Suivre les dépenses de temps avec les entrées de temps

Les capacités de saisie du temps aident les organisations de service sur le terrain à mieux suivre le temps que les techniciens passent sur les ordres de travail et d’autres scénarios.

Les entrées de temps sont utiles pour :

• La création de rapports
• La compréhension des utilisations
• La facturation des services

Note

L’entrée de temps Field Service utilise la même entité que celle qui a toujours été utilisée par Project Service Automation. Cela crée un processus de capture de temps cohérent, que votre organisation utilise Field Service, Project Service Automation ou les deux. Cependant, le contrôle de calendrier personnalisé introduit par Project Service est conçu pour fonctionner spécifiquement avec les enregistrements de saisie de temps de type Project Service. La saisie de temps de Field Service n’est pas compatible avec le contrôle Project Operations pour les saisies de temps.

Il existe trois façons de créer des entrées de temps dans Dynamics 365 Field Service :

• Automatiquement durant le processus d’ordre de travail
• Manuellement pour les processus d’entreprise personnalisés
• Automatiquement pour les demandes d’absence

Pour une procédure pas à pas guidée, regardez la vidéo suivante.

Entrées de temps automatiques

Les entrées de temps sont automatiquement créées pendant le processus de l’ordre de travail. Lorsqu’un ordre de travail est planifié et exécuté, les modifications du statut de la réservation font l’objet d’un suivi dans les horodatages de la réservation.

Lorsque le statut de réservation de l’ordre de travail est remplacé par Terminé, des entrées de temps sont créées en fonction des horodatages de réservation. Si un autre utilisateur met à jour le statut de la réservation sur Terminé au nom d’un technicien, l’heure de fin de la réservation conserve la valeur de l’heure de fin précédente.

Lorsque le statut du système d’ordre de travail (différent du statut de réservation) est remplacé par Fermé - Publié, des enregistrements sont créés en fonction des entrées de temps. Ces enregistrements représentent le coût interne du temps du technicien.

Entrée de temps manuelle

Les entrées d’heure peuvent également être créées manuellement. À partir du bureau, accédez à Field Service>Entrées de temps>+Nouveau.

Ajoutez une heure de début, une heure de fin ou une durée, ainsi que la ressource réservable à laquelle se rapporte l’entrée de temps.

Vous pouvez associer l’entrée de temps à d’autres enregistrements, tels que les ordres de travail et les réservations, si nécessaire.

Vous pouvez également afficher et créer des entrées de temps sur l’application mobile Field Service.

Absence

Les demandes d’absence sont également enregistrées automatiquement comme entrées de temps.

Commencez par soumettre une demande d’absence. La soumission peut être effectuée dans le navigateur de bureau ou à partir de l’application mobile.

Un enregistrement d’entrée de temps sera automatiquement créé. Le type sera Vacances par défaut et le statut de l’entrée sera soumis.

Approuvez ensuite ces demandes d’absence. L’approbation n’est requise que si la ressource sur la demande d’absence nécessite une approbation, telle que définie dans l’enregistrement de ressource réservable.

L’entrée de temps Statut de l’entréesera mise à jour sur Approuvé.

La modification de la date ou de la durée de l’entrée de temps mettra à jour la demande d’absence et vice versa.

Considérations sur la configuration

• Alors que les rôles de sécurité prêts à l’emploi ont été ajustés pour permettre l’utilisation de l’entrée de temps et la création automatique de la saisie de temps à partir de demandes d’absence, les organisations doivent s’attendre à ajouter des autorisations de saisie de temps à leurs rôles de sécurité personnalisés. Sans autorisations relatives à l’entrée de temps, les utilisateurs ne pourront pas créer d’entrées de temps et de demandes d’absence en raison de l’interconnexion de leur automatisation, même s’ils pouvaient auparavant créer des demandes d’absence.

• Si vous ne souhaitez pas que des entrées de temps soient créées automatiquement pour le processus de l’ordre de travail, accédez à Field Service>Paramètres>Paramètres Field Service et définissez la Stratégie de génération de l’entrée de temps sur Manuel.

• Les entrées de temps sont créées en fonction des horodatages de réservation et ces horodatages de réservation sont créés selon le paramètre Fréquence d’horodatage dans les paramètres Field Service. Voir l’article sur les horodatages de réservation pour comprendre comment les horodatages peuvent être créés en fonction des statuts de réservation ou des statuts de réservation Field Service.

Notes supplémentaires

Les entrées de temps ne sont créées automatiquement que pour les réservations d’ordres de travail et non pour les réservations indépendantes ou celles liées à d’autres entités telles que des incidents ou des entités personnalisées.

Les entrées de temps ne sont pas créées en mode hors connexion, mais sont créées lors de la synchronisation.

Le contrôle de calendrier introduit par Project Service est conçu spécifiquement pour afficher les entrées de temps de type Project Service. Les saisies de temps Field Service et autres seront, dans la plupart des cas, exclues des données affichées par le contrôle, quels que soient les paramètres définis dans la vue.