Suivre les tâches Outlook dans Dynamics 365 for Outlook
Lorsque vous suivez une tâche dans Microsoft Dynamics 365 for Outlook, une copie de cet enregistrement de tâche est enregistrée dans Dynamics 365 for Customer Engagement et synchronisée avec l’enregistrement Outlook. Vous pouvez ensuite travailler sur la tâche dans Dynamics 365 for Outlook ou dans Customer Engagement. Si vous synchronisez Outlook sur votre appareil mobile, vous pouvez également accéder à vos enregistrements de tâche sur cet appareil.
Le suivi des tâches dans Dynamics 365 for Outlook est un processus manuel. Cela vous permet de conserver vos tâches personnelles séparées de vos tâches Customer Engagement. La synchronisation des tâches de Customer Engagement vers Dynamics 365 for Outlook est automatique. Vous pouvez utiliser Dynamics 365 for Outlook pour afficher tous les enregistrements de tâche dont vous êtes le propriétaire et créés dans Customer Engagement.
Important
Pour synchroniser les tâches entre Dynamics 365 for Outlook et Customer Engagement, votre adresse de messagerie Outlook doit correspondre à votre adresse de messagerie Customer Engagement. Vous ne pouvez pas synchroniser vers ou à partir de plusieurs adresses de messagerie.
Suivi d’une tâche
Dans Dynamics 365 for Outlook, créez une tâche ou ouvrez une tâche existante.
Pour créer une tâche, cliquez sur Tâches dans la barre de navigation, puis cliquez sur Nouvelle tâche.
Pour ouvrir une tâche existante, cliquez sur Tâches dans la barre de navigation, puis double-cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Tâche, dans le cas d’une nouvelle tâche, entrez un sujet dans la zone Sujet. S’il s’agit d’une tâche existante, la zone Sujet est déjà remplie.
Si ce n’est pas déjà fait, complétez les autres champs comme Date de début, Date d’échéance et Priorité.
Note
Lorsqu’une tâche est créée dans Outlook, le système lui attribue une heure de rappel. Les informations de rappel ne sont pas synchronisées entre Outlook et Customer Engagement. Cependant, lorsqu’une tâche a une heure Date d’échéance définie dans Customer Engagement, elle est synchronisée sur l’heure de rappel dans Outlook.
Si la valeur Date de début est définie, mais pas la valeur Date d’échéance dans Outlook, la valeur Date d’échéance est automatiquement définie sur la valeur Date de début chaque fois que vous changez la date de début directement dans Outlook. De même, si la valeur Date de début est définie, mais pas la valeur Date d’échéance dans Customer Engagement, la valeur Date d’échéance est automatiquement définie sur la valeur Date de début. Ces modifications sont contrôlées par Outlook ou Customer Engagement de façon indépendante. Elles n’ont rien à voir avec la synchronisation ou le sens de synchronisation.
Si vous souhaitez rendre la tâche périodique, cliquez sur Périodicité, puis spécifiez la fréquence à laquelle la tâche doit se produire.
Pour effectuer le suivi de la tâche, procédez de l’une des manières suivantes :
Pour suivre l’enregistrement de tâche sans le lier à un enregistrement spécifique dans les applications Dynamics 365, sur l’onglet Tâche, dans le groupe Customer Engagement, cliquez sur Suivre.
Note
Pour suivre l’enregistrement de tâche en tant qu’appel téléphonique, lettre ou télécopie, cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Suivi et sélectionnez l’élément approprié. Il apparaît ensuite en tant qu’appel téléphonique, lettre ou télécopie dans votre liste Activités.
-Ou-
Pour suivre la tâche et la lier à un enregistrement Customer Engagement spécifique (par exemple, une opportunité ou un incident spécifique), sur l’onglet Tâche, dans le groupe Customer Engagement, cliquez sur Définir Concernant, cliquez sur Plus, puis recherchez l’enregistrement dans la boîte de dialogue Rechercher un enregistrement. Une fois que vous avez trouvé l’enregistrement souhaité, cliquez sur Ajouter.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivre ou le bouton Définir Concernant, un volet Dynamics 365 for Customer Engagement (également appelé volet de suivi) apparaît en bas de l’enregistrement de tâche. Ce volet indique que l’enregistrement est suivi et fournit des liens vers les enregistrements associés. Si vous avez défini une valeur Concernant, Dynamics 365 for Outlook fournit également un lien vers l’enregistrement Concernant. En savoir plus sur la façon dont fonctionne le suivi.
Pour enregistrer la tâche, cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Actions, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Dynamics 365 for Outlook ajoute le symbole Personnes
à la tâche pour montrer qu’elle est suivie.Note
Pour annuler le suivi d’une tâche, ouvrez l’enregistrement de tâche, puis sur l’onglet Tâche, dans le groupe Customer Engagement, cliquez sur Annuler le suivi. Il est préférable d’annuler le suivi des éléments un par un.
Attribution de tâches
Si vous utilisez Microsoft Dynamics CRM 2015 pour Outlook ou une version ultérieure, vous pouvez également suivre des tâches attribuées si votre administrateur a activé cette fonctionnalité. En savoir plus sur l’activation du suivi des tâches attribuées
Pour effectuer le suivi d’une tâche, vous devez être le propriétaire de cette tâche. Vous possédez une tâche que vous créez jusqu’à ce que vous l’attribuiez à quelqu’un d’autre. Lorsque vous attribuez la tâche, la personne à qui vous l’attribuez possède la tâche. Lorsqu’une tâche est suivie, le propriétaire de la tâche peut travailler sur la tâche dans Dynamics 365 for Outlook ou dans Customer Engagement. La personne qui attribue la tâche peut suivre la progression de la tâche dans l’un ou l’autre outil.
Lorsque le propriétaire d’une tâche met une tâche à jour, toutes les copies de la tâche sont mises à jour, y compris les copies appartenant à des propriétaires antérieurs. Lorsque le propriétaire d’une tâche termine une tâche, un rapport d’état est automatiquement envoyé à la personne qui a initialement attribué la tâche, à tous les autres propriétaires antérieurs et à toutes les personne demandant un rapport.
Note
Les restrictions suivantes s’appliquent lors du suivi de tâches attribuées :
- Vous ne pouvez pas attribuer une tâche à un utilisateur d’une autre organisation.
- Vous ne pouvez pas suivre une tâche attribuée si vous passez en mode hors connexion avec Dynamics 365 for Outlook.
- Vous ne pouvez pas suivre les tâches périodiques.
Attribuer une tâche
Créez une tâche ou ouvrez une tâche existante comme décrit dans la procédure précédente.
Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Attribuer la tâche.
Dans la boîte de dialogue Tâche, dans la zone À, entrez le nom ou l’adresse de messagerie de la personne à qui vous souhaitez attribuer la tâche Pour effectuer une sélection dans une liste, cliquez sur le bouton À.
Note
Vous ne pouvez pas suivre les tâches attribuées à plusieurs personnes.
Cochez les cases Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée.
Important
Vous devez cochez ces deux cases pour pouvoir suivre une tâche attribuée.
Si vous voulez suivre la tâche avant de l’attribuer, cliquez sur le bouton Suivi ou le bouton Définir Concernant comme décrit précédemment dans cette rubrique.
Note
Avec des tâches attribuées, vous devez suivre l’enregistrement de tâche spécifiquement en tant que tâche. Vous ne pouvez pas en effectuer le suivi en tant qu’appel téléphonique, lettre ou télécopie en sélectionnant dans la liste déroulante du bouton Suivi.
Lorsque vous êtes prêt à attribuer la tâche, cliquez sur Envoyer.
Lorsque vous cliquez sur Envoyer, la propriété de l’enregistrement passe à la personne à qui vous attribuez la tâche. Si la personne à qui vous attribuez la tâche refuse cette tâche, vous recevrez un message de tâche refusée. Pour reprendre la propriété, ouvrez le message et cliquez sur Retourner à la liste des tâches. Une fois que vous avez récupéré la propriété, vous pouvez réattribuer la tâche à une autre personne.
Accepter, refuser ou réattribuer une tâche qui vous est attribuée
Si quelqu’un vous attribue une tâche dans Dynamics 365 for Outlook, vous avez trois possibilités :
Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Répondre, cliquez sur Accepter. Si vous acceptez la tâche, vous devenez le propriétaire de la tâche.
Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Répondre, cliquez sur Refuser. Si vous refusez la tâche, la propriété de la tâche revient à la personne qui vous a attribué la tâche.
Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Attribuer la tâche. Si vous réattribuez la tâche, la propriété de la tâche passe à la personne à qui vous attribuez la tâche.
Important
Dynamics 365 for Outlook ne peut pas suivre les tâches qui sont réattribuées. Si une tâche est déjà suivie et que vous la réattribuez, cette tâche ne sera plus suivie et sera supprimée des applications Dynamics 365.
Vous ne pouvez pas réattribuer une tâche en la transférant.
Pour suivre une tâche après l’avoir acceptée, cliquez sur le bouton Suivi ou le bouton Définir Concernant comme décrit précédemment dans cette rubrique.
Note
Avec une tâche attribuée, vous devez suivre la tâche spécifiquement en tant que tâche. Vous ne pouvez pas suivre l’enregistrement de tâche en tant qu’appel téléphonique, lettre ou télécopie en sélectionnant la flèche vers le bas du bouton Suivi.
Envoyer un rapport d’état sur une attribution de tâche
Ouvrez la tâche.
Vérifiez que Statut et % accompli sont à jour.
Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Envoyer un rapport d’état.
Dans les zones À ou Cc, entrez les noms ou les adresses de messagerie des personnes à qui vous souhaitez envoyer le rapport d’état.
Dans le corps du message, tapez les informations que vous voulez inclure au rapport d’état.
Cliquez sur Envoyer.
Suivre la progression des tâches que vous attribuez
Pour suivre la progression des tâches que vous attribuez, cochez une ou les deux cases suivantes lorsque vous attribuez la tâche :
Pour afficher les tâches que vous avez attribuées à d’autres :
Accédez à Tâches.
Sous l’onglet Vue, dans le groupe Vue actuelle, cliquez sur Modifier la vue, puis sur Attribué.
Pour afficher la liste des personnes qui reçoivent les copies mises à jour d’une tâche attribuée :
Ouvrez la tâche attribuée.
Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails, puis vérifiez les noms de la zone Liste de mise à jour.
Voir aussi
Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 for Outlook
Forum aux questions sur la synchronisation des enregistrements entre les applications Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Outlook