Répartitions comptables et écritures de journal pour les factures fournisseur

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Les répartitions comptables permettent de définir la façon dont un montant sera pris en compte, par exemple, la manière dont la dépense, l’immobilisation, la taxe ou les frais seront reportés sur la facture fournisseur. Chaque montant qui doit être pris en compte lorsque la facture fournisseur est journalisée aura une ou plusieurs répartitions comptables.

Répartitions comptables

Vous pouvez utiliser les boutons suivants de la page Facture fournisseur pour afficher et éventuellement modifier les répartitions comptables pour chaque montant de la facture fournisseur.

  • Répartir des montants – permet d’afficher et de modifier les répartitions comptables pour une ligne individuelle et toutes les lignes enfants, telles que les taxes ou des frais. Vous pouvez également afficher et modifier les répartitions comptables de la ligne enfant directement dans la page Transactions de taxe ou la page Transactions de frais.
    • Modifiez les montants d’en-tête de facture fournisseur, comme les frais ou les arrondis de devise.
    • Modifiez les montants de ligne de facture fournisseur.
  • Afficher les distributions – Permet d’afficher les répartitions comptables pour toutes les lignes du document. Vous ne pouvez pas modifier les répartitions comptables de cette vue.
    • Afficher les montants d’en-tête et de ligne.

Si la facture fournisseur fait référence à une commande fournisseur, vous pouvez fractionner et modifier les répartitions comptables pour les lignes contenant un article qui n’est pas stocké. Si la ligne de facture fournisseur ne fait pas référence à une ligne de commande fournisseur, vous pouvez également supprimer une répartition comptable. Vous ne pouvez pas fractionner ou supprimer des lignes pour les frais, les taxes et les remises ligne. Vous pouvez modifier le compte général, mais vous ne pouvez pas modifier les montants ou les pourcentages.

Note

Si la ligne parente contient un article qui n’est pas stocké et les répartitions comptables sont fractionnées, la ligne enfant fractionne automatiquement pour faire correspondre les dimensions financières de la ligne parente. Les répartitions comptables de la ligne enfant ne peuvent pas être fractionnées ni supprimées, mais selon le paramétrage de la ligne enfant, vous pouvez modifier le compte général pour les répartitions comptables de la ligne enfant.

Répartition des montants

Lorsque vous entrez une facture fournisseur, chaque montant est réparti comme suit.

Type de ligne de facture fournisseur Ordre de priorité qui détermine à partir de quel emplacement le compte principal par défaut s’affiche L’ordre de priorité qui détermine la dimension financière par défaut s’affiche
Produit stocké
  1. La répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur
  2. Le champ Compte principal lorsque Dépenses d’achat pour le produit est sélectionné dans la page Validation. Gestion des coûts > Configuration des règles d’intégration du grand livre > Publication > Bon de commande.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut de la facture fournisseur.
Catégorie d’approvisionnement, ou produit non stocké.
  1. La répartition comptable pour a ligne de commande fournisseur, si la ligne de facture fournisseur fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Le champ Compte principal lorsque Dépenses d’achat pour dépense est sélectionné dans la page Validation. Gestion des coûts > Configuration des règles d’intégration du grand livre > Publication > Bon de commande.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Si le compte principal est un compte de répartition, utilisez la valeur par défaut de la définition du compte de répartition.
  3. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut de la facture fournisseur.
  4. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
  5. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.
Immobilisation
  1. La répartition comptable pour a ligne de commande fournisseur, si la ligne de facture fournisseur fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Si Acquisition est sélectionné dans le champ Type de transaction de l’écran Facture fournisseur, le champ Compte principal lorsque Acquisition est sélectionné sur la page Profils de validation d’immobilisation.
  3. Si Ajustement d’acquisition est sélectionné sur le champ Type de transaction, le champ Compte principal lorsque Ajustement d’acquisition est sélectionné dans la page Profils de validation d’immobilisation.
  1. Utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
  3. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.
Projet défini sur la ligne de facture fournisseur.
  1. La répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur, si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Si Solde est sélectionné dans le champ Valider les coûts – Article de la page Groupes de projets, le champ Compte principal lorsque Coût est sélectionné dans la page Paramétrage de la validation dans la comptabilité.
  3. Si Résultats est sélectionné dans le champ Valider les coûts – Article de la page Groupes de projets, le champ Compte principal lorsque Coût – Article est sélectionné dans la page Paramétrage de la validation dans la comptabilité.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
Remise ligne
  1. La répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur, si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Le champ Compte principal lorsque Remise est sélectionné dans la page Validation.
  3. Si aucun compte principal de remise n’est défini dans le profil de validation, la répartition comptable du prix global de la ligne de commande fournisseur.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les dimensions financières des répartitions comptables pour le prix global de la ligne de facture fournisseur.
  3. Utilisez les valeurs de dimensions financières pour la ligne de facture fournisseur.
  4. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.
Frais en relation avec les achats, entrés sous l’onglet Prix et remise de la ligne de commande fournisseur
  1. La répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur, si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Répartition comptable du prix global sur la ligne de commande fournisseur.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les dimensions financières des répartitions comptables pour le prix global de la ligne de facture fournisseur.
Frais de ligne
  1. La répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur, si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Si Compte général est sélectionné dans le champ Type de débit de la page Code frais, le champ Compte à débiter de la page Code frais.
  3. Si Article est sélectionné dans le champ Type de débit de l’écran Code frais, la répartition comptable pour le prix global sur la ligne de commande fournisseur.
  4. Si Client/Fournisseur est sélectionné dans le champ Type de débit de l’écran Code frais, le champ Compte à créditer de la page Code frais.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les dimensions financières des répartitions comptables pour le prix global de la ligne de facture fournisseur.
  3. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
  4. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.
Taxe, qui remplit la condition suivante :
  • L’option Appliquer les règles de la taxe américaine est sélectionnée dans la page Paramètres de comptabilité.
  1. La répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur, si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur.
  2. Répartition comptable du prix global ou des frais.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les dimensions financières des répartitions comptables pour le prix global de la ligne de facture fournisseur.
  3. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
Taxe, qui remplit les conditions suivantes :
  • L’option Appliquer les règles de la taxe américaine est désactivée dans la page Paramètres de comptabilité.
  • Le champ Taxe d’utilisation pour le groupe de taxe est désactivé dans la page Groupes de taxe.
  1. Si le montant de la taxe est récupérable, le champ Taxe déductible de la page Groupes de validation dans la comptabilité.
  2. Si le montant de la taxe n’est pas récupérable, le prix global ou la répartition comptable pour les frais.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les dimensions financières du prix global ou des répartitions comptables pour les frais de la ligne de facture fournisseur.
  3. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
  4. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.
Taxe, qui remplit les conditions suivantes :
  • L’option Appliquer les règles de la taxe américaine est désactivée dans la page Paramètres de comptabilité.
  • Le champ Taxe d’utilisation pour le groupe de taxe est sélectionné dans la page Groupes de taxe.
  1. Si le montant de la taxe est récupérable, le champ Taxe déductible de la page Groupes de validation dans la comptabilité.
  2. Si le montant de la taxe n’est pas récupérable, le champ Dépenses de taxe d’utilisation de la page Groupes de validation dans la comptabilité.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les dimensions financières du prix global ou des répartitions comptables pour les frais de la ligne de facture fournisseur.
  3. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
  4. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.
Frais d’en-tête
  1. Si Compte général est sélectionné dans le champ Type de débit de la page Code frais, le champ Compte à débiter de la page Code frais.
  2. Si Client/Fournisseur est sélectionné dans le champ Type de débit de l’écran Code frais, le champ Compte à créditer de la page Code frais.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Si le compte principal est un compte de répartition, utilisez la valeur par défaut de la définition du compte de répartition.
  3. Utilisez les valeurs du modèle par défaut de dimension financière de l’en-tête de facture fournisseur.
  4. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
  5. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.
Remise d’en-tête
  1. Le champ Compte principal pour le type de validation de remise sur la facture fournisseur dans la page Comptes pour transactions automatiques.
  1. Si la ligne de facture fait référence à une ligne de commande fournisseur, utilisez la répartition comptable pour la ligne de commande fournisseur.
  2. Utilisez les dimensions financières des répartitions comptables pour le prix global de la ligne de facture fournisseur.
  3. Utilisez les valeurs de dimensions financières de la ligne de facture fournisseur.
  4. Utilisez les valeurs de dimension financière par défaut du compte principal dans la page Plan comptable.

Répartition des taxes

Il est impossible de créer des répartitions comptables pour les taxes tant que ces dernières n’ont pas été calculées. Pour calculer les taxes, vous devez effectuer l’une des tâches suivantes dans la page Facture fournisseur :

  • Afficher le total de la facture.
  • Afficher la taxe.
  • Afficher le journal de comptabilité auxiliaire.
  • Afficher les répartitions comptables pour toute la facture fournisseur.
  • Placer une facture fournisseur en attente.
  • Valider la facture fournisseur.

Journaux de comptabilité auxiliaire pour les factures fournisseur

Avant de valider une facture fournisseur, vous pouvez afficher l’écriture comptable complète de la facture, qui inclut des débits et des crédits, pour vérifier que la facture est validée dans les comptes corrects. Cette vue de l’écriture de compte complète est appelée écriture de journal de comptabilité auxiliaire.

Si l’écriture de journal de comptabilité auxiliaire est incorrecte lorsque vous en affichez un aperçu avant de journaliser la facture fournisseur, vous ne pouvez pas la modifier. Vous devez plutôt modifier les répartitions comptables ou le profil de validation. Les répartitions comptables permettent de définir un côté de l’écriture de compte, de débit ou de crédit. L’écriture de compte de journal de comptabilité auxiliaire de contrepartie est créée à l’aide des profils de validation, par exemple le compte fournisseur ou la taxe.

Répartir la validation des factures fournisseur

Lors de la validation des factures fournisseur en attente, le processus de validation implique une transaction importante circulant d’abord dans l’infrastructure comptable des documents sources, puis en comptabilité. Lorsque les données de facture circulent dans l’infrastructure comptable des documents sources, des dérivations et des validations massives sont appliquées avant la mise à jour de la comptabilité auxiliaire. Un problème de performances et de dépassement de mémoire peut survenir avec les factures contenant beaucoup de lignes.

La fonctionnalité Activer la validation de la facture fournisseur en deux étapes crée deux lots pour la validation des factures fournisseur en attente. Les premières validations par lots utilisent la validation de facture d’origine, à l’exception de la création des journaux auxiliaires. La deuxième validation par lots crée des journaux auxiliaires pour générer la comptabilité. Une fois le deuxième lot validé, le transfert de la comptabilité auxiliaire vers la comptabilité peut être effectué. Cela réduit le risque de débordement de mémoire et améliore les performances globales lorsque la facture contient des milliers de lignes. Lorsque la validation de factures fournisseur en attente dépend d’autres modules ou de processus ultérieurs, le processus de validation de facture d’origine est utilisé.

Les situations suivantes utilisent le processus de validation d’origine :

  • Validation de la facture d’acompte
  • Validation de la facture avec application d’un acompte
  • Validation de la facture avec contrôle budgétaire activé
  • Validation de la facture du projet
  • Commande fournisseur/facture avec conditions de paiement en espèces
  • Validation de facture avec règlement automatique des paramètres Comptabilité fournisseur activé