Recherche et utilisation de mots clés dans le centre eDiscovery

Article
03/08/2023

S’APPLIQUE À : oui-img-13 2013 oui-img-16 2016 oui-img-19 2019 oui-img-se Édition d’abonnement no-img-sop SharePoint dans Microsoft 365

Les mots clés vous aident à affiner le contenu spécifique que vous produisez via l’exportation pour un cas eDiscovery. En créant des recherches ciblées, vous augmentez la probabilité que le contenu soit applicable à un cas et réduisez la quantité de contenu que vous devez gérer.

Votre organisation peut créer un cas eDiscovery si elle reçoit une demande de preuve potentielle pour soutenir un litige, un audit ou une enquête.

En savoir plus sur eDiscovery (Standard) pour SharePoint.

Filtres et requêtes

Après avoir créé un cas, vous y ajoutez des jeux de découverte. Les jeux de découverte contiennent les sources de contenu , telles que les sous-sites SharePoint, qui peuvent être pertinentes pour un cas. Les filtres vous aident à affiner la source, par exemple par mots clés, une plage de dates de début et de fin, des domaines, ou par auteur ou expéditeur.

Une fois que vous avez identifié les sources potentielles, les requêtes permettent d’affiner davantage le contenu que vous souhaitez exporter pour la révision ou pour fournir à l’avocat et/ou à la partie demandeur. Vous pouvez construire votre filtre à l’aide de mots clés, de plages de dates, d’auteur/destinataires, de domaines et de recherches de proximité.

Remarque

Pour que le contenu soit découvert, il doit être analysé par recherche. Pour plus d’informations sur les types de fichiers par défaut analysés, voir l’article Extensions de nom de fichier analysés par défaut et types de fichiers analysés dans SharePoint Server 2013.

Opérateurs et proximité dans les mots clés

Des opérateurs spéciaux, tels que les opérateurs booléens et de proximité, peuvent être utilisés pour créer des relations entre plusieurs mots clés. Les opérateurs doivent être écrits en lettres majuscules. Si vous devez utiliser plusieurs opérateurs, vous pouvez les regrouper avec des parenthèses pour déterminer l’ordre dans lequel ils sont appliqués.

Par exemple, vous recherchez peut-être du contenu avec le terme « exécutif », mais vous ne souhaitez pas trouver le terme lorsqu’il apparaît dans le titre d’un rapport fréquent dans votre organisation appelé Résumé exécutif. Lorsque vous utilisez l’expression executive NOT summary, vous pouvez limiter le nombre d’éléments retournés de 300 à 188, car vous éliminez tous les documents qui contiennent le mot Résumé.

Remarque

Lorsque deux mots sont spécifiés sans aucun opérateur, un ET implicite existe. Par exemple : le ver laineux est le même que le ver laineUX ET .

Option recommandée	Pour	Exemple
`AND`	Rechercher du contenu qui contient tous les mots ou expressions qu’il sépare.	`risk AND value AND VAR` recherche le contenu qui contient les trois mots.
`OR`	Rechercher du contenu qui contient l’un des mots ou expressions qu’il sépare.	`risk OR VAR` recherche tout le contenu qui contient l’un ou l’autre mot.
`NOT`	Exclure le contenu qui contient le terme au sein d’une expression.	`Executive NOT Summary` recherche tout le contenu qui contient l’expression Executive, sauf si le contenu contient également le terme Résumé.
`( )`	Regrouper des mots ou expressions pour indiquer l’ordre dans lequel ils sont appliqués.	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	Recherche des mots qui sont proches les uns des autres, n étant égal au nombre de mots. Si aucun nombre n'est spécifié, la distance par défaut est de huit mots.	`Mid NEAR(5)` Office recherche mid and back office et Mid-Office et Mid, Back et Front Office.

Utilisation de caractères génériques

Les caractères génériques peuvent vous aider à développer vos mots clés pour inclure des termes qui contiennent une partie d’un mot clé ou des termes qui ont d’autres orthographes.

Option recommandée	Pour	Exemple
* à la fin du mot	Recherchez les termes qui contiennent le mot racine et toutes les lettres supplémentaires.	risque* permet de rechercher risque, risques, risqué, risquant, et risquée

Règles de base pour l’utilisation de mots clés dans des requêtes et des filtres

Une requête ou un filtre de contenu peut inclure des mots, des expressions citées, et des termes qui utilisent des mots clés et des propriétés. Séparez les termes par des espaces.
Les mots couramment utilisés tels que ,it et par et les nombres à un chiffre sont ignorés.
Lorsque vous placez une expression entre guillemets, votre recherche renvoie le contenu correspondant à vos critères qui contient l’expression exacte que vous avez tapée. S’il y a une différence entre l’expression entre guillemets et le contenu réel, le contenu ne sera pas trouvé.
Les opérateurs (par exemple, les opérateurs booléens), tels que OR et AND , doivent être écrits en majuscules.
Si une propriété de contenu SharePoint n’est pas répertoriée dans le menu déroulant Spécifier une propriété , vous pouvez la rechercher avec des mots clés. Placez une valeur de propriété entre guillemets pour rechercher une correspondance exacte, ou laissez la valeur sans guillemets pour rechercher des correspondances partielles qui commencent par les lettres tapées. Par exemple, si vous recherchez nom de fichier : « Budget » (entre guillemets), votre recherche renvoie un fichier nommé « Budget.xlsx ». Une recherche pour filename:budget (sans guillemets) retourne également les fichiers « Budget_Current.xlsx » et « Budget_Next.xlsx ».

Remarque

Une requête doit inclure un terme à rechercher. Les requêtes qui se composent uniquement de termes à exclure généreront un message d’erreur.

Exemples

Mots-clés	Exemple de résultats
`Executive Briefing`	Tout contenu qui contient à la fois Executive et Briefing, n’importe où dans le document, la page, le message ou les métadonnées.
`"Executive Briefing"`	Tout contenu qui contient l’expression exacte « Briefing exécutif » n’importe où dans le document, la page ou le message.
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	Tout contenu qui contient les expressions exactes « Executive Briefing » et « Executive Summary » n’importe où dans le document, la page, le message ou les métadonnées.
`filename:budget`	Tout fichier avec le nom de fichier du budget, tel que projections.docx budgétaire 2014, priorities.pptx budgétaire 2015, planning.xlsx budgétaire 2014, review.xlsx budgétaire 2014, et ainsi de suite
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	Feuilles de calcul Excel qui contiennent l’expression budget 2014, par exemple « budget 2014 planning.xlsx » et « review.xlsx budgétaire 2014 »

Étendue de la requête

Une requête peut s’appliquer à tout le contenu d’un cas, à des ensembles eDiscovery spécifiques ou à une source de contenu spécifique (par exemple, un contenu web ou un partage de fichiers) au sein d’un jeu eDiscovery. La réduction de l’étendue peut vous aider à identifier le contenu approprié, en particulier si le cas est volumineux et que la recherche retourne dans d’autres sources ou que les jeux eDiscovery ne sont pas pertinents.

Importante

Lorsque les options Sélectionner des sources sont sélectionnées, les filtres qui ont pu être ajoutés dans le cadre du jeu de découverte ne sont pas inclus.

Pour définir l’étendue d’une requête, cliquez sur Modifier l’étendue de la requête, puis sélectionnez Tout le contenu de cas, Sélectionner les jeux eDiscovery ou Sélectionner des sources.

L’option Tout le contenu de cas inclut tout le contenu de la liste des sources, avec tous les filtres eDiscovery Set appliqués. Vous pouvez également inclure d’autres emplacements de contenu lors de la définition de l’étendue de la requête.

Affichage et résolution des problèmes de requêtes

Après avoir exécuté une requête, vous pouvez afficher les résultats SharePoint par pertinence par rapport à la requête, ou par date la plus ancienne ou la plus récente. Vous pouvez voir un aperçu du document en pointant sur son titre.

Pour affiner les éléments exportés, vous pouvez affiner les résultats par extension de fichier et par propriété, par exemple Auteur ou Titre.

Dans la boîte de dialogue de requête, cliquez sur le lien Options de requête avancées . Vous pouvez voir votre syntaxe de requête sous-jacente pour SharePoint, les sources de contenu incluses dans votre requête, les filtres de votre requête et les affinements éventuels.