Workflows d'approvisionnements

Certaines organisations demandent que les demandes d'achat et les commandes fournisseur soient approuvées par un utilisateur autre que celui qui a saisi la transaction. Pour paramétrer un processus d'approbation, vous pouvez créer un workflow.

Un workflow représente un processus entreprise. Il définit le transfert d'un document dans le système et indique qui doit traiter une tâche ou approuver un document. L'utilisation du système de workflow dans votre organisation présente plusieurs avantages :

  • Processus cohérents — Vous pouvez définir le processus d'approbation pour des documents spécifiques, tels que des demandes d'achat ou des états de dépenses. Le système de workflow permet de s'assurer que les documents sont traités et approuvés de manière cohérente et efficace.
  • Visibilité de processus — Vous pouvez suivre le statut, l'historique et les mesures de performance d'une instance de workflow spécifique. Vous pouvez ainsi déterminer si des modifications doivent être apportées au workflow afin d'en optimiser l'efficacité.
  • Liste de travail centralisée — Les utilisateurs peuvent afficher une liste de travail centralisée pour consulter les tâches et les approbations de workflow qui leur sont affectées dans l'ensemble des workflows auxquels ils participent. Cette option est disponible dans la page Éléments de travail.

Types de workflows qu'il est possible de créer

Les types de workflows suivants sont disponibles pour le module Approvisionnements.

Tapez Utilisation
Révision de la demande d'achat Permet de créer des workflows de révision pour les demandes d'achat.
Analyse de la ligne de demande d'achat Permet de créer des workflows de révision pour les lignes de demandes d'achat.
Workflow de commande fournisseur Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les commandes fournisseur.
Workflow de ligne de commande fournisseur Permet de créer des workflows de révision et d'approbation pour les lignes de commande fournisseur.

Création d'un workflow

Pour créer un workflow, accédez à Approvisionnements > Paramétrage > Workflows d'approvisionnement, puis créez un workflow en sélectionnant le type de workflow à créer.

Dans le canevas de workflow, vous pouvez faire glisser des éléments de workflow dans le concepteur et lier les éléments dans un flux. Les éléments de workflow doivent être configurés. Pour les éléments de workflow d'approbation et de tâche, vous pouvez configurer le participant qui doit effectuer l'action.

Types de participants

Vous pouvez affecter une étape d'approbation aux groupes suivants de participants.

Groupe d'utilisateurs Description
Participant Permet d'affecter l'étape d'approbation aux membres d'un groupe ou rôle.
Hiérarchie Permet d'affecter l'étape d'approbation aux utilisateurs d'une hiérarchie d'organisation spécifique.
Utilisateur du workflow Permet d'affecter l'étape d'approbation aux utilisateurs de ce workflow.
File d'attente Permet d'affecter l'étape d'approbation à une file d'attente des éléments de travail.
Utilisateur Permet d'affecter l'étape d'approbation à des utilisateurs spécifiques.

Voir également :

Defining business process workflows for purchase requisitions (livre blanc)

workflow de demande d'achat