Créer un flux de travail automatisé à l’aide du traitement des factures

Découvrir le traitement des factures sur la page d’accueil d’AI Builder

Lorsque vous vous connectez à Power Automate ou Power Apps, vous pouvez accéder à AI Builder dans le menu de gauche, puis sélectionner Créer.

Sur la page d’accueil d’AI Builder, vous voyez toutes les fonctionnalités d’IA à votre disposition. Dans la section Être productif tout de suite, vous voyez une entrée pour le Traitement des factures. En la sélectionnant, vous en saurez plus sur cette fonctionnalité d’IA, sans oublier une section Tester où vous pouvez voir quelques exemples de factures et tester vos propres factures immédiatement. Faites un essai !

Boîte de dialogue Traitement des factures (aperçu) affichant l’onglet Tester avec une facture sélectionnée et des informations extraites affichées à droite

Créer un flux de travail automatisé à l’aide du traitement des factures

Lorsque vous devez traiter plusieurs factures, un flux de travail automatisé peut vous faire gagner beaucoup de temps en numérisant automatiquement chaque facture en arrière-plan.

Créer un flux

Dans cet exercice, vous allez créer un flux qui s’exécute automatiquement chaque fois qu’un nouveau fichier de facture est ajouté à un dossier OneDrive Entreprise. Ce flux numérisera l’image, extraira les informations clés de la facture et les enregistrera dans une feuille de calcul Microsoft Excel.

  1. Connectez-vous à Microsoft Power Automate.

  2. Créez un flux en accédant au menu Créer à gauche, puis sélectionnez Flux automatisé. Donnez un nom à votre flux, puis sélectionnez le déclencheur En cas de création d’un fichier pour OneDrive Entreprise.

Boîte de dialogue Créer un flux automatisé avec la sélection du déclencheur de flux En cas de création d’un fichier (OneDrive Entreprise)

Configurer le déclencheur

Une fois le flux créé, vous voyez que le déclencheur OneDrive En cas de création d’un fichier a été ajouté automatiquement. Vous devez désormais indiquer le dossier OneDrive Entreprise où vous souhaitez placer vos factures dans le champ Dossier.

Numériser le fichier de la facture

Ensuite, vous allez numériser le contenu du fichier image pour extraire les informations clés de la facture.

  1. Sélectionnez + Nouvelle étape.

  2. Recherchez le connecteur AI Builder ou sélectionnez-le dans la liste des connecteurs.

  3. Sélectionnez l’action Traiter et enregistrer les informations des factures.

  4. Dans le champ Fichier de facture, sélectionnez le contenu dynamique Contenu du fichier du déclencheur OneDrive.

Boîtes de dialogue En cas de création d’un fichier, Traiter et enregistrer les informations des factures et Valeur dynamique avec l’option Contenu du fichier sélectionnée

Créer un tableau Excel

  1. Créez une feuille de calcul Excel dans un dossier OneDrive ou SharePoint.

  2. Sur la première ligne, saisissez les valeurs suivantes dans leurs propres cellules, qui serviront d’en-têtes de colonne pour votre tableau : Référence facture, Date, Fournisseur et Montant total.

  3. Sélectionnez les cellules que vous venez de renseigner, puis mettez-les sous forme de tableau, en marquant les valeurs de la première ligne comme en-têtes.

En-têtes de colonne mis en forme : Référence facture, Date, Fournisseur et Montant total

Écrire les données dans Excel

Maintenant que votre tableau est configuré, vous pouvez ajouter les informations extraites de la facture à la feuille de calcul Excel.

  1. Sélectionnez + Nouvelle étape.

  2. Recherchez le connecteur Excel Online (Business) ou sélectionnez-le dans la liste des connecteurs.

  3. Sélectionnez l’action Ajouter une ligne à un tableau.

  4. Dans les champs Emplacement, Bibliothèque de documents et Fichier, indiquez l’emplacement où votre fichier est stocké dans SharePoint.

  5. Dans le champ Tableau, sélectionnez le tableau que vous venez de créer.

  6. Dans le champ Référence facture, sélectionnez le contenu dynamique Référence facture de l’action AI Builder.

  7. Dans le champ Date, sélectionnez le contenu dynamique Date de la facture (date) de l’action AI Builder.

  8. Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le contenu dynamique Nom du fournisseur de l’action AI Builder.

  9. Dans le champ Montant total, sélectionnez le contenu dynamique Total de la facture (nombre) de l’action AI Builder.

Boîtes de dialogue En cas de création d’un fichier, Traiter et enregistrer les informations des factures et Ajouter une ligne à un tableau, avec les champs Emplacement, Bibliothèque de documents, Fichier, Tableau, Référence facture, Date, Fournisseur et Montant total renseignés

Tester le flux

Nous avons fini de créer le flux. Maintenant, testons-le. Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite, puis sur le bouton Tester à côté. Sélectionnez l’option pour déclencher l’action.

Ensuite, prenez une facture et placez-la dans le dossier que vous avez défini sur le déclencheur OneDrive dans votre flux. Une fois la facture chargée dans OneDrive, le flux est exécuté au bout de quelques secondes : AI Builder extrait les données des factures chargées et une nouvelle entrée est ajoutée à Excel avec les informations extraites.

Fichier Excel avec des données affichées sous la ligne d’en-tête

Félicitations ! Vous avez créé un flux de travail automatisé à l’aide du traitement des factures. Désormais, chaque fois que vous ajouterez un nouveau fichier de facture à ce dossier OneDrive, une nouvelle entrée sera ajoutée au fichier Excel.