Collaborer avec des fournisseurs à l'aide du portail Fournisseur

Cette rubrique décrit comment les agents des achats peuvent utiliser le portail Fournisseur pour collaborer avec des fournisseurs externes lors du processus de confirmation de commande fournisseur. Ces informations ne s'appliquent qu'aux versions de février 2016 et de mai 2016 de Dynamics AX.

Les informations de cette rubrique ne s'appliquent qu'aux versions de février 2016 et de mai 2016 de Dynamics AX. La fonctionnalité de portail fournisseur a été remplacée par la fonctionnalité étendue de collaboration fournisseur dans la version 1611 de Dynamics 365 for Operations. Pour plus d'informations sur la nouvelle fonctionnalité de collaboration fournisseur, voir Utilisation de la collaboration fournisseur pour utiliser des fournisseurs externes.

Le portail Fournisseur est destiné aux fournisseurs qui n'ont pas d'intégration de l'échange de données informatisé (EDI) avec Microsoft Dynamics AX pour échanger des informations de commande fournisseur (CF). Le portail permet aux agents des achats d'envoyer une CF au fournisseur puis de recevoir une réponse Confirmée ou Rejetée directement dans Dynamics AX.

Le processus peut être configuré de sorte qu'une confirmation du fournisseur confirme automatiquement la commande. Dans ce cas, le suivi n'est nécessaire que de manière occasionnelle, lorsqu'une commande est rejetée ou si la confirmation du fournisseur est enregistrée comme réponse mais que le statut de la CF n'est pas mis à jour comme Confirmé en raison d'un problème dans le processus de confirmation.

Confirmation et rejet de CF

Les CF sont préparées dans Dynamics AX. Lorsque vous avez une CF possédant le statut Approuvé, vous l'envoyez au fournisseur en générant une demande de confirmation. Si vous souhaitez attirer l'attention du fournisseur sur une nouvelle CF, vous pouvez également utiliser le système de gestion de l'impression pour l'envoyer par courrier électronique. La CF s'affiche dans le portail Fournisseur avec une option pour que le fournisseur puisse la confirmer ou la rejeter. Le fournisseur peut également ajouter des commentaires pour communiquer des informations telles que des modifications à la CF.

Dans le portail Fournisseur, le fournisseur peut consulter des lignes de commande. Ces lignes incluent des informations telles que le numéro de produit externe, les dimensions, les informations de prix, la quantité, la date de livraison, ainsi que l'adresse de livraison. Le fournisseur peut générer un état affichant les informations de la CF ainsi que le coût total. Les frais pertinents pour le fournisseur sont indiqués si le fournisseur clique sur le bouton Frais dans l'en-tête ou les lignes. Les fournisseurs peuvent importer les informations de CF dans leur propre système à l'aide de la fonction Exporter vers Excel.

Le tableau suivant présente l'échange d'informations classique, selon le type de réponse du fournisseur lorsque vous lui envoyez une CF pour confirmation.

Type de réponse Résultat
Le fournisseur confirme la commande. Le système est configuré pour confirmer automatiquement les CF lors de la confirmation du fournisseur. Le statut de la commande est mis à jour sur Confirmé. Si un événement empêche la commande d'être mise à jour, la réponse du fournisseur est toujours enregistrée comme Confirmé, mais le statut de la CF reste dans l'état En cours de Révision externe.
Le fournisseur confirme la commande. Le système n'est pas configuré pour confirmer automatiquement les CF lors de la confirmation du fournisseur. La réponse du fournisseur est enregistrée comme Confirmé, mais le statut de la CF reste dans l'état En cours de révision externe.
Le fournisseur rejette la commande. La réponse du fournisseur est enregistrée comme Rejeté et le statut de la CF reste dans l'état En cours de révision externe. Le rejet est reçu avec le motif et une suggestion relative à une modification, comme une autre date de livraison par exemple. Vous mettez à jour la CF puis vous envoyez une nouvelle version pour confirmation.

Modifications apportées à une CF

Lorsque vous devez modifier une CF déjà confirmée, vous pouvez envoyer une nouvelle CF au fournisseur via le portail Fournisseur. La nouvelle CF aura un suffixe de version pour indiquer qu'il s'agit d'une version modifiée d'une CF qui a été précédemment communiquée. Le portail Fournisseur permet aux fournisseurs de suivre l'historique de chaque commande. La version précédemment confirmée de la CF demeurera dans la liste des CF confirmées jusqu'à ce qu'une nouvelle CF soit confirmée

Lorsque vous annulez une CF, le statut est modifié pour revenir à Approuvé. Vous devez retransmettre la CF au fournisseur via le portail Fournisseur afin qu'il puisse confirmer ou rejeter l'annulation. Une fois l'annulation confirmée, la CF apparaît dans la liste des CF confirmées du fournisseur avec le statut Annulé.

Versions, transition de statut et gestion des modifications

Lorsqu'une CF est envoyée au fournisseur, elle est enregistrée dans le système comme une version spécifique de la CF et le statut passe de Approuvé à En cours de révision externe. Si la CF est modifiée ultérieurement, une nouvelle version de la CF est créée, et le statut redevient Approuvé (ou Brouillon, si la gestion des modifications est activée).

Le tableau suivant présente un exemple des modifications de statut et de version qui peuvent s'appliquer à une CF.

Action Statut et version
La première version de la CF est créée dans Dynamics AX Le statut est Approuvé.
La CF est envoyée vers le portail Fournisseur. Une version est enregistrée dans le portail Fournisseur et le statut devient En cours de révision externe.
Vous apportez certaines modifications qui sont requises par le fournisseur. Le statut redevient Approuvé.
Vous envoyez la nouvelle version de la CF vers le portail fournisseur. Une nouvelle version est enregistrée dans le portail Fournisseur et le statut est changé en En cours de révision externe.
Le fournisseur approuve la nouvelle version de la CF. L'état passe à Confirmé.

Pour afficher les versions de la CF envoyées au fournisseur et les réponses de celui-ci, cliquez sur Journaux > Demandes de confirmation à partir de la CF.

Les commandes qui ont été envoyées au fournisseur pour réponse et dont le statut est En cours de révision externe, apparaissent soit dans la liste Commandes fournisseur envoyées au portail fournisseur, en attente de réponse, soit dans celle des Commandes fournisseur envoyées au portail fournisseur, réponse en attente d'action. Lorsque vous modifiez une commande qui a été envoyée au fournisseur, de sorte que son état redevient Approuvé, la commande n'apparaît plus dans ces listes. Pour voir s'il existe déjà une réponse du fournisseur concernant une commande, cliquez sur Journaux > Demandes de confirmation.

Les fournisseurs ne doivent pas confirmer la CF dans le portail fournisseur. Ils peuvent également envoyer un message électronique ou communiquer leur acceptation d'une CF via autres canaux. Vous pouvez ensuite confirmer la commande manuellement dans Dynamics AX. Dans ce cas, vous recevez un avertissement indiquant que la commande est confirmée même s'il n'y a aucune réponse du fournisseur. La CF apparaît alors dans l'historique de confirmation du portail Fournisseur sous la forme d'une commande confirmée en cours qui n'a pas de réponse. De plus, le fournisseur n'aura plus l'option de confirmer ou de rejeter la CF.

Remarque : La version de CF disponible pour d'autres processus dans Dynamics AX est toujours la version la plus récente, même si cette version n'a pas encore été enregistrée.

Gestion des modifications

Si vous avez activé la gestion des modifications pour une CF, la CF passe par un workflow d'approbation pour atteindre le statut Approuvé. Ce processus n'est pas visible au fournisseur.

Lorsque la gestion des modifications est activée pour une CF, la version est enregistrée lorsque la CF est approuvée et non lorsque la CF est envoyée au fournisseur ou confirmée.

Le tableau suivant présente un exemple des modifications de statut et de version qui peuvent s'appliquer à une CF lorsque la gestion des modifications est activée.

Action Statut et version
La première version de la CF est créée dans Dynamics AX Le statut est Brouillon.
La CF est soumise au processus d'approbation. (Il s'agit d'un processus interne dans lequel le fournisseur n'est pas impliqué.) Le statut passe de Brouillon à En cours de révision à Approuvé si la CF n'est pas rejetée au cours du processus d'approbation. La CF approuvée est enregistrée comme une version.
La CF est envoyée sur le portail Fournisseur. La version est enregistrée dans le portail Fournisseur et le statut devient En cours de révision externe.
Vous apportez certaines modifications qui sont requises par le fournisseur. Le statut redevient Brouillon.
La CF est à nouveau soumise au processus d'approbation. Le statut passe de Brouillon à En cours de révision à Approuvé si la CF n'est pas rejetée au cours du processus d'approbation. Sinon, le système peut être configuré de sorte que des modifications de champ spécifiques ne nécessitent pas de nouvelle approbation. Dans ce cas, le statut est d'abord modifié en Brouillon avant d'être automatiquement mis à jour sur Approuvé. La CF approuvée est enregistrée comme une nouvelle version.
Vous envoyez la nouvelle version de la CF vers le portail fournisseur. La nouvelle version est enregistrée dans le portail Fournisseur et le statut devient En cours de révision externe.
Le fournisseur approuve la nouvelle version de la CF. Le statut devient Confirmé automatiquement ou lorsque vous recevez la réponse du fournisseur, puis vous confirmez la CF.

Voir également :

Configuration de la sécurité pour les utilisateurs de la collaboration fournisseur

Espace de travail de facturation de collaboration fournisseur