Découvrir les fonctionnalités de Power Automate
Devez-vous télécharger régulièrement des pièces jointes d’e-mail, puis charger le fichier dans la base de données ? Des tâches répétitives impactent l’organisation de toutes les entreprises de tous les secteurs d’activité. Le processus d’approbation d’une nouvelle commande fournisseur peut impliquer de prendre un formulaire sur votre bureau pour le faire approuver. Un collaborateur peut avoir besoin de se connecter à un site web tous les matins pour rechercher des chiffres quotidiens, puis les enregistrer dans un autre système. De tels processus répétitifs peuvent non seulement être chronophages, mais aussi sujets à des erreurs. La saisie erronée d’un élément par un utilisateur peut entraîner un dépassement de délai ou une perte financière.
Microsoft Power Automate permet de gérer des tâches répétitives à l’aide d’ordinateurs. Il permet à quiconque connaissant les processus métier de créer un flux reproductible qui, lorsqu’il est déclenché, passe à l’action et exécute le processus.
Scénarios et fonctionnalités courants de Power Automate :
Automatisation de tâches répétitives telles que le déplacement de données d’un système à un autre
Guidage d’un utilisateur dans un processus afin qu’il puisse effectuer les différentes phases (Par exemple, une organisation commerciale peut souhaiter guider les vendeurs tout au long du processus de vente de produits aux clients.)
Automatisation des processus de bureau et de site web avec des fonctionnalités d’automatisation robotisée des processus (RPA) Par exemple, un utilisateur travaillant pour une banque doit mettre à jour les taux de change quotidiennement. La RPA permettrait à l’utilisateur de se connecter au site web et récupérer les taux de change. Il enregistrerait ensuite ces taux sur son ordinateur et les mettrait à jour dans une feuille de calcul d’entreprise.
Power Automate fonctionne en créant des flux. Ensuite, ces flux permettent d’effectuer des actions, comme interagir avec différents systèmes, guider les utilisateurs tout au long d’un processus ou les rendre plus productifs en automatisant des tâches quotidiennes.
Types de flux
Voici les trois principaux types de flux Power Automate :
Flux de processus métier : ces flux permettent aux utilisateurs d’accomplir leur travail dans les applications pilotées par modèle. Ils offrent une expérience utilisateur rationalisée qui permet aux utilisateurs de suivre les processus que leur organisation a définis pour des interactions devant aboutir à une conclusion donnée.
Flux de cloud : il s’agit des flux les plus couramment utilisés. Les flux de cloud commencent par un déclencheur tel que la réception d’un e-mail d’une personne spécifique ou une mention de votre société sur les réseaux sociaux. Une fois déclenchés, ils comprennent aussi généralement une ou plusieurs actions telles que la création d’un enregistrement dans un autre système ou l’envoi d’une demande d’approbation à quelqu’un.
Flux de bureau : ces flux d’automatisation robotisée des processus (RPA) vous permettent de vous enregistrer en train d’effectuer des actions sur le bureau ou dans un navigateur web. Vous pouvez ensuite déclencher un flux pour effectuer ce processus pour vous. Vous pouvez également transmettre des données ou extraire des données du processus, ce qui vous permet d’automatiser même des processus métier « manuels ».
Flux de processus métier
Les flux de processus métier permettent essentiellement aux utilisateurs d’accomplir leur travail dans les applications pilotées par modèle. Ils représentent généralement un processus qu’un utilisateur suit jusqu’à son achèvement. Ils offrent une expérience utilisateur rationalisée pour lui fournir le meilleur moyen d’aboutir à une conclusion donnée.
Voici certains scénarios courants dans lesquels les organisations peuvent utiliser des flux de processus métier :
Processus de vente : les organisations peuvent créer des flux de processus métier axés sur les ventes qui guident les vendeurs tout au long du processus de vente en s’assurant qu’ils suivent les procédures de vente éprouvées de l’organisation pour optimiser leurs chances de conclure une transaction.
Résolution d’incident : les centres de support peuvent créer des flux de processus métier axés sur les services qui guident les agents tout au long du processus de création d’un incident, de résolution des problèmes liés à l’incident et, au final, de résolution de l’incident.
Planification d’événement : une société de planification d’événements peut veiller à ne manquer aucune étape lorsqu’elle planifie un événement à l’aide de flux de processus métier. Le processus peut comporter des phases de réservation du lieu, planification du repas, définition des détails des divertissements et plus encore.
Vente d’une maison : une agence immobilière peut aider ses agents à préparer une maison pour une journée portes ouvertes au moyen d’un flux de processus métier. Il peut comprendre des phases de capture des détails de l’inspection, mise en scène de la propriété et coordination avec le personnel pour s’assurer que quelqu’un est disponible à ce moment-là.
L’image suivante illustre un exemple de flux de processus métier permettant de guider un agent tout au long du processus de réception d’une proposition d’un acheteur potentiel :
Lors de chaque phase, des informations doivent être enregistrées. En fonction des informations capturées, les phases du flux de processus métier peuvent changer. Par exemple, comme le champ Contre-proposition est défini sur Oui, la phase de contre-proposition s’affiche. Si le champ Contre-proposition était défini sur Non, la phase ne s’afficherait pas.
Flux de cloud
Comme indiqué, les flux de cloud sont les flux Power Automate les plus courants. Les flux de cloud interagissent avec différents services à l’aide de connecteurs. À l’heure actuelle, plus de 1 000 connecteurs prédéfinis sont disponibles. Ces connecteurs vous permettent d’interagir avec les données d’autres produits Microsoft et de fournisseurs autres que Microsoft tels que Google, Salesforce, Oracle, etc.
Voici les trois principaux types de flux de cloud que vous pouvez créer :
Flux automatisés : ces flux sont déclenchés automatiquement par un événement. Il peut s’agir de la réception d’un e-mail d’une personne spécifique ou d’une mention de votre société sur les réseaux sociaux. Il s’agit des flux de cloud les plus utilisés.
Flux instantanés : ces flux sont lancés automatiquement et effectués d’un simple clic. Vous pouvez automatiser des tâches répétitives à partir de vos appareils de bureau ou mobiles. Par exemple, vous pouvez envoyer instantanément un rappel à l’équipe en appuyant sur un bouton depuis votre appareil mobile à l’aide d’un flux instantané.
Flux planifiés : ces flux sont exécutés selon un calendrier défini. Ils permettent de déclencher des chargements quotidiens de données vers Microsoft SharePoint ou une base de données.
Après avoir exploré les types de flux de cloud que vous pouvez créer, examinons quelques scénarios courants dans lesquels les organisations peuvent utiliser des flux de cloud.
Approbations : ces flux permettent d’automatiser les processus d’approbation tels que l’approbation des factures, les demandes de congés, l’approbation des projets, etc.
Intégration d’applications : ces flux permettent d’autoriser une application à interagir avec une autre. Par exemple, un technicien sur le terrain pourrait demander une pièce à l’aide d’une application dédiée. Un flux Power Automate pourrait automatiquement la commander dans le système de gestion des stocks de la société.
Amélioration de la productivité : les utilisateurs finaux peuvent créer des flux Power Automate personnels pour effectuer automatiquement des actions telles que l’enregistrement des pièces jointes reçues par e-mail à des emplacements spécifiques tels que SharePoint ou OneDrive.
Voici des exemples plus avancés d’organisations utilisant des flux Power Automate :
Interfaçage avec une interface de programmation d’applications (API) personnalisée créée par un prestataire de services financiers pour récupérer automatiquement les taux de prêt les plus récents, puis calculer le taux d’un individu en fonction de sa cote de crédit.
Création d’un système intelligent de classement de données lors de la réception de documents et de la numérisation de leur contenu. En fonction du type de document, il est automatiquement classé à un emplacement spécifique, voire être signalé si nécessaire.
Comme des centaines de modèles disponibles permettent de prendre en charge différents scénarios, un flux de cloud est créé facilement par n’importe qui.
Flux de bureau
Les flux de bureau permettent de simuler les interactions utilisateur avec une application ou un site web. Les flux de bureau sont souvent appelés RPA. Considérez-les comme un ordinateur réexécutant des tâches et des étapes autrement effectuées par un individu. Dans Power Automate, ces types de flux sont créés à l’aide de Power Automate pour le bureau. Les flux de bureau diffèrent des flux de cloud. Un flux de cloud exécute une action sur la base d’appels d’API, tandis qu’un flux de bureau ressemble à une macro, car il réexécute des étapes précédemment enregistrées dans l’ordre.
Voici certains scénarios courants dans lesquels une organisation peut utiliser des flux de bureau :
Amélioration de la productivité des collaborateurs : un flux de bureau peut être créé pour reproduire les actions d’un utilisateur final qui effectue des tâches répétitives, par exemple interagir avec un site web spécifique tel qu’un site de taux d’intérêt, puis saisir ces informations dans une autre application telle qu’une feuille de calcul Excel.
Interactions avec un système hérité : de nombreuses organisations utilisent encore des applications héritées créées en interne qui ne disposent pas d’API modernes utilisables par un flux de cloud. Dans ces cas, vous pouvez malgré tout automatiser les interactions avec l’application héritée sans avoir à recréer l’application à partir de zéro.
Automatisation des interactions avec un site web : de nombreux utilisateurs doivent interagir quotidiennement avec des sites web spécifiques pour saisir des détails ou capturer des informations. Pour des raisons de sécurité, de nombreuses sociétés ne fournissent pas d’accès à leurs API pour vous permettre d’effectuer une automatisation directe avec leur plateforme. Un flux de bureau est un excellent moyen d’imiter les interactions utilisateur et de fournir une solution automatisée.
Automatisation du travail grâce à un logiciel d’émulation de terminal : de nombreuses organisations réduisent les coûts matériels à l’aide d’un logiciel d’émulation de terminal tel que Citrix. Les utilisateurs se connectent à des bureaux simulés. Bon nombre d’entre eux effectuent des tâches répétitives. Les flux de bureau permettent d’imiter les frappes d’un utilisateur et d’automatiser l’activité concernée.
Ce ne sont que certains des nombreux exemples différents où une organisation peut utiliser des flux de bureau. Prenons un autre exemple. Dans cet exemple, une agence immobilière découvre si de nouvelles propriétés sont associées à des éléments environnementaux à l’aide d’un site web. Si tel est le cas, elle effectue une capture d’écran du rapport et l’enregistre dans Excel. Dans cette vidéo, nous allons vous montrer comment un flux de bureau peut automatiser ce processus après la saisie d’une nouvelle propriété dans son application pilotée par modèle de gestion de propriétés.
Scénario métier
Souvent, un flux de bureau fait partie d’une solution d’automatisation plus globale. Par exemple, une société de gestion d’événements propose différents niveaux de forfaits à ses clients pour leur permettre de réaliser des économies sur leur événement. Autrement dit, les clients n’ont pas besoin de payer séparément pour chaque service. La société de gestion d’événements paie les fournisseurs au nom du client. Par exemple, lorsqu’elle planifie un mariage, elle réserve le lieu, embauche le traiteur, réserve les divertissements et même parfois embauche un fleuriste. Une fois l’événement terminé, chaque fournisseur lui envoie une facture pour les services fournis.
Voici ce processus :
Les factures fournisseur sont reçues sous forme de pièces jointes d’e-mail dans une boîte aux lettres dédiée.
Les pièces jointes de facture sont téléchargées à partir de l’e-mail et scannées pour déterminer la nature de la facture. Des détails tels que le fournisseur, la date de la facture et son montant sont extraits de la pièce jointe.
Les factures sont envoyées à une personne spécifique pour être évaluée et approuvée ou refusée, en fonction des services fournis.
Les individus reçoivent et interagissent avec cette demande dans Teams.
La facture est approuvée et une facture est créée dans l’application héritée de facturation des sociétés de gestion d’événements.
Le numéro de facture est généré une fois la facture saisie. Un e-mail de confirmation indiquant que la facture a été traitée est renvoyé au fournisseur. Cet e-mail comporte le numéro de facture.
L’image suivante illustre une décomposition générale de ce à quoi ressemblerait cette automatisation dans un flux Power Automate :
L’ensemble du processus est effectué grâce à un flux de cloud.
Le flux de cloud est déclenché automatiquement lors de la réception d’un email dans la boîte aux lettres dédiée d’Outlook.
AI Builder permet d’extraire des détails de la facture en pièce jointe tels que le fournisseur, la date de la facture et son montant.
Une demande d’approbation est envoyée à la personne appropriée dans Microsoft Teams. La demande comprend les détails extraits de la facture.
Une fois la demande d’approbation terminée, une condition évalue si la facture a été approuvée ou rejetée.
En fonction du statut d’approbation :
Approuvée : si la facture a été approuvée, le flux de cloud exécute un flux de bureau créé pour interagir avec l’application héritée. Les détails de la facture tels que le fournisseur, la date de la facture et son montant sont utilisés lors de la création de l’enregistrement de facture.
- Une fois la facture enregistrée, le numéro de facture est capturé et un e-mail est créé dans Outlook. L’e-mail comprend le statut et le numéro de la facture.
Rejetée : si la facture est rejetée, le flux de cloud crée un e-mail dans Outlook informant le fournisseur que sa facture n’a pas été approuvée.