Créer une demande qui emploie un appel d’offre

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Cet article explique comment ajouter le prix et les informations sur le fournisseur à une demande d’achat à partir d’un processus d’appel d’offre. L’exemple indiqué dans ce guide peut être utilisé dans la société fictive USMF, et vous devez être connecté en tant qu’Admin pour accomplir toutes les étapes. Les tâches de ce guide seraient généralement effectuées par des professionnels de l’approvisionnement.

Créer une demande

  1. Accédez à Approvisionnement > Demandes d’achat > Demandes d’achat préparées par moi.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Tapez une valeur dans le champ Nom.
  4. Dans le champ Date demandée, entrez une date.
  5. Dans le champ Date comptable, entrez une date.
  6. Cliquez sur OK.
  7. Saisissez ou sélectionnez une valeur dans le champ Motif.
  8. Sélectionnez Ajouter la ligne.
  9. Dans le champ Catégorie d’approvisionnement, choisissez une catégorie dans l’arborescence, puis cliquez sur OK.
  10. Dans le champ Nom du produit, saisissez une valeur.
  11. Entrez un nombre dans le champ Quantité.
  12. Saisissez ou sélectionnez une valeur dans le champ Unité.
  13. Sélectionnez Enregistrer.
  14. Sélectionnez Workflow pour ouvrir la boîte de dialogue.
  15. Sélectionnez Soumettre.
  16. Fermez la page.
  17. Sélectionnez Soumettre.

Réaffecter une tâche de workflow

La prochaine tâche consiste à créer un appel d’offre pour obtenir des offres des fournisseurs pour le produit. Dans les données fictives de la société USMF, le workflow de demande est défini avec une règle de sorte que si un fournisseur n’est pas choisi, ou si le prix unitaire est 0 pour une ligne, une tâche est affectée à un travailleur spécifique pour créer un appel d’offre. Pour poursuivre avec ce guide, vous devez attribuer à nouveau cette tâche à un autre utilisateur (vous-même). Vous pouvez seulement le faire si vous êtes connecté en tant qu’Admin.

  1. Sélectionnez Workflow pour ouvrir la boîte de dialogue.
  2. Sélectionnez Afficher l’historique.
  3. Actualisez la page.
  4. Développez la section Détails du suivi.
  5. Dans l’arborescence, choisissez la ligne qui commence par « Workflow de ligne activé le ».
  6. Sélectionnez Afficher les détails du flux de travail.
  7. Développez la section Éléments de travail.
  8. Sélectionnez Réaffecter.
  9. Dans le champ Utilisateur, sélectionnez Admin.
  10. Sélectionnez Réaffecter.
  11. Fermez les deux pages.

Créer un appel d’offre

  1. Actualisez la page.
  2. Sélectionnez Appel d’offre.
  3. Dans le champ Entité juridique acheteuse, sélectionnez USMF. Vous devez choisir la même entité juridique qui celle de la ligne de demande.
  4. Dans la liste, marquer la ligne sélectionnée. Si vous avez plusieurs lignes sur votre demande d’achat, choisissez toutes les lignes que vous voulez ajouter à l’appel d’offre.
  5. Cliquez sur OK.
  6. Actualisez la page.
  7. Vérifiez que le récapitulatif est ouvert, puis développez la section Documents associés.
  8. Cliquez sur le lien dans le champ Appel d’offre pour ouvrir l’appel d’offre qui vient d’être créé.
  9. Sélectionnez En-tête.
  10. Sélectionnez Ajouter.
  11. Dans le champ Compte fournisseur, saisissez ou sélectionnez une valeur.
  12. Sélectionnez Ajouter.
  13. Dans le champ Compte fournisseur, saisissez ou sélectionnez une valeur.
  14. Sélectionnez Envoyer.
  15. Cliquez sur OK.
  16. Sélectionnez Entrer une réponse.
  17. Dans le volet Actions, sélectionnez Répondre.
  18. Sélectionnez Copier des données dans la réponse. Cette opération copie des données, telles que la quantité et les dates, de l’appel d’offre à la réponse.
  19. Entrez un nombre dans le champ Prix unitaire. C’est le prix que vous avez reçu du fournisseur. Vous pourriez également vouloir entrer des informations supplémentaires à partir du fournisseur.
  20. Sélectionner Accepter.
  21. Cliquez sur OK.

Vérifiez que le prix et le fournisseur ont été transférés dans la demande.

  1. Fermez la page.
  2. Sélectionnez Lignes.
  3. Sélectionnez Informations associées.
  4. Sélectionnez Demande d’achat.
  5. Choisissez la ligne qui a été transférée à l’appel d’offre. Vérifiez que le prix et le fournisseur ont été copiés dans la demande.
  6. Sélectionnez Workflow pour ouvrir la boîte de dialogue.
  7. Sélectionnez Terminer.
  8. Sélectionnez la page.
  9. Sélectionnez Terminer.