Utiliser le studio Assistant
En plus de vous aider à créer des cartes d’informations, le studio Assistant vous permet de modifier les paramètres liés aux cartes existantes. Pour les cartes d’informations client créées à partir du Studio, vous pouvez modifier la tâche associée à la carte. Pour les cartes prêtes à l’emploi, vous pouvez apporter des modifications générales telles que :
Activer ou désactiver les cartes
Contrôler l’accès aux cartes en attribuant des rôles de sécurité
Définir la priorité d’une carte
Modifier le flux d’une carte (possible uniquement pour les cartes personnalisées)
Activer ou désactiver les cartes
Souvent, les utilisateurs qui consultent les cartes ont des besoins différents. Certains utilisateurs peuvent avoir besoin d’accéder à des cartes spécifiques, d’autres non. Il est possible d’activer ou de désactiver les cartes si nécessaire ou d’affecter des cartes à des rôles de sécurité spécifiques pour assurer une couche de contrôle supplémentaire.
Vous pouvez activer ou désactiver les cartes : ouvrez une carte et utilisez le bouton bascule. Lorsque vous désactivez une carte, vous la désactivez pour chaque rôle de sécurité affecté à la carte, mais vous ne désactivez pas les autres propriétés associées à la carte. Par exemple, les cartes personnalisées que vous avez générées à l’aide de Power Automate peuvent être désactivées, mais vous ne pouvez pas supprimer le flux Power Automate. Même après avoir désactivé la carte, le flux reste actif, car il est peut-être utilisé par d’autres cartes d’informations personnalisées.
Vous pouvez activer ou désactiver plusieurs cartes simultanément en sélectionnant toutes les cartes concernées, puis en cliquant sur le bouton bascule Activer ou désactiver la carte selon vos besoins.
Vous pouvez également contrôler l’affichage des cartes en activant ou désactivant des cartes en fonction de rôles de sécurité spécifiques. Dans l’écran Gérer les cartes d’informations, vous pouvez filtrer les cartes en fonction du rôle. Choisissez les cartes que vous souhaitez désactiver pour le rôle sélectionné, puis cliquez sur Supprimer pour le rôle. Les cartes ne s’affichent pas pour le rôle que vous avez sélectionné.
Lors de la création d’une carte, vous devez spécifier les rôles de sécurité pour lesquels vous souhaitez l’afficher. Par défaut, toutes les cartes personnalisées que vous créez sont affectées aux rôles de sécurité Vendeur et Responsable commercial. Vous pouvez modifier la carte pour attribuer ou supprimer des rôles de sécurité. Lorsque vous ouvrez une carte depuis l’écran Gérer les cartes d’informations, vous voyez l’onglet Paramètres d’affichage où vous pouvez définir les rôles devant ou non avoir accès à la carte.
Parfois, il peut se produire des scénarios où certaines cartes ont une priorité plus élevée que d’autres. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que les cartes de rappel de réunion aient une priorité plus élevée que les autres. Lorsque vous définissez une carte comme prioritaire, elle s’affiche en haut de la liste. Lorsque vous affichez la liste des cartes d’informations, une coche dans la colonne Haute priorité indique que la carte est définie comme prioritaire. Vous pouvez également sélectionner des cartes à partir de l’onglet Haute priorité.
Optimiser le classement des cartes d’informations
Au fur et à mesure que votre organisation définit et active davantage de cartes, elles s’affichent généralement toutes au même endroit. Malheureusement, dans cette situation, les utilisateurs peuvent ne pas voir des cartes importantes ou qui appellent un suivi. Pour éviter que cette situation ne se produise, l’Assistant comprend une option Optimiser le classement. Cette option vous permet d’optimiser le classement des cartes qui sont plus importantes que les autres et favorise l’affichage de ces cartes en haut de la liste.
Vous pouvez définir jusqu’à quatre règles dans la section Classement. Les règles peuvent être basées sur les comptes, les prospects, les contacts et les opportunités. Les cartes se voient attribuer une priorité dans l’ordre que vous définissez. Par exemple, supposons que vous avez créé deux règles :
Règle 1 : donner la priorité aux cartes dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 100 000 USD.
Règle 2 : donner la priorité aux cartes dont le chiffre d’affaires estimé est supérieur à 10 000 USD.
L’Assistant analyse les cartes et affiche en premier celles dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 100 000 USD. Ensuite, il affiche celles dont le chiffre d’affaires estimé est supérieur à 10 000 USD, puis les cartes non prioritaires en dernier.
Lorsque vous définissez des règles, vous pouvez utiliser l’une des quatre propriétés suivantes :
Nom de la table : définit si la règle doit s’appliquer aux cartes associées à la table Compte, Contact, Prospect ou Opportunité. Une règle ne peut être associée qu’à une seule table.
Type d’attribut : définit l’attribut permettant de définir si la règle s’applique.
Condition : indique qu’une carte s’affiche lorsque la condition définie est remplie.
Valeur : la valeur spécifie l’unité de mesure d’une condition à valider pour le type d’attribut.
Pour revenir à l’exemple précédent, si vous souhaitez configurer ce scénario, vous devez définir deux classements individuels, comme indiqué dans le graphique suivant :
La première règle stipule que toutes les cartes liées à un compte dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 100 000 USD doivent être considérées comme prioritaires. Ces cartes s’affichent avant toutes les autres. Ensuite, toutes les cartes liées à une opportunité dont le chiffre d’affaires estimé est supérieur à 10 000 USD s’affichent.
Vous devez également cocher la case en regard de chaque règle pour indiquer qu’elle est active. Toutes les règles dont la case n’est pas cochée sont considérées comme désactivées. Après avoir terminé vos classements d’optimisation, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la règle.