Inscrivez-vous et configurez une version d’évaluation Viva Topics

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Il existe sept étapes essentielles pour s’inscrire et configurer une version d’évaluation Viva Topics pour les administrateurs :

  1. Inscrivez-vous à une version d’évaluation Viva Topics.
  2. Rassemblez les informations dont vous aurez besoin pour configurer Viva Topics. Vous pouvez utiliser la liste de vérification pour la configuration pour identifier les informations dont vous avez besoin.
  3. Configurez Viva Topics pour votre organization.
  4. Planifiez avant d’activer Viva Topics version d’évaluation.
  5. Activez votre version d’évaluation Viva Topics.
  6. Évaluez les fonctionnalités Viva Topics pendant votre version d’évaluation.
  7. Convertir en déploiement de production de Viva Topics

Étape 1 : S’inscrire à une version d’évaluation Viva Topics

Une fois que vous avez des pages SharePoint moderne ou SharePoint moderne sur SharePoint classique, inscrivez-vous et configurez Viva Topics. Vous devez être un Administrateur général Microsoft 365, un administrateur de facturation ou un responsable des connaissances pour activer une version d’évaluation Viva Topics, une seule fois par locataire Microsoft 365.

Vous pouvez vous inscrire à une version d’évaluation à partir de la page du produit Microsoft Viva Topics ou de la Centre d'administration Microsoft 365.

Remarque

  • La version d’évaluation doit être ajoutée au client existant ou générée à partir d’une licence E3 ou E5.
  • Des versions d’évaluation prolongées peuvent être disponibles auprès de partenaires Microsoft.

Pour cette formation, nous utiliserons le centre d’administration Microsoft 365.

  1. Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft 365.
  2. Accédez à Facturation > Acheter des services.
  3. Sélectionnez l’onglet Modules complémentaires.
  4. Sur la vignette Expériences de rubrique, sélectionnez Détails.
  5. Sélectionnez Démarrer l’essai gratuit.
  6. Suivez les instructions de l’assistant pour vous inscrire et confirmer votre essai

Étape 2 : Rassembler vos informations de configuration

Vous aurez besoin des éléments suivants lors de l’exécution de l’assistant de configuration :

  • La liste des sites à inclure ou à exclure si vous n’incluez pas tous les sites pour la découverte de rubriques
  • Le groupe de sécurité pour les spectateurs des rubriques s’il ne permet pas à tous les utilisateurs d’afficher les rubriques
  • Le groupe de sécurité pour les contributeurs de rubriques s’il ne permet pas à tous les utilisateurs de créer et de modifier des rubriques
  • Le groupe de sécurité pour les gestionnaires des connaissances pour les rubriques s’il ne permet pas à tous les utilisateurs de gérer les rubriques
  • La liste des rubriques sensibles à exclure de la découverte de rubriques avec des étiquettes de confidentialité
  • Un nom pour votre site du centre thématique

Étape 3 : Configurer Viva Topics pour votre organization

Dans votre Centre d'administration Microsoft 365, sélectionnez Configurer. Faites défiler vers le bas et choisissez Connecter les personnes aux connaissances avec Viva Topics.

  1. Sélectionnez Commencer.
  2. Sélectionnez Découverte de rubrique et configurez les sites SharePoint que vous souhaitez inclure.
  3. Sélectionnez Autorisations de rubrique pour configurer les utilisateurs que vous souhaitez voir les rubriques.
  4. Sélectionnez Centre de rubriques pour créer le centre de rubriques.
  5. Sélectionnez Terminé.

Une fois que vous avez configuré Viva Topics, vous pouvez toujours revenir pour modifier les paramètres. La vidéo ci-dessous montre comment configurer Viva Topics.

Étape 4 : Planifier vos stratégies de Viva Topics

La planification est essentielle à la réalisation d’un essai efficace pour Viva Topics. La durée de l’évaluation étant limitée, cette période doit inclure la découverte de rubriques et l’exploration de la qualité, de la gestion et des expériences des utilisateurs finaux.

Découvrir les Rubriques

Il existe deux stratégies importantes pour la découverte de rubriques pendant une évaluation :

  1. Indexez tout le contenu, ou la plupart du contenu, dans SharePoint Online :

    • L’indexation complète peut prendre deux semaines ou plus les grands clients. Bien que les rubriques soient générés progressivement pendant cette période, l’indexation complète peut consommer jusqu’à la moitié d’une période d’évaluation.
    • Il peut y avoir de nombreuses rubriques pour les clients avec un volume important de données, peut-être des dizaines de milliers.

  2. Identifiez un sous-ensemble de sites SharePoint à indexer.

Le choix entre ces stratégies est un équilibre entre :

  • Avoir suffisamment de données pour générer des rubriques significatives. L’IA dans les rubriques est conçue pour fonctionner sur de grands ensembles de données, idéalement plus de 10 000 documents.
  • Ne pas générer trop de rubriques pendant la période d’essai que cette évaluation surcharge dans le temps disponible.

Pour la plupart des clients, la deuxième stratégie donnera le meilleur résultat pour les raisons suivantes :

  • En raison du nombre de documents requis par l’IA, il est recommandé d’exécuter Viva Topics essais et preuve de concepts (POC) sur un locataire de production.
  • Il n’y aura aucun impact sur les performances du client pendant cette période, et seuls les utilisateurs disposant d’une licence d’évaluation verront s’afficher les expériences utilisateur.

Évaluer les expériences utilisateurs

Voici les expériences utilisateur, classées par rôle, incluses dans la version d’évaluation :

Rôle Activité
Gestionnaire des connaissances - Contrôle les étapes du cycle de vie des rubriques.
- Confirme et supprime les rubriques.
- Agit en tant que Community Manager pour les contributeurs de rubriques.
Contributeur de rubrique Experts en matière de contenu qui :
- Évaluent la qualité du contenu défini par l’IA.
- Organisent les rubriques découvertes avec plus de contenu.
- Créent plus de rubriques, celles qui n’ont pas été découverts par l’IA.
Spectateurs des rubriques - Affiche les rubriques à travers les mises en évidence de page et recherche.
- Fournit des commentaires sur la valeur des rubriques qui lui sont présentés.

Définir les rubriques attendues

Il est utile de documenter vos attentes sur les rubriques qui seront générés par l’IA, même si cela ne repose que sur des hypothèses. Ceci est plus facile à réaliser lors de l’indexation d’un sous-ensemble défini de sites SharePoint dans lequel les experts peuvent être facilement identifiées.

Avoir une liste documentée vous permet de :

  • consulter la liste des rubriques générés par l’IA, qui peut être plus longue que prévu.
  • savoir quelles rubriques doivent être créées manuellement ou sont des priorités pour la conservation.

Vous aurez toujours besoin d’un mélange de rubriques définies par l’IA et créées par l’homme dans un déploiement réussi ou une preuve de concept (PoC) de Viva Topics.

Étape 5 : Activer votre version d’évaluation Viva Topics

Vous êtes maintenant prêt à activer votre version d’évaluation. Cela inclut l’attribution de licences aux utilisateurs concernés et l’exécution d’une configuration supplémentaire de Microsoft Viva Topics.

Une fois la version d’évaluation activée, le processus de découverte de rubriques commence.

Étape 6 : Évaluer votre version d’évaluation Viva Topics

Pour obtenir le meilleur résultat, utilisez votre période d’essai pour évaluer deux composants de Viva Topics :

  • L’IA a suggéré des rubriques et un contenu de rubrique
  • Les expériences des utilisateurs finaux, la présentation des fiches thématiques sur les pages SharePoint modernes et dans la Recherche Microsoft

Vous devez prendre en compte les éléments suivants :

  • Pour Viva Topics de fournir le plus de valeur, le contenu des rubriques doit être une combinaison de contenu défini par l’IA et de contenu organisé par l’homme.
  • Toutes les expériences utilisateur ont des autorisations restreintes (y compris l’affichage du gestionnaire des connaissances sur la page Gérer les rubriques). Un utilisateur ne verra une rubrique que s’il dispose des autorisations nécessaires pour afficher certaines des ressources utilisées pour générer la rubrique. Cela signifie également que les utilisateurs peuvent voir un contenu différent sur la même page de rubrique
  • Vous pouvez voir des rubriques sur la page Gérer les rubriques avec le même nom. Celles-ci ne sont pas nécessairement dupliquées. Cela peut être dû au fait qu’un seul terme est utilisé dans plusieurs contextes dans les données. Par exemple, le même nom de projet est utilisé par deux projets distincts.

Étape 7 : Convertir en déploiement de production de Viva Topics

Vous pouvez convertir votre déploiement d’essai de Viva Topics en déploiement de production. Pour ce faire, achetez le nombre de licences requis et attribuez-les à vos utilisateurs. Les utilisateurs de la version d’évaluation qui ne disposent pas d’une licence complète à la fin de la période d’évaluation ne pourront accéder à aucune expérience Viva Topics. Viva Topics est un module complémentaire disponible pour certains comptes Microsoft 365.

Pour convertir votre version d’évaluation, accédez à votre compte Microsoft 365. Sélectionnez Expérience des rubriques, puis défilez jusqu’à Expérience des rubriques. Sélectionnez Afficher Viva Topics détails de l’installation pour continuer à configurer et configurer Viva Topics pour votre organization.

Ensuite, préparez-vous à Viva Topics avec une stratégie de déploiement recommandée pour encourager l’adoption des utilisateurs et optimiser le succès. Il existe deux stratégies de déploiement recommandées qui encouragent l’adoption de Rubriques Viva par les utilisateurs et maximisent les chances de succès :

  • Modèle entièrement participatif où tous les membres de l’organisation peuvent ajouter et modifier des rubriques.
  • Modèle faisant autorité pour lequel un groupe de personnes est responsable de l’ajout et de la modification des rubriques. Ils peuvent déléguer la tâche à d’autres personnes, mais ce sont eux les responsables. Dans ce modèle, tout le monde est un consommateur et peut afficher les rubriques dans le magasin de termes.

Enfin, utilisez les meilleures pratiques pour définir les paramètres de sécurité et de confidentialité afin de protéger votre organisation. Vous trouverez des informations sur ces meilleures pratiques dans la bibliothèque technique Viva Topics.