Définir une option pour suivre automatiquement le courrier électronique Outlook entrant dans Dynamics 365 for Outlook

Lorsque vous utilisez Microsoft Dynamics 365 for Outlook pour effectuer le suivi d’un courrier électronique, une copie de l’enregistrement de courrier électronique est enregistrée en tant qu’activité dans Dynamics 365 for Customer Engagement et synchronisée avec l’enregistrement Outlook. Plus d’informations : Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 for Outlook

Par défaut, le suivi de votre courrier électronique est un processus manuel. Vous devez choisir le bouton Suivi ou le bouton Définir Concernant pour chaque message électronique que vous voulez suivre. Le suivi manuel vous permet de conserver vos courriers électroniques personnels distincts de vos courriers électroniques client. Il est également possible de configurer une option pour le suivi automatique des messages électroniques.

Pourboire

Vous pouvez utiliser le suivi de dossier Exchange comme méthode alternative pour suivre les messages automatiquement. Avec le suivi des dossiers, vous pouvez suivre des messages directement à partir de pratiquement n’importe quel appareil. Pour en savoir plus : Suivre le courrier électronique Outlook en le déplaçant vers un dossier Exchange suivi

Suivi automatique de messages électroniques

1. Dans Dynamics 365 for Outlook, sur l’onglet Fichier, choisissez Customer Engagement, puis sélectionnez Options.

2. Dans la boîte de dialogue Définir les options personnelles, dans l’onglet Courrier électronique, dans la section Sélectionnez de quelle manière Dynamics 365 for Outlook doit intégrer la messagerie électronique à Dynamics 365 for Customer Engagement, sélectionnez l’option Vérifier le courrier électronique entrant dans Outlook et déterminer si un courrier doit être lié et enregistré en tant qu’enregistrement Dynamics 365 for Customer Engagement.

3. Pour indiquer si vous souhaitez suivre tous les messages électroniques ou seulement certains types, dans la section Sélectionner les messages électroniques à suivre dans Dynamics 365 for Customer Engagement, dans la liste Suivi, cliquez sur l’une des options suivantes :

   • Tous les messages électroniques. Suit tous les courriers électroniques associés à des courriers électroniques Customer Engagement. Si vous sélectionnez cette option, les applications Dynamics 365 effectuera le suivi des courriers publicitaires ainsi que les conversations professionnelles. Par conséquent, choisissez soigneusement cette option.

   • Courriers électroniques en réponse au courrier électronique Customer Engagement. Seules les réponses ou les transferts de messages électroniques déjà suivis seront enregistrés en tant qu’activités de courrier électronique. C’est l’option la plus courante.

   • Messages électroniques des prospects, contacts et comptes des applications Dynamics 365. Suit les messages électroniques uniquement s’ils proviennent d’une personne disposant d’un enregistrement Dynamics 365 for Customer Engagement de prospect, de contact ou de compte.

   • Courriers électroniques des enregistrements Dynamics 365 for Customer Engagement activés pour le courrier électronique. Suit les messages électroniques à partir de n’importe quel type d’enregistrement contenant un champ d’adresse de messagerie, notamment les types d’enregistrements personnalisés.

   Note

   Par défaut, le courrier électronique de votre dossier Éléments envoyés dans Outlook n’apparaîtra pas automatiquement comme suivi dans Dynamics 365. Un paramètre facultatif est disponible pour suivre automatiquement les éléments du dossier Éléments envoyés. Si un administrateur active ce paramètre, les options personnelles mentionnées ci-dessus seront utilisées pour déterminer quels e-mails envoyés sont automatiquement suivis. Pour plus d’informations, voir Suivre automatiquement les éléments de dossier envoyés avec la synchronisation côté serveur

   Note

   Souvenez-vous que plus vous utilisez la même adresse de messagerie à des fins de suivi, moins elle est utile puisqu’elle est mappée à plusieurs enregistrements.

4. Pour créer automatiquement des enregistrements de contact ou de prospect pour les courriers électroniques suivis, dans la section Créer automatiquement des enregistrements dans Dynamics 365 for Customer Engagement, cochez la case Créer, puis choisissez Contacts ou Prospects dans la liste. Lorsque cette case est cochée, Dynamics 365 for Outlook tente de faire correspondre l’adresse de messagerie du destinataire avec une adresse de messagerie dans Customer Engagement. S’il ne trouve pas d’enregistrement correspondant, il crée automatiquement un enregistrement de contact ou de prospect.

   Note

   Les enregistrements de contact et de prospect ne sont pas créés si vous ne disposez pas des autorisations de sécurité appropriées. Plus d’informations : TechNet : Comment la sécurité affecte la synchronisation entre les applications Dynamics 365 et Outlook

Note

Plusieurs types d’enregistrements personnalisés peuvent contenir la même adresse de messagerie. Dans ce cas, Dynamics 365 for Customer Engagement lie les messages électroniques reçus à partir de cette adresse de messagerie à l’un des types d’enregistrements personnalisés. Par exemple, s’il existe deux types d’enregistrement (patient et médecin) avec la même adresse e-mail someone@example.com, Dynamics 365 for Customer Engagement lie les e-mails reçus de someone@example.comsoit au type d’enregistrement Patient, soit au type d’enregistrement Médecin. Cependant, l’envoi d’un courrier électronique à someone@example.com permet de lier le courrier électronique à la fois au type d’enregistrement Patient et au type d’enregistrement Médecin.

Voir aussi

Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 for Outlook
Forum aux questions sur la synchronisation des enregistrements entre les applications Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Outlook