Obtenir des données Dynamics 365 sur le portail

L'une des caractéristiques les plus distinctives entourant les capacités du portail introduites dans la Mise à jour 1 de Dynamics 365 Online 2016 est la possibilité de rendre—et de permettre la manipulation des données —Dynamics 365 sur un site Web de portail interne ou externe. Dans cette section, nous dresserons le profil des entités qui fournissent la base de ce composant et aborderont les étapes requises pour y parvenir.

Formulaires d'entités

Un enregistrement de formulaire d'entité permet à un administrateur d'afficher Dynamics 365 sur un portail pour modifier, afficher ou capturer un ensemble de données personnalisables provenant de ses utilisateurs. Le processus d'exécution est relativement simple et unique, car il élimine la nécessité de toute personnalisation du code qui est généralement nécessaire pour obtenir un tel résultat avant de déployer un portail.

Cette fonctionnalité peut servir pour de nombreuses raisons et dans de nombreux cas d'utilisation, mais un exemple courant de la façon dont elle peut être exploitée serait de créer un nouveau formulaire sous l'entité Prospect au sein de l'interface Dynamics 365 Personnaliser le système, puis de créer un enregistrement de formulaire d'entité qui peut être diffusé sur le portail pour capturer les données de prospect via une page de contact ou un type de demande de page de demande d'informations. En fait, cet exemple spécifique est utilisé pour la page Nous contacter par défaut dans des portails disponibles dans la mise à jour de décembre 2016 de la version de Microsoft Dynamics 365 (Online). D'autres exemples concernent l'utilisation d'un formulaire d'entité pour la gestion de profil ou une enquête sur une seule page.

Le formulaire Web Nous contacter dans Dynamics 365 à gauche et son affichage dans le portail à droite.

Les formulaires d'entité contiennent les relations avec les pages Web et des propriétés supplémentaires pour contrôler l'initialisation du formulaire dans le portail. La relation avec la page Web permet la récupération dynamique de la définition du formulaire pour un nœud de page donné dans le site Web du portail.

Lors de la création d'un formulaire d'entité, la première étape consiste à choisir l'entité et le nom du formulaire à afficher, ainsi que le mode : Insérer, Modifier ou Lecture seule. Le mode que vous sélectionnez détermine si vous créez un enregistrement à partir du portail, modifiez un enregistrement existant ou affichez simplement des informations relatives à un enregistrement sur le portail.

Pour cette démonstration, considérons un scénario dans lequel Contoso, Inc. souhaite créer une entité personnalisée dans Dynamics 365 liée à un formulaire affiché sur leur portail client en libre-service qui permettra aux utilisateurs de soumettre des suggestions d'amélioration qu'ils souhaiteraient que la société présente. Les étapes que l'administrateur de Contoso, Inc. suivrait pour y parvenir sont les suivantes :

  1. Dans Dynamics 365, créez l'entité personnalisée via Paramètres > Personnalisations > Personnaliser le système > Entités. Dans cet exemple, nous l'appellerons l'entité « Suggestion ». Définissez l'entité à afficher dans la zone de navigation Portails, puis enregistrez-la.

  2. Dans Dynamics 365, créez deux champs personnalisés en dessous de l'entité Suggestion s'appliquant aux informations devant être capturées sur le formulaire. Dans cet exemple, nous allons créer des champs SuggestionOrigin (Groupe d'options) et SuggestionSummary (Plusieurs lignes de texte). Les deux champs sont définis sur Contrainte obligatoire.

  3. Dans Dynamics 365, créez un nouveau formulaire principal en dessous de l'entité Suggestion :

    1. Insérez un onglet d'une colonne, puis modifiez les propriétés de sa section en deux colonnes.

    2. Ajoutez des champs personnalisés ainsi que le champ Nom existant.

    3. Entrez le nom de l'onglet Suggestion.

    4. Dans Propriétés du formulaire, nommez le formulaire Formulaire Suggestion.

    5. Enregistrez-le, puis publiez-le.

      Création d'un formulaire personnalisé dans Dynamics 365 à afficher sur un portail.

  4. Dans Dynamics 365, accédez à Portails > Formulaires d'entités et créez un enregistrement Formulaire d'entité. Nommez-le Suggestion, définissez son champ Entity Name sur Suggestion (new_suggestion), définissez Nom de formulaire sur Formulaire Suggestion, définissez son Nom de l'onglet sur Suggestion, définissez son Type de formulaire en tant que Insérer, et modifiez les autres options si nécessaire.

  5. Sur le portail, créez une nouvelle page enfant intitulée Suggestions. Définissez la valeur Page Template sur Web Form, définissez sa valeur Entity Form sur Suggestion, puis ajoutez une introduction au formulaire.

    Note

    La page enfant peut également être créée via Dynamics 365 selon les préférences d'utilisateur.

  6. Pour permettre aux utilisateurs d'accéder facilement au formulaire : Dans le portail, modifiez la navigation principale, puis sélectionnez l'icône + pour ajouter un nouveau lien Web au formulaire. Renommez le lien Web Suggestions et attribuez-le à la page Suggestions.

Lorsqu'un utilisateur visite le portail Contoso, il accède au formulaire créé, aux données pertinentes, puis il les envoie ; un nouvel enregistrement sera généré automatiquement dans Dynamics 365 avec les informations envoyées.

Formulaire Suggestion personnalisé affiché sur un portail.

Métadonnées de formulaire d'entité

Les enregistrements des métadonnées du formulaire d'entité contiennent la logique de modification du comportement supplémentaire pour augmenter ou remplacer la fonctionnalité des champs de formulaire qui n'est pas compatible avec les fonctionnalités de modification du formulaire d'entité natif de Dynamics 365.

Ces enregistrements vous permettent une plus grande configuration et manipulation des éléments spécifiques du formulaire, notamment les champs, les sous-grilles ou les sections/onglets entiers. Chaque élément du formulaire qui nécessite un certain type de modification requiert un enregistrement de métadonnées distinct, qui à son tour, est associé à l'enregistrement du formulaire d'entité.

Pour ajouter des enregistrements de métadonnées à un formulaire d'entité, vous pouvez accéder à Vue associée Métadonnées de formulaire d'entité à partir du menu de navigation Dynamics 365. Sinon, ces enregistrements peuvent être créés directement à partir du formulaire d'entité lui-même à l'aide de la sous-grille de métadonnées du formulaire d'entité figurant au bas du formulaire de l'enregistrement.

Métadonnées de formulaire d'entité

Les enregistrements de métadonnées du formulaire de l'entité peuvent servir dans une variété de scénarios, notamment pour contrôler le style d'un champ, remplir un champ avec une valeur spécifique, définir des valeurs dans le formulaire lors de la sauvegarde, valider des valeurs personnalisées, etc.

Listes d'entités

Lorsqu'un enregistrement de formulaire d'entité permet à un administrateur de portail d'exposer un formulaire Dynamics 365 aux utilisateurs du portail, les listes d'entités fournissent aux administrateurs la possibilité d'ajouter une page Web à son portail qui affiche une liste d'enregistrements Dynamics 365 sans qu'un développeur ait besoin de faire apparaître la vue sur le portail à l'aide d'un code personnalisé.

Les listes d'entités prennent en charge le tri et le filtrage, et seront paginées si le nombre d'enregistrements est supérieur à la valeur Taille de la page spécifiée sous l'enregistrement Liste d'entités. Si une page Web pour la vue Détails a également été spécifiée, chaque enregistrement contiendra un lien vers la page, et l'ID de l'enregistrement sera ajouté à la chaîne de requête, avec le nom du paramètre de chaîne de requête d'ID.

Les listes d'entités prennent également en charge plusieurs vues et actions. Si plusieurs vues ont été spécifiées dans Dynamics 365, un menu déroulant s'affichera pour permettre à l'utilisateur final de basculer entre les différentes vues à sa guise. De même, si une des actions telles que Modifier ou Supprimer ont été ajoutées sous forme de boutons d'action, les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pourront voir ces options affichées dans la vue.

En s'appuyant sur l'exemple précédent de l'administrateur de Contoso, Inc. créant un formulaire d'entité pour collecter les suggestions des utilisateurs, nous allons maintenant couvrir les étapes que l'administrateur suivrait (de manière très simpliste) pour exposer les enregistrements soumis sur le portail pour les autres utilisateurs à des fins de vérification et d'accès facile pour la soumission de nouveaux :

  1. Dans Dynamics 365, accédez à Paramètres > Personnalisations > Personnaliser le système > Entités > Suggestions > Vues, puis modifiez la vue Suggestions actives. Ajoutez les colonnes qui doivent être exposées sur le portail à cette vue.

  2. Accédez à Portails > Listes d'entités et créez un enregistrement Liste d'entités.

    1. Entrez un nom Liste de suggestions, définissez sa valeur Nom de l'entité sur Suggestion (new_suggestion).

    2. Ajoutez la vue Suggestions actives par défaut ou la vue créée et personnalisée dans la liste Vues.

    3. Définissez la valeur Page Web pour création sur Suggestions, puis ajoutez le bouton Créer/Texte de liste vide, si nécessaire.

      Créer une liste d'entités

  3. Sur le portail, créez une nouvelle page enfant intitulée Listes de suggestions. Définissez la valeur Modèle de page sur Pleine page, définissez sa valeur Liste d'entités sur Listes de suggestions, puis ajoutez une introduction à la vue exposée.

  4. Le cas échéant, sur le portail, modifiez la navigation principale, puis cliquez sur le bouton Ajouter (+) pour ajouter un nouveau lien Web à la liste. Renommez le lien Web Liste de suggestions et attribuez-le à la page Liste de suggestions. Vous pouvez faire glisser le lien du formulaire Suggestions précédemment créé sous le nouveau lien de liste pour générer un enfant.

Au delà de la configuration simpliste qui a été décrite précédemment, les listes d'entités prennent en charge de nombreux autres options, notamment (mais sans s'y limiter) :

  • Autoriser les utilisateurs à filtrer et rechercher des enregistrements au sein de cette entité respective sur le portail.
  • Autoriser les utilisateurs à créer, modifier ou supprimer des enregistrements, ainsi que télécharger les enregistrements vers une feuille de calcul Excel.
  • Autoriser les utilisateurs à exécuter un workflow à la demande par rapport à un enregistrement sélectionné dans la liste.
  • Afficher les enregistrements de la liste en utilisant une vue Bing Maps des données
  • Afficher les enregistrements de la liste en utilisant une vue Calendrier des données.

Formulaires Web

Les formulaires Web permettent aux utilisateurs de définir des formulaires d'entité et la logique personnalisée dans Dynamics 365 pour l'affichage des formulaires de saisie de données sur un portail sans recourir à un code personnalisé. Les formulaires Web prennent en charge la navigation simple et à plusieurs étapes, ainsi que la logique de branchement. Les formulaires Web sont couramment utilisés pour générer des enquêtes, telles que des formulaires Web « Enquête de satisfaction à l’égard des incidents » prêts à l'emploi, ou pour faciliter les demandes, comme le formulaire Web « Ouvrir une nouvelle demande d’assistance » prêt à l'emploi.

Les formulaires Web diffèrent des formulaires d'entités parce qu'ils offrent à un administrateur la possibilité de spécifier un ou plusieurs formulaires qui doivent être chargés pour produire un formulaire simple ou pré-configuré par l'assistant, un processus à plusieurs étapes avec une logique de branchement conditionnelle. Les formulaires Web possèdent aussi des propriétés supplémentaires pouvant être spécifiées dans Dynamics 365 pour remplacer certains comportements par défaut et résoudre certaines limitations liées aux métadonnées d'entité Dynamics 365 au concepteur de formulaires.

La meilleure façon de saisir pleinement comment un formulaire Web est utilisé dans un portail est de fournir un exemple de scénario de cas d'utilisation, puis de parcourir le processus de construction du formulaire et de toutes ses parties sous-jacentes. Plus tôt dans ce document, nous avons procédé à la création d'un formulaire d'entité personnalisée pour permettre aux utilisateurs de soumettre des suggestions et une liste d'entités personnalisées pour exposer ces suggestions dans une vue du portail. Supposons maintenant que Contoso veut enquêter sur ses utilisateurs concernés par les suggestions soumises, la société opterait pour l'implémentation et d'autres informations sur leur base d'utilisateurs simultanément. Les étapes que l'administrateur suivra pour configurer une telle enquête sur le portail sont les suivantes :

  1. Créez une entité personnalisée via Paramètres > Personnalisations > Personnaliser le système > Entités. Pour cet exemple, nous appellerons l'entité Enquête.

  2. Définissez l'entité à afficher dans la zone de navigation Portails, puis enregistrez-la.

  3. Créez plusieurs champs personnalisés en dessous de l'entité Enquête pour représenter les réponses rendues disponibles à l'utilisateur dans ses choix liés à l'enquête :

    1. Trois champs personnalisés intitulés Heures de support étendues, Nouveaux produits et Plus de magasins pour une question à choix multiple posée par l'administrateur : « Quelle est votre meilleure suggestion d'amélioration future de Contoso ? » Chaque champ est défini à un type de données de Deux options.

    2. Quatre champs personnalisés intitulés Magasin, Moteur de recherche, Publication Web et Bouche à oreille pour une question à choix multiple posée par l'administrateur : « Comment avez-vous entendu parlé de Contoso Ltd. pour la première fois ? » Chaque champ est défini à un type de données de Deux options.

    3. Un champ personnalisé nommé Contoso Rating Ltd. de type de données Groupe d’options. Pour Utiliser le groupe d’options existant, sélectionnez Oui et dans la liste déroulante, sélectionnez Qualité de l'échelle de Likert.

    4. Pour suivre l'utilisateur du portail actuel remplissant l'enquête, un champ personnalisé est intitulé Concernant le contact du type de données Recherche et de l'enregistrement cible Contact.
  4. Ouvrez le formulaire Informations principal en dessous de l'entité Enquête, cliquez sur l'onglet Général, puis cliquez sur Modifier les propriétés. Dans l'onglet Mise en forme, sélectionnez Une colonne, puis cliquez sur OK.

  5. Basculez vers l'onglet Insérer du formulaire Informations, cliquez sur Section, puis choisissez Deux colonnes. Déplacez les champs Nom et Propriétaire par défaut vers cette section, puis supprimez l'ancienne version. Ouvrez les propriétés du champ Nom et désactivez l'option Visible par défaut sous l'onglet Afficher.

    Créer un formulaire d'enquête pour faciliter les questions et les réponses à l'enquête.

  6. Enregistrez le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer sous dans le ruban pour créer une copie du formulaire nommé Étape 2 de l'enquête. Cliquez sur Enregistrer sous pour créer une autre copie nommée Étape 1 de l'enquête.

  7. Ouvrez le formulaire Étape 1 de l'enquête, basculez vers l'onglet Insérer, puis cliquez sur Section > Deux colonnes.

  8. Ouvrez les propriétés de la nouvelle section, remplacez son étiquette par « Quelle est votre meilleure suggestion d'amélioration future de Contoso ? », puis activez la case à cocher pour l'option Afficher l'étiquette de cette section sur le formulaire.

  9. Faites glisser les champs Heures de support étendues, Nouveaux produits et Plus de magasins vers cette section.

  10. Répétez l'étape d'ajout d'une nouvelle section à deux colonnes, mais cette fois, remplacez l'étiquette par « Comment avez-vous entendu parlé de Contoso Ltd. pour la première fois ? » et faites glisser les champs Magasin, Moteur de recherche, Publicité Web et Bouche à oreille vers cette section.

  11. Ouvrez les propriétés de chaque champ. Dans l'onglet Mise en forme, définissez Contrôle mise en page sur Case à cocher. Enregistrer et fermer le formulaire.

    Étape 1 du formulaire d'enquête avec deux questions auxquelles un utilisateur doit répondre.

  12. Ouvrez le formulaire Étape 2 de l'enquête, basculez vers l'onglet Insérer, puis sélectionnez Section > Une colonne.

  13. Faites glisser Contoso Ltd. Rating vers la nouvelle section, puis ouvrez les propriétés du champ dans le formulaire et remplacez son étiquette par « Donnez-nous votre avis ! Veuillez évaluer la qualité des différentes gammes de produits de Contoso Ltd. » Enregistrer et fermer le formulaire.

  14. Dans la zone Formulaires d'enquête, choisissez Ordre des formulaires > Formulaire principal défini. Vous pourrez ainsi configurer l'ordre des formulaires à utiliser dans une séquence Informations > Étape 1 de l'enquête > Étape 2 de l'enquête.

  15. Dans le formulaire principal d'informations et l'onglet Insérer, cliquez sur Section > Deux colonnes.

  16. Ouvrez les propriétés de la nouvelle section, remplacez son étiquette par « Quelle est votre meilleure suggestion d'amélioration future de Contoso ? », puis activez la case à cocher pour l'option Afficher l'étiquette de cette section sur le formulaire. Faites glisser les champs Heures de support étendues, Nouveaux produits et Plus de magasins vers cette section.

    Répétez l'étape d'ajout d'une nouvelle section à deux colonnes, mais cette fois, remplacez l'étiquette par « Comment avez-vous entendu parlé de Contoso Ltd. pour la première fois ? » et faites glisser les champs Magasin, Moteur de recherche, Publicité Web et Bouche à oreille vers cette section. Ouvrez les propriétés de chacun des sept champs ajoutés au formulaire à ce stade, sélectionnez l'onglet Mise en forme, et définissez Contrôle mise en page sur Case à cocher.

    Répétez l'étape d'ajout d'une section, mais cette fois choisissez une section d'une colonne. Faites glisser Contoso Ltd. Rating vers la nouvelle section, puis ouvrez les propriétés du champ dans le formulaire et remplacez son étiquette par « Donnez-nous votre avis ! Veuillez évaluer la qualité des différentes gammes de produits de Contoso Ltd. »

    Enfin, faites glisser le champ Concernant le contact vers la première section de l'onglet Général pour savoir quel utilisateur a répondu à l'enquête. Enregistrez et fermez le formulaire, puis cliquez sur Publier toutes les personnalisations.

    Le formulaire principal d'informations avec tous les champs de l'enquête ajoutés à ce dernier.

  17. Accédez à Portails > Formulaires Web et créez un formulaire Web intitulé Enquête Contoso Ltd. Définissez le champ Authentification requise sur Oui et le champ Plusieurs enregistrements par utilisateur autorisés sur Non, puis enregistrez le formulaire, mais maintenez-le ouvert. Enregistrez le formulaire, mais maintenez-le ouvert.

  18. Dans l'enregistrement d'étape de formulaire Web « Enquête Contoso Ltd. » :

    1. Ouvrez le champ de recherche Étape de démarrage, puis cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle étape de formulaire Web.
    2. Nommez l'étape Étape 1 de l'enquête.
    3. Définissez Nom logique de l'entité cible sur Enquête (new_survey).
    4. Définissez Nom du formulaire sur Étape 1 de l'enquête.
    5. Activez la case à cocher Associer à l'utilisateur actuel du portail.
    6. Définissez la valeur de l'attribut de recherche d'entité de cible de l'utilisateur du portail sur Concernant le contact (new_regardingcontact).
    7. Enregistrez le formulaire, mais maintenez-le ouvert.

      La première étape du formulaire d'enquête créé.

  19. Dans l'enregistrement d'étape de formulaire Web « Étape 1 de l'enquête » :

    1. Ouvrez le champ de recherche Étape suivante, puis cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle étape de formulaire Web.
    2. Nommez l'étape Étape 2 de l'enquête.
    3. Définissez le formulaire Web sur Enquête Contoso Ltd.
    4. Définissez Nom logique de l'entité cible sur Enquête (new_survey).
    5. Définissez le mode sur Modifier.
    6. Définissez Nom du formulaire sur Étape 2 de l'enquête.
    7. Définissez le Type de source sur Résultat de l'étape précédente.
    8. Définissez le Message de succès sur « Nous vous remercions de prendre le temps de remplir cette enquête !
    9. Vérifiez que le champ de l'étape suivante est vide, puis enregistrez-le, mais gardez le formulaire ouvert.
  20. Dans l'enregistrement d'étape de formulaire Web « Étape 2 de l'enquête » :

    1. Cliquez sur le chevron d'extrémité droite de la navigation Dynamics 365 principale et sélectionnez Métadonnées pour ouvrir la Vue associée Métadonnées de formulaire Web en dessous de l'enregistrement « Étape 2 de l'enquête ».
    2. Sélectionnez Ajouter de nouvelles métadonnées de formulaire Web et définissez le Nom logique de l'attribut sur ce nouvel enregistrement Contoso Ltd. Rating (new_contosoltdrating) et Style sur Groupe d'options sous forme de liste horizontale de cases d'options.
    3. Enregistrer et fermer tous les formulaires ouverts.

      La seconde étape du formulaire d'enquête créé.

  21. Dans Dynamics 365, accédez à Portails > Pages Web et créez une nouvelle page Web intitulée Enquête Contoso Ltd.. Définissez le site Web sur Contoso Ltd., la page parent sur Accueil, l'URL partielle sur contoso-ltd-survey, le PageTemplate sur Pleine page, l'état de publication sur Publié, et le formulaire Web sur « Enquête Contoso Ltd. » créée précédemment. Enregistrez l’enregistrement.

Nous reconnaissons que ces étapes sont très complexes et exigent que plusieurs enregistrements Dynamics 365 fonctionnent parallèlement à un autre pour obtenir les résultats obtenus. Toutefois, une fois le processus terminé, les utilisateurs peuvent accéder à la page que vous avez créée sur le portail et terminer l'enquête comme attendue.

Première étape du formulaire d'enquête affiché sur un portail.

Deuxième étape du formulaire d'enquête affiché sur un portail.

Chaque enquête complétée envoyée devient un enregistrement dans l'entité Portails > Enquête dans Dynamics 365, et cet enregistrement contient le champ Concernant le contact qui a effectué le formulaire Web ainsi que toutes leurs réponses pour la tabulation.

Affichage des éléments de formulaire

Tandis que la plupart des formulaires Dynamics 365 peuvent être correctement affichés dans un portail, il existe des légendes devant être indiquées comme certaines fonctionnalités qui ne sont pas prises en charge par le contrôle EntityFormView Dynamics 365 qui gère le rendu réel du formulaire d'entité.

Éléments de formulaire pris en charge Pris en charge, avec les éléments de formulaire avec une mise en garde Éléments de formulaire non pris en charge
Toutes les règles de validation de champ Dynamics 365 Tous les types de champ Dynamics 365, à l'exception des champs Listes de groupes Les en-têtes et pieds de page de formulaire ne s'affichent pas dans le portail
Dispositions à colonne unique et à plusieurs colonnes Seuls les types de « pages Web (HTML) » et de ressources Web associées à l'image sont pris en charge IFrames
Traductions linguistiques des étiquettes Dynamics 365 Le filtrage des enregistrements dans un champ de recherche est pris en charge, mais uniquement pour les relations N à 1 Scripts de formulaires Dynamics 365
Notes (insérées dans le formulaire) Les champs de recherche sont pris en charge, mais la création d'un nouvel enregistrement via une vue Recherche dans le formulaire n'est pas prise en charge
Sous-grilles (insérées dans le formulaire)

Enfin, il est utile de mentionner que l'enregistrement du formulaire de l'entité dans Dynamics 365 offre un éventail d'options qui permettent de l'affiner au besoin, y compris une section pour les options Joindre un fichier. Si un formulaire nécessite des fichiers joints, activez la case à cocher Joindre un fichier et configurez l'option Emplacement du stockage des fichiers joints pour Pièce jointe : note Dynamics 365 ou Stockage d'objets Blob Azure.