Gérer les réunions et les rendez-vous
En organisant des réunions dans Microsoft Teams, il est facile de conserver en un seul endroit votre calendrier, vos réunions et les ressources liées aux réunions. Les réunions dans Teams incluent le partage audio, vidéo et d’écran. Il s’agit de l’une des méthodes clés de collaboration dans Teams. Dans cette unité, vous allez apprendre à afficher, rejoindre et planifier des réunions dans Microsoft Teams pour assurer le suivi de votre équipe.
La vidéo suivante fournit une vue d’ensemble de l’affichage de votre calendrier et de la gestion des réunions dans Microsoft Teams.
Afficher le calendrier
Sélectionnez Calendrier pour afficher vos rendez-vous et réunions pour la journée ou la semaine de travail. Ces rendez-vous restent synchronisés avec votre calendrier Outlook.
Cliquez avec le bouton droit sur un événement de votre calendrier pour y répondre, le supprimer s'il est annulé ou ouvrir l'invitation pour afficher les détails de la réunion. Si l’événement est une réunion Teams, vous pouvez également Rejoindre en ligne et Discuter avec les participants.
Rejoindre une réunion
Rejoignez des réunions Teams à tout moment, où que vous soyez, depuis n'importe quel appareil. Les réunions Teams sont optimales lorsque vous les rejoignez à partir de l'application Teams ou de Teams sur le Web, et il existe plusieurs façons de le faire : lisez la suite pour obtenir des détails sur la participation par lien, à partir de votre calendrier, et bien plus encore. Si vous ne pouvez pas utiliser l’application ou le web, certaines réunions vous permettent d’appeler à l’aide d’un numéro de téléphone.
Rejoindre à l’aide d’un lien
Pour rejoindre une réunion Teams, il vous suffit de disposer du lien correspondant.
Sélectionnez Cliquez ici pour rejoindre la réunion dans votre invitation à une réunion pour accéder à une page dans laquelle vous pouvez choisir de participer sur le web ou de télécharger l’application de bureau. Si vous disposez déjà de l’application Teams, la réunion s’ouvre automatiquement.
Si vous n'avez pas de compte Teams et que l'organisateur l'a autorisé, vous pouvez avoir la possibilité d'entrer votre nom pour rejoindre la réunion en tant qu'invité. Si vous disposez d'un compte Teams, sélectionnez Se connecter pour accéder à la conversation de réunion et à d'autres fonctions. Ensuite, en fonction des paramètres de l'organisateur, vous pouvez rejoindre la réunion immédiatement ou accéder à la salle d’attente dans laquelle les personnes de la réunion peuvent vous accepter.
Rejoindre à partir du calendrier
- Sélectionnez Calendrier sur le côté gauche de Teams pour afficher vos réunions.
- Recherchez la réunion souhaitée et sélectionnez Rejoindre.
Ou, si quelqu'un commence la réunion, vous recevrez une notification que vous pourrez utiliser pour rejoindre la réunion.
Participer dans un canal
Si une réunion a lieu dans un canal, vous verrez une invitation pour rejoindre, le contenu pertinent et les participants à la réunion directement dans le canal. La réunion s’affiche sous l’onglet Publications, ainsi que les notes ou fichiers partagés. Sélectionnez Rejoindre.
Rejoindre à partir d’une conversation
Si la réunion a déjà commencé, elle apparaît dans votre liste de conversations récentes. Pour participer, accédez à Conversation, sélectionnez la réunion dans votre liste de conversations, puis sélectionnez Rejoindre en haut de la conversation.
Appeler
Si vous ne parvenez pas à utiliser l’application Teams ou Teams sur le web, vous pouvez participer à certaines réunions en appelant un numéro de téléphone.
S’il existe un numéro de téléphone et un ID de conférence dans l’invitation à la réunion, composez simplement le numéro à joindre.
En fonction des paramètres de la réunion, vous vous connecterez immédiatement ou vous accéderez à une salle d’attente où un participant à la réunion vous acceptera.
Ajouter une salle lorsque vous rejoignez une réunion
Lorsque vous choisissez vos paramètres audio et vidéo, vous avez la possibilité d’ajouter une salle afin de pouvoir utiliser les périphériques audio et vidéo d’une salle de réunion. Votre appareil personnel peut même détecter une salle disponible à proximité grâce à la technologie Bluetooth. Dans ce cas, le nom de la salle de réunion et l’option Joindre et ajouter cette salle apparaissent. Si la salle voisine a déjà rejoint la réunion, vous pouvez Rejoindre la réunion en désactivant le son pour éviter de perturber la réunion.
Si votre appareil ne détecte pas la salle à proximité, sélectionnez Ajouter une salle sous Autres options de participation et recherchez la salle que vous utilisez
Démonstration
La vidéo suivante montre comment rejoindre des réunions dans Teams :
Planifier une réunion
Votre calendrier Teams est connecté à votre calendrier Exchange. En d'autres termes, lorsque vous planifiez une réunion dans Outlook, elle apparaît dans Teams et vice versa. Chaque réunion planifiée dans Teams est automatiquement convertie en réunion en ligne.
Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour planifier une réunion dans Teams :
- Sélectionnez Planifier une réunion
dans une conversation (sous la zone où vous tapez un nouveau message) pour réserver une réunion avec les personnes de la conversation. - Accédez au du calendrier sur le côté gauche de l’application, puis sélectionnez Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez une plage horaire dans le calendrier. Un formulaire de planification va s'ouvrir.
Le formulaire de planification vous permet d’attribuer un titre à votre réunion, d’inviter des personnes et d’ajouter des détails de réunion. Utilisez l’Assistant Planification pour trouver une heure qui convient à tout le monde.
Après avoir rempli les détails, sélectionnez Enregistrer. Cela ferme le formulaire de planification et envoie une invitation à la boîte de réception Outlook de tout le monde.
Remarque
Pour inviter une personne en dehors de votre organisation, tapez son adresse e-mail et une invitation lui sera envoyée en tant qu’invité, même s’il n’a pas Microsoft Teams.
Se réunir dans un canal
Les réunions que vous planifiez peuvent être privées, disponibles uniquement pour les participants invités. Elles peuvent également être ouvertes aux membres d’un canal, en planifiant une réunion dans un canal.
Pour faire d’une réunion une réunion de canal, sélectionnez le champ Ajouter un canal dans le formulaire Nouvelle réunion et entrez le nom du canal souhaité. Les canaux ne peuvent pas être modifiés ou ajoutés une fois l’invitation envoyée. Vous devez envoyer une nouvelle invitation avec le canal mis à jour.
Si votre réunion est publiée dans un canal, elle s’affiche sous l’onglet Publications. Les membres de l’équipe peuvent définir des agendas, partager des fichiers ou ajouter des commentaires.
Démonstration :
La vidéo suivante montre comment rejoindre des réunions dans un canal :
Organisez une réunion improvisée
Si vous souhaitez lancer une réunion immédiatement au lieu de la planifier à l’avance, vous pouvez le faire à partir de votre calendrier ou d’un canal.
Pour démarrer une réunion improvisée :
- À partir de votre calendrier : accédez au du calendrier sur le côté gauche de Teams, puis sélectionnez
le coin supérieur droit. - Dans un canal : sous l’onglet Publications , recherchez dans le coin supérieur droit. Dans la liste déroulante, sélectionnez Rencontrer maintenant. Ou, pour conserver le contexte d’une conversation spécifique, choisissez Répondre sous n’importe quelle publication, puis sous la zone où vous devez taper votre message.
Donnez un titre à votre réunion et choisissez si vous souhaitez inclure une vidéo. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Rejoindre maintenant.
Pour inviter des personnes :
- Commencez à taper le nom ou le numéro de téléphone d’une personne que vous souhaitez inviter dans la zone sous Contacts en haut à droite. Sélectionnez-les lorsqu’ils apparaissent dans la liste et qu’ils reçoivent immédiatement un appel.
- Vous pouvez également inviter des personnes en copiant le lien de la réunion et en l’envoyant à toute personne avec laquelle vous souhaitez rencontrer. Il vous suffit de choisir Copier les informations de participation et de coller le lien dans un message.