Utiliser des flux de travail pour gérer les informations relatives aux employés
Important
La fonctionnalité indiquée dans cet article est actuellement disponible dans la version autonome de Dynamics 365 Human Resources et l’infrastructure de Finance fusionnée. La navigation peut être différente de celle indiquée pendant que nous effectuons des mises à jour. Si vous avez besoin de trouver une page spécifique, vous pouvez utiliser la fonction de recherche.
S’applique aux applications Dynamics 365 suivantes :
Ressources humaines
Cet article explique comment les Ressources humaines peuvent utiliser la capacité de workflow pour gérer les informations des employés. Par exemple, vous pouvez associer un workflow avec un poste et configurer un workflow d’approbation qui démarre lorsque les employés modifient leur enregistrement.
La capacité de workflow pour les ressources humaines fournit de nombreux workflows pour gérer les activités des ressources humaines. En outre, de nombreuses options sont disponibles pour modifier des workflows spécifiques et les associer à une hiérarchie de génération d’états. Les workflows sont disponibles pour faciliter la gestion des modifications de plusieurs types d’informations des employés. Vous pouvez associer un workflow à un poste. Ensuite, si les employés modifient leur enregistrement d’employé, un workflow nécessitant une approbation démarre que les nouvelles informations soient enregistrées. Les workflows sont prédéfinis pour les types d’informations suivants, afin de vous aider à gérer efficacement les modifications et à tenir à jour les données des employés :
- Numéros d’identifications
- Formations
- Éducation
- Image
- Articles empruntés
- Expérience professionnelle
- Expérience de projet
- Qualifications
- Postes de confiance
- Actions des ressources humaines
- Inscriptions aux cours
Lorsque des employés sont engagés, transférés ou licenciés, le workflow peut inclure un processus de révision. Ainsi, un document peut être révisé ou les conditions d’une action peuvent être définies dans le cadre du workflow. Lorsque le processus de révision est terminé, le document ou l’action est terminé, puis le workflow passe à l’étape d’approbation finale.
Associer un workflow à une hiérarchie de postes
Vous pouvez associer un workflow avec n’importe quelle hiérarchie de postes que vous configurez. Deux types de hiérarchie sont utilisés pour l’acheminement du workflow : Managériale et Configurable.
- Une hierarchie Managériale représente la structure hiérarchique de la société ou de l’organisation. Pour plus d’informations sur ce type de hiérarchie, consultez Poste de supérieur hiérarchique.
- Ue hierarchie Configurable représente une hiérarchie matricielle ou personnalisée. Pour plus d’informations sur ce type de hiérarchie, consultez Relations.
Exemple de hiérarchie managériale
Vous pouvez configurer un workflow de manière à ce que lorsqu’un employé soumet une demande d’achat pour un nouvel ordinateur, la demande soit envoyée au responsable de l’employé et au responsable de niveau supérieur. Lorsque vous configurez l’étape du workflow, définissez le champ Type d’affectation sur Hiérarchie. L’onglet Type de hiérarchie devient alors disponible. Pour cet exemple, sélectionnez la hiérarchie Managériale.
Exemple de hiérarchie configurable
Si un poste est associé à une hiérarchie de rapports matriciels, vous pouvez configurer un workflow qui achemine les dépenses pour un projet spécifique vers le chef du projet au lieu du responsable de l’employé. Dans ce cas, définissez le champ Type d’affectation sur Hiérarchie. Ensuite, dans l’onglet Type de hiérarchie, sélectionnez la hiérarchie Configurable. Une fois le workflow configuré, sélectionnez la hierarchie Associé sur la page Configuration du workflow pour sélectionner la hiérarchie à utiliser pour l’acheminement du workflow.
Important
Lorsqu’un document, une transaction ou un enregistrement principal est soumis à l’approbation du workflow, le poste principal de l’expéditeur sera utilisé pour déterminer à qui le document doit ensuite être envoyé.
Paramètre de hiérarchie dans les paramètres du workflow
- Sur la page Paramètres du workflow, accédez à Acheminement de la hiérarchie.
- Par défaut, l’option Utiliser la hiérarchie des postes est définie sur Non. Dans ce cas, le workflow utilisera le poste principal du travailleur lorsqu’il navigue dans la hiérarchie. Définissez l’option sur Oui pour que le workflow utilise le parent du poste lorsqu’il navigue dans la hiérarchie.
Exemple supplémentaire
L’employée Grace Sturman occupe deux postes : consultante et formatrice. Le poste principal de Grace est formatrice. Lorsqu’elle ne forme pas de nouveaux employés, elle est disponible comme consultante. Pour son poste principal, Grace rend compte à Claire, la directrice des ressources humaines. Claire rend compte à Charlie. Pour son poste de consultante, Grace a plusieurs relations fonctionnelles, selon le projet.
La société de Grace crée des règles d’acheminement du workflow basées sur une hierarchie Configurable (hiérarchies basées sur une matrice/un projet). Cette hiérarchie utilise le poste de consultante de Grace. Si l’option Utiliser la hiérarchie des postes est définie sur Non, lorsqu’un document est envoyé à Grace pour approbation, le workflow examine son poste principal (formatrice) pour déterminer où le document doit ensuite être envoyé. Dans ce cas, il sera d’abord envoyé à Claire puis à Charlie. Si l’option est définie sur Oui et le workflow utilise une hierarchie Configurable, le workflow examinera le poste de consultante de Grace et la relation hiérarchique pour déterminer où le document doit ensuite être envoyé.
Configurer plusieurs approbateurs
Si un workflow nécessite l’approbation de plusieurs utilisateurs, les processus d’approbation distincts peuvent être combinés en un seul processus d’approbation comportant plusieurs étapes. La règle d’exécution peut être définie sur Tous les approbateurs ou sur Un seul approbateur.
Par exemple, la politique d’achèvement d’un processus d’approbation est définie sur Un seul approbateur. L’employé Sam soumet un flux de travail qui nécessite l’approbation du supérieur hiérarchique Brian et de la responsable des ressources humaines Christine. Si Brian est la première personne à répondre, son action est appliquée au document. Si Brian rejette le document, il est renvoyé à Sam et le statut est défini sur Rejeté. Si Brian approuve le document, il est transmis à Christine pour révision.
Pour plus d’informations sur les actions automatiques, consultez Configurer des étapes d’approbation dans un workflow.
Procédez comme suit pour configurer le workflow.
- Créez un seul processus d’approbation comportant plusieurs étapes.
- Créez les étapes du processus d’approbation. Pour l’exemple décrit précédemment, le processus d’approbation comporte deux étapes : une pour l’approbation du supérieur hiérarchique et une pour l’approbation du responsable RH.
- Définissez le champ Stratégie d’achèvement sur Tous les approbateurs ou Un seul approbateur.
Configurer un workflow des ressources humaines
Pour configurer un workflow de base qui démarre lorsque des employés demandent de modifier leur identification personnelle, procédez comme suit.
Dans la page Workflows des ressources humaines, sélectionnez Nouveau.
Dans la liste des workflows disponibles, sélectionnez Numéros d’identification.
Sélectionnez Exécuter pour ouvrir le concepteur de workflow, puis entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Déplacez l’élément Approuver le numéro d’identification de la liste des éléments de workflow vers le canevas du concepteur.
Reliez l’élément d’approbation à Démarrer et Terminer.
Appuyez deux fois (ou double-cliquez) sur Approuver l’élément, sélectionnez et maintenez appuyé (ou cliquez avec le bouton droit), puis sélectionnez Propriétés.
Procédez comme suit pour ajouter des instructions relatives à un élément de travail :
- Sélectionnez Affectation, puis sélectionnez Hiérarchie sous le type d’affectation.
- Sous la sélection Hiérarchie, sélectionnez Hiérarchie configurable.
- Ajoutez une condition d’arrêt, puis fermez la page.
Suivez les instructions supplémentaires.
Cliquez sur Enregistrer et fermer. Activez le nouveau workflow lorsque la boîte de dialogue s’ouvre, puis sélectionnez Activer.
Accédez à Ressources humaines>Postes>Types de hiérarchie de postes.
Sélectionnez Matrice.
Ajoutez le workflow Numéro d’identification du collaborateur à la liste.