Approuver et confirmer des commandes fournisseur

Article
05/02/2024

Cet article décrit les statuts par lesquels passe une commande fournisseur (CF) après qu’elle a été créée et les conséquences de l’activation de la gestion des modifications sur les CF.

Après avoir créé une commande fournisseur (CF), celle-ci peut devoir passer par un processus d’approbation. Une fois que le fournisseur a accepté la commande, la CF passe au statut Confirmée.

Approbation de commandes fournisseur

Les CF qui n’utilisent pas la gestion des modifications ont un statut Approuvée dès qu’elles sont créées, les CF qui utilisent la gestion des modifications ont un statut Brouillon lorsqu’elles sont créées. Une commande fournisseur qui a été créée lors de la confirmation d’un ordre prévisionnel de la planification est toujours définie sur Approuvée, quels que soient les paramètres de gestion des modifications. Une CF crée des mouvements de stock uniquement lorsqu’elle atteint le statut Approuvée. Par conséquent, ce stock n’apparaît pas comme disponible pour la réservation ou le marquage tant que la commande n’est pas acceptée.

Vous activez la gestion des modifications pour les CF en définissant l’option Activer la gestion des modifications sur la page Paramètres d’approvisionnement. Lorsque la gestion des modifications est activée, les CF doivent passer par un workflow d’approbation après avoir été terminées. Supply Chain Management a un éditeur de processus de workflow dans lequel vous pouvez définir un workflow pour représenter votre processus d’approbation. Ce workflow peut inclure des règles d’approbation automatique, des règles qui déterminent qui sera affecté pour approuver certaines CF et les règles de transmission d’un workflow qui a été en attente d’approbation pendant une longue période. Vous pouvez activer le processus de gestion des modifications pour tous les fournisseurs ou pour des fournisseurs spécifiques. Vous pouvez également définir le processus de sorte qu’il puisse être substitué pour des CF individuelles.

Lorsque de la gestion des modifications est activée, les CF passent par six statuts d’approbation, de Brouillon à Finalisée. Une fois une commande approuvée, les utilisateurs qui souhaitent la modifier doivent utiliser l’action Demander une modification.

Statut d’approbation	Description	La demande de modification est activée
Brouillon	La CF est un brouillon et n’a pas été soumise pour approbation dans le workflow de CF.	Non
En cours de révision	La CF a été soumise pour approbation dans le workflow de CF. L’approbation est en attente.	Non
Rejeté(e)	La CF a été rejetée lors du processus d’approbation.	Non
Approuvé(e)	La CF a été approuvée.	Oui
Confirmée	La CF a été confirmée. Une CF ne peut pas être confirmée tant qu’elle n’a pas été approuvée.	Oui
Finalisé	La CF a été finalisée. Elle est financièrement clôturée et ne peut plus être modifiée.	Non

Confirmation des commandes fournisseur

Les CF qui ont un statut d’approbation Approuvée peuvent passer par des étapes supplémentaires avant d’être confirmées. Par exemple, vous devrez peut-être envoyer une demande de renseignements sur les achats au fournisseur pour obtenir des informations sur les prix, les escomptes ou les dates de réception. Dans ce cas, vous pouvez définir la CF sur le statut Fait l’objet d’une révision externe à l’aide de l’action Demande de renseignements sur les achats.

Les fournisseurs qui sont configurés pour utiliser le module de collaboration fournisseur peuvent consulter les commandes sur le portail et les approuver ou les refuser. Au cours de ce processus de révision, la CF a le statut Fait l’objet d’une révision externe. Le module de collaboration fournisseur peut être configuré de sorte qu’une confirmation du fournisseur confirme automatiquement la commande dans Supply Chain Management. Si vous utilisez cette option, assurez-vous de programmer le batch Confirmer les bons de commande acceptés de la collaboration des fournisseurs, qui est responsable du traitement des confirmations. Vous pouvez également confirmer manuellement une CF après avoir reçu la confirmation du fournisseur. Si un fournisseur refuse une CF, le refus est reçu avec le motif du rejet et des propositions de modifications. Dans ce cas, le statut de la CF reste Fait l’objet d’une révision externe.

Il existe également une option pour générer une confirmation pro forma pour une commande avant le traitement de la confirmation réelle. Cette option crée simplement un état que vous pouvez partager avec le fournisseur. Elle ne crée pas d’informations de journal.

Une fois que le fournisseur a accepté la commande, l’étape suivante consiste à enregistrer la CF comme validée. Vous pouvez effectuer cette étape en utilisant l’action Confirmation ou l’action Confirmer. Ces deux actions définissent le statut d’approbation de la commande sur Confirmée. La confirmation d’une commande lance deux processus supplémentaires :

Un journal est créé pour stocker une copie exacte de ce qui a été confirmé dans le système. Parfois, les commandes nécessitent des modifications et des journaux supplémentaires sont créés une fois la mise à jour de la commande confirmée. Ces journaux permettent d’afficher l’historique des différentes versions de la commande qui ont été confirmées.
Des répartitions comptables sont créées et des vérifications de commander et de budget se produisent si cette fonctionnalité a été activée. Si une vérification échoue, vous recevez un message d’erreur indiquant que des modifications doivent être apportées à la CF avant de pouvoir la confirmer à nouveau.

Un fournisseur peut demander une sorte de garantie que le paiement sera effectué pour un achat. Il existe différents moyens pour fournir cette garantie dans les processus de la comptabilité fournisseur. Par exemple, l’action Acompte réserve des fonds pour la CF, et ce paiement anticipé est enregistré sur la CF.

Modification des commandes fournisseur

Dans certaines situations, vous devrez peut-être modifier une CF après qu’elle ait atteint un statut d’approbation Approuvée ou Confirmée.

Si la CF a été créée à l’aide d’un processus de gestion des changements, vous pouvez la modifier en rappelant la commande ou, si la commande a déjà été approuvée, à l’aide de l’action Demande la modification. Dans ce cas, le statut d’approbation est redéfini sur Brouillon, et vous pouvez ensuite modifier la commande. Une fois que vous avez terminé vos modifications, vous devez envoyer la CF pour une nouvelle approbation. Vous pouvez configurer les types de modifications qui nécessitent une nouvelle approbation à l’aide d’une règle de stratégie Règle de nouvelle approbation pour les commandes fournisseur sur la page Stratégies d’achat.

Si une partie de la quantité commandée d’une ligne de CF a été livrée, vous ne pouvez pas modifier la quantité commandée lorsque la commande fournisseur est définie sur Brouillon. Cependant, vous pouvez modifier Livrer quantité restante sur la ligne de la commande fournisseur dont le statut est défini sur Brouillon.

Une fois qu’une commande a été confirmée, vous ne pouvez plus la supprimer. Toutefois, vous pouvez annuler la quantité totale ou la quantité restante d’une commande, sous réserve que la quantité n’a pas été reçue ou facturée. Vous pouvez ensuite utiliser l’action Finaliser pour empêcher un traitement supplémentaire.

Annulation des commandes fournisseur

Une CF peut être annulée à l’aide de l’action Annuler dans l’en-tête.

Si la quantité a été partiellement enregistrée, reçue ou facturée, seule la quantité restante qui n’a pas été enregistrée, reçue, ou non facturée peut être annulée. La quantité de la commande est alors réduite en conséquence. Lorsque la quantité de la ligne est mise à jour, le statut de la ligne est également mise à jour. Par exemple, la quantité originale sur la ligne est de 5, et une quantité de 3 est reçue. Dans ce cas, seuls deux peuvent être annulés. La ligne est alors mise à jour à l’état Reçu.

Si un solde de livraison est ajouté à la ligne de commande, et que celui-ci dépasse la quantité de la ligne de commande, l’action Annuler n’annule pas la quantité excédentaire. Au lieu de cela, la ligne est conservée dans l’état Commande en cours, car elle a une quantité restante. Par exemple, la quantité originale sur la ligne est de 5, et la quantité restante à livrer est de 7. Si la commande est annulé, cinq sont annulés, et une quantité de 2 reste, comme vous pouvez le voir dans les mouvements de stock.

Pour annuler la quantité complète sur une ligne de CF, vous devez annuler la quantité du solde de livraison de la ligne. La ligne est alors mise à jour à l’état Annulé.

Si une CF est sous gestion des modifications, tout changement, comme l’annulation de la commande ou du solde de livraison, doit être soumis au système de workflow et approuvé avant que le processus puisse être terminé et les mouvements de stock peuvent être mises à jour comme annulés.