Ajouter des fonctionnalités Quote-to-Cash améliorées avec Dynamics 365 Sales
Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management utilise la double écriture pour s’intégrer à Dynamics 365 Sales. Dans Supply Chain Management version 10.0.34 et ultérieures, cette fonctionnalité a été améliorée afin que les devis puissent circuler de manière plus transparente entre les deux systèmes. Il y a par conséquent moins de points de contact, une meilleure efficacité et une transparence améliorée. Ces modifications s'appliquent uniquement dans le cadre de l’intégration du Quote-to-Cash entre Sales et Supply Chain Management.
Origine et appartenance d'un devis
Supply Chain Management et Sales stockent et affichent les informations sur l’origine et l'appartenance de chaque devis.
Origine : ce champ indique dans quel système le devis a été initialement créé. Les valeurs possibles du champ Origine sont Supply Chain Management et Dynamics 365 Sales. La valeur est définie lors de la création du devis et est ensuite en lecture seule.
Propriété : ce champ indique à quel système appartient le devis. Il détermine quel système est chargé du traitement du devis et quel système est autorisé à y apporter des mises à jour tout son cycle de vie . Les valeurs possibles du champ Propriété sont En fonction de l’origine, Dynamics 365 Sales et Supply Chain Management.
- En fonction de l’origine : La valeur Origine détermine l'appartenance.
- Dynamics 365 Sales : Le devis est traité à partir de Sales pendant toute son cycle de vie.
- Supply Chain Management : Le devis est traité à partir de Supply Chain Management pendant toute son cycle de vie.
Lorsque la fonctionnalité Intégrer les cycles de vie des devis est activée dans Supply Chain Management, les champs Origine et Propriété sont visibles pour les devis, et le champ Origine fonctionne de la manière suivante:
- Pour les devis créés dans Supply Chain Management, la valeur Origine est définie sur Supply Chain Management.
- Pour les devis créés dans Sales, la valeur du champ Origine est définie sur Dynamics 365 Sales.
Afficher les informations sur l’origine et l'appartenance dans Supply Chain Management
Dans Supply Chain Management, procédez comme suit pour afficher les informations sur l’origine et l'appartenance d'un devis.
Accédez à Ventes et marketing > Devis > Tous les devis.
Suivez l’une des procédures suivantes :
- Recherchez le devis dans la grille et examinez les valeurs dans les colonnes Origine et Propriété.
- Ouvrez le devis pour en afficher les détails. Dans le raccourci En-tête de devis, dans la section Création de devis, vérifiez les valeurs des champs Origine et Propriété.
Afficher les informations sur l’origine et l'appartenance dans Sales
Dans Sales, les informations sur l’origine et l'appartenance sont affichées dans la section Intégration de la page Devis.
De plus, la zone de message de la page Devis affiche des messages d’information qui indiquent que Supply Chain Management est chargé du traitement des devis. Par conséquent, les utilisateurs savent qu’ils ont un contrôle limité sur le devis sélectionné et qu’ils ne peuvent pas effectuer certaines actions. Aucun message ne s’affiche pour les devis appartenant à Sales.
Pour les devis appartenant à Supply Chain Management, le message d’information suivant s’affiche :
Ce devis n’appartient pas à Dynamics 365 Sales
Pour les devis actifs appartenant à Supply Chain Management, le message d’information suivant s’affiche :
Lecture seule Statut de cet enregistrement : Actif
Ce devis n’appartient pas à Dynamics 365 Sales
Scénario 1 : Un devis est créé puis activé dans Sales
Les étapes suivantes montrent ce qui se passe lorsque vous créez un devis dans Sales et que vous l’activez.
Un utilisateur crée un en-tête de devis dans Sales.
Sales définit le champ Origine sur Dynamics 365 Sales, le champ Propriété sur En fonction de l’origine, et le champ Statut sur Brouillon.
Le système synchronise le nouvel en-tête du devis via une double écriture à l’aide de l’entité En-tête de devis Dynamics 365 Sales (devis).
Remarque
L'entité En-tête de devis Dynamics 365 Sales (devis) définit le champ Origine sur Dynamics 365 Sales. La valeur n’est pas synchronisée depuis Dataverse mais définie directement, en fonction de l’entité utilisée. Comme l'entité En-tête de devis Dynamics 365 Sales (devis) doit être utilisée uniquement dans Sales, toutes les insertions de cette entité sont supposées provenir de Sales.
Lorsque le devis arrive dans Supply Chain Management, le Statut prend la valeur Créé.
Remarque
Le champ Statut dans Sales est utilisé uniquement par Sales et le champ Statut dans Supply Chain Management est utilisé uniquement par Supply Chain Management. Les deux champs Statut sont distincts et peuvent avoir des valeurs différentes. La valeur Statut de Supply Chain Management est affichée sous la forme de valeur Statut du devis dans Sales (sur l'onglet Intégration du devis).
Lorsque le Statut d'un devis est défini sur Brouillon dans Sales et sur Créé dans Supply Chain Management, les utilisateurs des deux systèmes peuvent ajouter, supprimer et modifier des lignes, et toutes les modifications sont synchronisées entre les systèmes. Toutefois, comme Sales est chargé du traitement des devis, les utilisateurs qui travaillent dans Supply Chain Management ne peuvent pas supprimer l’en-tête du devis ni le traiter tout au long de son cycle de vie.
Lorsque le devis est prêt à être envoyé au client, un utilisateur de Dynamics 365 l’active. L’activation fait passer le devis en lecture seule dans Sales et déclenche un événement d’envoi de devis dans Supply Chain Management.
- Si la fonctionnalité Traiter les événements liés à l’intégration de Dynamics 365 Sales est désactivée, l’événement d’envoi de devis est immédiatement traité intégralement dans Supply Chain Management. Le journal des devis est d'abord créé dans Supply Chain Management et la valeur du champ Statut du devis dans Supply Chain Management est mis à jour sur Envoyé. La valeur du champ Statut du devis dans Sales est ensuite remplacée par Actif.
- Si la fonctionnalité Traiter les événements liés à l’intégration de Dynamics 365 Sales est activée et en cours d’exécution, une partie de l’événement d’envoi de devis pour mettre à jour le statut est immédiatement traitée tandis que le journal de devis est créé en mode de traitement par lots. Tout d'abord, la valeur du champ Statut du devis dans Supply Chain Management est mise à jour sur Envoyé. La valeur du champ Statut du devis dans Sales est mise à jour sur Actif et une demande de création du journal des devis dans Supply Chain Management est envoyée à une file d’attente de messages. Lorsque cette demande est récupérée par le processeur de file d’attente de messages, le journal des devis est alors créé. Pour plus d’informations, consultez la section Traiter les événements liés à l’intégration de Sales.
Lorsque la valeur du champ Statut des devis dans Supply Chain Management est définie sur Envoyé et quand Sales est chargé du traitement des devis, les données des devis passent en lecture seule dans Supply Chain Management.
Sales traite le devis tout au long de son cycle de vie et les événements pertinents déclenchent les mises à jour appropriées du devis Supply Chain Management lié.
Scénario 2 : Un devis est créé et envoyé dans Supply Chain Management
Les étapes suivantes montrent ce qui se passe lorsque vous créez et envoyez un devis dans Supply Chain Management.
Un utilisateur crée un en-tête de devis dans Supply Chain Management.
Supply Chain Management définit le champ Origine sur Supply Chain Management et le champ Propriété sur En fonction de l’origine.
Lorsque le nouvel en-tête de devis est inséré dans Dataverse à partir de l'entité En-tête de devis Dynamics 365 Sales (devis), la valeur Origine est synchronisée. Par conséquent, il est défini sur Supply Chain Management. La synchronisation de la valeur Origine est unidirectionnelle : de Supply Chain Management vers Dataverse uniquement. Une fois dans Dataverse, le devis est accessible dans Sales, où la valeur du champ Raison du statut est définie sur En cours et la valeur du champ Statut est définie sur Brouillon.
Lorsque la valeur du champ Statut d'un devis est définie sur Brouillon dans Sales et sur Créé dans Supply Chain Management, les utilisateurs des deux systèmes peuvent ajouter, supprimer et modifier des lignes, et toutes les modifications sont synchronisées entre les systèmes. Toutefois, comme Supply Chain Management est chargé du traitement des devis, les utilisateurs qui travaillent dans Sales ne peuvent pas supprimer l’en-tête du devis ni le traiter tout au long de son cycle de vie. Par conséquent, les utilisateurs qui ouvrent le devis à partir de la page Devis dans Sales reçoivent le message suivant :
Ce devis n’appartient pas à Dynamics 365 Sales
Lorsque le devis est prêt à être envoyé au client, un utilisateur de Supply Chain Management appelle la fonctionnalité générer un devis. Cette fonctionnalité crée le journal des devis et met à jour la valeur Statut du devis sur Envoyé. La nouvelle valeur du champ Statut est ensuite synchronisée avec Sales. La valeur du champ Statut du devis est ensuite remplacée par Actif dans Sales.
Remarque
La fonctionnalité Traiter les événements liés à l’intégration de Dynamics 365 Sales n’affecte pas ce scénario, car le devis a été traité à partir de Supply Chain Management.
Lorsque la valeur du champ État d'un devis dans Sales est définie sur Actif, la logique de Sales par défaut garantit que les données du devis sont affichées en lecture seule dans l’interface utilisateur (UI) de Sales. Pour les devis pour lesquel la valeur du champ Origine est définie sur Supply Chain Management et la valeur du champ Propriété est définie sur En fonction de l’origine, les utilisateurs qui travaillent dans Sales ne peuvent pas sélectionner les boutons Créer une commande, Fermer, Réviser ou Supprimer. Les utilisateurs qui ouvrent ces devis à partir de la page Devis dans Sales reçoivent le message suivant :
Lecture seule Statut de cet enregistrement : Actif
Ce devis n’appartient pas à Dynamics 365 SalesSupply Chain Management traite le devis tout au long de son cycle de vie et les événements pertinents déclenchent les mises à jour appropriées du devis Sales lié.
Exemple de workflow de devis intégré
Cette section fournit un exemple de workflow de devis intégré pour le scénario suivant :
- La fonctionnalité Intégrer le cycle de vie des devis avec Dynamics 365 Sales est intégrée.
- Le devis est créé et il appartient à Sales. (En d’autres termes, la valeur du champ Origine est définie sur Dynamics 365 Sales, et la valeur du champ Propriété est définie sur En fonction de l’origine.)
Cet exemple ressemble au premier scénario de la section précédente. Toutefois, il fournit plus de détails sur les valeurs de statut et les restrictions qui s’appliquent au devis dans chaque système.
Étape 1: Créer le devis
Le processus commence lorsqu’un utilisateur crée un devis dans Sales. Dans Sales, la valeur du champ Raison du statut est définie sur En cours, et la valeur du champ Statut est définie sur Brouillon. Le nouveau devis est ensuite synchronisé avec Supply Chain Management, où la valeur du champ Statut est définie sur Créé. Comme Sales est chargé du traitement des devis, le devis ne peut être pas envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé de Supply Chain Management. Toutefois, les utilisateurs peuvent modifier le devis dans Supply Chain Management.
Le tableau suivant récapitule les valeurs de statut initiales du devis dans chaque système et les restrictions qui s’appliquent.
| Sales (propriétaire) | Supply Chain Management | |
|---|---|---|
| Valeur du champ Statut | Brouillon | Créé(e) |
| Valeur du champ Raison du statut | En cours | Non applicable |
| Restrictions du cycle de vie | Aucune | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. |
| Restrictions des données | Aucune | Aucune |
Remarque
Dans ce tableau (et les autres tableaux de cette section), « Aucun » indique que les restrictions sont les mêmes que celles qui s’appliquent lorsque la fonctionnalité Intégrer le cycle de vie des devis avec Dynamics 365 Sales est désactivée.
Étape 2: Activer le devis
Lorsque le devis est prêt à être envoyé au client, l'utilisateur de Sales peut l'activer. Dans Sales, la valeur du champ Raison du statut est mise à jour sur En cours, et la valeur du champ Statut est mise à jour sur Actif. Par conséquent, le devis passe en lecture seule dans l’interface utilisateur de Sales.
Le devis mis à jour est ensuite synchronisé avec Supply Chain Management, où la valeur du champ Statut est mise à jour sur Envoyé. Comme Sales est chargé du traitement des devis, le devis ne peut être pas envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé de Supply Chain Management. En raison de la valeur du champ Statut et de l'appartenance du devis, ses données sont désormais en lecture seule dans Supply Chain Management.
Le tableau suivant récapitule les valeurs de statut du devis dans chaque système et les restrictions qui s’appliquent.
| Sales (propriétaire) | Supply Chain Management | |
|---|---|---|
| Valeur du champ Statut | Actifs | Envoyé |
| Valeur du champ Raison du statut | En cours | Non applicable |
| Restrictions du cycle de vie | Aucune | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. |
| Restrictions des données | Aucune | Les données sont en lecture seule. |
Étape 3: Réviser le devis.
Si des modifications sont nécessaires après l’activation d’un devis, celui-ci doit être révisé à partir du système qui en est propriétaire. Dans le cas présent, Sales est chargé du traitement des devis.
Lorsqu’un devis est révisé, Sales en crée une copie. Le devis devenu obsolète est mis à jour afin que la valeur du champ Statut soit définie sur Clôturé et que la valeur du champ Raison du statut soit définie sur Révisé. La valeur du champ Statut de la nouvelle copie est définie sur Brouillon et celle du champ Raison du statut est définie sur En cours.
Le devis devenu obsolète est ensuite synchronisé avec Supply Chain Management, où la valeur du champ Statut est définie sur Révisé. Le nouveau devis est ensuite synchronisé avec Supply Chain Management, où la valeur du champ Statut est définie sur Créé. Comme Sales est chargé du traitement des devis, le devis ne peut être pas envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé de Supply Chain Management.
Le tableau suivant récapitule les valeurs de statut initiales du devis devenu obsolète (révisé) et du nouveau devis dans chaque système et les restrictions qui s’appliquent.
| Devis révisé dans Sales (propriétaire) | Nouveau devis dans Sales (propriétaire) | Devis révisé dans Supply Chain Management | Nouveau devis dans Supply Chain Management | |
|---|---|---|---|---|
| Valeur du champ Statut | Clôturé | Brouillon | Révisé | Créé(e) |
| Valeur du champ Raison du statut | Révisé | En cours | Non applicable | Non applicable |
| Restrictions du cycle de vie | Aucune | Aucune | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. |
| Restrictions des données | Aucune | Aucune | Les données sont en lecture seule. | Aucune |
Étape 4 : Clôturer le devis
Lorsqu’un utilisateur clôture un devis activé dans Sales, il est invité à sélectionner l’un des codes suivants pour spécifier un motif :
- Le devis est révisé
- Le devis est perdu
- Le devis est annulé
Remarque
Aucun code motif n’est synchronisé entre les systèmes pour les événements perdus et annulés dans Supply Chain Management.
Le tableau suivant récapitule les valeurs de statut et les restrictions qui s’appliquent dans Sales lorsqu’un devis est clôturé pour chacune des raisons courantes.
| Résultat | État | Raison du statut | Restrictions du cycle de vie | Restrictions des données |
|---|---|---|---|---|
| Devis clôturé | Clôturé | Révisé | Aucune | Aucune |
| Devis clôturé | Clôturé | Perdu | Aucune | Aucune |
| Devis clôturé | Clôturé | Annulé(e) | Aucune | Aucune |
Le tableau suivant récapitule les valeurs de statut et les restrictions qui s’appliquent dans Supply Chain Management lorsqu’un devis est clôturé dans Sales pour chacune des raisons courantes, puis synchronisé avec Supply Chain Management.
| Résultat | État | Restrictions du cycle de vie | Restrictions des données |
|---|---|---|---|
| Devis révisé | Révisé | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. | Aucune |
| Devis perdu | Perdu | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. | Aucune |
| Devis annulé | Annulé(e) | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. | Aucune |
Variante de l’étape 4 : Créer une commande client à partir d'un devis
Lorsqu’un utilisateur crée une commande client à partir d’un devis activé dans Sales, les événements suivants sont déclenchés dans Supply Chain Management.
- La valeur du champ Statut du devis est mise à jour sur Confirmé et le journal de confirmation des devis est généré.
- La commande client créée dans Sales est synchronisée et devient disponible dans Supply Chain Management.
- Supply Chain Management lie la nouvelle commande client au devis associé, afin que les utilisateurs puissent naviguer entre eux.
Le tableau suivant récapitule les valeurs de statut et les restrictions qui s’appliquent dans Sales lorsqu’une commande client est créée à partir d'un devis dans Sales.
| Résultat | État | Raison du statut | Restrictions du cycle de vie | Restrictions des données |
|---|---|---|---|---|
| Devis signés | Signé | Signé | Aucune | Aucune |
| Commande client créée | Actifs | Nouveau | Aucune | Aucune |
Le tableau suivant récapitule les valeurs de statut et les restrictions qui s’appliquent dans Supply Chain Management lorsqu’une commande client est créée à partir d'un devis dans Sales, puis synchronisée avec Supply Chain Management.
| Résultat | État | Restrictions du cycle de vie | Restrictions des données |
|---|---|---|---|
| Journal de confirmation des devis créé | Signé | Le devis ne peut être envoyé, perdu, annulé, confirmé ou supprimé. | Les données sont en lecture seule. |
| Commande client créée | Ouvert(e) | Aucune | Aucune |