Créer une série de lettres de relance

  • Article

Utilisez cette procédure pour créer une série de lettres de relance. La société fictive USMF est citée en exemple dans cette tâche.

  1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Paramétrer la série de lettres de relance.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Dans le champ Série de lettres de relance, entrez un ID souche qui représentera la séquence. Il sera utilisé pour paramétrer un profil de validation.
  4. Tapez une valeur dans le champ Description. Les conditions de paiement sont facultatives. Si vous entrez une valeur ici, la facture de frais de relance utilise ces conditions de paiement à la place de ceux enregistrés avec le client.
  5. Dans le champ Code lettre de relance, sélectionnez le code pour la première lettre de relance à envoyer. La première lettre de relance est créée en fonction de la date d’échéance figurant sur la facture, de la valeur que vous entrez pour la période de grâce dans le champ Jours de cette ligne, et des autres informations que vous entrez dans cette ligne.
  6. Tapez une valeur dans le champ Description.
  7. La devise par défaut des frais est définie sur la devise de l’entité juridique. Ce code devise peut être différent de la devise de facturation. Vous devez configurer une séquence de lettres de relance pour chaque devise pour laquelle vous souhaitez créer une lettre de relance. Les lettres de relance sont automatiquement créées pour les transactions dans les devises spécifiées dans une séquence de lettres de relance, même si aucun frais n’est spécifié.
  8. Cliquez sur Ajouter pour ajouter la lettre de relance suivante qui sera envoyée dans la séquence. Dans de nombreux cas, la première lettre de relance est simplement un avertissement. Vous pouvez ajouter des frais si nécessaire.
  9. Dans le champ Code lettre de relance, sélectionnez la lettre de relance suivante qui sera envoyée dans la séquence.
  10. Dans le champ Compte principal, sélectionnez le compte de produit à utiliser pour les frais.
  11. Entrez les frais qui seront facturés lorsque cette lettre de relance sera validée.
  12. Dans le champ Groupes de taxe d’article, cliquez sur le bouton de liste déroulante pour ouvrir la recherche. Sélectionnez un groupe de taxe d’article si des taxes doivent être calculées sur les frais.
  13. Dans la liste, cliquer sur le lien dans la ligne sélectionnée.
  14. Dans le champ Solde minimal en retard, saisissez le solde minimal en retard requis avant qu’une lettre de relance ne soit envoyée.
  15. Dans le champ Jours, entrez le nombre de jours de grâce que vous allez autoriser. Il s’agit du nombre de jours après la date d’échéance qu’une lettre de relance peut être générée. La date d’échéance utilisée pour le calcul dépend de la position de la lettre de relance dans la série de lettres de relance :
    • La période de grâce pour la lettre de relance 1 est relative à la date d’échéance de la facture.
    • La période de grâce pour les lettres de relance 2 et ultérieures est relative à la date à laquelle la lettre de relance précédente est validée ou imprimée, selon la sélection du champ Mettre à jour un code lettre de relance dans la page Paramètres de la comptabilité client.
  16. Cliquez sur Ajouter pour ajouter la dernière lettre de relance de la séquence. Vous pouvez ajouter jusqu’à cinq codes lettre de relance pour une série de lettres de relance.
  17. Dans le champ Code lettre de relance, sélectionnez la lettre de relance suivante qui sera envoyée dans la séquence.
  18. Tapez une valeur dans le champ Description.
  19. Spécifiez les valeurs souhaitées dans le champ Compte principal.
  20. Entrez un nombre dans le champ Frais en devise.
  21. Dans le champ Groupes de taxe d’article, cliquez sur le bouton de liste déroulante pour ouvrir la recherche.
  22. Dans la liste, cliquer sur le lien dans la ligne sélectionnée.
  23. Entrez un nombre dans le champ Solde minimal en retard.
  24. Entrez un nombre dans le champ Jours.
  25. Activez la case à cocher Bloc pour empêcher de nouvelles livraisons ou facturations avec le client. Pour débloquer le compte, sélectionnez Non dans le champ Facturation et livraison en attente dans la page Clients.
  26. Développez l’organisateur Note.
  27. Entrez le texte tel que vous souhaitez qu’il apparaisse dans la lettre de relance pour le code lettre de relance sélectionné. Vous pouvez traduire ce texte dans plusieurs langues à l’aide du menu Traductions au-dessus de la zone de note.