Gérez les baux via l’environnement d’importation de baux
Cet article explique comment utiliser la structure d’importation de baux pour ajuster plusieurs baux en une étape. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez gagner du temps et vous pouvez également garantir des ajustements plus précis en réduisant le risque d’erreur humaine. De plus, cette capacité peut connecter Microsoft Dynamics 365 Finance avec des entités de données externes pour télécharger efficacement les données.
Les entités de données suivantes peuvent être utilisées pour intégrer la location d’actifs à des systèmes externes :
- Échelonnement du bail
- Échelonnement du contrat de paiement
- Échelonnement du contrat exécutoire
Vous pouvez utiliser le processus d’importation pour ajuster un bail, mettre à jour des informations non financières ou ajouter de nouveaux baux. Vous pouvez afficher et modifier les données de location avant de les importer.
Le système peut exécuter les trois processus suivants via la suite d’importation de bail.
| Type de processus | Description |
|---|---|
| Ajouter un enregistrement | Les baux migrés qui ont ce type de processus créent un bail dans le système. L’échéancier de paiement doit être confirmé manuellement et l’écriture de journal de reconnaissance initiale doit être validée manuellement après la migration. |
| Mettre à jour l’enregistrement | Les baux migrés qui ont ce type de processus mettent à jour les valeurs de champ pour un bail qui se trouve déjà dans le système. Seuls les champs sélectionnés sur la page Mettre à jour la sélection des champs sont mis à jour. Nous vous recommandons de sélectionner des champs non financiers dans la page Mettre à jour la sélection des champs, car ce type de processus n’ajuste pas le bail. |
| Ajuster l’enregistrement | Les baux migrés qui ont ce type de processus ajustent le bail. Cet ajustement entraîne une modification du crédit-bail du bail. Une fois la location traitée, le système crée un échéancier de paiement en utilisant les nouvelles données de la suite d’importation de location. Le système ne confirme pas l’échéancier de paiement ou n’enregistre pas l’écriture au journal d’ajustement. |
Une fois les informations chargées via l’espace de travail Gestion de données, ouvrez la page Importer l’en-tête (Location d’actifs > Cadre d’importation de bail > Importer l’en-tête). Cette page répertorie toutes les importations des trois entités de données répertoriées précédemment.
Pour afficher les données de préparation du bail avant l’exécution du traitement, sélectionnez Données de mise en lots.
La fonction de comparaison vous permet de comparer un enregistrement que vous importez avec l’enregistrement correspondant qui se trouve déjà dans votre système. Pour comparer un enregistrement de bail individuel, sélectionnez un bail, puis Comparer. Vous devez terminer cette étape pour générer un rapport Différences avant de migrer les enregistrements de bail. La fonctionnalité Comparer compare les valeurs des données mises en lots aux valeurs des baux actuellement dans le système.
Note
La fonctionnalité Comparer ne fonctionnera pas pour les baux qui ont le type de processus Ajouter un enregistrement, car il n’y a rien à comparer avec ce bail.
Pour comparer plusieurs baux en même temps, accédez à Location d’actifs > Cadre d’importation de bail > Périodique, et sélectionnez Comparer.
Pour chaque entité, vous pouvez afficher les différences entre ce qui se trouve actuellement dans le système et ce qui se trouve dans les tables intermédiaires. Pour chaque entité des tables mises en lots, sélectionnez Voir les différences. La boîte de dialogue qui apparaît affiche la valeur actuelle et la valeur mise en lots proposée.
Vous pouvez également mettre à jour la valeur mise en lots en la modifiant dans la colonne Nouvelle valeur puis en sélectionnant Mettre à jour de la mise en lots.
Vous pouvez valider les baux pour vous assurer que les enregistrements peuvent être introduits dans le système sans introduire d’erreurs. Avant la migration d’un enregistrement de bail, le système exécute plusieurs validations pour s’assurer que l’enregistrement sera importé avec succès. Pour valider un bail individuel, sélectionnez Valider.
Note
Pour valider plusieurs baux en même temps, accédez à Location d’actifs > Cadre d’importation de bail > Périodique, et sélectionnez Valider.
Pour traiter un bail individuel, sélectionnez Migrer les enregistrements de bail sur la page Importer l’en-tête. Lorsqu’un bail est migré, le système exécute l’action spécifiée dans le champ Type de processus.
Note
Pour migrer plusieurs baux en même temps, accédez à Location d’actifs > Cadre d’importation de bail > Périodique, et sélectionnez Migrer.
Une fois les baux comparés, vous pouvez exécuter un rapport pour afficher les différences pour chaque bail inclus dans l’ID d’importation. Pour exécuter le rapport pour un bail, sélectionnez ce bail dans les données mise en lots, puis sélectionnez Comparer et afficher le rapport > Rapport des différences.
Note
Pour comparer plusieurs baux en même temps, accédez à Location d’actifs > Cadre d’importation de bail > Périodique et sélectionnez Comparer.
Paramétrer les champs de mise à jour
Si vous utilisez la structure d’importation de baux pour mettre à jour les baux et que le type de processus est Mettre à jour l’enregistrement, vous pouvez sélectionner des champs spécifiques à mettre à jour.
- Aller à Location d’actifs > Structure d’importation de bail > Configurer > Mettre à jour la sélection de champ.
- Sur la page qui s’affiche, sélectionnez les champs à mettre à jour, puis sélectionnez la flèche verte pour les déplacer vers la liste Champs sélectionnés. Seuls les champs de la liste Champs sélectionnés peut être mise à jour à l’aide de la suite d’importation de bail.