’amélioration et sur la page de détails de ses évaluations connexes.When an improvement action is updated, you’ll see a Pending update label next to its name on the improvement actions page, and on the details page of its related assessments.

Go to the improvement action’s details page, and select the Review update button in the top banner to review details about the changes and accept or defer the update.Go to the improvement action’s details page, and select the Review update button in the top banner to review details about the changes and accept or defer the update.

Passer en revue la mise à jour pour accepter ou différerReview update to accept or defer

Après avoir sélectionné la mise à jour de révision dans la page détails de l’action d’amélioration, un volet volant s’affiche sur le côté droit de votre écran.After selecting Review update from the improvement action details page, a flyout pane appears on the right side of your screen. Le volet volant fournit des détails clés sur la mise à jour, tels que les évaluations impactées et les modifications apportées au score et à l’étendue.The flyout pane provides key details about the update, such as the assessments impacted and changes in score and scope.

Sélectionnez Accepter la mise à jour pour accepter toutes les modifications apportées à l’action d’amélioration.Select Accept update to accept all the changes to the improvement action. Les modifications acceptées sont permanentes.Accepted changes are permanent.

Notes

Lorsque vous acceptez une mise à jour d’une action, vous acceptez également les mises à jour d’autres versions ou instances de cette action.When you accept an update to an action, you’re also accepting updates to any other versions or instances of this action. Les mises à jour propagent les actions techniques à l’échelle du client et se propagent à l’échelle du groupe pour les actions non techniques.Updates will propagate tenant-wide for technical actions, and will propagate group-wide for non-technical actions.

Si vous sélectionnez Annuler, la mise à jour ne sera pas appliquée à l’action d’amélioration.If you select Cancel, the update won’t be applied to the improvement action. Toutefois, vous continuerez à voir la notification de mise à jour en attente jusqu’à ce que vous acceptiez la mise à jour.However, you’ll continue to see the Pending update notification until you accept the update.

Pourquoi nous vous recommandons d’accepter les mises à jour ?Why we recommend accepting updates

L’acceptation des mises à jour vous permet de vous assurer que vous avez les conseils les plus mis à jour sur l’utilisation des solutions et la prise d’actions d’amélioration appropriées pour vous aider à répondre aux exigences de la certification.Accepting updates helps ensure you have the most updated guidance on using solutions and taking appropriate improvement actions to help you meet the requirements of the certification at hand.

Pourquoi différer une mise à jour ?Why you might want to defer an update

Si vous êtes en train d’effectuer une évaluation qui inclut l’action d’amélioration, vous voudrez peut-être vous assurer que vous avez terminé de travailler dessus avant d’accepter la mise à jour.If you’re in the middle of completing an assessment that includes the improvement action, you may want to ensure you’ve finished work on it before you accept the update. Vous pouvez différer la mise à jour ultérieurement en sélectionnant Annuler dans le volet volant de révision de la mise à jour.You can defer the update for a later time by selecting Cancel on the review update flyout pane.

Accepter toutes les mises à jour en même tempsAccept all updates at once

Si vous avez plusieurs mises à jour et que vous souhaitez les accepter toutes en même temps, sélectionnez le lien Accepter toutes les mises à jour en haut du tableau des actions d’amélioration.If you have multiple updates and want to accept them all at one time, select the Accept all updates link at the top of your improvement actions table. Un volet volant s’affiche, qui répertorie le nombre d’actions à mettre à jour.A flyout pane will appear which lists the number of actions to be updated. Sélectionnez le bouton Accepter les mises à jour pour appliquer toutes les mises à jour.Select the Accept updates button to apply all updates.

Notez que lorsque vous revenirz à votre page d’actions d’amélioration, vous pouvez voir un message en haut de la page vous demandant d’actualiser la page pour que les mises à jour soient terminées.Note that when you return to your improvement actions page, you may see a message across the top of the page asking you to refresh the page for the updates to be completed.

Exporter un rapportExport a report

Sélectionnez Exporter dans le coin supérieur gauche de votre écran pour télécharger une feuille de calcul Excel contenant toutes vos actions d’amélioration et les catégories de filtre affichées sur la page Actions d’amélioration.Select Export in the upper-left corner of your screen to download an Excel worksheet containing all your improvement actions and the filter categories shown on the improvement actions page.