Exclusions de responsabilité, signatures, pieds de page ou en-têtes à l’échelle de l’organisation dans Exchange Server
Vous pouvez ajouter une clause d'exclusion de responsabilité de messagerie électronique, une clause d'exclusion de responsabilité juridique, un énoncé de divulgation, une signature ou toute autre information en haut ou au bas des messages électroniques qui entrent dans votre organisation ou qui en sortent. Ceci peut être nécessaire pour des raisons professionnelles, juridiques ou réglementaires, afin d'identifier les messages électroniques potentiellement dangereux ou encore pour d'autres raisons propres à votre organisation.
Pour créer une clause d'exclusion de responsabilité, vous devez créer une règle de flux de messagerie (également appelée règle de transport) avec une action ajoutant le texte spécifié dans les messages électroniques. Vous pouvez configurer la règle pour appliquer la clause d'exclusion de responsabilité à tous les messages (sans conditions) ou vous pouvez définir des conditions qui déterminent quand la clause d'exclusion de responsabilité est ajoutée (par exemple lorsque l'expéditeur appartient à un groupe spécifique, lorsque le message inclut des mots ou des modèles de texte spécifiques ou encore uniquement pour les messages sortants). Vous pouvez également définir des exceptions qui empêchent la clause d'exclusion de responsabilité d'être ajoutée aux messages (par exemple aux messages provenant d'expéditeurs spécifiques, aux messages envoyés à des destinataires spécifiques ou aux messages contenant déjà la clause d'exclusion de responsabilité). Afin d'appliquer plusieurs clauses d'exclusion de responsabilité au même message, vous devez utiliser plusieurs règles. Pour plus d’informations sur les règles de flux de messagerie, consultez Règles de flux de messagerie dans Exchange Server.
Vous recherchez des procédures ? Consultez Procédures pour les règles de flux de messagerie dans Exchange Server.
Exemples
Remarque : Les exemples de cette rubrique ne sont pas destinés à une utilisation telle ou telle. Modifiez-les en fonction de vos besoins.
| Type | Exemple de texte ajouté |
|---|---|
| Juridique : messages sortants | Ce courrier électronique et tous les fichiers transmis avec lui sont confidentiels et destinés uniquement à l’utilisation de la personne ou de l’entité à qui ils sont adressés. Si vous avez reçu cet e-mail par erreur, veuillez en informer le gestionnaire système. |
| Juridique : messages entrants | Les employés sont expressément priés de ne pas faire de déclarations diffamatoires, de ne pas porter atteinte au copyright et de ne pas autoriser toute violation de copyright ou de tout autre droit via leurs communications par messagerie électronique. Les employés qui reçoivent ce type de courrier électronique doivent en informer immédiatement leur superviseur. |
| Note indiquant que le message a été envoyé à un alias | Ce message a été envoyé au groupe de discussion des ventes. |
| Signature : utilise des données uniques pour chaque employé | Kathleen Mayer Service commercial Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com cellule : 111-222-1234 |
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Emplacement de votre clause d’exclusion de responsabilité
Vous pouvez choisir d’insérer la clause d’exclusion de responsabilité en début ou en fin de message.
Dans le CENTRE d’administration Exchange, vous sélectionnez l’action Ajouter l’exclusion de responsabilité ou Appliquer une clause d’exclusion de responsabilité au message>ajouté à une clause d’exclusion de responsabilité.
Dans Exchange Management Shell, vous utilisez le paramètre ApplyHtmlDisclaimerTextLocation avec la valeur Append (par défaut) ou Prepend.
Mise en forme de votre clause d’exclusion de responsabilité
Voici la mise en forme à utiliser dans le texte de votre clause d’exclusion de responsabilité.
| Type d’information | Description |
|---|---|
| Texte simple | La longueur maximale est de 5 000 caractères, y compris toutes les balises HTML et les feuilles de style CSS incluses. |
| Balises HTML et feuilles de style CSS incluses | Vous pouvez utiliser les styles HTML et CSS pour mettre en forme le texte. Par exemple, utilisez la <HR> balise pour ajouter une ligne avant l’exclusion de responsabilité. Le texte d’exclusion de responsabilité prend également en charge les mots clés suivants qui utilisent les valeurs de l’expéditeur :
Le style HTML est ignoré si la clause d'exclusion de responsabilité est ajoutée à un message en texte brut. |
| Des images | Utilisez la <IMG> balise pour pointer vers une image disponible sur Internet. Par exemple : <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">. Par défaut, Outlook et Outlook sur le web (anciennement appelés Outlook Web App) bloquent tout contenu web externe, y compris les images. Les utilisateurs doivent confirmer et télécharger le contenu externe bloqué. Nous vous recommandons de tester les clauses d’exclusion de responsabilité qui ont IMG des balises pour vérifier qu’elles s’affichent comme vous le souhaitez. |
| Informations utilisateur concernant les signatures personnalisées | Vous pouvez utiliser des jetons pour ajouter des attributs uniques à partir du compte Active Directory de l’expéditeur :
|
Voici un exemple d’exclusion de responsabilité HTML qui inclut une signature, une balise et un IMG css incorporé.
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you aren't the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you aren't the intended recipient, you aren'tified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited. </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span><br/><br/>
</div>
Options de secours relatives aux règles de clauses d’exclusion de responsabilité
Exchange ne peut pas modifier le contenu de certains messages (les messages chiffrés, par exemple). Pour les règles qui ajoutent des clauses d'exclusion de responsabilité aux messages, vous devez indiquer l'action à appliquer si la clause d'exclusion de responsabilité ne peut pas être ajoutée. Cette éventualité est appelée option de secours pour la règle d’exclusion de responsabilité. Les options de secours disponibles sont les suivantes :
Wrap : un nouveau message est créé et le message d’origine y est ajouté en tant que pièce jointe. Le texte d’exclusion de responsabilité est ajouté au nouveau message, qui est remis aux destinataires. Il s’agit de la valeur par défaut.
- Les règles de flux de courrier suivantes qui examinent les propriétés du message (par exemple, l’objet ou le texte du message dans le corps du message) examinent le nouveau message, et non le message d’origine (qui est maintenant une pièce jointe dans le nouveau message). Si vous souhaitez que d’autres règles examinent et agissent sur le message d’origine, assurez-vous que ces règles sont appliquées avant la règle d’exclusion de responsabilité en utilisant une priorité inférieure pour la règle d’exclusion de responsabilité et une priorité plus élevée pour les autres règles.
- Si le processus d’insertion du message d’origine en tant que pièce jointe dans le nouveau message échoue, le message d’origine n’est pas remis. Le message d’origine est retourné à l’expéditeur dans un rapport de non-remise (également appelé notification d’échec de remise ou message de rebond).
Ignorer : la règle est ignorée et le message d’origine est remis sans exclusion de responsabilité.
Reject : le message d’origine est retourné à l’expéditeur dans une remise.
Dans le CAE, vous devez sélectionner l'option de secours dans l'action de la règle. Dans Exchange Management Shell, vous utilisez le paramètre ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction .
Définir l’étendue de votre clause d’exclusion de responsabilité
Lorsque vous travaillez sur vos clauses d’exclusion de responsabilité, réfléchissez aux messages auxquels elles doivent s’appliquer. Par exemple, vous aurez peut-être besoin de clauses d'exclusion de responsabilité différentes pour les messages internes et externes ou pour les messages envoyés par des utilisateurs appartenant à des services spécifiques. Pour vous assurer que seul le premier message d'une conversation contient une clause d'exclusion de responsabilité, ajoutez une exception qui évite de retrouver le texte de clause d'exclusion de responsabilité à chaque fois sur les mêmes messages.
Voici quelques exemples de conditions et d’exceptions que vous pouvez utiliser.
| Description | Conditions et exceptions dans le CAE | Conditions et exceptions dans l'Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour les cmdlets New-TransportRule ou Set-TransportRule |
|---|---|---|
| Le destinataire est situé en dehors de votre organisation Exchange. Une exception est configurée afin de ne pas appliquer une nouvelle fois la clause d'exclusion de responsabilité aux messages contenant déjà le texte de clause d'exclusion de responsabilité « CONTOSO LEGAL NOTICE ». | Condition : le destinataire se trouve en>dehors du organization Exception : l’objet ou le corps>Objet ou corps correspond à ces modèles de> texte AVIS JURIDIQUE CONTOSO |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| Messages entrants comportant des fichiers exécutables en pièce jointe | Condition 1 : L’expéditeur se trouve en>dehors du organization Condition 2 : Toute pièce jointe>contient un contenu exécutable |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| L’expéditeur fait partie du service marketing. | Condition : l’expéditeur>est membre de ce nom de groupe> | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| Chaque message envoyé par un expéditeur externe au groupe de discussion des ventes | Condition 1 : L’expéditeur se trouve en>dehors du organization Condition 2 : Le message>To ou Cc box contient le nom de ce groupe de personnes> |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" |
| Ajouter une annonce publicitaire aux messages sortants pendant un mois | Condition 1 : Le destinataire se trouve en>dehors du organization Entrez les dates dans les champs Activer cette règle à la date suivante et Cette règle expire à la date suivante. |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016' |
Pour obtenir la liste complète des conditions et exceptions que vous pouvez utiliser pour cibler l’exclusion de responsabilité, consultez Conditions et exceptions de règle de flux de courrier (prédicats) dans Exchange Server.
Limitations des signatures larges organization
Exchange Server signatures ne peuvent pas répondre aux scénarios suivants :
- Insérez la signature directement sous la dernière réponse par e-mail ou transfert.
- Afficher les signatures d’e-mail côté serveur dans les dossiers Éléments envoyés des utilisateurs.
- Ignorez les lignes qui contiennent des variables qui n’ont pas pu être mises à jour (par exemple, si la valeur n’a pas été fournie pour un utilisateur).
Pour bénéficier de ces fonctionnalités et d’autres, utilisez un outil tiers. Effectuez une recherche sur Internet pour le logiciel de signature de courrier électronique. Un certain nombre de ces fournisseurs sont des partenaires Microsoft Gold et leurs logiciels offrent ces fonctionnalités.