Suivre et gérer des activités
Dans Dynamics 365 Sales, utilisez les activités à planifier, suivre et organiser toutes les communications avec vos clients. Par exemple, vous pouvez prendre des notes, envoyer des courriers électroniques, passer des appels téléphoniques, définir des rendez-vous et assigner vous-même des tâches lorsque vous travaillez sur une vente ou résolvez un incident de service. Ces actions sont toutes considérées comme types d’activités.
Le système horodate automatiquement chaque activité et indique qui l’a créée. Vous et toute autre personne de l’équipe pouvez parcourir les activités pour afficher l’historique tout en travaillant avec un client.
Pour tirer le meilleur parti de votre application Dynamics 365 Sales, il est important que tous les membres de l’organisation suivent toutes leurs interactions avec le client en ajoutant une activité pour chaque message électronique, appel téléphonique, tâche ou rendez-vous. De cette façon, l’historique d’un client est complet.
Licences et rôles requis
| Type de condition requise | Vous devez disposer d’une |
|---|---|
| Licence | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Pour plus d’informations : Tarification de Dynamics 365 Sales |
| Rôles de sécurité | Tout rôle de vente principal, tel que vendeur ou directeur commercial Pour plus d’informations : Rôles de vente principaux |
Rechercher vos activités
Vous trouverez vos activités sous Mes tâches dans le plan de site.
Afficher les activités en mode Liste, Calendrier ou Kanban
Note
- L’option Enregistrer sous est disponible uniquement lorsque votre administrateur ajoute un ou plusieurs types de vues à la grille Activité via personnalisations du système.
- Pour ajouter la vue Kanban à la grille Activité, consultez Ajouter le contrôle Kanban à l’entité Opportunité ou Activité. En suivant les étapes décrites dans l’article, vous pouvez ajouter d’autres vues telles que Calendrier et Pipeline.
Sur le plan de site, sélectionnez Activités.
Dans la barre de commandes, sélectionnez Afficher en tant que, puis le type de vue tel que : Kanban ou Calendrier.
Les types de vue suivants sont pris en charge pour la grille Activité :
- Grille en lecture seule. Affiche la liste de toutes les activités.
- Calendrier. Affiche un calendrier avec une liste des activités planifiées de la journée et les offres associées.
- Kanban. Affiche une représentation visuelle de vos activités de vente dans leurs différents états. Cela vous permet de voir l’état de chaque activité de votre pipeline et de les faire glisser pour passer d’un état à un autre (par exemple, Ouvrir, Terminé, Annulé, Planifié). Pour plus d’informations : Travailler avec des activités dans la vue Kanban
Modifier la vue de vos activités
Vous pouvez utiliser des vues pour voir les activités que vous souhaitez. Par exemple, vous pouvez utiliser la vue Mes activités pour voir les activités qui vous sont attribuées et Activités des membres de mon équipe pour voir les activités de votre équipe.
Filtrer la liste des activités
Vous pouvez filtrer la liste des activités pour voir uniquement celles qui vous intéresse. Par exemple, vous pouvez limiter davantage les activités que vous voyez dans une vue en utilisant le filtre de type d’activité. Le filtre de type d’activité vous permet de filtrer les activités en fonction du type, telles que le courrier électronique, la tâche, l’appel téléphonique, etc.
Vous pouvez également utiliser le filtre Échéance pour voir les activités qui sont dues dans un délai spécifié, telles que les activités qui sont dues aujourd’hui ou plus tôt ou les activités qui sont dues dans les sept prochains jours ou plus tôt.
Créer ou modifier une nouvelle activité
Vous pouvez créer des activités indépendantes qui ne sont associées à aucun enregistrement de client ou de vente. Pour ce faire, dans le plan du site, sélectionnez Activités, puis dans la barre de commandes, sélectionnez **E-mail, Appel téléphonique ou Tâche, en fonction de l’activité que vous souhaitez créer.
Ou, pour modifier un enregistrement d’activité existant, ouvrez l’activité en sélectionnant son titre.
Note
Avec la version d’avril 2020 de Dynamics 365 Sales, lorsque vous créez ou modifiez une nouvelle activité, l’enregistrement s’ouvre dans une boîte de dialogue de formulaire principal. Une boîte de dialogue de formulaire principal est un formulaire principal qui s’ouvre dans une boîte de dialogue (une fenêtre contextuelle). Les boîtes de dialogue du formulaire principal vous permettent de rester dans le contexte tout en travaillant sur un enregistrement avec la possibilité d’ouvrir un deuxième ou un troisième enregistrement dans l’expérience de dialogue. Cela facilite la modification des enregistrements.
Ajouter une activité pour un client
La plupart du temps, vous devez ajouter une activité associée à un contact, une opportunité, un compte ou un autre type d’enregistrement, pour faciliter le suivi de tout l’historique des communications que vous avez eues avec un client. (Vous pouvez aussi ajouter une activité pour vous-même).
Lorsque la relation de votre organisation avec un client se développe au fil du temps, vous ou toute autre personne de l’équipe pouvez parcourir le flux des activités tandis que vous travaillez avec le client, et consulter l’historique des interactions. Les activités peuvent également être incluses dans les rapports pour suivre votre progression actuelle.
Pour ajouter une activité pour un client :
- Ouvrez l’enregistrement. Vous pouvez utiliser la recherche rapide dans la barre de navigation pour rechercher rapidement un enregistrement.
- Sélectionnez Associé>Activités.
- Dans la page Activités, sélectionnez Nouvelle activité>Type d’activité.
- Sur le volet Création rapide, saisissez les informations nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
Ajouter une activité pour vous-même
Ajouter une tâche ou une note pour vous-même lorsque vous souhaitez un rappel pour une activité personnelle, tel que planifier un rendez-vous chez un médecin ou suivre une manifestation sportive.
Sinon, pour conserver l’historique de vos interactions avec un client, vous devez ajouter de nouvelles activités associées à l’enregistrement du client, afin que ces activités fassent partie intégrante de l’historique que les autres personnes de votre équipe peuvent consulter.
Pour ajouter une activité pour vous-même :
- Dans la barre de navigation, sélectionnez Créer, puis sélectionnez Activités>Type d’activité.
- Renseignez les champs, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
Joindre un document
Des documents, feuilles de calcul, images et pratiquement tout autre type de fichier peut être joint aux e-mails ou aux notes.
Pour joindre un document à un e-mail :
- Ouvrez le formulaire d’e-mail.
- Dans la barre de commandes, sélectionnez Joindre un fichier.
- Naviguez jusqu’au fichier à joindre et sélectionnez-le.
Le fichier sélectionné apparaît dans le volet Pièce jointe.
Joindre un document à une note :
- Dans le volet Chronologie, sélectionnez +, puis Note.
- Ajoutez la note et sélectionnez l’icône de pièce jointe avant le bouton Ajouter une note.
- Naviguez jusqu’au fichier à joindre et sélectionnez-le.
Le fichier sélectionné apparaît au-dessus du bouton Ajouter une note.
Marquer une activité comme terminée
Après avoir appelé une personne, exécuté une tâche, envoyé un message électronique ou être allé à un rendez-vous, vous pouvez marquer l’activité pour cette action comme terminée.
Ouvrez l’activité.
Dans la barre de commandes, sélectionnez Marquer comme terminé.
Marquer plusieurs activités en même temps comme terminées
- Dans la liste des activités, sélectionnez toutes les activités que vous souhaitez marquer comme terminées.
- Dans la barre de commandes, sélectionnez Marquer comme terminé.
Meilleures pratiques pour les activités
Voici quelques suggestions concernant l’utilisation des activités pour le plus grand profit de votre organisation :
Ajoutez une activité pour chaque interaction avec les clients. Assurez-vous que l’historique d’un client comprend un enregistrement de chaque communication que vous avez eue avec lui.
Utilisez le bon type d’activité pour l’action. Il peut être tentant de saisir une nouvelle note indiquant : « A envoyé un e-mail pour confirmer le prix » ou « A appelé le client pour discuter de son dossier de service ». Cependant, vous devez ajouter un e-mail ou une activité Appel téléphonique pour suivre ces types d’actions et utiliser des notes pour un texte plus général.
Ajoutez des activités pour vous-même, aussi. Vous pouvez suivre vos propres affectations, événements et notes, sans associer ces activités à un client.
Utilisez la commande Créer de la barre de navigation. Recherchez ces activités dans la liste en triant sur la colonne Concernant, qui est vide pour vous signaler que l’activité n’est pas associée à un enregistrement client.
Rappelez-vous que les activités « se reportent » sous leurs enregistrements associés. Imaginons que vous souhaitiez vous rappeler de faire un suivi avec Cecil Langer, un contact ayant associé au compte « Jouets Wingtip ». Vous devez ajouter l’activité de tâche à l’enregistrement de contact pour Cecil (et non pour le compte Jouets Wingtip).
Ainsi, votre tâche « se reporte » sous le compte automatiquement, et vous et toute autre personne de votre équipe pouvez voir la tâche quand vous regardez le contact ou le compte Jouets Wingtip. (Et ils sauront que vous l’avez géré.)
Vous ne trouvez pas les options dans votre application ?
Il existe trois possibilités :
- Vous ne disposez pas de la licence ou du rôle nécessaire.
- Votre administrateur n’a pas activé la fonctionnalité.
- Votre organisation utilise une application personnalisée. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cet article sont spécifiques aux applications prêtes à l’emploi Centre des ventes ou Sales Professional.